Besluit tot wijziging van Financiële verordening gemeente Utrecht

De raad van de gemeente Utrecht

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 februari 2024;

Gelet op 212 van de Gemeentewet;

Gezien het advies van de adviescommissie Controle & Financiën;

Overwegende dat door de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers het college met ingang van verslagjaar 2023 over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen aan de raad verslag uitbrengen en niet meer de externe accountant;

Besluit de Financiële verordening gemeente Utrecht als volgt te wijzigen:

Artikel I

De Financiële verordening gemeente Utrecht wordt als volgt gewijzigd:

• A. In artikel 1 Definities wordt na de definitie van ‘Administratieve organisatie’ de volgende definitie ingevoegd:

• Begrotings on rechtmatigheid :

• er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid

• als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringskredieten overschrijdt;

• bij toevoegingen of onttrekkingen aan reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld;

• als bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.

• B. In artikel 1 Definities wordt na de definitie van ‘Rechtmatigheid’ de volgende definitie ingevoegd:

• Rechtmatigheidsverantwoording :

• de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• C. Artikel 6 Jaarlijkse verantwoording derde lid, komt te luiden:

• 3. In het financiële deel van de verantwoording geeft het college een overzicht van:

• de balans;

• de staat van baten en lasten per programma;

• een toelichting op de hiervoor vermelde onderdelen; en

• de rechtmatigheidsverantwoording.

• D. Aan artikel 22 Paragraaf Bedrijfsvoering wordt een nieuw lid toegevoegd, luidende:

• 3. Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken een toelichting op van alle afwijkingen in rechtmatigheid die niet als acceptabel zijn aangemerkt voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 29a lid 3, overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

• E. Aan artikel 25 Interne controle wordt een nieuw lid toegevoegd, luidende:

  • 3. Het college stelt een controleplan vast waarin is beschreven op welke manier de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording is geoperationaliseerd.

• F. Na hoofdstuk 5 wordt een hoofdstuk toegevoegd, luidende:

• Hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording

• Artikel 29a Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  • 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een door de raad vastgesteld percentage van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

  • 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan een door de raad vastgesteld bedrag nader toegelicht.

• Artikel 29b Voorwaardencriterium

  • 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2. Het college biedt de raad jaarlijks vóór 1 maart ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

• Artikel 29c Begrotingscriterium

  • 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

  • 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

  • 4. Uitgangspunt is dat overschrijding van de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringskredieten als onrechtmatig wordt beschouwd.

• Deze overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad en niet eerder bij de raad gemeld hadden kunnen worden, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

  • 6. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar danwel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende begrotingsjaar.

• Artikel 29d Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel II

Dit besluit treedt in werking in werking vijf weken na bekendmaking in het gemeenteblad en werkt terug tot en met 1 januari 2024, met dien verstande dat het tevens van toepassing is op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 februari 2024

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De griffier,

Merel van Hall