Verordening auditcommissie gemeente Heumen 2023

De raad van de gemeente Heumen in openbare vergadering bijeen;

gezien het voorstel van het presidium d.d. 10 januari 2023

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en artikel 4 van de controleverordening

b e s l u i t:

De verordening Auditcommissie Heumen 2023 vast te stellen.

Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2023

Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen

• 1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

• 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. commissie: de auditcommissie;

  • b. accountant: de accountant, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • c. de voorzitter: het lid dat is aangewezen als de voorzitter van de auditcommissie;

  • d. de griffier: de griffier van de raad of de plaatsvervanger;

  • e. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

• 1. De commissie heeft als taak de advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente financiën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten zijn in ieder geval bedoeld:

  • a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b. eerste aanspreekpunt voor de accountant voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c. het zijn van overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant, met de mogelijkheid om specifieke aandacht te laten besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de controleverordening artikel 4 gemeente Heumen;

  • d. het zijn van overlegplatform voor bespreking van uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f. het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

  • g. het voorbereiden van het aanbestedingstraject voor en de selectie van de accountant net als het adviseren van de raad over de aanwijzing van de accountant;

  • h. het afstemmingsoverleg voor de voorgenomen onderzoeken van de accountant, rekenkamer en college;

  • i. het adviseren van de gemeenteraad over de in lid 1 en lid 2 bedoelde taken.

• 3. De commissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerpraadsbesluit.

• 4. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1. De commissie bestaat uit zoveel leden als er raadsfracties zijn, één raadslid of commissielid per fractie.

• 2. De raad benoemt de leden van de commissie en de voorzitter, de laatste hetzij een lid van de commissie hetzij een ander raads- of commissielid.

• 3. De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad en;

  • a. bij ontslag als lid van de raad;

  • b. of bij opheffing van de benoeming als commissielid.

• 4. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 5. In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid of commissielid van zijn fractie.

• 6. De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën, de concerncontroller of diens plaatsvervanger en de voorzitter van de rekenkamer.

• 7. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 8. De griffier is de secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere adviezen voor de raad.

Artikel 5 Vergaderingen en verslaglegging

• 1. De commissie vergadert in beginsel twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2. Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

• 3. Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de bestuursrapportage van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

• 4. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 5. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 6. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 7. Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 8. Vastgestelde verslagen van niet openbare vergaderingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad en liggen ter inzage op de griffie.

Artikel 6 Informeren raad

• 1. De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

• 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een commissie vergadering dan wel in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een niet openbare vergadering gedaan.

Artikel 7 Intrekken oude verordening

De “verordening auditcommissie 2019” wordt ingetrokken.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en kan worden aangehaald als “ Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2023”.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heumen,

In zijn openbare vergadering van 2 februari 2023

Nicole Collombon, Griffier

Joerie Minses, Voorzitter

Toelichting

Algemeen

De auditcommissie is geen "politieke" commissie. De commissie voert zo objectief en neutraal mogelijk haar werkzaamheden uit, zonder dat politieke standpunten worden ingenomen. Het politieke debat over de adviezen en bevindingen van de commissie vindt plaats in de raad.

Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen

Er is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag, omdat er ook (externe) adviseurs een belangrijke rol vervullen.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

Het takenpakket van de commissie omvat vooral het advies geven aan de raad over mogelijke extra aandachtspunten voor de accountant en advies aan de accountant over zijn verslaglegging. Is de verslaglegging voldoende helder opgeschreven en uitgelegd?

De commissie geeft ook advies over de P&C-cyclus, gevraagd of ongevraagd. Tevens let de commissie erop dat de informatie over de P&C cyclus en de inhoudelijke bijbehorende stukken zodanig zijn verwoord dat de raad kan begrijpen waarover de raad besluiten neemt. Daarbij kijkt de commissie ook naar het proces of dit voor verbetering vatbaar is en geeft daar dan zo nodig adviezen over. Periodiek wordt door de commissie aandacht besteed aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle. Zij gaat dan met de accountant en de vaste adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook monitort zij de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen. De Auditcommissie controleert dus niet raadsvoorstellen, niet zijnde onderdeel van de P&C

De commissie zorgt voor de afstemming van te houden onderzoeken tussen het college en de rekenkamer en raadpleegt daarvoor het college en de rekenkamercommissie over welke onderzoeken zij willen gaan doen. De voorzitter van de rekenkamercommissie ontvangt een uitnodiging voor een goede afstemming van de te houden onderzoeken.

De commissie is niet bevoegd om besluiten te nemen, de commissie dient slechts ter advisering van de raad. De commissie bereidt wel de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant voor en doet een voordracht voor de keuze, dan wel adviseert de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant. De raad benoemt de accountant, maar de commissie onderhoudt voornamelijk de contacten met de accountant.

Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. In Heumen zijn deze vastgelegd in de Financiële verordening. Ook kan de commissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld.

In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen, die zij nodig acht voor de uitoefening van haar taken.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

Per fractie een vertegenwoordiger zorgt ervoor dat iedere fractie rechtstreeks contact heeft met de accountant en direct invloed heeft op de adviezen van de commissie. De voorzitter kan tevens lid zijn of geen lid, maar toegevoegd aan de commissie. Bij afwezigheid van de voorzitter kan de commissie een vervanger aanwijzen.

Het lidmaatschap is gelijk aan de raadsperiode, dus bij de nieuwe raad worden de leden opnieuw benoemd, ook die leden die al lid waren.

De raad kan een raadslid tussentijds ontslaan of de benoeming van een commissielid opheffen. Andersom kan een raadslid te allen tijde ontslag nemen of een commissielid verzoeken om opheffing van zijn commissielidmaatschap.

Uit pragmatische overweging is ervoor gekozen om een lid te laten vervangen mocht deze niet aanwezig kunnen zijn, zodat toch elke fractie wel vertegenwoordigd is. De insteek is dat de leden bij de vergaderingen aanwezig zijn en zich niet of in ieder geval zo min mogelijk laten vervangen.

De vaste adviseurs zijn de voorzitter van de rekenkamer en diegenen die zich bezig houden met de P&C cyclus binnen de gemeentelijke organisatie en de wethouder die daar over gaat.

De commissie kan anderen uitnodigen, maar daar is geen apart budget voor geregeld, dus in principe alleen diegenen die daarvoor niet apart uren in rekening brengen. De overleggen met de accountant zijn inbegrepen bij de overeenkomst met de accountant.

De griffier vervult het secretariaat van de commissie. De griffier is tevens de eerste adviseur van de commissie en mengt zich in de vergadering als hij dit nodig acht. Voorafgaand aan de vergadering zorgt de griffier dat de commissie alle benodigde informatie ontvangt en dat de verslagen tijdig beschikbaar zijn voor de raad. Tevens let de griffier erop dat afspraken nagekomen worden en onderneemt hiervoor zo nodig actie.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter is tevens lid en mag zich actief in de vergadering mengen, of is geen lid, maar let er dan alleen op dat de vergadering goed verloopt. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie. De secretaris voert in feite de voorbereidende taken van de voorzitter uit, maakt de agenda in overleg met de afdeling financiën en sluit deze met de voorzitter kort.

Artikel 5 Vergaderingen en verslaglegging

De stukken van de Auditcommissie inclusief de verslagen zijn openbaar en via de website te raadplegen. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. De raad, en ook het college, kan de voorzitter van de commissie uitnodigen om een toelichting te komen geven over de adviezen of overige zaken in het verslag.