Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023

de raad van de gemeente Eijsden-Margraten;

 

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 17 januari 2023;

 

gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet;

 

gezien het advies van de dialoog vergadering van 6 februari 2023;

 

besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023

 

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    Budget: de lasten / baten van de kostenplaats / kostensoort per beleidsveld / taakveld.

  • -

    autonome ontwikkelingen: ontwikkelingen die op onze gemeente afkomen waarbij wij zelf geen invloed op kunnen uitoefenen.

  • -

    bijstelling bestaand beleid: heeft betrekking bijgestelde prognoses op basis van gerealiseerde cq. nog te verwachten kosten/opbrengsten

  • -

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

  • 1.

    De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

  • 2.

    De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

  • 3.

    De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

  • 4.

    Het college/raad kan voorstellen programma’s of kadernota’s tussentijds bij te stellen.

Artikel 3 Inrichting begroting, paragrafen en jaarstukken

  • 1.

    De begroting en jaarstukken richten we in conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting is opgebouwd uit paragrafen en programma’s.

  • 2.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen een overzicht weergegeven van de begrote bedragen en de hieraan gerelateerde werkelijke uitgaven.

  • 3.

    In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

  • 4.

    In de begroting zijn verschillen in de raming groter dan € 100.000 per programma ten opzichte van de vorige (gewijzigde) raming inhoudelijk toegelicht.

Artikel 4 Kaders begroting

  • 1.

    Het college biedt jaarlijks voor het zomerreces een kadernota aan de raad aan over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

  • 2.

    Lid 1 is niet van toepassing in een verkiezingsjaar.

  • 3.

    De kadernota of het “bestuursakkoord” worden in de programma’s verwerkt onder “Wat willen we bereiken”

  • 4.

    In deze notitie kadernota worden de bevindingen van de bestuursrapportages en jaarrekening meegenomen.

  • 5.

    In de begroting wordt een post onvoorzien van € 25.000 opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting

  • 1.

    Het college biedt voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de begroting ter vaststelling aan de raad aan.

  • 2.

    De raad autoriseert uiterlijk 15 november voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de baten en de lasten per programma door middel van het vaststellen van de begroting.

Artikel 6 Bestuursrapportages

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

  • 2.

    Het college biedt de bestuursrapportages aan de raad aan op de volgende tijdstippen:

    • a.

      de eerste rapportage voor het zomerreces van de raad van het lopende begrotingsjaar;

    • b.

      de tweede rapportage vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar.

  • 3.

    De eerste bestuursrapportage bevat zowel een uiteenzetting over het gevoerde beleid zoals opgenomen in de begroting, als een bijstelling van de begrote bedragen.

  • 4.

    Bij de eerste bestuursrapportage wordt beleidsmatig alleen over afwijkingen gerapporteerd. Dus als “wat gaan we ervoor doen?” in het voorgenomen jaar wordt gerealiseerd (indicator groen of oranje) wordt deze niet opgenomen in de bestuursrapportage.

  • 5.

    De tweede bestuursrapportage bevat enkel een financiële bijstelling van de begrote bedragen.

  • 6.

    De financiële bijstellingen kennen de volgende indeling:

    • a.

      Autonome ontwikkelingen:

    • b.

      Bijstellingen bestaand beleid

    • c.

      College besluiten: Indien financiële bijstellingen niet vallen onder a of b dient middels een collegevoorstel de financiële bijstelling te worde gevraagd.

  • 7.

    Ten aanzien van financiële bijstellingen in de exploitatie gelden de volgende voorwaarden:

    • a.

      Financiële bijstellingen worden slechts doorgevoerd vanaf € 10.000

  • 8.

    Indien gedurende het jaar blijkt dat een aantal begrote activiteiten niet meer of gedeeltelijk worden gerealiseerd, kan het college via de 2e bestuursrapportage voorstellen de betreffende budgetten over te hevelen naar het volgende jaar. Hiervoor gelden de volgende limitatieve voorwaarden:

    • a.

      Het gaat om budgetten waarvoor bindende afspraken zijn gemaakt middels contracten / overeenkomsten, waaruit financiële gevolgen voortkomen, en;

    • b.

      het betreft incidentele posten, en;

    • c.

      het budget mag niet eerder zijn overgeheveld.

  • 9.

    De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 10.

    De raad stelt de bestuursrapportages vast.

Artikel 7 Omgaan met budgetten en investeringskredieten

  • 1.

    De raad stelt met het vaststellen van de begroting de budgetten per programma beschikbaar.

  • 2.

    Via bestuursrapportages en afzonderlijke begrotingswijzigingen doet het college voorstellen aan de raad voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

  • 3.

    Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 50.000 en structurele exploitatielasten van maximaal € 10.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;

  • 4.

    Voor niet in de begroting opgenomen investeringskredieten van maximaal € 100.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;

  • 5.

    Voor investeringskredieten groter dan € 100.000, incidentele exploitatielasten groter dan € 50.000 en structurele exploitatieasten groter dan € 10.000 waarvoor de raad bij de begroting nog geen budget beschikbaar heeft gesteld, legt het college de voorstellen aan de raad voor voordat verplichtingen worden aangegaan.

  • 6.

    Zelfstandig door het college aangegane verplichtingen zoals bedoeld onder lid 4 en 5 worden achteraf via de bestuursrapportages door de raad vastgesteld.

Artikel 8 Jaarstukken

  • 1.

    Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de raad door middel van de jaarstukken (overzicht van baten en lasten).

  • 2.

    In de jaarstukken geven we van de investeringen, de investeringskredieten en de actuele uitputting weer.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

  • 4.

    De raad stelt de jaarstukken voor 15 juli vast en verleent décharge aan het college.

Artikel 9 Financiële afwijkingen baten en lasten bij jaarrekening

  • 1.

    Afwijkingen die groter zijn dan 10% met een minimum van € 10.000 per budget worden in de jaarrekening bij de programma’s toegelicht.

  • 2.

    Afwijkingen die groter zijn dan € 100.000 lichten we altijd toe.

  • 3.

    Met de in lid 1 bedoelde afwijkingen bedoelen we:

    • a.

      afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde)begroting.

  • 4.

    De raad geeft middels vaststelling van de jaarrekening toestemming voor de genoemde afwijkingen.

Artikel 10 Informatieplicht

  • 1.

    Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    • a.

      investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn;

    • b.

      het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;

    • c.

      de in b genoemde informatieplicht is niet van toepassing bij aanvragen van woningbouwcorporaties om als achtervang te fungeren. Uitdrukkelijke voorwaarden hierbij zijn:

      • i.

        de financiering is direct te relateren aan nieuwe projecten / investeringen binnen onze gemeente. In het geval van herfinanciering hoeven het geen nieuwe projecten te zijn. én

      • ii.

        de financiering wordt in samenwerking met het Waarborgfonds Sociale Woningbouwafgesloten.

      • iii.

        verzoeken tot herfinanciering van leningen waarvoor de gemeente eerder reeds achtervang heeft verleend komen voor achtervang in aanmerking mits de looptijd van de leningen in totaliteit niet langer is dan 40 jaar gerekend vanaf het begin van de exploitatie van de projecten.

Artikel 11 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, (Wet houdbare overheidsfinanciën), hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is en welke aanpassing dit moet zijn.

Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 12 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording.

  • 2.

    In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 2% van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen;

  • 3.

    In de paragraaf bedrijfsvoering worden bij overschrijding van de verantwoordingsgrens, geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 13 Voorwaardencriterium

  • 1.

    Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2.

    Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 14 Begrotingscriterium in de jaarrekening

  • 1.

    Overschrijdingen van 2% per programma met een minimum van € 50.000 lichten we toe

  • 2.

    Overschrijdingen die groter zijn dan € 100.000 per programma lichten we altijd toe.

  • 3.

    Overschrijdingen van de begroting die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

    • a.

      Begrotingsoverschrijdingen, die kleiner zijn dan € 50.000

    • b.

      Begrotingsoverschrijdingen, als gevolg van autonome ontwikkelingen

    • c.

      Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven

    • d.

      Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen, of zware ongevallen of vrees daartoe)

    • e.

      Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hoger kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 15 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven in overeenstemming met het BBV.

  • 2.

    De nota behandelt:

    • a.

      de definitie van een investering

    • b.

      wijze van waardering

    • c.

      wijze van afschrijving en afschrijvingstermijnen

  • 3.

    De raad stelt deze nota vast.

Artikel 16 Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van reserves en voorzieningen.

  • 2.

    De nota behandelt:

    • a.

      de vorming, besteding en hoogte van reserves en voorzieningen.

  • 3.

    De raad stelt deze nota vast.

Artikel 17 Financieringsfunctie

  • 1.

    De raad stelt de nota treasurybeleid vast. In deze nota nemen we regels op voor de uitvoering van de financieringsfunctie.

  • 2.

    De raad mandateert in de nota treasurybeleid uitvoeringsregels aan het college. Het college neemt deze regels op in de uitvoeringsregeling Treasury Eijsden-Margraten.

Artikel 18 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid getroffen op basis van een statische beoordeling op oninbaarheid van de individuele openstaande vorderingen.

Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor heffingen en rechten. In dit voorstel wordt verwezen naar de grondslagen waarop de bepaling van de hoogte van de tarieven zijn gebaseerd.

Artikel 20 Kostprijsberekening

  • 1.

    Bij de kostprijsberekeningen houden we rekening met de geldende wet- en regelgeving.

  • 2.

    Bij de rekening van het uurtarief en de overheadkosten gaan we uit van het aantal uren maal het tarief.

  • 3.

    De in lid 2 genoemde tarieven nemen we over uit de meest recente “Handleiding Overheidstarieven” die het ministerie van Financiën jaarlijks vaststelt. Daarbij gaan we uit van de tarieven inclusief overhead en exclusief winstopslag.

  • 4.

    Het aantal uren bepalen we aan de hand van het historisch gemiddeld aantal uren en de nieuwe ontwikkelingen. Jaarlijks bekijken we of een herziening van deze uren noodzakelijk is.

Artikel 21 Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie, financieel beheer en control

Artikel 22 Administratie

Onder administratie verstaan we: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het college draagt zorg voor de opzet en werking van de administratie.

Artikel 23 Financiële organisatie

Het college zorgt voor:

  • 1.

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • 2.

    De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • 3.

    Het college stelt interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen.

  • 4.

    Het college stelt een interne visie vast voor de resultaatgerichte en beheersbare organisatie: het control raamwerk;

  • 5.

    Het college legt de regelgeving voor de financiële organisatie vast in:

    • a.

      De nota inkoop en aanbesteding;

    • b.

      De budgethoudersregeling;

    • c.

      De mandaatregeling.

Artikel 24 Interne controle

Ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten zorgt het college voor de jaarlijkse interne controle. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beelden de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Hiervoor stellen we een intern controleplan op.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 25 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Eijsden-Margraten 2017, wordt ingetrokken per 1 januari 2023. Deze verordening blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag 2022.

Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023.

Naar boven