Gemeenteblad van Koggenland
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Koggenland | Gemeenteblad 2023, 7723 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Koggenland | Gemeenteblad 2023, 7723 | beleidsregel |
Nota reserves en voorzieningen 2023
Reserves en voorzieningen zijn van belang voor de financiële stabiliteit van een gemeente. Het is daarom belangrijk dat er sprake is van een goed inzicht in de reserves en voorzieningen en een goede kaderstelling. Het inzicht wordt verschaft via de planning en control cyclus onder andere in de begroting en de jaarrekening. Een goede kaderstelling wordt verkregen door het vastleggen van beleidsregels. Deze beleidsregels zijn te vinden in deze nota.
De huidige notitie reserves en voorzieningen is vastgesteld op 16 december 2019. De nota reserves en voorzieningen 2023 treedt in werking op het moment van vaststellen. De notitie reserves en voorzieningen uit 2020 wordt ingetrokken.
In hoofdstuk 2 kunt u lezen waarmee u instemt als de Nota reserves en voorzieningen 2023 wordt vastgesteld (samenvatting beslispunten). In hoofdstuk 3 wordt het wettelijk kader besproken. Vervolgens worden in hoofdstuk 4 en 5 de reserves en voorzieningen nader toegelicht.
De nota wordt afgesloten met diverse bijlagen. In bijlage 1 treft u een overzicht aan van alle reserves en voorzieningen. Bijlage 2 is een overzicht waarin de financiële wijzingen weergegeven worden. De nota wordt afgesloten met een format die ingevuld moet worden als er een nieuwe reserve of voorziening ingesteld wordt.
Hoofdstuk 2 Samenvatting beslispunten
Door het vaststellen van de nota reserves en voorzieningen stemt de raad in met:
Aanvragen van investeringskredieten kunnen 1 keer per jaar ingediend worden (uitzonderingen, mits goed onderbouwd, zijn mogelijk). Dit is bij de Kadernota. Als de raad akkoord is, worden de investeringskredieten opgenomen en verwerkt in de begroting. Door deze werkwijze kan er een integrale afweging plaatsvinden. Het risico van de afschrijvingslasten dekken via een reserve is, dat bij vervanging van de activa er geen middelen aanwezig zijn.
Wijzigingen reserve (geen budgettaire consequenties voor exploitatie)
Mutaties reserves (geen budgettaire consequenties voor exploitatie)
Opheffen reserves (geen budgettaire consequenties voor exploitatie)
Opheffen voorzieningen (voordeel exploitatie)
Het wettelijk kader voor reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 212 van de Gemeentewet (de financiële verordening) en het BBV.
In de financiële verordening (art. 212 GW) is vastgelegd dat eens in de drie jaar een nota reserves en voorzieningen aan de gemeenteraad wordt aangeboden. In deze nota wordt het beleidsmatige kader vastgelegd door te beschrijven hoe om te gaan met de vorming en besteding van reserves en voorzieningen.
De artikelen 42 en 43 van het BBV gaan over reserves.
De artikelen 44 en 45 van het BBV gaan over voorzieningen
Tot de voorzieningen worden ook gerekend: van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.
3.2 Verschillen reserves en voorzieningen
Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen is dat de raad bij reserves een grote vrijheid heeft om reserves te vormen en de bestemming te wijzigen.
Voor voorzieningen geldt dat er al veel geregeld is in de BBV en de bijbehorende stellige uitspraken van de commissie BBV. Hierdoor is de gemeentelijke beleidsvrijheid beperkt.
Om de leesbaarheid van deze nota te vergroten zijn de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen hieronder kort weergegeven.
De gemeenteraad besluit tot het instellen en opheffen van reserves (budgetrecht).
De gemeenteraad heeft beleidsvrijheid in de omgang met reserves. Er zijn geen wettelijke restricties voor de gemeenteraad om reserves in te stellen, op te heffen of de bestemming te wijzigingen. De regelgeving met betrekking tot reserves in het BBV is hoofdzakelijk beperkt tot definities en de wijze van rapporteren in de begroting en jaarrekening.
Het BBV onderscheidt twee soorten reserves, te weten de algemene reserve en de bestemmingsreserves.
Reserves hebben diverse functies:
Dit is de belangrijkste functie van het eigen vermogen. Met name de algemene reserve dient als bufferfunctie voor het opvangen van eventuele onvoorziene uitgaven (incidenteel) waarmee in de planning geen rekening is gehouden en noodzakelijkerwijs moeten plaatsvinden. De bufferfunctie heeft een grote relatie met de weerstandscapaciteit. Over de hoogte van de weerstandscapaciteit en de risico’s verwijzen wij u naar de begroting 2023.
Om tarieven of baten/lasten gelijkmatig over de jaren te verdelen kan gebruik worden gemaakt van een reserve met een egalisatiefunctie. Hiermee kunnen pieken/dalen in de exploitatie worden vermeden. Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.
Door het gebruiken van reserves voor financiering wordt aan derden te betalen rente bespaard. Deze bespaarde rente kan op verschillende manieren worden besteed. Besparingen kunnen afhankelijk van de gemaakte keuzes daarin incidenteel of structureel worden gebruikt als dekking van de begroting of aan het eigen vermogen worden toegevoegd. Er is sprake van een reserve met een inkomensfunctie als de bespaarde rente structureel wordt gebruikt als dekkingsmiddel.
Een algemene reserve is een reserve waaraan geen bestemming is gegeven. De algemene reserve is in principe vrij inzetbaar. Naast het wettelijk verplicht verrekenen van het jaarresultaat met de algemene reserve vormt deze reserve een buffer voor financiële tegenvallers en onvoorziene risico’s.
Minimum niveau en risicoreserve
Voor zover de algemene reserve groter is dan nodig voor de normale functie van opvang van fluctuaties en risico’s/tegenvallers, kan deze worden ingezet voor de dekking van incidentele lasten.
Er moet dus rekening gehouden worden met de risico’s. Er wordt een minimumniveau aangehouden voor eventuele toekomstige risico’s.
Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan de gemeenteraad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Deze reserves mogen alleen besteed worden aan de doelen die daaraan door de gemeenteraad zijn toegekend. De gemeenteraad kan de bestemming van de reserve later ook weer aanpassen.
Er zijn verschillende typen bestemmingsreserves te onderscheiden, waaronder:
Reserves ter realisatie van bestuurlijke ambities;
Omdat de financiële positie van de gemeente niet altijd voldoende ruimte biedt voor het realiseren van de bestuurlijke ambities is het soms noodzakelijk hiervoor te sparen. Hiervoor kunnen bestemmingsreserves worden gevormd. De noodzakelijke hoogte van deze reserves wordt bepaald door de verwachte kosten van de realisatie van de bestuurlijke ambities.
Stille reserves ontstaan als de balanswaarde van een actief lager is als de waarde in het economisch verkeer. Hierbij kan men denken aan (on)roerend goed, (niet) gewaardeerde gronden en deelnemingen. Deze reserves zijn, in tegenstelling tot de andere soorten, niet direct beschikbaar. Daarom worden ze niet aan de reserves toegevoegd en in beeld gebracht. In het BBV staat dat het niet is toegestaan activa te herwaarderen naar een waarde in het economisch verkeer. In de meeste gevallen wordt de verkrijgingsprijs gehanteerd. Stille reserves worden niet meegenomen als weerstandsvermogen, tenzij een stille reserve binnen twee jaar liquide gemaakt wordt.
Voor de vorming van en mutaties in de reserves is een besluit van de raad nodig in verband met het budgetrecht van de raad. Via een apart beslispunt wordt de gemeenteraad gevraagd een besluit te nemen voor de instelling van de nieuwe reserve. Er zijn diverse momenten waarop voorstellen kunnen worden gedaan tot vorming van of mutaties in de reserves, namelijk
Indien bij een apart raadsbesluit een nieuwe reserve wordt ingesteld dan wordt bij het raadsvoorstel een afzonderlijk formulier ‘Format instellen nieuwe reserve of voorzieningen’ opgenomen (zie bijlage 3). In dit blad wordt aangegeven:
4.4 Opheffen bestemmingsreserves
Reserves worden opgeheven als:
Het restantbedrag van bestemmingsreserves die opgeheven worden, kan worden overgeheveld naar de algemene reserve. De raad neemt hierover een besluit bij bijvoorbeeld de planning en control documenten. Als een reserve opgeheven kan worden, gebeurt dit via een apart beslispunt in het besluit.
Bij de begroting wordt inzicht gegeven in de stand en de ontwikkeling van de reserves. De gemeenteraad stelt met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves vast.
Tussentijdse wijzigingen van de reserves worden gerapporteerd via de planning en control documenten of specifieke raadsvoorstellen, waarbij de begroting wordt aangepast. De besluitvorming door de gemeenteraad vindt in de loop van het begrotingsjaar plaats. Dit kan tot uiterlijk 31 december van het betreffende jaar.
In de jaarrekening worden de werkelijke bedragen opgenomen. De mutaties in de reserves kunnen alleen plaatsvinden tot maximaal het bedrag dat door de gemeenteraad is goedgekeurd. Daarboven is een apart raadsbesluit noodzakelijk. Uitzondering hierop vormen de egalisatiereserves. Deze zijn bedoeld voor de egalisatie van ongewenste grote schommelingen van lasten en baten in een afgebakend deel van de begroting. De gemeenteraad bepaalt of egalisatiereserves in het leven worden geroepen. De stortingen en onttrekkingen vinden plaats op basis van werkelijke cijfers en wanneer deze afwijken van de raming is hiervoor geen afzonderlijk raadsbesluit noodzakelijk.
Onttrekkingen aan reserves zijn incidentele dekkingsmiddelen
Alleen incidentele lasten mogen gedekt worden uit een reserve. Als structurele lasten ten laste van een reserve worden gebracht, ontstaat het risico dat de last blijft bestaan terwijl de reserve is uitgeput.
Een uitzondering op het bovenstaande is de reserve dekking kapitaallasten (zie verder onder 2).
Dekking kapitaallasten uit reserve
Op grond van het BBV is het niet toegestaan om gemeentelijke middelen direct op een investering in mindering te brengen. De BBV verplicht ons om investeringen bruto op te nemen in de balans en af te schrijven. Als eenmalige middelen (zoals reserves of exploitatiebudgetten) worden ingezet voor de financiering van investeringen wordt een (afzonderlijke) bestemmingsreserve ingesteld.
Via de vorming van een (afzonderlijke) bestemmingsreserve dekking kapitaallasten kunnen de kapitaallasten, die in de exploitatie op de betreffende producten staan, worden afgedekt door jaarlijks een bedrag gelijk aan de kapitaallasten uit die bestemmingsreserve te laten vrijvallen. Op die manier wordt bereikt dat deze lasten budgettair neutraal zijn. In het BBV is vastgelegd dat indien geen rente aan deze bestemmingsreserve wordt toegevoegd dat dan alleen de afschrijvingslasten aan de reserve mogen worden onttrokken. Deze systematiek wordt door Koggenland toegepast. Het aanspreken van het vermogen in deze reserve heeft direct gevolgen voor de exploitatie.
Onttrekkingen aan de bestemmingsreserve kapitaallasten mogen als structureel worden aangemerkt (notitie materiele vaste activa commissie BBV).
Reserves mogen niet negatief zijn
Negatieve bestemmingsreserves zijn volgens het BBV niet toegestaan.
Het provinciaal toezichtkader stelt dat wanneer de algemene reserve negatief wordt, de gemeente deze negatieve stand van de algemene reserve binnen de termijn van de meerjarenraming moet wegwerken. Lukt dit niet, dan wordt een gemeente onder preventief toezicht geplaatst. Is de negatieve stand ontstaan ten gevolge van verliezen op de grondexploitatie, dan kan de toezichthouder de gemeente toestemming geven dit tekort in een langere periode dan vier jaar te saneren.
Beperking aantal bestemmingsreserves (zowel qua aantal als omvang)
Het beperken van het aantal reserves bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de gemeente. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats.
Ook moet voorkomen worden dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is.
Versterking grip op mutaties algemene reserve
De algemene reserve is gevormd als buffer voor financiële tegenvallers en onvoorziene risico’s.
Uitgangspunt is dat bij voorstellen primair dekking gezocht wordt binnen de bestaande begroting en structurele lasten dienen opgevangen te worden binnen de exploitatie.
Voorstellen tot investeringskredieten worden één keer per jaar ingediend , dat is bij de Kadernota. Uitzonderingen, mits goed onderbouwd, zijn mogelijk. Als de raad akkoord is, worden de investeringskredieten opgenomen en verwerkt in de begroting. Door deze werkwijze kan er een integrale afweging plaatsvinden. Als afschrijvingslasten via de reserve gedekt worden zal de vervanging in het meerjarenperspectief worden gevolgd om te voorkomen dat bij vervanging van de investering er onvoldoende beschikbare geen middelen aanwezig zijn.
De algemene reserve wordt aangewend voor:
De gemeenteraad is bevoegd tot het instellen en opheffen van voorzieningen. Door het verplichtende karakter van de voorzieningen heeft de gemeenteraad hierbij weinig speelruimte. Dit met uitzondering van de voorzieningen om de lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen (onderhoudsvoorzieningen).
Formeel dient de gemeenteraad de betreffende lasten in de begroting te autoriseren. De gemeenteraad besluit tot toevoegingen aan voorzieningen via de vaststelling van de begroting en/of de jaarrekening. Door het verplichtende karakter van de uitgaven heeft het college de bevoegdheid uitgaven ten laste van de voorziening te doen, indien de uitgaven voldoen aan het doel van de voorziening.
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de gemeente. Dit betekent dat in tegenstelling tot reserves de vorming, voeding en aanwending van voorzieningen niet vrij is. Tegenover voorzieningen staan namelijk verplichtingen zoals bijvoorbeeld niet jaarlijks onderhoud. In het BBV is specifiek aangegeven in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd.
Voorzieningen worden gevormd voor;
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Het vormen van deze voorzieningen is specifiek voor gemeenten. De reden hiervoor is dat gemeenten relatief veel heffingen van burgers kunnen vragen voor specifieke doelen, waarbij een specifieke bestedingsplicht is opgenomen in de lokale verordening. De middelen dienen of voor een specifiek doel te worden aangewend of te worden teruggegeven en worden daarom onder de voorzieningen opgenomen. Een voorbeeld hiervan is de voorziening riolering.
Een voorziening is een apart gezet bedrag als vreemd vermogen op de balans en is bedoeld voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen op te kunnen vangen , waarvan het tijdstip van optreden en/of de omvang per balansdatum niet exact bekend zijn. De uitgave is onvermijdelijk en zal in de toekomst plaatsvinden.
Deze verplichtingen of risico’s moeten betrouwbaar in te schatten zijn, anders mag geen voorziening worden gevormd. Risico’s die niet (geheel) door voorzieningen worden afgedekt behoren in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing te worden opgenomen.
Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van criteria genoemd in het BBV. Dit betekent dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of de gemeenteraad hiertoe vooraf heeft besloten.
Voorzieningen ter egalisatie van lasten van groot onderhoud worden uitsluitend bij raadsbesluit ingesteld, omdat aan dergelijke voorzieningen beleidskeuzes ten grondslag liggen, bijvoorbeeld de keuze voor het onderhouds- en kwaliteitsniveau. Per voorziening kunnen de beleidskeuzes verschillen. De gemeenteraad stelt jaarlijks budget beschikbaar om de betreffende kwaliteitsniveaus te kunnen handhaven. De door de gemeenteraad genomen beleidskeuzes komen tot uitdrukking in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.
Indien een gemeente besluit tot het vormen van onderhoudsvoorzieningen dan stelt het BBV een recent beheerplan als eis. Onder recent wordt door de commissie BBV een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken.
Voorzieningen worden gevormd ten laste van het betreffende taakveld/product in de begroting.
Het is niet toegestaan om voorzieningen te vormen voor jaarlijks terugkerende arbeids-gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume.
Bij het instellen van een voorziening moet voor zover van toepassing aangegeven worden:
Formeel dient de gemeenteraad de betreffende lasten in de begroting te autoriseren. De gemeenteraad besluit tot toevoegingen aan voorzieningen via de vaststelling van de programma’s van de begroting en/of de jaarrekening. Door het verplichtende karakter van de uitgaven heeft het college de bevoegdheid uitgaven ten laste van de voorziening te doen, indien de uitgaven voldoen aan het doel van de voorziening.
Toevoegingen aan en onttrekkingen uit de voorziening zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening. Stortingen in de voorziening zijn een last voor de exploitatie (resultaatbepaling).
Bijlage 1: Overzicht reserves en voorzieningen
De reserves en voorzieningen zijn beoordeeld op de eerder genoemde uitgangpunten.
In onderstaande tabellen is de stand van de reserves weergegeven per 1 januari 2023 (zie begroting 2023). Besluitvorming is meegenomen tot en met de raad van november 2022.
Egalisatiefunctie, ter dekking van de afschrijvingslasten in de exploitatie. |
|
Via raadsbesluiten uit de Algemene reserve of bestemmingsreserves. |
|
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s
Egalisatie van de kosten van groot onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen |
|
In 2023 wordt het MJOP Gebouwen 2023 t/m 2026 aan de raad aangeboden. |
|
Het huidige onderhoudsplan 2023-2026 is ten tijde van het opstellen van deze notitie nog niet vastgesteld. Behandeling staat geagendeerd voor de raad december 2022. |
|
Voorziening middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is
Een inwoner uit Spierdijk heeft vermogen achtergelaten bij de gemeente. Deze gelden zijn bestemd voor sociale voorzieningen die ten goede komen aan inwoners van Spierdijk. |
|
Bijlage 2: Overzicht financiële mutaties en budgettaire consequenties
Bijlage 3: Format Instellen nieuwe reserve of voorziening
Onderbouwing van toevoegingen en onttrekkingen (alleen voor reserves)
Onderbouwing stortingen en aanwendingen (alleen voor voorzieningen)
Van elke voorziening voor groot onderhoud moet een financiële onderbouwing aanwezig zijn in de vorm van een actueel beheerplan. |
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-7723.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.