PROTOCOL CAMERATOEZICHT HUIS VAN MONTFOORT EN AFVALSCHEIDINGSSTATION GEMEENTEWERF 2022

Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Montfoort:

overwegende dat de bescherming van de privacy van de bezoekers van en de werknemers en bestuurder van het Huis van Montfoort en het afvalscheidingsstation van de gemeentewerf van de gemeente Montfoort en een integer gebruik van een camerasysteem het noodzakelijk maken een protocol op te stellen.

Mede gelet op in artikel 6, lid 1, sub f en de overige bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en artikel 3, tweede lid, Arbeidsomstandighedenwet

besluiten vast te stellen het

PROTOCOL CAMERATOEZICHT HUIS VAN MONTFOORT EN AFVALSCHEIDINGSSTATION GEMEENTEWERF 2022

Artikel 1 Begripsbepaling

Begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet die in dit protocol worden gebruikt hebben dezelfde betekenis.

In dit protocol wordt verstaan onder:

a. Betrokkene: als bedoeld in artikel 4 lid onder 1 AVG; degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft zijnde een bezoeker, medewerker of bestuurder van de gemeentelijke locatie.

b. Camerabeelden: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde beelden.

c. Camerasysteem: het geheel van camera's dat is geplaatst bij de ingang van het Huis van Montfoort, de klantenbalies en de personeelsingang en op het afvalscheidingsstation van de gemeentewerf.

d. Derde: als bedoeld in artikel 4 lid onder 1 AVG; zijnde een andere persoon of partij dan de medewerkers of bestuurders van de gemeente Montfoort en de leverancier van het Camerasysteem.

e. Gemeente: de gemeente Montfoort.

f. Incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlast gevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in het Huis van Montfoort en het afvalscheidingsstation van de gemeentewerf.

g. Verwerkingsverantwoordelijke: het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Montfoort is de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 4, zevende lid, van de AVG. 

h. Gemeentesecretaris: algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

i. Privacy Officer: degene die de naleving van de privacywet en -regelgeving binnen de organisatie bewaakt.

j. Beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem.

k. Locatie: terrein en/of gebouw van de gemeente Montfoort waar cameratoezicht plaatsvindt voor de in artikel 2 genoemde doelen, te weten; het Huis van Montfoort , Kasteelplein 5 te Montfoort en het afvalscheidingsstation van de Gemeentewerf, Usselveld 18a te Montfoort.

l. Verordening/AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

m. Protocol: Protocol Cameratoezicht Huis van Montfoort en Afvalscheidingsstation Gemeentewerf 2022.

Artikel 2 Doel van cameratoezicht

1. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt alleen voor:

a. de bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen in/en op de locaties incidenten;

b. de beveiliging van de personeelsingang (indien van toepassing en/of andere locaties aan de buitenzijde/omgeving van het gebouw);

c. de bescherming van eigendommen tegen diefstal en vernieling;

d. het vastleggen van incidenten.

2. Het cameratoezicht wordt niet gebruikt voor het volgen en/of het controleren van medewerkers.

Artikel 3 Kenbaarheid, soort gegevens

1. Voor het publiek op de locaties is het kenbaar dat er gebruik wordt gemaakt van camera's door middel van tekens (informatieborden en/of pictogrammen) die duidelijk zichtbaar zijn aangebracht op of bij de toegangsdeuren of bij d. het toegangshek.

2. Alle medewerkers en bestuurders van de gemeente worden na de inwerkingtreding van dit cameraprotocol geïnformeerd.

3. Met behulp van een camerasysteem worden beeldopnamen en gegevens bij beweging digitaal vastgelegd waardoor gedurende 24 uur per dag camerabeelden worden opgenomen.

4. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt.

5. Camerabeelden worden opgeslagen en kunnen bij een incident worden gebruikt om personen te identificeren.

6. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

a. camerabeelden van betrokkenen.

b. gegevens met betrekking tot het tijdstip waarop, de datum waarop en de plaats waar de beeldopnamen zijn gemaakt.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden

1. De verwerkingsverantwoordelijkheid voor het cameratoezicht ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

2. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de zorgvuldige verwerking en het toezicht en de controle op de goede werking van het camerasysteem.

3. De beheerder mag voor de doeleinden, zoals vermeld in artikel 2 van dit protocol, het camerasysteem bedienen en/of beelden live bekijken en terugkijken onder de voorwaarden zoals bepaald in dit protocol.

4. Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem valt onder de verantwoordelijkheid van de beheerder. De beheerder draagt ook zorg voor de fysieke beveiliging: de ruimte waarde apparatuur staat opgesteld en beeldmateriaal aanwezig is en beelden worden bewaard. Bij het uitvoeren van applicatiebeheer is de beheerder aanwezig.

5. Als zich een incident voordoet en onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is dan is de beheerder aangewezen om:

a. de beeldopnamen zo snel mogelijk te analyseren en te evalueren, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven.

b. indien de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek, worden de betreffende beeldopnamen gekopieerd of overgeschreven naar een afzonderlijk beveiligd opslagmedium. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Na afhandeling van het incident wordt opdracht gegeven tot het vernietigen van de beeldopnamen.

Artikel 5 Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

1. Toegang tot de camerabeelden wordt zoveel mogelijk beperkt. In beginsel hebben alleen daartoe aangewezen personen die vanuit hun takenpakket bevoegd zijn, zoals omschreven in artikel 4 en dit artikel, toegang tot het camerasysteem en de camerabeelden.

2. Toegang tot het camerasysteem door de leverancier kan alleen op basis van een beveiligde inlogprocedure.

3. De camerabeelden worden alleen verstrekt aan derden als dit verenigbaar is met het doel van de verwerking van persoonsgegevens, zoals bepaald in artikel 2, of als er een wettelijke verplichting is.

4. Beeldopnamen worden in geval van incidenten aan de politie verstrekt indien hierom uitdrukkelijk door de politie wordt verzocht onder verwijzing naar de wettelijke regeling die daaraan ten grondslag ligt dan wel indien dit noodzakelijk is voor hun publiekrechtelijke taakuitvoering.

5. De Privacy Officer beoordeelt of de camerabeelden geschikt zijn om ter beschikking te worden gesteld aan derden met inachtneming van geldende wet- en regelgeving.

6. Indien bij het incident medewerkers betrokken zijn, dan informeert de Privacy Officer de gemeentesecretaris. Bij raadsleden informeert de Pricacy Officer de voorzitter van de raad en bij collegeleden informeert de Privacy Officer de (loco) burgemeester én de gemeentesecretaris. Indien bij een incident de gemeentesecretaris betrokken is, dan informeert de Privacy Officer de burgemeester én loco burgemeester.

 7. Als de Privacy Officer heeft beoordeeld dat de camerabeelden geschikt zijn, maakt de beheerder een kopie van de betreffende beeldopnamen door deze naar een extern beveiligd opslagmedium (zoals bijvoorbeeld een DVD of USB-stick) te kopiëren.

8. Alvorens tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren tegenover de beheerder. De ontvanger van de beeldopnamen tekent voor ontvangst alsmede voor het zorgvuldig en integer gebruik van de beeldopnamen, onder vermelding van datum en tijd.

Artikel 6 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens

1. De camerabeelden wordt maximaal vier weken bewaard.

2. Na verstrijken van deze termijn worden de camerabeelden onomkeerbaar gewist, tenzij:

a. op de camerabeelden een incident zichtbaar is. In dat geval is het noodzakelijk de camerabeelden langer te bewaren en wel totdat het incident is opgelost of totdat de camerabeelden voor de oplossing van het incident niet meer nodig zijn.

b. een inzageverzoek conform artikel 8 van dit protocol is ingediend. In dat geval worden de camerabeelden bewaard totdat is beslist op het inzageverzoek en, voor zover het verzoek wordt toegekend, de betrokkene inzage in de camerabeelden heeft gehad.

Artikel 7 Geheimhoudingsplicht

Eén ieder die onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt dan wel de beelden bekijkt, is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem uit dien hoofde bekend wordt, tenzij een wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 8 Inzagerecht (artikel 15 van de AVG)

1. Een ieder kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken hem mede te delen of van hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en welke persoonsgegevens dat betreffen. In beginsel heeft betrokkene slechts recht op inzage in beeldopnamen waarop de betrokkene te zien is.

2. Bij een verzoek om inzage dient de verzoeker het tijdstip en de tijdsduur van de beelden waarvan hij inzage verlangt, aan te geven.

3. De Privacy Officer beoordeelt de geschiktheid van de beelden in het kader van het ter inzage stellen aan betrokkenen.

4. Indien de Privacy Officer twijfelt aan de identiteit van de verzoeker kan hij verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt of een identiteitsbewijs overlegt. Zo nodig dient verzoeker zich in persoon te vervoegen bij de Privacy Officer ter deugdelijke vaststelling van zijn identiteit. De termijn zoals bedoeld in artikel 5 wordt hierdoor opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.

5. Op een verzoek op inzage in beeldopnamen wordt beslist na een belangenafweging door de verantwoordelijke, waarbij het belang van betrokkene bij inzage van het beeldopnamen wordt afgewogen tegen overige belangen, waaronder:

a. de veiligheid van de staat;

b. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen als bedoeld onder b en c;

e. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 9 Overige verzoeken op grond van de AVG

Naast een verzoek om inzage of verstrekking van persoonsgegevens kan betrokkene de verantwoordelijke ook verzoeken om rectificatie, wissen, of beperking van de verwerking van persoonsgegevens van de betrokkene. De bepalingen van artikel 8 zijn zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Verzoeken in deze strekking zal de Privacy Officer in behandeling nemen.

Artikel 10 Verzet

Een ieder kan bij de verwerkingsverantwoordelijke verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn

persoonsgegevens in verband met zijn bijzondere persoonlijke belangen.

Artikel 11 Beveiliging persoonsgegevens

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen. Vereist is een samenhangend pakket van bijbehorende informatiebeveiligingsmaatregelen om de juiste beveiliging van informatie en informatiesystemen te kunnen borgen. Het vingerend lnformatiebeveiligingsbeleid vormt hiertoe het te hanteren kader.

Artikel 12 Verwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke legt de afspraken tussen hem en verwerker(s) over de omgang met persoonsgegevens die verwerker ten behoeve van verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, in een schriftelijke overeenkomst vast.

Artikel 13 Verband en koppeling aan andere verzameling persoonsgegevens

De verzameling persoonsgegevens heeft geen verbanden met een andere verzameling van

persoonsgegevens en is niet gekoppeld aan een andere verzameling van persoonsgegevens.

Artikel 14 Evaluatie cameratoezicht

De verwerkingsverantwoordelijke evalueert eens per jaar of de doelen welke met het cameratoezicht worden beoogd, gehaald worden. Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet worden gehaald, gaat de verantwoordelijke over tot de noodzakelijke aanpassingen.

Artikel 15 Ondernemingsraden

1. Een camerasysteem dat meekijkt of opnames maakt, is te beschouwen als een personeelsvolgsysteem in de zin van artikel 27 Wet op de Ondernemingsraden. Voor de vaststelling van dit protocol is instemming vereist door de Ondernemingsraad.

2. De ondernemingsraad heeft tijdens de vergadering van 1 december 2022 instemming aan

dit protocol verleend.

3. Bij een relevante wijziging van het protocol of bij een relevante verandering in het

cameratoezicht, wordt de Ondernemingsraad geïnformeerd en zo nodig opnieuw om instemming gevraagd.

Artikel 16 Onvoorzien

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de Gemeentesecretaris in overeenstemming met de Functionaris Gegevensbescherming.

Artikel 17 Slotbepaling

1. Dit protocol kan aangehaald worden als "Protocol cameratoezicht Huis van Montfoort en afvalscheidingsstation gemeentewerf 2022"

2. Dit protocol treedt één dag na bekendmaking in werking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders, gehouden op 13 december 2022

de secretaris, M.H. van der Veer

de burgemeester, mr. P.J. van Hartskamp-de Jong