Gedragscode integriteit Politiek ambtsdragers gemeente Reusel- De Mierden

Deze gedragscode gaat over integriteit en het integer handelen van het gemeentebestuur van Reusel- De Mierden. Onder het gemeentebestuur worden alle betrokkenen bij de totstandkoming en uitvoering van onze beleidskeuzes verstaan: de gemeenteraad, het college en de burgemeester. Als gemeentebestuur dienen wij het algemeen belang van Reusel- De Mierden. Alles wat we doen, al onze keuzes en ons handelen staan dan ook altijd in dienst van de gemeente. Vertrouwen, eerlijkheid en transparantie zijn daarbij belangrijke kernwaarden. Naar onze inwoners en naar elkaar.

Doordat wij wonen, werken en leven in de gemeente Reusel- De Mierden zijn we verbonden met onze inwoners en weten we wat er speelt. Deze kennis helpt ons bij de uitvoering van ons werk. Maar deze betrokkenheid mag niet ten koste gaan van ons handelen in het algemeen belang van Reusel- De Mierden. Bij de keuzes die we maken staat het belang van de gehele bevolking voorop.

Waar onze betrokkenheid en het dienen van het publieke belang elkaar raken, kunnen zich integriteitsdilemma’s voordoen. Als gemeentebestuur hebben wij de verantwoordelijkheid om hierin de juiste keuzes te maken. Dat gaat verder dan het voldoen aan wet- en regelgeving: integer handelen gaat om het volgen van een moreel kompas. In deze gedragscode maken we expliciet wat de richting van ons moreel kompas is. Daarmee biedt de gedragscode ons een handreiking om met integriteitsdilemma’s om te gaan en een kader voor het bespreekbaar maken van twijfels en dilemma’s.

Deze gedragscode is geen A tot Z handboek aan regels: de praktijk is dermate ingewikkeld dat dit ook geen streven zou kunnen én moeten zijn. Niet alles wordt expliciet gemaakt, omdat simpelweg niet alles expliciet kán worden gemaakt. Deze gedragscode helpt ons om zelf en in gesprek met elkaar de juiste afweging te maken.

Deze gedragscode is gestructureerd aan de hand van richtingwijzers en geldt voor het gehele gemeentebestuur, namelijk leden van de gemeenteraad, de commissieleden, de leden van het college en de burgemeester. De verzamelterm die we hiervoor gebruiken is ‘politieke ambtsdrager’. Als een onderdeel alleen op een specifieke groep betrekking heeft, dan staat dat erbij.

We voorkomen (de schijn van) belangenverstrengeling

Alle politieke ambtsdragers van Reusel- De Mierden zetten het belang van de gemeente en haar inwoners voorop. Dit betekent dat we (de schijn van) belangenverstrengeling dienen te voorkomen, zoals de Gemeentewet ons voorschrijft. In een complexe samenleving waar belangen snel door elkaar lopen is dit ingewikkeld. Een aantal richtlijnen kan ons wel duidelijkheid geven en sturing bieden om zelf de juiste keuze te maken.

Zo zijn we transparant over eventuele (in)directe betrokkenheid bij een dossier. Persoonlijke betrokkenheid gaat verder dan de betrokkenheid die je zelf als individu hebt, het gaat ook over het belang van onze partner, een goede vriend of een organisatie waar we ons vrijwillig voor inzetten. Wanneer persoonlijke en gemeentelijke belangen elkaar lijken te raken, vermengen of conflicteren, gaan we hierover met elkaar het gesprek aan. Bij twijfel schromen we niet om de burgemeester of de griffier te betrekken.

Wanneer er sprake is van persoonlijke betrokkenheid bij een besluit dat voorligt, neemt het raadslid niet deel aan beraadslaging in de commissie, de raad of binnen de fractie.

Het algemeen belang gaat voor ons boven deelbelangen. Daarom worden we geen lid van actiegroepen. Wel kunnen we anderen de weg wijzen binnen de gemeente, bijvoorbeeld door te vertellen waar men terecht kan met een bepaalde vraag, of waar een aanvraag moet worden ingediend. Daarnaast acteren we niet naar het belang van één inwoner van Reusel- De Mierden, maar kunnen we wel acteren als dit een signaal van een groter probleem blijkt.

Ook na het bestuurs- of raadslidmaatschap willen we de schijn van belangenverstrengeling voorkomen. Daarom verrichten voormalig politiek ambtsdragers in het eerste jaar na beëindiging van het bestuurs- of raadslidmaatschap geen werkzaamheden voor de gemeente tegen beloning en treden zij in dat jaar niet in dienst bij de gemeente. Datzelfde geldt voor het aanvaarden van een functie als commissaris dan wel bestuurslid van een, aan de gemeente Reusel- De Mierden gelieerde, verbonden partij.

Voorbeeld Als nieuw raadslid hoor je tijdens de fractievergadering dat je collega raadslid, die al vier termijnen in de raad zit, iedere week een spreekuur houdt voor inwoners en ondernemers uit Reusel- De Mierden. Hij helpt dan inwoners en ondernemers bij het invullen van formulieren, maakt hen wegwijs in de regelgeving en zet hen op het spoor van de juiste ambtelijke diensten voor het indienen van bepaalde aanvragen. Hij doet dit al jaren zo en iedereen op het gemeentehuis weet ervan. U vraagt zich af of dat wel kan. In dit voorbeeld gebruikt het fractielid zijn rol als volksvertegenwoordiger om mensen wegwijs te maken binnen de gemeente en helpt hen met kennis die zij zelf niet hebben, maar wel zelf zouden kunnen krijgen. Dit mag het raadslid doen, omdat hij hiermee mensen helpt en geen informatie gebruikt die anders niet toegankelijk zou zijn voor de inwoners en ondernemers. Maar wanneer het raadslid in de volgende periode wethouder wordt en door wil gaan met het spreekuur, wordt dit mogelijk wel anders. Wanneer een wethouder inwoners of ondernemers in contact brengt met ambtenaren met het nadrukkelijke doel dat zij verder worden geholpen met hun vraagstuk, kan dat ertoe leiden dat er verwachtingen gewekt worden die niet waargemaakt kunnen worden of dat medewerkers druk voelen om in het belang van de inwoner of ondernemer te handelen omdat de wethouder hierbij betrokken is, terwijl het algemeen belang daar strijdig aan is.

Nevenfuncties staan ons functioneren niet in de weg

Raadsleden staan met twee benen in de maatschappij. Naast het raadslidmaatschap hebben zij vaak nog een andere betaalde baan of zijn zij actief in het vrijwilligerswerk. Dat geldt ook voor onze bestuurders. Deze nevenfuncties helpen het gemeentebestuur voeling te houden met de maatschappij en te ervaren wat de effecten van beleid kunnen zijn. Maar het kan ook dilemma’s opleveren. Om transparant te zijn over onze nevenfuncties en de eventuele bezoldiging die daarbij hoort worden deze gepubliceerd op de gemeentewebsite https://reuseldemierden.bestuurlijkeinformatie.nl/People .

Voor de burgemeester en voltijd wethouders geldt daarnaast ook dat zij, conform de gemeentewet , de inkomsten uit (bezoldigde) nevenfuncties ter inzage leggen op het gemeentehuis en verrekenen met de bezoldiging. Ook deze nevenfuncties worden gepubliceerd op de website van de gemeente https://reuseldemierden.bestuurlijkeinformatie.nl/People/Profiles/1f5da53f-f1f3-4a42-a113-9ca4786f18e6

Bij het aanvaarden van een nevenfunctie moet altijd de afweging gemaakt worden of de uitvoering van een dergelijke nevenfunctie in strijd is met het gemeentelijk belang. Daarbij geldt dat de wet al een aantal functies uitsluit die niet gecombineerd kunnen worden met de rol van raadslid , burgemeester of wethouder .

Uiteraard bestaan er genoeg functies die niet uitgesloten worden. Het betekent echter niet dat deze zonder wikken of wegen aanvaard kunnen worden. Steeds zullen we de afweging maken in welke mate aanvaarding (de schijn van) belangenverstrengeling veroorzaakt.

De afweging of een nevenfunctie bekleed kan worden, kan verschillende uitkomsten hebben. Het is mogelijk dat het verstandiger is de functie niet te aanvaarden. Ook kan in overleg met de burgemeester of griffier worden besloten dat de combinatie van het raadslidmaatschap en de nevenfunctie mogelijk is indien we ons aan een aantal afspraken houden. Zoals bijvoorbeeld de afspraak om niet deel te nemen aan overleggen met de gemeente of het onthouden van stemmen bij besluitvorming die de nevenfunctie raakt. Deze afspraken worden door de griffier vastgelegd en gedeeld met het presidium.

Voorbeeld Een van de raadsleden is ook voorzitter van de hardloopvereniging. Deze vereniging maakt geen gebruik van gemeentelijke subsidies en de trainingen vinden plaats in het bos. Bij het aanvaarden van deze nevenfunctie is geoordeeld dat dit geen bezwaar is. Nu heeft de vereniging besloten om hardloopwedstrijden te organiseren die door het dorp en het buitengebied van Reusel- De Mierden gaan. Hiervoor wordt een vergunning aangevraagd en die wordt afgegeven. Er is veel animo voor de wedstrijden. Zoveel zelfs dat de organisatie te weinig mensen heeft om aan de veiligheidseisen te voldoen die in de vergunning staan. Dit hoort u als toeschouwer bij een van de wedstrijden. Wat zou u het raadslid adviseren? In dit voorbeeld is de combinatie van het raadslidmaatschap en het voorzitterschap van de hardloopvereniging geen bezwaar, onder andere omdat er geen subsidierelatie bestaat tussen de vereniging en de gemeente. Nu onder verantwoordelijkheid van het bestuur hardloopwedstrijden worden georganiseerd waarvoor de gemeente een vergunning moet afgeven, ontstaat die relatie wel. Dat hoeft geen aanleiding te zijn voor onverenigbaarheid van de beide functies, maar levert wel problemen op wanneer de vereniging niet kan voldoen aan de eisen die in de vergunning zijn gesteld. Zeker wanneer dit gepaard gaat met een veiligheidsvraagstuk. Het advies aan het raadslid is om beide functies niet langer te combineren of zich ervan te verzekeren dat de vereniging zich aan de vergunningseisen houdt.

We gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie

In het werk van de raad en het college komen de leden in aanraking met veel informatie die nodig is om de juiste afwegingen te maken en besluiten te nemen. Het gemeentebestuur is vaak als eerste van de informatie op de hoogte. Soms wordt de informatie ook niet algemeen bekend, wanneer het gaat om geheime informatie. Van bestuurders mag verwacht worden dat zij zorgvuldig en discreet om gaan met informatie. Bijvoorbeeld wanneer zij wettelijk verplicht zijn om informatie die vertrouwelijk is of waarvan wij dat redelijkerwijs moeten vermoeden geheim te houden.

In de drukte van het werk ligt onzorgvuldigheid wat betreft informatieveiligheid altijd op de loer. Daarom spreken we af dat we secuur omgaan met informatie en deze veilig opslaan. Geheime informatie wordt niet gelekt en stukken die nog niet algemeen bekend zijn worden niet uit eigen beweging openbaar gemaakt. Bij onenigheid over de geheimhoudingsplicht voor specifieke stukken is het mogelijk om dit te bespreken in de raad. Daar worden ook de afspraken gemaakt over de duur van geheimhouding. Daarbij volgen we de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van het opleggen van geheimhouding op informatie en de wetgeving aangaande bevordering integriteit. klik hier

Informatie die is verkregen vanuit ons ambt gebruiken we niet voor andere doeleinden, zoals persoonlijk gewin of bij het uitvoeren van onze nevenfuncties.

Voorbeeld In het college komt aan de orde dat ter bevordering van de verkeersdoorstroom een aantal wegen in Reusel- De Mierden van 30 km/u naar 50 km/u zal worden gebracht. Dit voorstel is nog geheim en zal volgende maand gepresenteerd worden in combinatie met een aantal andere belangrijke maatregelen ter bevordering van de doorstroom en de verkeersveiligheid. ’s Avonds komt uw dochter op bezoek en vertelt opgetogen dat zij een bod heeft uitgebracht op een woning aan een van de wegen waar de snelheid wordt verhoogd. Het bod is de absolute max van wat uw dochter kan lenen, maar zij is bereid dit te betalen omdat het huis aan een rustige weg ligt waardoor de kinderen op de stoep kunnen spelen en het huis vrij uitzicht heeft. Dan herinnert u zich de collegevergadering van die ochtend. Hoe moet u nu reageren naar uw dochter? De informatie die de wethouder die ochtend in het college heeft vernomen is nog geheim. Pas volgende maand wordt dit bekend gemaakt. Dat betekent dat u uw dochter niet mag informeren. Het feit dat de informatie binnen afzienbare tijd openbaar wordt gemaakt doet daar niets aan af. Van belang hierbij is dat uw dochter dezelfde informatiepositie heeft als iedere andere inwoner van Reusel- De Mierden. U mag uw dochter wel verwijzen naar openbare informatie. Wanneer in de lokale krant heeft gestaan dat het verhogen van de snelheid een optie is waartoe mogelijk besloten wordt, kunt u uw dochter wel adviseren dit uit te zoeken. Wanneer uw dochter u vervolgens vraagt dit te doen omdat u de gangen in het gemeentehuis zo goed kent, is dit een taak die u niet op u kan nemen. U weet immers dat het uitvoeren van die taak u in conflict brengt met de informatie die u heeft en u binnen het gemeentehuis niet als inwoner wordt behandeld, maar als wethouder.

Terughoudendheid met declaraties en vergoedingen

Als gemeente gaan we zorgvuldig om met publiek geld. Niet alleen in de bestuurlijke keuzes die we maken, maar ook wanneer het declaraties betreft. Wanneer we uitgaven doen om onze functie goed uit te kunnen voeren, kan het zijn dat we die mogen declareren. In dat geval zorgen we ervoor dat we de hoogte van het bedrag en het nut van de uitgave kunnen aantonen en deze tot elkaar in verhouding staan. Natuurlijk declareren we geen kosten die al op een andere manier worden vergoed. We gebruiken geen voorzieningen en eigendommen van de gemeente ten eigen bate of ten bate van derden, tenzij hier andere afspraken over gemaakt zijn.

Leden van het college krijgen soms te maken met uitnodigingen of voornemens voor buitenlandse reizen. In het college maken we de afweging of de buitenlandse reis voldoende nuttig is voor de uitvoering van ons werk. Daarbij bespreken we het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap, de geschatte kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan. Mochten we de reis willen combineren met privédoeleinden of mochten we onze partner mee willen laten reizen, dan overleggen we dit met elkaar. Als daar toestemming voor komt, dan betalen we dit deel van de kosten natuurlijk zelf.

Voorbeeld De declaraties die bestuurders doen, kunnen via de WOO worden opgevraagd. Ieder jaar verschijnen er wel een paar berichten in het nieuws over opvallende declaraties. Het declareren van een maaltijd leidt niet tot discussie als die maaltijd noodzakelijk was voor de uitoefening van het werk. Ook niet wanneer het hierbij gaat om een diner op kosten van de gemeente met derden. Wanneer echter uit de gedeclareerde kosten blijkt dat er een of zelfs meerdere flessen wijn gedronken zijn van €150 euro per stuk, stijgt dit boven het noodzakelijke uit. Een ander voorbeeld dat eens in het nieuws kwam was de declaratie van een zonnebril die de betreffende bestuurder bij een werkbezoek was kwijtgeraakt. Los van de vraag of een dergelijke declaratie past binnen de gemeentelijke regels, zijn het declaraties die een bestuurder niet moet doen. Net als ieder ander word je geacht tijdens je werk goed op je spullen te letten. Raak je onverhoopt iets kwijt, dan ligt de verantwoordelijkheid voor de kosten daarvan bij jezelf en niet bij de gemeente.

Geschenken en uitnodigingen mogen onze onafhankelijkheid niet schaden of die indruk wekken

De leden van de raad en het college krijgen geregeld uitnodigingen van inwoners, organisaties of bedrijven. Vaak zijn die bedoeld om kennis te maken of om het gemeentebestuur mee te nemen in ontwikkelingen. Daarnaast komt het voor dat inwoners, organisaties of bedrijven de leden van de raad of het college bedanken voor hun betrokkenheid of inspanningen voor het algemeen belang met een geschenk of uitnodiging. In de regel worden geen geschenken aangenomen die de onafhankelijke en onpartijdige positie van het raads- of collegelid in gevaar kan brengen óf het die indruk kan wekken (zie ook artikel 14 van de Gemeentewet ). Daar wordt mee bedoeld dat wanneer het geschenk of de uitnodiging vanwege de omvang of de waarde de indruk kan wekken dat het raads- of collegelid gevoelig is voor gunsten, dit niet wordt aangenomen. Indien het geschenk of de uitnodiging een functioneel karakter heeft, kan het worden aangenomen indien de waarde die het geschenk of de uitnodiging vertegenwoordigt daartoe in verhouding staat. Dat geldt bijvoorbeeld voor een rondleiding over een bouwlocatie of een fles wijn als dank voor de medewerking aan een discussiepanel.

We spreken met elkaar af dat geschenken met een geschatte waarde van meer dan €50 worden teruggestuurd, ofwel eigendom worden van de gemeente, en dat deze niet op het huisadres worden ontvangen. Van geschenken die eigendom worden van de gemeente wordt openbaar gemaakt welke bestemming de gemeente hieraan gegeven heeft. Datzelfde geldt voor activiteiten met een vergelijkbare waarde, zoals in onderstaand voorbeeld.

Voorbeeld De gemeente Reusel- De Mierden pleegt veel inzet voor een wielerklassieker. De organisatie nodigt de leden van de raad en college uit voor een rondleiding achter de schermen. Daarna mogen zij, met partners, het evenement bijwonen als VIP-gasten. Er ontstaat in de raad discussie over de vraag hoe deze uitnodiging moet worden beoordeeld. In het algemeen kan gesteld worden dat het normaal is dat de leden van de raad de projecten die de gemeente financieel steunt bezoekt. Niet alleen uit interesse voor het project, maar ook om te beoordelen of het gemeenschapsgeld dat in het project is gestoken goed wordt benut. Een rondleiding achter de schermen past daar binnen. Het bijwonen van het evenement als VIP-gast kan echter anders uitgelegd worden. Aan een VIP-kaartje zijn kosten verbonden, die andere bezoekers zelf moeten betalen. Het gratis krijgen van dit kaartje kan je uitleggen als een tegenprestatie voor een positief besluit door de gemeenteraad om het evenement financieel te steunen. In dat licht is het niet verstandig om het evenement – op kosten van de organisatie – bij te wonen als VIP-gast. Uiteraard geldt dit zeker ook voor de aanwezigheid van de partners.

We gaan respectvol met elkaar om

In de gemeente Reusel- De Mierden gaan we respectvol met elkaar om en respecteren we elkaars grenzen. We staan publiekelijk in de aandacht en hebben een voorbeeldfunctie in de gemeente. Deze verantwoordelijkheid krijgt gestalte door met elkaar van gedachten te wisselen op basis van de inhoud, niet door op de persoon te spelen. Daarbij spreken we geen personen aan in de raadszaal die zichzelf daar niet kunnen verdedigen.

Voorbeeld Er is al geruime tijd sprake van een overlastgevende situatie in de gemeente. Tijdens een raadsvergadering komt, bij een agendapunt dat over iets anders gaat, een mogelijke oplossing ter sprake voor het betreffende probleem. Omdat de inhoud, van het betreffende agendapunt, niet over de overlastgevende situatie gaat is het wel zo netjes dat we tijdens deze openbare vergadering deze persoon niet met naam of toenaam noemen. Los van het persoonlijke standpunt van de diverse raadsleden, blijven we met respect praten over personen die tijdens de raads- dan wel commissievergaderingen niet aanwezig zijn en zich daar dus ook niet kunnen verdedigen. Eventuele geschillen, tussen overlastgever en gemeente, worden via de daarvoor gebruikelijke weg behandeld.

Zowel binnen als buiten de raad volgen we deze omgangsvormen en gaan we op dezelfde wijze met elkaar om, ook op Social Media.

We blijven met elkaar in gesprek over integriteit

Deze gedragscode is een handreiking om met integriteitsdilemma’s om te gaan, maar ook een kader voor het bespreekbaar maken van twijfels en dilemma’s. Integriteit is immers een gedeelde verantwoordelijkheid. Wanneer we twijfelen over eigen voorgenomen handelingen of het handelen van een ander, gaan we daarover constructief in gesprek. Daarmee scherpen we onze collega’s en onszelf aan en helpen we elkaar vooruit. Voor advies kunnen raadsleden en collegeleden terecht bij de burgemeester en de griffier. Bij (een vermoeden van) het overtreden van deze gedragscode, melden wij dit bij de burgemeester. We volgen daarbij de procedure zoals afgesproken in de Processtappen integriteitsmeldingen gemeente Reusel-De Mierden.

In de gemeente Reusel- De Mierden vinden we het belangrijk dat het gesprek over integriteit blijvend wordt gevoerd. Daarom bespreken bestuurders bij de aanvang van hun ambtsperiode het thema met de burgemeester en griffier. Daarnaast bespreken we deze gedragscode twee keer per bestuursperiode met de voltallige raad en college. Daarbij kijken we naar ontwikkelingen en relevantie van de gedragscode. Ook biedt de bespreking van de code een mooie aanleiding voor het gesprek over integriteit.

Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 31 januari 2023.

De raad voornoemd,

De griffier,

J.M. van Dongen-Hermans

de voorzitter,

A.J.M.H. van de Ven

Processtappen integriteitsmeldingen gemeente Reusel- De Mierden 2022

De gemeente Reusel- De Mierden hecht aan de integriteit van de raads- en commissieleden, wethouders en burgemeester. Vertrouwen, eerlijkheid en transparantie fungeren als kernwaarden waar het gaat om integer handelen, richting inwoners én onderling. Door lokale betrokkenheid van politieke ambtsdragers kunnen zich integriteitsdilemma’s voordoen. In de gedragscode is het kader voor integer handelen vastgelegd.

Als er sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending, is zorgvuldigheid geboden. Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending. Voor alle betrokkenen is een duidelijk protocol van belang: voor de melder, voor degene waarover een melding wordt gedaan en voor de functionarissen die betrokken zijn bij de afhandeling. Politieke ambtsdragers staan veelal in de publieke belangstelling. Een (vermoeden van een) integriteitsschending zal voor hen dan ook vaak grote persoonlijke consequenties hebben, zeker als dit bekend raakt bij de media. Dit protocol kent uitgangspunten, een plan van aanpak en nazorg, waardoor integriteitskwesties met zorgvuldigheid behandeld kunnen worden.

Iedereen - inwoners, ondernemers, ambtenaren en politiek ambtsdragers - kan zijn/haar twijfel over een gedraging voorleggen aan de burgemeester of griffier. Ook kan iedereen een melding indienen bij de burgemeester over een vermoeden van een integriteitsschending.

• A. Uitgangspunten

Zo groot als nodig, zo klein als mogelijk

De impact van een melding van een mogelijke integriteitsschending op betrokkenen is groot. Omgaan met deze meldingen vereist dan ook zorgvuldigheid én oog hebben voor de betrokkenen. Het uitgangspunt in dit protocol integriteitsmeldingen is daarom dat de stappen die gezet worden zo groot zijn als nodig, maar zo klein als mogelijk.

Centrale rol voor de burgemeester

Op grond van artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet heeft de burgemeester de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. In het kader van die taak heeft de burgemeester een belangrijke rol bij de behandeling van integriteitsincidenten in de gemeente.

Ondersteuning door griffier of gemeentesecretaris, ruggenspraak met het presidium

De burgemeester laat zich in het proces ondersteunen door de griffier of de gemeentesecretaris. Zij kunnen de burgemeester op elk moment adviseren in de te maken keuzes. Op verschillende momenten pleegt de burgemeester ruggenspraak met het presidium. De inbreng van het presidium is zwaarwegend, maar hoeft niet doorslaggevend te zijn in de keuzes die de burgemeester maakt.

Afwijken van het protocol

In het protocol zijn de processtappen vastgelegd in het geval van een vermoeden van een integriteitsschending. Een ieder is in deze gevallen gebaat bij helderheid en een zorgvuldig proces. Toch kan het voorkomen dat het in het belang van de gemeente, het onderzoek, de melder of de betrokkene nodig is om af te wijken van het protocol. De burgemeester mag daar eigenstandig toe beslissen.

Uiteraard vervalt het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol indien het een melding over de burgemeester betreft. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester is, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de Commissaris van de Koning.

Terughoudendheid in de communicatie

In principe wordt er tijdens het onderzoekstraject niet extern gecommuniceerd. De uitkomst van het traject kan immers zijn dat er geen sprake is van een integriteitsschending. Onterechte negatieve aandacht voor de betrokkenen dient daarom te worden voorkomen. De burgemeester draagt zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een onderzoek en de uitkomsten daarvan. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt indien nodig met de pers gedurende het doorlopen van het proces. Indien er een melding is gedaan of onderzoek plaatsvindt naar de burgemeester, neemt de gemeentesecretaris deze taak op zich.

• B. Plan van aanpak

Onderdeel 1: Twijfel bespreken

Wat niet-integer handelen is, is niet altijd volstrekt duidelijk. Het kan zijn dat een politieke ambtsdrager twijfel heeft over de juistheid van (voorgenomen) handelen van zichzelf of van een ander. Het onderwerp integriteit blijvend met elkaar bespreken kan voorkomen dat er dilemma’s ontstaan.

Integriteitsdilemma

In het geval van een integriteitsdilemma spreek je in principe eerst de desbetreffende functionaris persoonlijk aan. Wellicht was er sprake van onwetendheid of een misverstand.

Een integriteitsdilemma kan daarnaast in vertrouwen besproken worden met:

• Iemand uit de raad;

• De vertrouwenspersoon van de eigen partij of een koepelorganisatie;

• De griffier en/of burgemeester.

Het bespreekbaar maken van een integriteitsdilemma met een vertrouwenspersoon, de griffier of burgemeester geeft duidelijkheid of er reden is voor een melding. De kring van betrokkenen wordt zo klein als mogelijk gehouden.

Onderdeel 2: De melding

Verantwoordelijken voor afhandeling melding

Een melding wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt schriftelijk (of eventueel mondeling) en vertrouwelijk. Hierbij mag hulp ingeschakeld worden van bijvoorbeeld de griffier of de sparringpartner met wie eerder de twijfel is besproken. Bij het afhandelen van de melding laat de burgemeester zich ondersteunen door de griffier of gemeentesecretaris.

• Bij meldingen aangaande raadsleden en commissieleden ondersteunt de griffier de burgemeester.

• Bij meldingen aangaande wethouders ondersteunt de gemeentesecretaris de burgemeester.

N.B. De burgemeester kan op basis van eigen waarnemingen of externe berichtgeving worden geattendeerd op een vermeende integriteitsschending. De burgemeester kan dan op eigen initiatief een melding opstellen.

Eisen aan de melding

De melding dient schriftelijk te worden ingediend en moet over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan. Indien gewenst kan een melding ook mondeling worden gedaan. In dat geval wordt de melding door de griffier of gemeentesecretaris genoteerd. De melder ondertekent deze melding.

Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval:

• de naam en/of de positie van de persoon die wordt verdacht van schending;

• de functie: raadslid, commissielid, wethouder of burgemeester;

• de naam en het adres van de melder;

• een korte beschrijving van de mogelijke schending:

  • aard van het feit (wat is er gebeurd?);

  • valideerbaarheid (valt het te bewijzen?);

  • geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid (hoe groot is de kans?);

  • ernst van de zaak (wat is de impact?).

Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen. Bij eventuele externe berichtgeving en eigen waarneming, door de burgemeester, wordt de burgemeester zelf als melder beschouwd.

Screening van de melding door de burgemeester en ondersteuner

• 1. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt vermeld dat de identiteit van de melder in beginsel niet bekend wordt gemaakt.

• 2. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en geaccordeerd.

• 3. De burgemeester en de ondersteuner wegen de melding op vijf punten:

  • a. de aard van de (vermoede) handeling;

  • b. de mate waarin de melding te controleren is;

  • c. de respectievelijke posities van melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft;

  • d. de geloofwaardigheid;

  • e. de ernst en spoedeisendheid.

• 4. De burgemeester stelt de betrokken wethouder of het betrokken raads- of commissielid op de hoogte van het feit dat er een melding is gemaakt, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen, zoals bijvoorbeeld de kans op het verdwijnen van bewijsmateriaal.

Conclusies

Op basis van het gesprek met de griffier of met de gemeentesecretaris, neemt de burgemeester een beslissing over het vervolg. De burgemeester kan tot drie conclusies komen:

• 1. De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een schending. De melder krijgt dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen gevolg heeft gehad.

• 2. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. Na het vooronderzoek kan de burgemeester besluiten tot conclusie 1 of conclusie 3.

• 3. Er is direct een extern uitgebreid onderzoek nodig.

Communicatie

De burgemeester informeert het presidium in vertrouwen dat er een melding is gedaan. Wanneer na de screening blijkt dat de melding geen opvolging krijgt (conclusie 1), koppelt de burgemeester dit terug aan het presidium. In de gevallen van conclusie 2 of conclusie 3 informeert de burgemeester in vertrouwen het presidium over het vervolg. Hierbij dient formeel geheimhouding opgelegd te worden.

N.B. 1 In sommige situaties is het beter de persoon in kwestie niet onmiddellijk te informeren over het op handen zijnde onderzoek, bijvoorbeeld als diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst zo snel mogelijk maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc..

N.B. 2 Zowel melder als betrokkene kunnen in het geval van conclusie 1 vragen om wél over te gaan tot een onderzoek. In dat geval gaat er een verzoek uit naar het presidium. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Bij een meerderheid van ⅔ van de stemmen, wordt het onderzoek alsnog uitgevoerd.

Onderdeel 3: Vooronderzoek

Uitvoering vooronderzoek

• 1. De burgemeester voert een gesprek met zowel de melder als de politieke ambtsdrager in kwestie. Indien de melding een wethouder betreft is de gemeentesecretaris bij dit gesprek aanwezig. Indien de melder een raads- of commissielid betreft, is de griffier aanwezig.

• 2. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging. Hierin staat een korte omschrijving van de aard van de melding. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt hierbij geen kopie van de melding.

• 3. Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen.

• 4. Daarnaast kan er onderzoek gedaan worden in documenten of open bronnen. Ook kan er informatie worden ingewonnen bij experts.

De burgemeester komt op een zo kort mogelijke termijn tot een gemotiveerde schriftelijke beoordeling van de melding. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Na het vooronderzoek komt de burgemeester tot conclusie 1 (de melding krijgt geen verder vervolg) of conclusie 3 (extern onderzoek naar de melding). De burgemeester informeert het presidium mondeling in vertrouwen, onder geheimhouding, over het vooronderzoek en het eventuele vervolg.

Onderdeel 4: Uitgebreid onderzoek

Als wordt besloten dat er een uitgebreid onderzoek nodig is, geeft de burgemeester externe adviseurs of onderzoekers hier opdracht toe. Op de uitvoering van het onderzoek rust geheimhouding. De betrokken politiek ambtsdrager is vrij zich te laten bijstaan. De eventuele kosten hiervan worden door de betrokken politiek ambtsdrager zelf gedragen.

Een uitgebreid onderzoek bestaat uit de volgende stappen:

• 1. De burgemeester komt met de externe onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksopdracht en -vragen, de methoden, de planning en kosten, het team en de wijze van rapportage. De externe onderzoekers dienen zich te houden aan de in het onderhavige protocol beschreven werkwijze.

• 2. In overleg met de externe onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld.

• 3. De burgemeester informeert per brief de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en de fractievoorzitters dat er een onderzoek wordt ingesteld. Vaste onderdelen zijn: de aanleiding voor het onderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.

• 4. Er wordt zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 5. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente als externe partijen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan.

• 6. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien er geen reactie wordt gegeven binnen de gestelde termijn, wordt het verslag als geaccordeerd beschouwd. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de externe onderzoekers en worden niet gedeeld met de gemeente en/of de burgemeester.

• 7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek.

• 8. De betrokken politiek ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen.

• 9. De betrokken politiek ambtsdrager mag een zienswijze geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport.

• 10. Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de externe onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. Tevens wordt geadviseerd over maatregelen. Als het onderzoek de burgemeester betreft, leveren de onderzoekers het rapport op bij de gemeentesecretaris.

Onderdeel 5: Afronding

De burgemeester stelt het rapport onder geheimhouding ter beschikking aan de onderzochte politiek ambtsdrager.

• Indien er geen sprake is van integriteitsschending wordt dit teruggekoppeld aan het presidium. Het onderzoeksrapport zal niet openbaar gemaakt worden.

• Indien er wel sprake is van integriteitsschending wordt het presidium daarvan in vertrouwen onder geheimhouding op de hoogte gesteld. De rapportage wordt met oplegging van geheimhouding verstrekt aan de raadsleden. Vervolgens wordt het rapport besproken in een raadsvergadering. Bij aanvang van de vergadering beslist de raad of de geheimhouding wordt bekrachtigd of opgeheven. De raadsvergadering wordt als openbare vergadering geagendeerd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. De burgemeester besluit dit in overleg met het presidium.

• C. Nazorg

Contact met de melder

De burgemeester plant een gesprek in met de melder.

Nazorg richting de politiek bestuurder

De burgemeester plant een evaluatiegesprek in met degene naar wie onderzoek is verricht.

Nazorg richting de ambtelijke organisatie

De gemeentesecretaris plant een evaluatiegesprek in met degene(n) die meegewerkt heeft/hebben aan het onderzoek.

Opzettelijk valse melding

Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder.

Rapportage en verantwoording

Jaarlijks brengt de burgemeester, aan het presidium, verslag uit over het aantal meldingen, onderzoeken en de daarmee gepaard gaande kosten op het gebied van integriteit.

Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 31 januari 2023.

De raad voornoemd,

De griffier,

J.M. van Dongen-Hermans

de voorzitter,

A.J.M.H. van de Ven