Controleprotocol subsidies gemeente Middelburg 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg;

Gelet op:

• de Algemene wet Bestuursrecht (Awb) titel 4.2;

• de Algemene subsidieverordening gemeente Middelburg 2022 (Asv);

Overwegende dat:

a. het van belang is te concretiseren waar de financiële verantwoording van de subsidies en de controleverklaring aan dient te voldoen om op die wijze te kunnen controleren of de verstrekte subsidie getrouw en rechtmatig is verleend.

Besluiten:

b. het controleprotocol subsidies gemeente Middelburg 2022 vast te stellen.

Artikel 1. Inleiding

Op grond van de Algemene subsidieverordening gemeente Middelburg 2022 (hierna te noemen Asv) worden subsidies verstrekt. De subsidieontvanger is, afhankelijk van de hoogte van de subsidie, verplicht om over de realisatie van de activiteiten door de besteding van subsidie verantwoording af te leggen aan de gemeente Middelburg.

De Asv stelt bij de aanvraag tot subsidievaststelling met een omvang groter dan € 50.000,- een financiële verantwoording en hierover afgegeven controleverklaring van een accountant verplicht. Dit is opgenomen in artikel 24, tweede lid, onder d, van de Asv. Het protocol is van toepassing op de subsidies zoals bedoeld in het voorgaande artikel, of subsidies waarbij in de verleningsbeschikking op grond van de Asv expliciet is opgenomen dat een controleverklaring van een accountant verplicht onderdeel is van de verantwoording. Indien in de verleningsbeschikking op grond van de Asv aanwijzingen zijn opgenomen welke afwijken van dit protocol, gelden de aanwijzingen volgend uit de verleningsbeschikking.

Dit protocol is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg op 20-12-2022. Het protocol heeft tot doel aan de accountant van de subsidie-ontvanger een normenkader te geven. Het beschrijft de werkzaamheden van de accountant welke leiden tot een controleverklaring bij de financiële verantwoording. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van het betreffende protocol aan de accountant.

Indien meerdere subsidies verkregen worden door de subsidieontvanger, wordt het uitgangspunt gehanteerd dat het controleprotocol van de subsidieverstrekker met het hoogste bedrag aan subsidie bepalend is. De subsidieontvanger zal dit actief communiceren.

Artikel 2. Begripsomschrijvingen

a. accountant: een accountant zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft gegeven de financiële verantwoording te controleren;

b. algemene-egalisatiereserve: een reserve bedoeld om schommelingen in de inkomsten en uitgaven op te vangen. Dit omvat de algemene reserve;

c. college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg;

d. controleverklaring: een schriftelijke verklaring van een onafhankelijk accountant inhoudende een oordeel over het getrouwe beeld en de financiële rechtmatigheid gericht op de subsidieverantwoording voor een aanvraag tot subsidievaststelling;

e. financiële verantwoording: een specifieke subsidieverantwoording welke bestaat uit een jaarrekening of een separaat financieel verslag. De verantwoording dient een vergelijking te bevatten van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de aanvraag en de werkelijk gerealiseerde baten en lasten;

f. financieel verslag: omvat een vergelijking van de baten en lasten uit de begroting en de gerealiseerde uitgaven en inkomsten per verleende subsidie. Tevens dient hieruit te blijken dat de activiteiten tegen meer of minder kosten dan het bedrag van de subsidie zijn gerealiseerd;

g. getrouwheid: de betrouwbaarheid van de gegevens is zodanig dat de gebruiker van de gegevens hierop beslissingen kan nemen;

h. jaarrekening: omvat een opgestelde jaarrekening conform de wetgeving op de jaarrekening (indien van toepassing Burgerlijk Wetboek boek 2 titel 9), waar een specificatie is opgenomen van de activa en passiva, een vergelijking met het voorgaande jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij die subsidieaanvraag;

i. materialiteit: geeft de kritische lijn aan bij de besluitvorming van de gebruiker, waarbij het fungeert als de maximale grens tot waar afwijkingen in de financiële verantwoording worden geaccepteerd en waarboven beslissingen kunnen veranderen;

j. rechtmatigheid: de financiële middelen zijn aangewend en verantwoord conform de wet- en regelgeving, als zijnde het normenkader van dit protocol;

k. subsidie: aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Artikel 3. Uitgangspunten voor de verantwoording

Ingevolge artikel 24, tweede lid, van de Asv is informatie opgenomen over de verantwoording gericht op subsidies met een omvang groter dan € 50.000,-. De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot subsidievaststelling de stukken zoals opgenomen in artikel 24, tweede lid, onder a, b, c en d, van de Asv, respectievelijk:

a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;

b. een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en

d. een controleverklaring, conform het controleprotocol behorend bij deze verordening, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Artikel 4. Object van de controle

1. Voor het verkrijgen van een controleverklaring zoals bedoeld in artikel 24, tweede lid, onder d, van de Asv, verstrekt de subsidieontvanger aan een accountant de opdracht om de financiële verantwoording te controleren;

2. Het object van de controle, zoals bedoeld in het eerste lid, betreft:

a. Het financieel verslag; of

b. De jaarrekening.

Artikel 5. Normenkader

Het normenkader kader voor dit protocol omvat de volgende wet- en regelgeving:

a. de Algemene subsidieverordening gemeente Middelburg 2022 (Asv);

b. de eventueel aanwezige nadere regels op grond waarvan de subsidie is verleend;

c. de vastlegging in de verleningsbeschikking.

Artikel 6. Algemene uitgangspunten voor de controle

1. Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in artikel 5 van dit controleprotocol;

2. Het staat de accountant vrij om een eigen controleaanpak te kiezen, mits aan lid 1 van artikel 6 wordt voldaan. Dit protocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor;

3. Uit de controleverklaring dient te blijken dat de controle is uitgevoerd in overeenstemming met het normenkader zoals opgenomen in artikel 5 van dit protocol en het daarbij behorende Controleprotocol subsidies gemeente Middelburg 2022 is toegepast.

Artikel 7. Specifieke uitgangspunten bij de controle bij verantwoording met jaarrekening

De accountant dient de volgende punten vast te stellen:

a. De financiële verantwoording is opgesteld conform artikel 3, eerste lid, onder b en c, van dit protocol, het van toepassing zijnde begrip jaarrekening zoals opgenomen in artikel 2 van dit protocol en de geldende specifieke subsidievoorwaarden;

b. De jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en met de begroting bij de subsidieaanvraag;

c. De afwijkingen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de jaarrekening, met vermelding van de omvang van de afwijking;

d. De jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva (balans) en de baten en lasten (exploitatierekening);

e. De baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord;

f. De baten en lasten per verleende subsidie zijn juist en getrouw verantwoord;

g. De baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig;

h. het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen tegenstrijdigheden;

i. De subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat uiteengezet is in artikel 5 van dit protocol.

Artikel 8. Specifieke uitgangspunten bij de controle bij verantwoording met financieel verslag

De accountant dient de volgende punten vast te stellen:

a. De financiële verantwoording is opgesteld conform artikel 3, eerste lid, onder b en c, van dit protocol, het van toepassing zijnde begrip financieel verslag zoals opgenomen in artikel 2 van dit protocol en geldende specifieke subsidievoorwaarden;

b. Het financieel verslag bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en met de begroting bij de subsidieaanvraag;

c. De afwijkingen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in het financieel verslag, met vermelding van de omvang van de afwijking;

d. De baten en lasten per verleende subsidie zijn juist en getrouw verantwoord;

e. De baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig;

f. het activiteitenverslag is verenigbaar met het financieel verslag en bevat geen tegenstrijdigheden;

g. De subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat uiteengezet is in artikel 5 van dit protocol.

Artikel 9. Betrouwbaarheid en materialiteit

1. Bij een verantwoording met een jaarrekening gelden de voor de jaarrekeningcontrole gebruikelijke materialiteitspercentages. Deze bepaalt de accountant zelf op basis van een professioneel oordeel. Hiervoor gelden geen nadere eisen;

2. De controle van een separaat financieel verslag moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95% gehanteerd moet worden;

3. Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in het verslag geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van het subsidiabele bedrag;

4. Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de onderstaande goedkeuringstoleranties van toepassing bij een separaat financieel verslag. Indien de accountant bij de controle van het financieel verslag zowel afwijkingen (fouten) als onzekerheden aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

Aard van de verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelsonthouding	Afkeurend
Fouten in de financiële verantwoording (betreft % van de verleende subsidie)	≤ 1%	> 1% < 3%	–	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (betreft % van de verleende subsidie)	≤ 3%	> 3% < 10%	≥ 10%	–

Artikel 10. Controleverklaring

1. Er worden door de gemeente Middelburg geen specifieke eisen gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat het Controleprotocol subsidies gemeente Middelburg 2022 is toegepast en dat de voorbeeldtekst uit paragraaf 10.2 (jaarrekening) of 10.3 (financieel verslag) van HRA III van de NBA is toegepast;

2. De accountant dient in de verklaring een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid, waarbij voor het begrip rechtmatigheid de definitie wordt gevolgd die in artikel 2 van dit protocol is vastgelegd;

3. Ingeval door de accountant specifieke bevindingen zijn gedaan en deze bevindingen naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor de Gemeente Middelburg, dient de controleverklaring voorzien te zijn van een toelichtende paragraaf.

a. dit geldt voor een controleverklaring welke een andere strekking dan goedkeurend heeft;

b. dit geldt voor de omvang van de reservepositie welke hoger is dan het genoemde percentage gebaseerd op artikel 13 en de toelichting hierop van de Asv.

Artikel 11. Review van de accountantscontrole

Het college kan een review laten uitvoeren op de door de accountant van subsidieontvanger verrichte werkzaamheden inzake de controleverklaring.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Middelburg d.d. 20-12-2022.

De burgemeester,

De secretaris,