Verordening Commissie van de rekening 2022

De gemeenteraad van de gemeente Lelystad,

gelezen het voorstel van de agendacommissie;

gelet op art. 84 van de Gemeentewet

BESLUIT:

• I. De Verordening Commissie van de rekening 2022 vast te stellen

Verordening Commissie van de rekening Lelystad 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. wet :	Gemeentewet;
b. voorzitter :	voorzitter van de commissie;
c. raad:	gemeenteraad
d. college :	college van burgemeester en wethouders;
e. rekenkamer :	de Rekenkamer van de gemeente Lelystad;
f. commissie :	commissie van de Rekening;
g. lid:	lid van de commissie

Artikel 2. Commissie van de rekening

De raad stelt uit zijn midden een commissie samen op grond van artikel 84 van de wet: de commissie van de rekening.

Artikel 3. Taken Commissie van de rekening

De commissie heeft de volgende taken:

• 1. Het adviseren van de raad over de opdrachtverstrekking of -verlenging aan de accountant voor controle als bedoeld in artikel 213 jo 197 van de wet en eventuele aanvullende opdrachten binnen de door de raad gestelde kaders;

• 2. Het voeren van overleg met de accountant als vertegenwoordiging van de raad zoals bedoeld in de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lelystad’.

• 3. Het agenderen van periodiek overleg met de accountant om de volgende rapportages te bespreken en overleggen te voeren:

  • de wijze van inrichting van de controle en het auditplan

  • managementletter (tussentijdse controle door de accountant).

  • accountantsverslag (verslag van bevindingen)

  • controleverklaring

• 4. Het adviseren van de raad over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid aspecten van de besluitvorming inzake:

  • jaarstukken, programmarealisatie en accountantsverslag;

  • nota reserves en voorzieningen;

  • onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid;

  • toetsen verbeterplan administratieve organisatie en interne controle;

  • rapportage onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid;

  • andere comptabele stukken van het college die door de raad worden doorverwezen.

• 5. Het voeren van overleg met de Rekenkamer als vertegenwoordiger van de raad, zoals bedoeld in de ‘Verordening op de Rekenkamer voor Lelystad’

• 6. Het voorbereiden van de voordracht van kandidaten voor het lidmaatschap, het voorzitterschap en het plaatsvervangend lidmaatschap van de Rekenkamer;

• 7. Het adviseren van de raad over de rapporten van de Rekenkamer, dit advies bevat zo nodig een raadsvoorstel en een inhoudelijke reactie als het rapport betrekking heeft op een onderwerp die de inhoudelijke adviestaak van de commissie raakt;

• 8. Het onderhouden van de contacten tussen raad en Rekenkamer;

• 9. Het adviseren van de Rekenkamer.

Artikel 4. Samenstelling

• 1. De commissie bestaat uit vijf raadsleden dan wel fractieassistenten, waarvan minimaal drie raadsleden. Vanuit een politieke fractie mag maximaal 1 persoon zitting nemen.

• 2. Bij verhindering kan een lid een waarnemer uit zijn fractie afvaardigen.

• 3. De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 4. Elk lid van de commissie heeft één stem in de vergaderingen van de commissie, van afwijkende standpunten wordt melding gemaakt in verslagen en adviezen van de commissie.

Artikel 5. Werkwijze

• 1. De commissie wordt direct, door het college in kennis gesteld van alle informatie die na het opmaken van de stukken als bedoeld in artikel 3 lid 4 en vóór behandeling ervan in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat deze stukken geven.

• 2. Vragen van de commissie worden schriftelijk aan het college voorgelegd. Het college beantwoordt, zo mogelijk voor de eerstvolgende vergadering van de commissie, de vragen schriftelijke, of mondeling door een collegelid, dat zich door ambtenaren kan laten bijstaan.

• 3. De commissie brengt haar adviezen (en andere stukken) als bedoeld in artikel 3 voor de raadsbehandeling schriftelijk aan de raad uit.

• 4. In de verslaglegging van commissie wordt bij stemming aangegeven als er een afwijkende mening is.

• 5. De commissie is bevoegd:

  • a. een collegelid te benaderen om alle stukken te krijgen die zij nodig denkt te hebben voor haar werkzaamheden;

  • b. schriftelijk overleg te voeren met een collegelid;

  • c. voor het verkrijgen van inlichtingen een collegelid uit te nodigen in haar vergadering, die zich door ambtenaren kan laten bijstaan;

  • d. een externe deskundige in te schakelen, mits de raad toestemming geeft voor de daaraan verbonden kosten.

Artikel 6. Burgemeester en wethouders

• 1. De voorzitter kan collegeleden uitnodigen om bij een vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2. Als de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter. De voorzitter beslist zo spoedig mogelijk op dit verzoek.

Artikel 7. Gemeentesecretaris of andere ambtenaren

De commissie kan het college verzoeken de gemeentesecretaris of andere ambtenaren van de gemeente Lelystad aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 8. Uitleg verordening.

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Commissie van de rekening 2022’.

Artikel 10. Inwerkingtreding en intrekken oude verordening

Deze verordening treedt onmiddellijk in werking onder gelijktijdige intrekking van de ‘verordening op de commissie van de rekening’ d.d. 11 mei 2010.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 31 januari 2023,

de griffier,

de voorzitter,

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2. Commissie van de rekening

De raad stelt uit zijn midden een commissie samen op grond van artikel 82 van de wet: de commissie van de rekening.

Artikel 3. Taken Commissie van de rekening

De commissie is een verlengstuk van de raad zonder politiek karakter. De commissie geeft financieel-technisch advies aan de raad. En voert namens de raad overleg over, alle aspecten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van de rechtmatig-, doelmatigheid en controlerende taak van de raad.

Te denken valt aan de volgende taken:

• Het voorbereiden en adviseren over de selectie en benoeming van de accountant voor de controle van de jaarrekening.

• Het voeren van periodiek overleg met de accountant en (desgewenst) het college over de diverse producten van de accountant en het college betreffende de planning- en controlcyclus.

• Het voorbereiden en adviseren over de voordracht van kandidaten voor het lidmaatschap, het voorzitterschap en het plaatsvervangend lidmaatschap van de Rekenkamer.

• Het voeren van overleg met de rekenkamer als vertegenwoordiger van de raad.

• Het adviseren van de raad over rapporten van de rekenkamer.

• Het zorgen voor afstemming tussen diverse controles door de accountant, rekenkamer en het college.

• Het adviseren van de raad over de kwaliteit, inhoud en vorm van de planning & controlcyclus en – instrumenten.

Artikel 4. Samenstelling

• 1. De commissie bestaat uit vijf raadsleden

• 2. Bij verhindering kan een lid een waarnemer uit zijn fractie afvaardigen. Dit mag ook een fractie-assistent zijn.

• 3. De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 4. Elk lid van de commissie heeft één stem in de vergaderingen van de commissie, van afwijkende standpunten wordt melding gemaakt in verslagen en adviezen van de commissie.

Artikel 5. Werkwijze

• 1. Wanneer informatie over stukken (zoals jaarstukken, programmarealisatie en accountantsverslag, nota reserves en voorzieningen e.d.) voor behandeling in de raad beschikbaar komt, wordt de commissie hier direct over geïnformeerd.

• 2. Vragen van de commissie worden schriftelijk aan het college voorgelegd. Het college beantwoordt, zo spoedig mogelijk, in ieder geval voor de eerstvolgende vergadering van de commissie. De vragen worden schriftelijke, of mondeling door het college beantwoord en het collegelid mag daarvoor zich door ambtenaren bij laten staan.

• 3. De commissie brengt haar adviezen (en andere stukken) als bedoeld in artikel 3 voor de raadsbehandeling schriftelijk aan de raad uit.

• 4. De commissie is bevoegd:

  • a. een collegelid te benaderen om alle stukken te krijgen die zij nodig denkt te hebben voor haar werkzaamheden;

  • b. schriftelijk overleg te voeren met een collegelid;

  • c. voor het verkrijgen van inlichtingen een collegelid uit te nodigen in haar vergadering, die zich door ambtenaren kan laten bijstaan;

  • d. een externe deskundige in te schakelen, mits de agendacommissie toestemming geeft voor de daaraan verbonden kosten.

Artikel 6. Burgemeester en wethouders

• 3. De voorzitter kan collegeleden uitnodigen om bij een vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 4. Als de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter. De voorzitter beslist zo spoedig mogelijk op dit verzoek.

Artikel 7. Gemeentesecretaris of andere ambtenaren

De raadscommissie kan het college verzoeken de gemeentesecretaris of andere ambtenaren van de gemeente Lelystad aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.