Verordening gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn

De raad van de gemeente Apeldoorn;

gelet op het voorstel van het presidium van 29 juni 2023;

gelet op het raadsbesluit van 6 juli 2023;

gelet op de artikelen 81a, 81k en 149 van de Gemeentewet;

gezien de zienswijze van de Rekenkamercommissie van 3 juni 2023;

Besluit vast te stellen de Verordening gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn

Verordening gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• beleid: het streven naar het bereiken van bepaalde, nader omschreven doeleinden met bepaalde middelen en in een bepaalde tijdsvolgorde;

• college: college van burgemeester en wethouders;

• doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;

• rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen;

• rekenkamer Apeldoorn: gemeentelijke rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet;

• voorzitter: voorzitter van de rekenkamer Apeldoorn.

Artikel 2. Rekenkamer Apeldoorn

• 1. Er is een rekenkamer Apeldoorn.

• 2. De rekenkamer Apeldoorn bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter.

• 3. De rekenkamer Apeldoorn regelt in het eigen Reglement van Orde de plaatsvervanging van de voorzitter.

Artikel 3. Taken Rekenkamer Apeldoorn

• 1. De rekenkamer Apeldoorn heeft als taak het onderzoeken van en het adviseren aan de raad over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde beleid.

• 2. De rekenkamer Apeldoorn kan ook onderzoek instellen naar:

  • a. NV’s en BV’s (en dochtermaatschappijen hiervan) waarin de gemeente (samen met andere gemeenten, provincies of het Rijk of alleen) tenminste 50% van de aandelen bezit.

  • b. Subsidies (inclusief leningen en garanties) aan rechtspersonen, commanditaire vennootschappen, VOF’s en natuurlijke personen die door de gemeente zijn verstrekt ten laste van de gemeentebegroting, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

  • c. Privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee de gemeente contracten sluit voor uitvoering van een publieke taak mits de gemeente het recht heeft om bij de betreffende organisatie controles uit te voeren ten aanzien van de geleverde goederen of diensten. Dit gaat bijvoorbeeld over de inkoop van jeugdzorg of maatschappelijke ondersteuning.

• 3. Een door de rekenkamer Apeldoorn ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 4. Klankbordgroep en begeleidingscommissie

• 1. Er is een klankbordgroep voor de rekenkamer Apeldoorn waarin alle fracties vertegenwoordigd kunnen zijn.

• 2. Dit betreft maximaal 1 raadslid of fractievertegenwoordiger per fractie in de gemeente Apeldoorn.

• 3. De klankbordgroep bestaat uit door de raad benoemde leden.

• 4. De raad kan daarnaast een aantal plaatsvervangers benoemen die hen bij afwezigheid kunnen vervangen.

• 5. De klankbordgroep kan afhankelijk van de aard en het onderwerp van onderzoek, op verzoek van de rekenkamer Apeldoorn worden versterkt/aangevuld met leden uit de raad of fractievertegenwoordigers.

• 6. De begeleidingscommissie wordt gevormd vanuit de klankbordgroep, en eventueel andere leden afhankelijk van het onderwerp waar het onderzoek betrekking op heeft.

• 7. De klankbordgroep gaat met de rekenkamer Apeldoorn in gesprek over de zogeheten lange lijnen, waaronder:

  • a. het werkprogramma;

  • b. het jaarverslag;

  • c. de eens per bestuursperiode van de rekenkamer Apeldoorn te houden (tussen)evaluatie.

Artikel 5. Benoeming en herbenoeming

• 1. De leden van de rekenkamer Apeldoorn, waaronder de voorzitter, worden voor een periode van zes jaar benoemd.

• 2. De leden van de rekenkamer Apeldoorn, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal een keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd.

Artikel 6. Ontslag en non-activiteit

• 1. De raad ontslaat de voorzitter en (plaatsvervangend) leden of stelt hen op non-actief.

• 2. Het lidmaatschap van de voorzitter of lid van de rekenkamer Apeldoorn eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het voorzitterschap dan wel lidmaatschap van de rekenkamer Apeldoorn;

  • c. wanneer de voorzitter of het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • d. indien de voorzitter of het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 3. De voorzitter en de leden van de rekenkamer Apeldoorn kunnen door de raad worden ontslagen wanneer deze door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn de functie in de rekenkamer Apeldoorn te vervullen.

• 4. Het lidmaatschap van een (plaatsvervangend) lid van de klankbordgroep dan wel begeleidingscommissie eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of fractievertegenwoordiger;

  • c. indien de raad van oordeel is dat het (plaatsvervangend) lid niet langer geschikt is om de functie te vervullen.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning

• 1. De rekenkamer Apeldoorn heeft een ambtelijk secretaris-onderzoeker.

• 2. De raad wijst de ambtelijk secretaris-onderzoeker aan, alsmede ook een of meer plaatsvervangers, op voordracht van de voorzitter van de rekenkamer Apeldoorn.

• 3. De griffier regelt in overleg met de voorzitter van de rekenkamer Apeldoorn de plaatsvervanging van de ambtelijke secretaris-onderzoeker.

Artikel 8. Budget

De rekenkamer Apeldoorn is bevoegd binnen zijn budget uitgaven te doen voor de uitvoering van de werkzaamheden van de rekenkamer Apeldoorn.

Artikel 9. Vergoeding

• 1. De leden van de rekenkamer Apeldoorn ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste maandelijkse vergoeding.

• 2. De vergoeding uit het eerste lid bedraagt:

  • a. voor de voorzitter € 1.200,- en een onkostenvergoeding van € 50,- per maand;

  • b. voor de leden € 1.000,- en een onkostenvergoeding van € 50,- per maand.

• 3. De leden van de rekenkamer Apeldoorn ontvangen daarnaast een vergoeding voor hun reiskosten. Dit is maximaal de belastingvrije kilometervergoeding. Kosten van openbaar vervoer worden geheel vergoed.

• 4. In relatie tot de vaste maandelijkse vergoeding worden per jaar minimaal 2 afgeronde onderzoeken met bijbehorende onderzoeksrapporten gerealiseerd door de rekenkamer Apeldoorn.

Artikel 10. Werkprogramma

• 1. De rekenkamer Apeldoorn stelt jaarlijks, mede aan de hand van de aangedragen onderwerpen, een werkprogramma vast. Vaststelling van het werkprogramma geschiedt niet eerder dan nadat de klankbordgroep in de gelegenheid is gesteld daarover een advies uit te brengen.

• 2. De raad kan de rekenkamer Apeldoorn, voorafgaand aan de opstelling van het werkprogramma, gemotiveerd verzoeken een onderwerp in het werkprogramma op te nemen. Indien de rekenkamer Apeldoorn niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren.

Artikel 11. Probleemstelling en onderzoeksopzet

• 1. Probleemstelling en onderzoeksopzet zijn een eigen verantwoordelijkheid van de rekenkamer Apeldoorn, met inachtneming van het gestelde in artikel 4.

• 2. Een vastgestelde onderzoeksopzet brengt de rekenkamer Apeldoorn ter kennis van de raad, het college en eventueel een derde partij zoals vermeld in artikel 3, lid 2.

Artikel 12. Uitvoering onderzoek

• 1. Elk rapport van de rekenkamer Apeldoorn, betrekking hebbend op een onderzoek, bevat een verantwoording over de wijze waarop de rekenkamer Apeldoorn dat onderzoek heeft verricht en waarop zij van haar bevoegdheden gebruik heeft gemaakt.

• 2. Bij de uitvoering van haar onderzoek draagt de rekenkamer Apeldoorn zorg voor de toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor over de feitelijke bevindingen ten aanzien van de organisatieonderdelen, instellingen en de daarbij werkzame personen die onderwerp van onderzoek zijn.

• 3. Bij de uitvoering van haar onderzoek draagt de rekenkamer Apeldoorn zorg voor de toepassing van het eigen privacyreglement of geeft de rekenkamer Apeldoorn een uiteenzetting over hoe de gegevens worden gebruikt, zodat dit voor zowel de onderzoeksfase als latere archivering helderheid biedt op het aspect van omgaan met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor betrokkenen.

Artikel 13. Onderzoeksrapport

• 1. De rekenkamer Apeldoorn legt de resultaten van haar onderzoek vast in een concept-onderzoeksrapport.

• 2. Betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld om binnen een door de rekenkamer Apeldoorn te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, aan de rekenkamer Apeldoorn kenbaar te maken of en zo ja welke feitelijke onjuistheden in het concept-onderzoeksrapport staan vermeld. Betrokkenen zijn zij van wie de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is geweest. De rekenkamer Apeldoorn bepaalt verder wie nog meer als betrokkenen worden aangemerkt.

• 3. Bestuurlijk betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld om binnen een door de rekenkamer Apeldoorn te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, aan de rekenkamer Apeldoorn kenbaar te maken of en zo ja welke feitelijke onjuistheden in het concept-onderzoeksrapport staan vermeld.

• 4. Na vaststelling door de rekenkamer Apeldoorn worden het onderzoeksrapport en de nota van conclusies en aanbevelingen, alsmede de eventuele aanmerkingen op het rapport van betrokkenen zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

• 5. Het is aan de rekenkamer Apeldoorn of deze een concept-raadsvoorstel wil aanleveren aan de griffie, maar de griffie stelt het raadsvoorstel op ter aanbieding van het onderzoeksrapport.

Artikel 14. Monitoring aanbevelingen

De griffie verstrekt de raad jaarlijks vóór 1 mei een meerjarenoverzicht van de aan de raad en het college gedane voorstellen van de rekenkamer Apeldoorn welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.

Artikel 15. Slotbepalingen

• 1. De Verordening op de rekenkamercommissie vastgesteld op 30 september 2004 wordt ingetrokken.

• 2. Onderzoeken, ingezet krachtens de Verordening op de rekenkamercommissie, die pas worden afgerond na inwerkingtreding van deze verordening, worden afgerond krachtens deze verordening.

• 3. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

• 4. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn.

Aldus vastgesteld in de openbare raadvergadering van 21 december 2023.

Ondertekening

De gemeenteraad voornoemd,

De voorzitter,

A.J.M. Heerts

De waarnemend griffier,

S.M. Stam

Toelichting

Algemeen

Deze verordening is een aanvulling op hetgeen in de Gemeentewet is opgenomen over de gemeentelijke rekenkamer. Zie de tekst van de Gemeentewet, zoals op 1 januari 2023 gewijzigd door de Wet versterking decentrale rekenkamers, hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer). De raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Zie artikel 81a van de Gemeentewet. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2023, met een overgangstermijn van een jaar, dus uiterlijk 1 januari 2024 moet de raad een rekenkamer hebben ingesteld.

De raad moet ook het aantal leden van de rekenkamer vaststellen. Daarnaast moet de raad op grond van artikel 81k van de Gemeentewet bij verordening een vergoeding vaststellen voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer en een tegemoetkoming in hun kosten. De rekenkamer moet een reglement van orde voor haar werkzaamheden vaststellen (artikel 81i van de Gemeentewet).

Voorts mag de raad op grond van artikel 149 van de Gemeentewet aanvullende regels stellen in het belang van de gemeente en met inachtneming van de wet.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Rekenkamer Apeldoorn

In het eerste lid stelt de raad de rekenkamer Apeldoorn in. Dit is een wettelijke verplichting (artikel 81a van de Gemeentewet). De raad stelt ook het aantal leden van de rekenkamer Apeldoorn vast. Dit artikel regelt ook aanvullend op hetgeen er in de modelverordening is opgenomen, hoe de eventuele plaatsvervanging van de voorzitter wordt ingevuld. Dit is verder aan de rekenkamer Apeldoorn om hier invulling aan te geven via het eigen Reglement van Orde.

Artikel 3. Taken Rekenkamer Apeldoorn

Ondanks dat deze taken formeel onderdeel zijn van de artikelen 182 en 184 van de Gemeentewet worden ze hier toch herhaald, omdat daarmee duidelijk het verschil wordt aangegeven ten opzichte van de vroegere taken van de Rekenkamercommissie en de daarvoor ingestelde Rekeningcommissie.

Artikel 4. Klankbordgroep en begeleidingscommissie

Gezien de wijziging op de Verordening van de rekenkamercommissie uit 2004, waarbij raadsleden geen onderdeel meer uitmaken van de rekenkamer, is expliciet uitgewerkt hoe het contact met de raad is vormgegeven inclusief daar waar begeleiding van onderzoek vanuit de raad wenselijk wordt geacht.

Artikel 5. Benoeming en herbenoeming

In artikel 81c, vierde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een lid van de rekenkamer Apeldoorn kan herbenoemen. De wetgever heeft hierbij geen limiet gesteld aan het aantal herbenoemingen. Gekozen wordt één herbenoeming mogelijk te maken, vanuit continuïteit zonder dat er sprake is van een zeer lange zittingsperiode (twee herbenoemingen zou 18 jaar inhouden). Na de eerste zes jaar wordt gekeken of herbenoeming mogelijk c.q. gewenst is.

Artikel 6. Ontslag en non-activiteit

Dit artikel handelt over het ontslag van zowel de voorzitter en de leden van de rekenkamer Apeldoorn als de beëindiging van het lidmaatschap van de (plaatsvervangend) leden van de klankbordgroep dan wel begeleidingscommissie en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-actief te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning

In artikel 107e, tweede lid, van de Gemeentewet is geregeld dat de raad de op de griffie werkzame ambtenaren benoemt. De gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn kan vervolgens de secretaris-onderzoeker werven en afspraken maken met de griffie dat deze secretaris-onderzoeker op de griffie werkzaam wordt. Hierdoor wordt de secretaris-onderzoeker ook opgenomen in een team ten behoeve van de personele ondersteuning. Dit artikel voorziet derhalve in het benoemen van een ambtelijk secretaris-onderzoeker en plaatsvervangend secretaris(sen)-onderzoeker voor de rekenkamer Apeldoorn. De onderzoeksrol die de ambtelijk secretaris-onderzoeker eveneens vervult en eventuele andere taken, wordt nader uitgewerkt via het profiel voor de betreffende functie.

Artikel 8. Budget

De raad moet de rekenkamer Apeldoorn de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (artikel 81j, eerste lid, van de Gemeentewet). Dit omvat de totale kosten van de rekenkamer Apeldoorn en alle overige kosten voor de uitvoering van de taken.

Artikel 9. Vergoeding

De leden van de rekenkamer Apeldoorn ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (art. 81k Gemeentewet).

Artikel 10. Werkprogramma

De rekenkamer Apeldoorn dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen.

De raad kan het onderzoek door de rekenkamer Apeldoorn richting geven door onderwerpen aan te dragen die mogelijk onderzocht zouden kunnen worden, bijvoorbeeld onderwerpen van groot financieel of maatschappelijk belang.

Ook kan de raad de rekenkamer Apeldoorn – op grond van artikel 182, tweede lid, van de Gemeentewet – gemotiveerd verzoeken een bepaald onderwerp te onderzoeken. De rekenkamer Apeldoorn is echter niet verplicht dat verzoek van de raad in te willigen.

Doordat de mogelijkheid van het door de raad indienen van een verzoek uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er aan zo’n verzoek een bepaald gewicht toegekend. Indien de rekenkamer Apeldoorn niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daar goede gronden voor moeten aanvoeren.

Artikel 11. Probleemstelling en onderzoeksopzet

De rekenkamer Apeldoorn stelt onder eigen verantwoordelijkheid de probleemstelling en de onderzoeksopzet vast. Raad en college ontvangen een exemplaar van deze onderzoeksopzet.

Artikel 12. Uitvoering onderzoek

Vooral de openbaarheid van de onderzoeksrapporten zal de commissie dwingen tot zorgvuldigheid en kwaliteit. Overige kwaliteitseisen die aan de onderzoeksrapporten kunnen worden gesteld zijn beschreven in het eigen Reglement van Orde van de rekenkamer Apeldoorn.

Artikel 13. Onderzoeksrapport

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) concept-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren en werknemers van vennootschappen en instellingen worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijk wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de concept-aanbevelingen. Tot slot brengt de rekenkamer Apeldoorn een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 14. Monitoring aanbevelingen

Voor het college is in de wet geregeld dat het college jaarlijks moet laten weten wat er met de aanbevelingen aan het college is gedaan (art. 185a; “overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer Apeldoorn, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven”). Het college hoeft niet te rapporteren over aanbevelingen die aan de raad zijn gericht. Daarom is in dit artikel geregeld hoe en door wie wordt gerapporteerd over de opvolging van aan de raad gerichte aanbevelingen van de rekenkamer Apeldoorn.