Gedragscode Publicatie gemeente Heiloo 2023

De raad van de gemeente Heiloo;

Gehoord het advies van het presidium d.d. 21 november 2023;

Gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet;

Gelet op het bepaalde in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);

Gelet op het bepaalde in de Wet open overheid (WOO);

besluit:

vast te stellen de hierna volgende:

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo

Artikel 1 Definitie ‘publicatie’

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo op de website van de gemeente Heiloo en de sociale media van de gemeenteraad van Heiloo.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo kan alleen met instemming van de betreffende politieke ambtsdrager het volgende worden gepubliceerd: foto en emailadres. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer. Voor- en achternaam, partijnaam en nevenfuncties moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden voor de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Heiloo of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar worden gemaakt op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo, eventueel met vermelding van het team/domein waar zij werkzaam zijn.

c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo openbaar gemaakt.

In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Deze brieven kunnen wel worden opgevraagd door externen, waarna ze zo nodig geanonimiseerd zullen worden verstrekt aan de aanvragers. Aanvullend worden brieven van het college aan de raad integraal gepubliceerd (voor zover er geen geheimhouding is opgelegd). Ingekomen brieven die betrekking hebben op de behandeling van een voorstel worden geanonimiseerd toegevoegd aan de vergaderstukken voor de desbetreffende vergadering in het raadsinformatiesysteem.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen en informatieavonden van de gemeenteraad gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering is na te luisteren via het digitale geluidsverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een raadsinformatieavond is niet na te luisteren via het digitale geluidsverslag van de vergadering maar wordt wel op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor publicatie op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo, dan wordt deze geplaatst waarbij de persoonsgegevens zijn geanonimiseerd en enkel de naam wordt vermeld. De griffie wijst de inspreker schriftelijk expliciet op de wijze van publiceren.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Heiloo worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen.

Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven. Deze worden niet als zodanig op de website van de gemeente Heiloo openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

f. Uitnodigingen voor de raad

Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo openbaar gemaakt.

Als incidenteel overgegaan wordt tot de publicatie van activiteiten voor de raad, wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of emailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt.

Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 5 Citeertitel en inwerkingtreding

• a. Deze regeling kan worden aangehaald als Gedragscode publicatie 2023.

• b. Deze regeling treedt een dag na de bekendmaking in werking.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van maandag 18 december 2023

Mevrouw G. A. Beeksma

griffier

Mevrouw M. ten Bruggencate

voorzitter

Toelichting

Artikel 3a Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, besluitenlijsten, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

Op de website van de gemeente Heiloo kunnen alleen met instemming van de politieke ambtsdrager het volgende worden gepubliceerd:, foto en emailadres. Voor en achternaam, partijnaam en nevenfuncties moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.

Artikel 3b Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren worden genoemd in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’ (in de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens / AVG) . De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel het team/domein waar zij werkzaam zijn. In verband met de goede bereikbaarheid zijn de contactgegevens van de griffie wel terug te vinden op de website van de gemeente Heiloo.

Artikel 3c Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Openbaarmaking zou betekenen dat via het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd (op grond van de AVG). Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Verder vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.

Uitgangspunt van de Woo is een actieve informatieplicht van overheden t.b.v. het goed kunnen volgen van besluitvormingsprocessen. Vanuit dat oogpunt worden de brieven die het college aan de raad stuurt gepubliceerd op de website van de gemeente Heiloo. Deze brieven bevatten vaak in bepaalde mate informatie die voorsorteert op behandeling in de commissie en/of raad of geven de stand van zaken van langer lopende dossiers weer. Op deze manier zijn belangrijke ontwikkelingen binnen gemeentelijke dossiers door een ieder goed te volgen. Daarnaast worden brieven van inwoners of belanghebbenden die zien op onderwerpen die op de raadsagenda staan, geanonimiseerd bij de openbare stukken gevoegd. Briefschrijvers worden daarover geïnformeerd.

Artikel 3d Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de griffie expliciet op gewezen.

Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.

Insprekers leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. Hun mondelinge inbreng is terug te luisteren via het digitale geluidsverslag van de vergadering. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij de publicatie vermeld.

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website van de gemeente Heiloo met vermelding van hun naam.

Artikel 3e Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Artikel 3f Uitnodigingen voor de raad

Uitnodigingen voor de raad worden in de regel niet gepubliceerd. Indien dit in incidentele gevallen wel gebeurt, bijvoorbeeld met verkiezingsdebatten rondom de gemeenteraadsverkiezingen, geldt de volgende lijn:

In uitnodigingen voor de raad kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.