Financiële verordening gemeente Coevorden

No. 2023/1885

De raad van de gemeente Coevorden;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, bijlagenr. 1885;

overwegende:

• dat het gewenst is op hoofdlijnen regels te stellen voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer;

• dat de gemeenteraad streeft naar deregulering;

• dat regelingen eenvoudig van aard dienen te zijn;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende:

Financiële verordening gemeente Coevorden

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• begroting: een document waarin de beleidsvoornemens voor een kalenderjaar zijn vastgelegd. De voornemens zijn vertaald in een overzicht van alle voor dat kalenderjaar te verwachten inkomsten en uitgaven. Bij de gemeente Coevorden is dit de programmabegroting;

• financieringsbeheer: de (beleids)uitvoering van de financieringsfunctie binnen de kaders van de gemeenteraad;

• financieringsfunctie (treasury): de functie die alle activiteiten omvat die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's;

• jaarstukken: verantwoordingsdocument inzake de realisatie van de door de raad in de begroting vastgelegde beleidsvoornemens; bij de gemeente bestaan de jaarstukken uit het jaarverslag en de daarin opgenomen jaarrekening;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Financiën

Artikel 2. Financieel beleid

• 1. Het college draagt zorg voor:

  • een nota financieel beleid; deze nota stelt kaders met als uitgangspunt een verantwoord financieel beleid;

  • een nota reserve- en voorzieningen; deze nota behandelt tenminste de vorming en besteding van reserves en voorzieningen en de toerekening en verwerking van rente van de reserves en de voorzieningen;

  • een nota activabeleid; deze nota behandelt tenminste de afschrijvingsmethodieken en -termijnen van immateriële vaste activa en materiële vaste activa met economisch en maatschappelijk nut;

  • een nota grondbeleid; deze nota behandelt tenminste de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente, de verwerving en de uitgifte van gronden en de uitgangspunten voor de prijsstelling van de te verkopen gronden;

  • een nota lokale heffingen; deze nota behandelt tenminste de mate van kostendekkendheid van heffingen;

  • een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing; deze nota bevat tenminste een norm voor het weerstandsvermogen;

  • een nota verbonden partijen; deze nota behandelt tenminste de reden en de wijze van deelname in verbonden partijen;

  • een nota rechtmatigheid; deze nota bevat de belangrijkste regels die de raad als verplicht kader oplegt aan het college voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid vanaf 2023 en verder.

• 2. De nota’s als bedoeld in lid 1 worden voor onbepaalde tijd vastgesteld. Indien er wijzigingen in wet- en regelgeving optreden of als er sprake is van veranderende inzichten op basis van ervaringen uit de praktijk, passen wij de van toepassing zijnde nota aan.

• 3. Het college zendt de nota’s als bedoeld in lid 1 ter kennisname aan de raad.

Artikel 3. Financieringsfunctie

• 1. Het college stelt een financieringsstatuut vast waarin zorgvuldig financieringsbeheer uitgangspunt is.

• 2. In het financieringsstatuut worden tenminste nadere regels opgenomen over de volgende onderwerpen:

  • a. het aantrekken en uitzetten van financiële middelen;

  • b. de duurzame toegang tot financiële markten;

  • c. het beheersen van de financiële risico’s;

  • d. de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • e. rendementoptimalisatie van de beschikbare liquiditeiten.

• 3. Het college zendt het financieringsstatuut ter kennisname aan de raad.

Paragraaf 3. Sturing & verantwoording

Artikel 4. Kaderbrief

• 1. Het college biedt voor het zomerreces de kaderbrief aan met daarin de kaders en richtlijnen voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren.

• 2. De kaderbrief gaat in op de actualisatie van het bestuursprogramma en het nieuwe beleid en het financieel meerjarenperspectief.

• 3. De raad bepaalt aan de hand van de kaderbrief of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 5. Programmabegroting

• 1. De raad stelt bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast voor die raadsperiode.

Artikel 6. Halfjaarlijkse bestuursrapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van de halfjaarlijkse rapportage over de realisatie van de begroting aan de raad één keer per jaar door middel van een halfjaarlijkse bestuursrapportage.

• 2. De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programmabegroting.

• 3. De rapportage gaat in ieder geval in op de voortgang van het bestuursprogramma en over eventuele beleidsmatige en financiële afwijkingen en bijzonderheden.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de in de programmabegroting opgenomen beleidsvoornemens.

• 2. Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over het rechtmatig tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties.

Paragraaf 4. Financiële organisatie

Artikel 8. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie wordt voldaan;

• b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van rechten ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 9. Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• a. Voor de tariefproducten zoals riolering, reiniging, begraafplaatsen en bouwleges maken wij integrale kostprijsberekeningen. Het aantal toe te rekenen directe uren bepalen wij aan de hand van de vastgestelde formatie voor de betreffende producten.

• b. Jaarlijks beoordelen wij of een herziening van de toe te rekenen uren noodzakelijk is.

• c. Wij hanteren de uurtarieven uit de meest recente ‘Handleiding Overheidstarieven’ die het Ministerie van Financiën jaarlijks vaststelt.

• d. Het kostendekkende uurtarief dat wordt gehanteerd, bevat naast de directe loonkosten ook een opslag voor de kosten van overhead.

Artikel 11. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

• 1. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als percentage van de totale lasten van de gemeentelijke begroting. De bovengrens van de goedkeuringstolerantie is vastgelegd in het controleprotocol.

• 2. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke geconstateerde fout of onzekerheid boven het in het controleprotocol vastgesteld bedrag rapporteert in het verslag van bevindingen.

• 3. Voor de rapporteringstolerantie voor specifieke uitkeringen (SiSa) geldt als maatstaf dat de accountant elke niet door de gemeente te corrigeren fout en onzekerheid boven de financiële grens, zoals vastgelegd in het controleprotocol, opneemt in het verslag van bevindingen.

Paragraaf 5. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 12. Verantwoordings- en rapportagegrens

• 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen die de verantwoordingsgrens, zoals deze is vastgelegd in het controleprotocol, overschrijden.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag worden geconstateerde afwijkingen nader toegelicht als deze de rapportagegrens, zoals deze is vastgelegd in het controleprotocol, overschrijden.

• 4. In de nota rechtmatigheid vat de raad de belangrijkste regels samen die ze als verplicht kader oplegt aan het college voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid.

Artikel 13. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 14. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal door de raad vastgestelde kredietbedrag.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting al onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijving compenseren;

  • b. Er is sprake van een overschrijding van een open-einde regeling;

  • c. De overschrijding kon niet meer middels de laatste begrotingswijziging van het jaar worden geautoriseerd door de raad.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf 6. Slotbepalingen

Artikel 16. Intrekking oude verordening

De Financiële verordening gemeente Coevorden, vastgesteld bij raadsbesluit van 12 november 2019, wordt ingetrokken.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening gemeente Coevorden”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van 12 december 2023.

De raad voornoemd,

Voorzitter,

R. Bergsma

Griffier,

M. Lucassen