VERORDENING AUDITCOMITÉ GEMEENTE WAALWIJK 2024

De raad van de gemeente Waalwijk;

gelet op artikel 84 en 213 van de Gemeentewet.

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening Auditcomité gemeente Waalwijk 2024.

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

• 1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd het auditcomité.

• 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

  a. de accountant: de accountant, die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  b. fractievolger: een commissielid als bedoeld in de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, dat niet tevens raadslid is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd.

  c. fractievoorzitter: voorzitter van een fractie.

  d. rechtspositiebesluit: Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Artikel 2 Taken auditcomité

Het auditcomité is belast met de volgende taken:

• A. Relatie met de accountant:

• 1. Advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, in overleg met het college de voorbereiding van het aanbestedingstraject van de accountantscontrole en een voorstel doen aan de raad over de benoeming van de accountant. Indien in het contract met de accountant een verlengingsoptie is opgenomen, adviseert het auditcomité over de verlenging van het contract.

• 2. Vaststellen van het controleplan voor de accountantscontrole met de mogelijkheid om specifiek aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen.

• 3. Bespreking met de accountant over zijn rapport van bevindingen over de interim controle en de jaarrekeningcontrole en de advisering hierover aan de raad.

• 4 In overleg met delegatie (namens) college bespreking eventueel meerwerk van de accountant.

• 5. Tussentijdse bespreking van het functioneren van de accountant.

B. Overige taken:

• 1. Vaststelling van het normenkader met daarin alle relevante externe en interne wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole, alsmede de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.

• 2. Advisering aan de raad over raadsvoorstellen en bijbehorende stukken over de planning & controle.

• 3. Verzoek doen aan college om zich te laten informeren over onderwerpen die zijn gerelateerd aan financiën, control, rechtmatigheid en de (financiële) bedrijfsvoering van het gemeentelijk apparaat.

• 4. Bewaking van de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening en de doelmatigheidsonderzoeken zoals bedoeld in artikel 212 resp. 213a van de Gemeentewet.

• 5. Bevordering dat onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controleopdracht, de rekenkamer, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gemeentewet én onderzoeken door de raad op elkaar worden afgestemd.

• 6. Opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole.

• 7. Bespreking van (de uitvoering van) moties, ingekomen stukken van de raad en toezeggingen van het college over de planning & controle.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Het auditcomité is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp besluit ten behoeve van besluitvorming in de raad.

• 2. In het kader van de uitoefening van zijn in artikel 2 bedoelde taken is het auditcomité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de accountant en de rekenkamer.

• 3. Het auditcomité kan advies inwinnen bij een externe deskundige.

Artikel 4 Samenstelling

• 1. Het auditcomité bestaat uit ten minste vijf leden. Zowel raadsleden als fractievolgers kunnen lid van het auditcomité zijn.

• 2. Elke fractievoorzitter kan één lid aanstellen, met uitzondering van de fractie waarin de voorzitter van het auditcomité zitting heeft: de fractievoorzitter van deze fractie mag een extra lid voordragen. In dat geval heeft de voorzitter geen stem in het auditcomité. Na afstemming met de fractievoorzitters kan in bijzondere gevallen een extra lid van een fractie worden aangesteld.

• 3. De aanstelling geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse aanstellingen. Indien gedurende een raadsperiode wisseling in de bezetting van het auditcomité plaatsvindt, doet de fractievoorzitter hiervan mededeling aan de voorzitter van het auditcomité.

• 4. Hij die ophoudt raadslid of fractievolger te zijn, kan geen lid meer van het auditcomité zijn.

• 5. De fractievoorzitter kan de aanstelling van een lid uit zijn fractie intrekken. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van het auditcomité.

• 6. Een auditcomitélid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daar van schriftelijk kennis aan de voorzitter van het auditcomité.

• 7. Bij verhindering van een lid kan de fractievoorzitter een vervanger aanwijzen.

Artikel 5 Voorzitter

Het auditcomité wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 6 Secretaris

Het auditcomité wordt bijgestaan door een ambtelijke secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. Het auditcomité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 2. De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, het tijdstip en de voorlopige agenda van de vergadering.

• 3. De voorzitter kan verzoeken interne en externe adviseurs de vergaderingen bij te wonen en advies uit te brengen.

• 4. Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de teammanager Financiën en de accountant.

• 5. De vergaderingen en adviezen van het auditcomité zijn besloten, tenzij het auditcomité anders bepaalt.

• 6. Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door het auditcomité en vertrouwelijk ter kennis gebracht van de leden van de raad en fractievolgers.

Artikel 8 Quorum, besluitvorming en advisering

• 1. De vergadering van het auditcomité gaat door indien ten minste de helft van de leden aanwezig is.

• 2. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

• 3. Besluiten van het auditcomité worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 4. Indien het auditcomité niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de leden van de raad en fractievolgers gebracht.

• 5. Het auditcomité brengt aan de raad verslag uit van haar adviezen.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcomité gemeente Waalwijk 2024.

Artikel 10 Intrekken vorige verordening

Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt de ‘Regeling voor de instelling en werkzaamheden van het auditcomité’ ingetrokken.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2024.

Aldus vastgesteld in zijn vergadering op 21 december 2023.

DE RAAD VAN WAALWIJK

Namens deze,

de griffier, de voorzitter,

Jeske W.M. Louer, Sacha C.A.M. Ausems