Gemeenteblad van Heemstede
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heemstede | Gemeenteblad 2023, 552572 | delegatie- of mandaatbesluit |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heemstede | Gemeenteblad 2023, 552572 | delegatie- of mandaatbesluit |
Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2024
Bijlage 2 Domein Bestuurs- en Juridische Zaken
Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Bijlage 5 Domein Dienstverlening, Toezicht en Handhaving
Toezicht en handhaving openbare ruimte
Bijlage 6 Teams Bedrijfsvoering
Bijlage 7 Informatievoorzening & GR DIT
Bijlage 9 Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Privacybeheerder
Er is een hoofdstructuur die gevormd wordt door vier domeinen. Daarnaast zijn er bedrijfsvoeringsteams die vervlochten zijn met Bloemendaal. De vier domeinen zijn:
Hieronder volgt een overzicht van de teams die vallen onder de vier domeinen:
Vanaf 1 januari 2023 is de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede 2023 van kracht. Onderdeel van deze GR zijn HRM & Facilitaire Zaken en Communicatie.
Tot slot heeft Heemstede nog de teams Informatisering & DIT en team Financiën. Zij hebben ook mandaten.
Bestuursadvies en bestuurssecretariaat, behorende bij het domein BJZ, hebben geen mandaten.
Hiernaast zijn in Heemstede ook een CISO, een FG en een Privacybeheerder aangewezen. CISO betekent Chief information Security Officer, oftewel de informatiebeveiligingscoördinator. De CISO valt voor personele zaken onder Informatievoorziening & GR DIT.
De FG, ofwel de Functionaris Gegevensbescherming, is een interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens. De FG is voor wat betreft de adviestaak onafhankelijk en valt voor personele zaken onder Algemene en Juridische Zaken.
De Privacybeheerder is een interne adviseur voor alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. De Privacybeheerder valt voor personele zaken onder Algemene en Juridische Zaken. Uit het oogpunt van een efficiënte bedrijfsvoering zijn de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Uitgangspunt is dat de gemandateerde bij politieke of anderszins gevoelige zaken overlegt met de verantwoordelijke portefeuillehouder.
Veranderingen als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder de APV, zijn doorgevoerd in de mandaten. Ook alle overige gewenste veranderingen, al dan niet als gevolg van interne besluiten, zijn meegenomen.
Deze regeling bevat mandaten aan medewerkers van de gemeente zelf. Het is dus een interne mandaatregeling. De externe mandaten (zoals aan de Omgevingsdienst IJmond, het Noord-Hollands Archief en Woonservice Kennemerland) zijn niet in deze regeling opgenomen.
Het afdoen van klachten is geregeld in de Handleiding klachtbehandeling. Daarin is ook geregeld wie klachten tegen bijvoorbeeld een medewerker, domeinmanager, (team)manager, - leider of een lid van het college van burgemeester en wethouders afdoet.
Deze regeling gaat over mandaten, volmachten en machtigingen. Het is van groot belang om deze te onderscheiden van delegatie. Hieronder worden eerst de kenmerken van delegatie en mandaat uiteengezet. Daarna worden regels gegeven voor de uitoefening van mandaten, volmachten en machtigingen.
Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder zijn eigen verantwoordelijkheid uitoefent (artikel 10:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb)).
Uit artikel 156 van de Gemeentewet blijkt dat de raad aan het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) en aan een commissie bevoegdheden kan overdragen behoudens een aantal concrete opgesomde bevoegdheden (waaronder financiële bevoegdheden, het stellen van straf op overtreding van gemeentelijke verordeningen, etc.). Deze “ja, tenzij”-constructie verschaft de raad een grote vrijheid te bepalen wat hij aan zichzelf wil houden en wat hij aan de andere gemeentelijke organen overlaat.
Kenmerk van delegatie is dat de delegatiegever de bevoegdheid om te besluiten kwijt is en dat het besluit geldt als een besluit van de gedelegeerde, die daarvoor ook de verantwoordelijkheid draagt. Voorwaarde voor delegatie is dat de wet, die de bevoegdheid aan het orgaan dat wil overdragen heeft toegekend, een grondslag moet bieden voor de overdracht van die bevoegdheid (artikel 10:15 van de Awb).
De delegatiegever kan slechts algemene instructies geven aan de gedelegeerde over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.
Artikel 10:14 van de Awb verbiedt delegatie aan ondergeschikten. De reden hiervan is de algemene opvatting dat delegatie aan ondergeschikten leidt tot onzuivere bestuurlijke verhoudingen. Een ambtenaar kan immers niet in politieke zin op zijn daden worden aangesproken.
Voor wat betreft de bevoegdheden op het gebied van gemeentelijke belastingen geldt een eigen regime.
Als er bevoegdheden van een bestuursorgaan worden toegedeeld aan ondergeschikten wordt gebruik gemaakt van mandaat.
Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb).
Voor mandaat van een bestuursorgaan aan ambtenaren is geen wettelijke basis nodig. De relatie tussen college of burgemeester enerzijds en ambtenaar anderzijds, geeft het verantwoordelijke orgaan bij mandaat voldoende mogelijkheden incidenteel in te grijpen als dat noodzakelijk wordt geacht.
Gezien de relatie is er geen instemming nodig van degene die bevoegdheden in mandaat uitoefent. Instemming is slechts vereist bij mandaat aan niet-ondergeschikten (bijvoorbeeld bevoegdheden die worden overgedragen aan de korpschef van politie).
Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit, geldt als een besluit van de mandaatgever (artikel 10:2 van de Awb). De mandaatgever mag te allen tijde de bevoegdheid zelf blijven uitoefenen en algemene en bijzondere richtlijnen geven.
Degene die in mandaat handelt:
Zoals hiervoor al aangegeven is voor mandaat geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering van bevoegdheden is in beginsel altijd mogelijk, tenzij:
Uit de mandaatverlening moet duidelijk blijken welke bevoegdheden de gemandateerde heeft.
Artikel 3:47 van de Awb bepaalt dat bij de motivering van een besluit zo mogelijk de grondslag wordt vermeld krachtens welk wettelijk voorschrift het besluit genomen is. De wettelijke grondslag is eenvoudig te achterhalen, als deze op voorhand in de mandaatregeling wordt opgenomen.
Mandaat kan alleen worden verleend als sprake is van een besluit in de zin van de Awb. Dat betekent niet dat de burgemeester of het college andere handelingen, de feitelijke handelingen en de privaatrechtelijke rechtshandelingen, niet aan een ondergeschikte kan opdragen.
Het college kan een ambtenaar de volmacht geven om namens het college privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Voor feitelijke handelingen kan het college een machtiging verlenen.
De Awb verklaart de regels die gelden voor mandaat ook van toepassing op de rechtsfiguren volmacht en machtiging (artikel 10:12 van de Awb). Mede om deze reden zijn de volmachten en machtigingen in de mandaatregeling opgenomen, zij het dat deze rechtsfiguren nadrukkelijk apart vermeld worden. Dit is van belang voor bijvoorbeeld de vermelding van een bezwaarmogelijkheid bij besluiten, de redactie van een brief en voor de ambtenaar zelf om goed te weten waar hij of zij mee bezig is.
Het college van burgemeester en wethouders gaat de overeenkomsten aan. Het college kan een ander volmacht geven voor het aangaan van overeenkomsten.
De burgemeester ondertekent als hoofdregel de overeenkomsten (artikel 171, tweede lid, van de Gemeentewet). De ondertekening kan bij machtiging van de burgemeester ook door andere personen gebeuren.
Daarnaast is er de Regeling budgetbeheer. De mandaten, volmachten en machtigingen op het terrein van budgetten zijn opgenomen in Bijlage 1 Algemeen.
Het uitoefenen van de bevoegdheid wordt inhoudelijk geheel aan de ambtenaar of portefeuillehouder overgelaten.
De bevoegdheid wordt inhoudelijk door het bestuursorgaan uitgeoefend, de gemandateerde ondertekent de brief waarmee het besluit wordt bekendgemaakt.
Om praktische redenen is er in onze organisatie voor gekozen om de afdoening en de ondertekening niet te splitsen. Er worden geen losse ondertekeningsmandaten verleend.
De mandaatgever kan toestaan dat de gemandateerde doormandateert aan (veelal) een ondergeschikte (artikel 10:9 van de Awb). Het mandaat wordt dan verleend aan bijvoorbeeld de manager Financiën of door hem/haar aan te wijzen ambtenaren.
Als de gemandateerde het ondermandaat daadwerkelijk heeft verleend, kan de ondergemandateerde handelen als gemandateerde.
namens de voorzitter van de commissie voor bezwaarschriften,
6. Algemene regels voor mandaat
In deze regeling is per besluit aangegeven of er speciale voorwaarden gelden die bij de uitoefening van dat mandaat in acht moeten worden genomen.
Naast deze per bevoegdheid toepasselijke instructies heeft het college enige algemene regels vastgesteld voor de uitoefening van alle gemandateerde bevoegdheden. Deze regels zijn het gevolg van het feit dat het college verantwoordelijk is en blijft voor de besluiten die ambtenaren in mandaat nemen. Telkens als een ambtenaar gebruik maakt van het aan hem of haar verleende mandaat moet hij of zij zich daar van bewust zijn.
7. Praktische aanwijzingen voor uitoefening mandaat
Brieven, waarin een in mandaat genomen besluit aan de belanghebbende wordt meegedeeld, kunnen worden geschreven in de ik-vorm. De gemandateerde heeft het besluit immers genomen. In de ondertekening moet tot uiting komen namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen, zie de ondertekeningen onder 5.
Het informatiepunt voor vragen over delegatie en mandaat is Algemene en Juridische Zaken.
De gebruikelijke vervanging wordt ook gehanteerd bij toepassing van de mandaatregeling. De bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de gemeentesecretaris, (domein)managers, teammanagers of teamleiders gaan bij afwezigheid over op hun plaatsvervangers. De portefeuillehouder (burgemeester of wethouder) wordt vervangen door zijn plaatsvervanger zoals afgesproken bij aanvang van de raadsperiode.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door één van de loco gemeentesecretarissen.
De domeinmanagers, de manager HRM & Facilitaire Zaken, de manager Financiën en de manager Informatievoorziening & GR DIT kunnen elkaar allemaal vervangen. Bij vervanging heeft de eerste voorkeur:
Gaat het specifiek om HRM mandaten, dan is bij afwezigheid van de gemandateerden de gemeentesecretaris (of diens vervanger(s)) bevoegd.
Binnen de domeinen kunnen domeinmanagers, teammanagers en teamleiders elkaar vervangen.
Als het mandaat in deze mandaatregeling lager is belegd, bijvoorbeeld bij een senior medewerker, en deze is niet aanwezig, dan kan het mandaat worden uitgeoefend door de leidinggevende van de senior medewerker. Dit geldt voor alle mandaten, opgenomen in deze mandaatregeling.
Er is geen vastgelegde verplichting om periodiek informatie te verstrekken over de besluiten die in mandaat genomen zijn. De gemandateerde en het bevoegde bestuursorgaan hebben beide de verantwoordelijkheid elkaar op de hoogte te houden, bijvoorbeeld tijdens overleg tussen ambtenaar en portefeuillehouder, hoe om te gaan met de verleende mandaten.
Algemene en Juridische Zaken coördineert de samenstelling en inhoud van deze regeling. Wijziging in de regelgeving of veranderingen in de toepassing van een mandaat, volmacht of machtiging moeten aan dit team worden doorgegeven, zodat de regeling actueel kan worden gehouden.
De regelingen (verordeningen en beleidsregels) hebben veelal een jaartal in de titel. Sommige regelingen veranderen jaarlijks. De regelingen waarnaar hieronder wordt verwezen slaan op de op dat moment geldende regelingen. Daarom zijn de jaartallen in deze regeling weggelaten.
De Regeling mandaten, machtigingen en volmachten Heemstede (mei) 2022 wordt ingetrokken.
Deze regeling treedt, voor zover nodig met terugwerkende kracht, in werking op 1 januari 2024.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2024.
Vastgesteld door het college en de burgemeester, elk voor zover hun bevoegdheid strekt, op 12 december 2023.
Mandaten, volmachten en machtigingen budgethouders en -beheerders
Bijlage 2 Domein Bestuurs- en Juridische Zaken
Mandaten Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Machtigingen Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Machtigingen Ruimtelijk Beheer
Volmachten en machtigingen Ruimtelijk Beleid
Machtigingen en volmachten Welzijn
taken die vallen onder het samenwerkingsverband Sociale Zaken
taken die niet vallen onder het samenwerkingsverband Sociale Zaken
Bijlage 5 Domein Dienstverlening, Toezicht & Handhaving
Mandaten Bouw- en Woningtoezicht
Machtigingen Bouw- en Woningtoezicht
Mandaten Toezicht en handhaving openbare ruimte
Machtigingen Toezicht en handhaving openbare ruimte
Bijlage 6 Teams Bedrijfsvoering
Mandaten, volmachten en machtigingen HRM & Facilitaire Zaken
Bijlage 7 Informatievoorziening & GR DIT
Mandaten Informatievoorziening & GR DIT
Machtigingen Informatievoorziening & GR DIT
Het college wijst de medewerkers van het team Informatievoorziening aan als beheerder van de basisregistratie grootschalige topografie.
Machtigingen en volmachten Financiën
Bijlage 9 Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris gegevensbescherming (FG) en Privacybeheerder
Mandaten CISO, FG en Privacybeheerder
Machtigingen CISO, FG en Privacybeheerder
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-552572.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.