Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas 2023

Het College van burgemeester en wethouders van Peel en Maas;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van de werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn/haar activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen plaats, dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de burgemeester of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt de wethouder onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. Het college kan bepalen dat anderen, waar onder ambtenaren, aan (een deel van) de beraadslaging als adviseur deelnemen dan wel deze als toehoorder bijwonen.

• 4. De burgemeester, of degene die hem vervangt, zit de vergadering voor.

• 5. De secretaris houdt de presentielijst bij.

• 6. De voorzitter stelt de te bespreken agendapunten aan de orde. In principe wordt daarbij de volgorde van de agenda aangehouden; op voorstel van één van de collegeleden kan daarvan echter door het college worden afgeweken.

• 7. De secretaris notuleert tijdens de vergadering de besluiten van het college.

Artikel 3 Verhindering, vergader- en besluitquorum

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

• 3. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 4. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 5. Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4 Agenda

• 1. Als regel worden de agenda voor de collegevergadering en de hierbij behorende stukken op de vrijdag voorafgaande aan de collegevergadering met het college gedeeld.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolgde van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie zo spoedig mogelijk voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 3. Een collegevoorstel wordt in de regel eerst geagendeerd nadat het in het portefeuillehouderoverleg is besproken met de portefeuillehouder.

• 4. Een collegevoorstel geeft het standpunt van de portefeuillehouder weer. Indien het ambtelijk advies afwijkt van het standpunt van de portefeuillehouder, wordt dit op schrift gezet en vormt het een integraal onderdeel van het collegevoorstel. Het college hecht er bijzonder aan dat iedere ambtenaar zich vrij voelt onafhankelijk te adviseren, zodat beide visies ter kennis van het college worden gebracht.

• 5. Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van de vergadering van het college.

Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

• 1. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester/voorzitter eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vindt discussie en eventueel stemming over een voorstel plaats.

• 2. De burgemeester/voorzitter is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 3. Het college kan:

  • a. instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;

  • b. het voorstel voor nadere toelichtingen en/of in formatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

  • c. het voorgestelde besluit afwijzen.

• 4. Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar c.a. namens het college optreedt.

• 5. Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:

  • a. instemmen met het voorstel;

  • b. instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

  • c. tegen het voorstel stemmen

  • d. tegen het voorstel met aantekening stemmen, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

  • e. zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

Artikel 7 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 6. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1. Ingevolge artikel 55 Gemeentewet kan het college omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden voorgelegd, geheimhouding opleggen.

• 2. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

• 3. De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.

• 4. Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden beschikbaar gesteld.

• 6. Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.

Artikel 10 Besluiten buiten de vergadering

• 1. Een besluit dat – schriftelijk of digitaal – buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college dat nodig is voor het quorum het besluit heeft geaccordeerd.

• 2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

• 3. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 9.

Artikel 11 Eenheid van het college

• 1. Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld.

• 2. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

Artikel 12 Nadere regelingen

• 1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid.

• 2. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

• 3. Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

• 2. Op dat moment vervallen het op 16 juni 2014 vastgestelde Reglementen van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden.

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Peel en Maas”.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 23 januari 2023

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

De gemeentesecretaris/directeur,

De burgemeester,