Instellen van een auditcommissie en benoemen leden voor de gemeente Olst-Wijhe

Het Reglement van orde (RvO) zal moeten worden aangevuld met onderstaande artikelen die betrekking hebben op de auditcommissie. Dit gebeurt tegelijkertijd met andere wijzigingen in het RvO. Het aangepaste RvO wordt later ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Samen met andere wijzigingen die eveneens verwerkt moeten worden in het Reglement van orde.

[Bovengenoemde tekst is per abuis opgenomen in het besluit. Deze tekst maakt geen onderdeel uit van het besluit.]

Samenstelling en ondersteuning auditcommissie

• 1. De Auditcommissie bestaat uit 3 tot 5 raadsleden of burgerleden, vertegenwoordigd door verschillende fracties, die door de Raad worden benoemd;

• 2. De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadslidmaatschap;

• 3. De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan;

• 4. Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;

• 5. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de Raad onverwijld in de ontstane vacature;

• 6. De griffie is verantwoordelijk voor het secretariaat van de Auditcommissie;

• 7. De leden van de Auditcommissie kunnen gebruik maken van scholingsfaciliteiten die zijn toegespitst op de taken van de Auditcommissie;

• 8. De Auditcommissie is bevoegd om leden van het college, de gemeentelijke rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

Taken auditcommissie

• 1. De Auditcommissie is belast met:

  • a. De voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;

  • b. het namens de raad verstrekken van aanvullende controle opdrachten e.d. aan de accountant;

  • c. het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;

  • d. periodiek overleg met de accountant;

  • e. evalueren van het functioneren van de accountant;

  • f. het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages (de boardletter) en andere verslagen van de accountant;

  • g. de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;

  • h. het bepalen van een standpunt over verslagen van periodieke (doelmatigheids) onderzoeken van het college en follow-up door het college (art 213a);

  • i. de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.

Werkwijze Auditcommissie

• 1. De commissie vergadert zo vaak als zij dit nodig acht;

• 2. De vergaderingen zijn besloten;

• 3. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere besluitvorming;

• 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt, dat wordt vastgesteld door de commissie. Het vastgestelde verslag is openbaar en wordt ter kennis gebracht aan de raad en het college;

• 5. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere externe adviseurs en informeert desgewenst de raad tussentijds.