Besluit van de raad van de gemeente West Maas en Waal tot vaststelling van een nieuwe instructie voor de griffie West Maas en Waal 2023

De raad van de gemeente West Maas en Waal;

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 24 oktober 2023

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de werkgeverscommissie;

besluit vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente West Maas en Waal 2023:

Positie en omgeving.

De griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de raad benoemd. Hij/zij rapporteert aan een uit de raad aangewezen werkgeverscommissie welke een evenwichtige vertegenwoordiging is van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. (Artikel 83 Gemeentewet).

De griffier vervult een ondersteunende rol binnen de gemeenteraad. Deze rol wordt vormgegeven in afstemming tussen gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie. In de driehoek ( burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) zijn de rollen gelijkwaardig.

Ondersteuning gemeenteraad

- Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de raad, het presidium, het seniorenconvent, de overige (raads)commissies, de raadsleden en de fractievolgers, zowel gevraagd als ongevraagd. Bewaakt hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme.

- Draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad¹ en de door de raad ingestelde (raads)commissies². Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van de gemeenteraad in de meest ruime zin.

- Is de eerstverantwoordelijke voor de inzet van diensten van de griffieorganisatie ten behoeve van de gemeenteraad en de (raads) commissies.

- Stemt (pro)actief af met de gemeentesecretaris als hoofd van de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

- Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad i.o.m. de gemeentesecretaris. In deze is de griffier het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

- Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor.

Bedrijfsvoering

- Stuurt en draagt zorg voor de planning en controle van de raadsprocessen in brede zin.

- Levert een bijdrage voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement.

- Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve ondersteuning van de gemeenteraad, (raads)commissies en politiek.

Strategische advisering gemeenteraad

- Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie en rijk.

- Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie (o.a. communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht).

- Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken.

- Adviseert en ondersteunt de gemeenteraad t.a.v. integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden).

Agenda, voorbereiding en verloop vergaderingen

- Ondersteunt de gemeenteraad en de (raads)commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

- Zorgt ervoor dat alle belanghebbende alle informatie ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting.

- Stuurt tijdig een (voorlopige) agenda en overige stukken richting de belanghebbende.

- Bereidt raadsvergaderingen voor, draagt zorg voor toesting van voorgelegde adviezen, ondersteunt, zorgt voor een goede voorbereiding en een goed verloop en is aanwezig bij raadsvergaderingen.

- Zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging. Tevens bewaakt de griffier het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en (raads)commissies.

- Heeft een adviserende rol bij de ingediende (raads)voorstellen en controleert de voorstellen die richting de raad- en of (raads)commissies gaan. Daarbij bewaakt de griffier de afdoening van moties.

Ondersteuning presidium en seniorenconvent

- Is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium enhet seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

- Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Netwerken

- Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk (o.a. binnen de griffierskring).

- Initeert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbende.

Organisatie griffie

- Geeft hiërarchisch leiding aan de griffieorganisatie.

- Bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

- Medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

- Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen.

- Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van prestaties.

- Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie.

Verhindering en vervanging

- Indien de griffier verhinderd is zijn/haar ambt te vervullen, zorgt hij/zij daarvan tijdig voor vervanging.

- Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daarvoor aangewezen grifffiemedewerker, danwel door de werkgeverscommissie aangewezen plaatsvervanger.

Slotbepalingen

- In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie danwel met de voorzitter van de raad.

- -Deze instructie treedt in werking op 7 december 2023

- Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier West Maas en Waal 2023.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van West Maas en Waal op 7 december 2023.

De raad van West Maas en Waal,

C. (Elles) Jansen-Bouwman griffier

V.M. (Vincent) van Neerbos voorzitter