Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom inhoudende Reglement van orde voor de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom tot vaststelling van het Reglement van orde op de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom;

gelet op artikel 12 van de Verordening Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom 2022;

besluit vast te stellen het volgende reglement van orde:

Reglement van orde voor de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

- advies: het advies dat de commissie op grond van de verordening geeft;

- (ambtelijke) secretaris: secretaris van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit;

- college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom;

- commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd Commissie Ruimtelijke Kwaliteit;

- cultureel erfgoed: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.1 van de wet:

- goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de wet;

- raad: de gemeenteraad van de gemeente Bergen op Zoom;

- reglement: dit reglement van orde voor de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom

- verordening: de Verordening Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom 2022;

- wet: de Omgevingswet.

Paragraaf 2. Werkwijze

Artikel 2. Algemene werkwijze bij de advisering op grond van artikel 2 verordening

De commissie regelt zelf haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

De commissie kan zich hierbij, binnen de grenzen van artikel 10 verordening, naar eigen inzicht laten bijstaan door extra adviseurs. Dit betreft o.a. disciplines als cultuur- en bouwhistorie, landschapsarchitectuur, landgoederen of beeldende kunst. Afhankelijk van het initiatief of de aanvraag die moet worden beoordeeld, nemen de extra adviseurs deel aan de vergadering. Hun deskundigheid wordt gehoord en gewaardeerd, maar zij hebben geen stemrecht.

De commissie is bevoegd, ook ongevraagd, ten behoeve van de omgevingskwaliteit van de gemeente haar inzichten en eventuele voorstellen hierover met het college te delen.

Artikel 3. Specifieke werkwijze bij het voeren van vooroverleg met planindieners bij een initiatief of een in te dienen aanvraag omgevingsvergunning

De commissie regelt zelf haar wijze van werken bij het voeren van vooroverleg, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

Indien gewenst kan de commissie zich ook bij vooroverleg, binnen de grenzen van artikel 10 verordening, laten bijstaan door (een) extra adviseur(s). Vooroverleg kan, overeenkomstig artikel 9 verordening, door de commissie worden opgedragen aan een of meerdere van haar leden, of een subcommissie. Bespreking in het kader van vooroverleg wordt door hen teruggekoppeld aan de commissie. Afspraken gemaakt in vooroverleg worden in de regel overgenomen door de commissie, tenzij het dermate afwijkend is van het geldende beleid en/ of het behouden of bereiken van een goede omgevingskwaliteit.

Van vooroverleg wordt een beknopt verslag met eventueel gemaakte afspraken gemaakt dat als leidraad kan dienen voor vervolgoverleg en advisering.

De openbaarheid geldt voor dit informeel vooroverleg, of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, alleen wanneer zowel initiatiefnemer, het college, als commissie hiermee instemmen.

Artikel 4. Wijze openbaarmaking agenda en uitnodiging belanghebbenden

Via de website van de gemeente worden het tijdstip, de plaats van de vergadering, de agenda, de behandeling en eventueel het vooroverleg openbaar gemaakt. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en de link naar de digitale applicatie (bijv. Teams, Zoom) toegankelijk gemaakt voor deelnemers en belangstellenden.

De vergaderingen waarin een of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door of namens de commissie worden vastgesteld zijn openbaar. De openbaarheid geldt niet voor informeel vooroverleg of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering.

Zowel initiatiefnemers, ontwerpers en belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behandeling aanwezig willen zijn, kunnen ze dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de behandelende ambtenaar van de gemeente dan wel de secretaris. Indien zij op grond van de verordening gebruik kunnen maken van een spreekrecht en hier daadwerkelijk gebruik van willen maken, dienen zij dit uiterlijk 5 dagen voorafgaand aan de vergadering door te geven aan de secretaris.

De secretaris zorgt voor een uitnodiging. Indien het een digitale vergadering betreft zorgt de secretaris voor een link naar de vergadering.

Artikel 5. Het vereiste quorum voor een vergadering waarin het advies wordt vastgesteld, de vergaderorde en orde van de beraadslaging

De commissie kan slechts adviezen uitbrengen indien ten minste twee leden aanwezig zijn.

Een advies over een aanvraag om een omgevingsvergunning voor een rijksmonumentenactiviteit met betrekking tot een monument, over een omgevingsplanactiviteit die betrekking heeft op een voorbeschermd gemeentelijk monument of een gemeentelijk monument of eventuele verzoeken over advisering met betrekking tot het aanwijzen van gemeentelijk cultureel erfgoed wordt slechts vastgesteld indien ten minste twee leden met deskundigheid op het gebied van de monumentenzorg aanwezig zijn.

Over omgevingsplanactiviteiten die betrekking hebben op cultureel erfgoed wordt niet geadviseerd dan in aanwezigheid van ten minste een lid met deskundigheid op het gebied van de monumentenzorg.

De voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is.

De voorzitter bepaalt de vergaderorde en de orde van de beraadslaging.

De aanvrager of zijn gemachtigde heeft in toelichtende zin spreekrecht in door de commissie gehouden openbare vergaderingen. De voorzitter of het aangewezen lid of de aangewezen leden of de subcommissie stellen, afhankelijk van de agenda, vooraf de maximale spreektijd van eenieder vast. Tijdens de beraadslagingen is er geen spreekrecht.

De commissie adviseert bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken heeft de voorzitter een beslissende stem.

Commissieleden, hun eventuele plaatsvervangers of extra adviseurs nemen niet deel aan de beraadslaging en de vaststelling van een advies waarbij zij direct of zijdelings betrokken zijn of zijn geweest uit andere hoofde dan het commissielidmaatschap. Zij nemen aan de beraadslaging noch aan de advisering deel noch zijn hierbij aanwezig.

Artikel 6. Notulering, dossiervorming en openbaarheid adviezen

Van de vergadering en/ of de afzonderlijke behandelingen wordt een beknopt verslag aan de agenda toegevoegd, zodat eventueel gemaakte afspraken en aanbevelingen duidelijk zijn.

Wanneer de commissie een advies uitbrengt, is dat schriftelijk en gemotiveerd, bevat het een samenvatting van het plan en zijn omgeving en verwijst het advies naar de bij de beoordeling toegepaste gemeentelijke (welstands)beleid. Negatieve adviezen worden gemotiveerd o.a. met een verwijzing naar het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid. Positieve adviezen worden alleen gemotiveerd als wordt afgeweken van het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid of als daar specifiek om wordt verzocht.

De adviezen van de commissie worden openbaar gemaakt via een verslag dat op de website van de gemeente geplaatst wordt.

De planindiener en/of de ontwerper kan verzoeken om een mondelinge toelichting op het advies. Deze toelichting wordt gegeven door de ambtelijk secretaris. Indien de planindiener of ontwerper vervolgens eventueel een nadere toelichting wenst, wordt een afspraak gemaakt met de commissie.

Artikel 7. Instelling van subcommissie en afdoening onder verantwoordelijkheid van de commissie

De commissie kan overeenkomstig artikel 9 verordening en onverminderd het bepaalde in artikel 17.9, eerste lid, van de wet, de advisering over een aanvraag om een omgevingsvergunning of over de voorbereiding van een andere beschikking onder verantwoordelijkheid van de commissie overlaten aan een of meer daartoe aangewezen leden, of een subcommissie, of aan de ambtelijk secretaris.

De commissie kan dit ook doen wanneer een specifiek initiatief of aanvraag daarom vraagt of wanneer bepaalde deskundigheid gewenst is. Bijvoorbeeld bij deelname aan of overleg met een kwaliteitsteam / omgevingstafel.

Het verantwoordelijke lid of de leden, de subcommissie of de ambtelijk secretaris regelen zelf hun wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

De commissie blijft eindverantwoordelijk.

Artikel 8. Selectie en voordracht van leden

De leden van de commissie worden door het college benoemd. Het college informeert de raad over deze benoeming.

De leden en de plaatsvervangers worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, alsmede op grond van maatschappelijke kennis en ervaring.

Artikel 9. Klachten

Klachten over gedragingen van de commissieleden worden schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de commissie. Als klager en commissie niet tot een oplossing komen, kan de klager zijn klacht indienen bij het college en wordt de klacht afgehandeld volgens de gemeentelijke klachtenprocedure.

Paragraaf 3. Inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit reglement van orde treedt tegelijk met de Verordening Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom 2022 in werking.

2. Dit reglement van orde wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit Bergen op Zoom.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 18 januari 2022.

Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom,

De secretaris,

Dhr. mr. drs. ing. M. van Vliet

De burgemeester,

Dhr. dr. F.A. Petter