Reglement van Orde 2023

Het college van burgemeester en wethouders van Hollands Kroon; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

 

besluit vast te stellen het:

 

Reglement van Orde 2023

 

Met daarin afspraken voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hollands Kroon.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van haar werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

  • 4.

    Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

  • 5.

    De burgemeester is voorzitter van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert als regel op dinsdag van 09.00 tot 14.00 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij of zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De bestuursadviseur zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in de gemeente Hollands Kroon gehouden.

Artikel 3 Vergader- en besluitquorum

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de leden van het college.

  • 2.

    In de vergadering van het college kan alleen worden beraadslaagd of besloten, als ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

  • 3.

    Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

  • 4.

    Op de vergadering, bedoeld in het derde lid, is het tweede lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4 Mandatering en machtiging

  • 1.

    Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

  • 2.

    De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

  • 3.

    In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven.

Artikel 5 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt, als regel de vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door de bestuursadviseur aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal verstrekt.

  • 2.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, worden aangemeld bij de bestuursadviseur.

  • 3.

    Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

  • 4.

    Een overzicht van Moties en Toezeggingen wordt ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

  • 1.

    Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de voorzitter eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vindt discussie en besluitvorming over het voorstel plaats.

  • 2.

    De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen.

  • 3.

    De voorzitter is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

  • 4.

    Het college kan:

    • 1.

      instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;

    • 2.

      het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie aanhouden en terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

    • 3.

      de portefeuillehouder mandaat geven het voorstel verder af te handelen;

    • 4.

      het voorgestelde besluit afwijzen.

  • 5.

    Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de besluitvorming deel en kunnen:

    • 1.

      instemmen met het voorstel;

    • 2.

      instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

    • 3.

      tegen het voorstel stemmen;

    • 4.

      tegen het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd.

  • 6.

    Portefeuillehouders onthouden zich van de discussie en besluitvorming bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben, dit wordt met een aantekening vastgelegd.

  • 7.

    Bij de schijn al dan niet voortkomend uit de screening en beheersmaatregelen onthouden leden van het college zich van discussie, de gedragscode en protocol integriteitsmeldingen Hollands Kroon wordt hierbij gevolgd.

  • 8.

    Het college vergadert achter gesloten deuren, hetgeen besproken is in de vergadering is vertrouwelijk.

Artikel 7 Integriteit

  • 1.

    De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet, de gedragscode en protocol integriteitsmeldingen Hollands Kroon wordt hierbij gevolgd.

  • 2.

    Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

  • 3.

    Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de gedragscode en protocol integriteitsmeldingen Hollands Kroon.

  • 4.

    Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

  • 5.

    De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar daarover bespreken.

Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2.

    Op basis van artikel 104 Gemeentewet is er geen vergadering zonder secretaris, bij afwezigheid van de secretaris is zijn of haar plaatsvervanger aanwezig.

  • 3.

    De bestuursadviseur neemt deel aan de collegevergaderingen.

  • 4.

    Bij afwezigheid van de bestuursadviseur wordt deze vervangen in de collegevergadering.

  • 5.

    Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen.

Artikel 9 Geheimhouding

  • 1.

    In beginsel zijn de besluiten van het college openbaar.

  • 2.

    Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 de Wet open overheid, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

  • 3.

    Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

  • 4.

    De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.

  • 5.

    Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 10 Besluitenlijst

  • 1.

    De bestuursadviseur draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De besluitenlijst bevat tenminste:

    • 1.

      namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • 2.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5.

    Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 11 Besluiten buiten de vergadering

  • 1.

    Het college kan bij hoge uitzondering een besluit buiten de vergadering om nemen.

  • 2.

    Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

  • 3.

    Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

  • 4.

    Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 11.

Artikel 12 Raadsvergaderingen en -bijeenkomsten

Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een beeldvormende vergadering, waarin agendapunten worden behandeld uit zijn of haar portefeuille.

Artikel 13 Deelname aan congressen, seminars in het buitenland

  • 1.

    De collegeleden nemen alleen deel aan congressen, seminars en dergelijke, in het buitenland onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is en is afgestemd in het college. De raad wordt hierover via het presidium geïnformeerd.

  • 2.

    Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college bij de uitnodigingen besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten voor rekening van de gemeente worden genomen.

Artikel 14 Optreden naar de ambtelijke organisatie

  • 1.

    De gemeentesecretaris is in zijn hoedanigheid van algemeen directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Problemen daaromtrent worden door de betrokken wethouder gemeld aan de gemeentesecretaris of directieleden.

  • 2.

    De portefeuillehouders zijn naar buiten politiek verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 15 Rol van burgemeester

De burgemeester heeft mede als taak de eenheid van het college en de integraliteit en continuïteit van het gevoerde bestuur te bevorderen en daartoe onder andere in voorkomende gevallen voorstellen te doen ter overbrugging van verschillende standpunten van portefeuillehouders.

Artikel 16 Onderlinge samenwerking

  • 1.

    De onderlinge samenwerking is gebaseerd op een open, loyale, transparante en oplossingsgerichte wijze van samenwerken. Eventuele knelpunten worden bespreekbaar gemaakt.

  • 2.

    Portefeuillehouders accepteren van elkaar dat in collegevergaderingen een ieder het recht heeft om vragen te stellen die de portefeuille van een andere portefeuillehouder betreffen. Portefeuillehouders trachten elkaar voor fouten te behoeden.

  • 3.

    Voor overlappende of elkaar rakende beleidsterreinen kunnen aparte bestuurlijk/ambtelijke overleggen worden gevormd, waaraan relevante portefeuillehouders en ambtenaren deelnemen.

Artikel 17 Eenheid van het college

  • 1.

    Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

  • 2.

    Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden.

  • 3.

    Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

Artikel 18 Digitaal werken

  • 1.

    Hollands Kroon is een digitale gemeente, hetgeen betekent dat alle (vergader)stukken digitaal worden aangeboden op de aan de leden van het college van gemeentewege verstrekt device.

  • 2.

    In het kader informatiebeveiliging gaan de collegeleden op een verantwoorde wijze met hun device om en hanteren zij de door de organisatie gebruikte veiligheidsprotocollen.

Artikel 19 Declareren van kosten en gebruik van gemeentelijke faciliteiten

  • 1.

    Portefeuillehouders gaan met terughoudendheid om met het aanbieden van zakelijke/representatieve lunches en diners op kosten van de gemeente. Zij doen dit uitsluitend indien het zakelijk belang van de gemeente daarmee is gediend en regelen dit via de organisatie. Bij onverwachte kosten altijd schriftelijk declareren onder overleggen van bewijsmateriaal.

  • 2.

    Vervoer per taxi op kosten van de gemeente vindt alleen plaats indien dit vanwege veiligheid noodzakelijk is.

Artikel 20 Nadere regelingen

  • 1.

    Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11, eerste lid.

  • 2.

    Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

  • 3.

    Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement kunnen ontstaan.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

  • 2.

    Dit besluit kan worden aangehaald als "Reglement van orde 2023".

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 28 november 2023.

Het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

J.W.A. Kradolfer

de burgemeester

A. van Dam

Naar boven