Reglement van orde voor de commissievergaderingen 2023

De raad van de gemeente Vlissingen;

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

gezien het advies van de griffie en de cluster Juridische Zaken;

besluit vast te stellen het Reglement van orde voor de commissie vergaderingen 2023.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: Griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: Lid van een raadscommissie;

• burgercommissielid: Lid van een raadscommissie niet zijnde raadslid;

• commissievoorzitter: Voorzitter van een raadscommissie niet zijnde een burgercommissielid;

• griffier: Griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• presidium: Gremium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters of diens plaatsvervanger;

• agendacommissie: De voorzitters van de raad en de commissies en hun plaatsvervangers;

• wet: Gemeentewet

• Q&A vragen: Feitelijke en technische vragen over een geagendeerd raadsvoorstel.

• interruptie: Een interruptie is een korte vraag of mededeling op de eerste spreker die aan het woord is.

• Dagen: Kalenderdagen.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

• 1. Er zijn de volgende raadscommissies: Ruimte, Algemeen/sociaal en Planning & Control waarvan de werkzaamheden in ieder geval de onderwerpen betreffen die zijn genoemd in de bijlage die hoort bij dit reglement.

• 2. Het presidium wordt gemandateerd tot het wijzigen van de bijlage genoemd in het eerste lid.

• 3. De agendacommissie kan incidenteel, door middel van het opstellen van een concept agenda, het presidium voorstellen om een gemengde commissie plaats te laten vinden.

• 4. Fracties van vier raadsleden of meer kunnen deelnemen aan de commissievergadering met drie commissieleden . Fracties die bestaan uit drie raadsleden of minder kunnen deelnemen aan de commissievergadering met twee commissieleden.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie heeft tot taak om binnen het taakveld dat haar door de raad is toegewezen:

• a. besluiten van de raad voor te bereiden;

• b. met het college, leden van het college of de burgemeester te overleggen over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a;

• c. het kort debat tussen fracties onderling te voeren om tot oordeelsvorming te komen.

• d. politieke vragen te beantwoorden. Feitelijke en technische vragen worden vooraf schriftelijk gesteld via de Q&A vragen.

Artikel 4. Samenstelling

• 1. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Een burgercommissielid dat tijdens de eerste 2 jaar van deze raadsperiode wordt benoemd, moet tijdens de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van zijn fractie hebben gestaan. Na 2 kalenderjaren is dit geen eis meer. De artikelen 10, tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 2. Per fractie worden per zittingsperiode maximaal twee burgercommissieleden door die fractie aangewezen als burgercommissielid. Deze burgercommissieleden mogen eenmaal worden vervangen.

• 3. De vertegenwoordiging vanuit de raadsfracties, wordt door de raadsfracties zelf geregeld. Het is raadsleden tijdens de commissievergadering toegestaan om tussen de agendapunten van plaats te wisselen met deelnemende raadsleden of burgercommissieleden. Dit is alleen voorbehouden aan raadsleden. Er kan niet worden gewisseld voor een burgercommissielid.

• 4. Een burgercommissielid wordt door de voorzitter van de raad opgeroepen om in een raadsvergadering in de nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 5. Voorafgaand aan het afleggen van die eed of verklaring en belofte stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van het commissielid.

• 6. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw burgercommissielid op om in de vergadering van januari of september de eed of verklaring en belofte af te leggen. Voorafgaand aan het afleggen van die eed of verklaring en belofte onderzoekt de in lid vijf genoemde commissie de geloofsbrief en de daarop betrekking hebbende stukken van het commissielid.

• 7. De raad benoemt de commissievoorzitters.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, eerste lid, gestelde eisen.

• 3. De raadsfractie die de vertegenwoordiging van zijn raadsfractie heeft geregeld kan een burgercommissielid die zijn raadsfractie vertegenwoordigt zijn lidmaatschap ontnemen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger respectievelijk is geregeld of benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag van een commissievoorzitter een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Als door ontslag van een commissielid een vacature ontstaat, kan door de raadsfracties gedurende een zittingsperiode van de raad éénmaal een nieuwe lid geregeld worden.

• 8. Het lidmaatschap van commissieleden, van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De raadscommissie wordt ondersteund door de griffier of de plaatsvervangend griffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1. De griffie plaatst in opdracht van de voorzitter tenminste veertien dagen voor een commissievergadering een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken op de aan de leden daarvoor ter beschikking gestelde vergaderapplicatie.

• 2. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Agendapunten: eigen agenderingsrecht

• 1. De schriftelijke oproep, agendastukken en de bijbehorende bijlagen worden door de griffie op de vergaderapplicatie geplaatst. Als na het op de vergaderapplicatie plaatsen van de schriftelijke oproep stukken op de vergaderapplicatie worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Stukken waaromtrent op grond van artikel 87 van de wet geheimhouding is opgelegd, worden door de griffie achter een digitaal slot op de vergaderapplicatie geplaatst.

• 3. Een raadslid heeft eigen agenderingsrecht in de commissie

  • a. Enkele dagen vóór de agendacommissie maakt het raadslid het onderwerp behorend bij de raadscommissie kenbaar aan de agendacommissie

  • b. Agendering verloopt via de agendacommissie.

• Het indienend raadslid levert één week voorafgaande aan de commissie een begeleidend schrijven aan via de griffier.

• 4. Voorafgaand aan de commissie kunnen actuele vragen worden ingediend t.b.v. het vragenhalfuur.

  • a. Onder actuele zaken wordt verstaan zaken die leven onder de raadsleden en dus de inwoners van de gemeente Vlissingen. De onderwerpen van actuele zaken in de commissie zijn een logisch gevolg op de commissie indeling in ruimte en algemeen & sociaal.

  • b. Actuele vragen over het sociaal domein ingediend bij de commissie ruimte (of vragen over het domein ruimte in de commissie algemeen en sociaal) worden (indien mogelijk) schriftelijk beantwoord.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden door vermelding op de website van de gemeenteraad, https://vlissingen.raadsinformatie.nl/ openbaar gemaakt.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij aanvang van de vergadering tekenen commissieleden de presentielijst.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de fracties tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van de fracties tegenwoordig is.

Artikel 12. Geen stemmingen

In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen per fractie over de agenda, geheimhouding, doorgeleiding van voorstellen naar de besluitvormende vergadering en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of een interruptie.

• 5. In de eerste termijn wordt niet geïnterrumpeerd. In de tweede termijn mag geïnterrumpeerd worden. Interrupties lopen altijd via de voorzitter.

• 6. Er kan maar één interruptie per aspect van een betoog worden geplaatst. Er mag worden geïnterrumpeerd door verschillende leden van één fractie.

Artikel 14. Deelname aan de vergadering door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de vergadering.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over één onderwerp. Het onderwerp dient te passen binnen de commissieonderwerpen en -voorstellen.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit de griffier en wel uiterlijk voor 12.00 uur van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. De inspreker voert maximaal vijf minuten het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. Indien er meer aanmeldingen zijn voor het spreekrecht burgers dan zes aanmeldingen kan de commissievoorzitter besluiten de spreektijd terug te brengen tot drie minuten. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. De commissievoorzitter of een commissielid kan een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker doen.

Artikel 16. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier meteen over.

Artikel 17. Audioverslag en besluitenlijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van het audioverslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Het audioverslag:

  • a. omvat de volledige vergadering,

  • b. wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd;

  • c. wordt zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website toegankelijk gemaakt.

• 3. De besluitenlijst bevat:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. een korte samenvatting van het advies aan de raad en de gedane toezeggingen.

• 4. Het audioverslag en de besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt op de website van de gemeenteraad.

Paragraaf 3. Geheime vergaderingen

Artikel 18. Toepassing verordening op geheime vergaderingen

Op geheime vergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het geheime karakter van de vergadering. Op geheime vergaderingen is tevens het geheimhoudingsprotocol ‘Openbaar Tenzij’ van toepassing.

Artikel 19. Audioverslag en besluitenlijst geheime vergadering

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van het audioverslag, de besluitenlijst van de vergadering en een lijst met handtekeningen van aanwezige raadsleden, collegeleden, griffiemedewerkers en overige aanwezigen.

2. Het audioverslag berust bij de griffie. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een geheime raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering kan de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van opheffen van de geheimhouding op de vastgestelde besluitenlijst.

Artikel 20. Opheffing geheimhouding

Conform art. 89, lid 3 wordt de geheimhouding die is opgelegd door een commissie opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld (zijnde de gemeenteraad).

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 21. Toehoorders en pers

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 22. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan vooraf mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De verordening wordt aangehaald als ‘Reglement van orde voor commissie vergaderingen 2023’.

• 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3. Op dat moment vervalt het Reglement van orde voor commissie vergaderingen 2019.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Vlissingen op 9 november 2023.

De griffier

M. Prince, MA

De voorzitter

drs. A.R.B. van den Tillaar