Beleid Wet politiegegevens

Inleiding

Gemeente Enschede heeft in haar Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid vastgelegd hoe zij omgaat met de bescherming van persoonsgegevens. Het gaat daarbij om het waarborgen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie(systemen). Als ook het garanderen dat behoorlijk en zorgvuldig wordt omgegaan met (persoons)gegevens, om de persoonlijke levenssfeer, ofwel de privacy, van betrokkenen te beschermen. Een goede omgang met (persoons)gegevens zorgt voor betrouwbaarheid, en ook voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) zijn het wettelijk kader voor het Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid.

De verwerking van persoonsgegevens door buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's) valt niet alleen onder de AVG maar ook onder de Wet politiegegevens (Wpg). Daarnaast is een aantal andere regelingen van toepassing op de verwerking van politiegegevens. Zoals het Besluit politiegegevens (Bpg), het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren en de Regeling periodieke audit politiegegevens. Dit beleidsstuk is een aanvulling op het Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid en geeft invulling aan de verplichtingen uit deze wetten en regelgevingen.

Op enkele gebieden verschilt de Wpg ten opzichte van de AVG. Zo kent de Wpg bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen voor de opslag van politiegegevens, terwijl de AVG geen concrete bewaartermijnen voorschrijft. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens tussen verschillende partijen, is er een verplichting tot logging en zijn er in de Wpg aanvullende beperkingen en uitzonderingen op de in de AVG geldende privacyrechten van betrokkenen. Andere verplichtingen zijn vergelijkbaar maar kennen verschillen in de concrete uitwerking, zoals de verplichting voor de verwerkingsverantwoordelijke om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter bescherming en beveiliging van de gegevens. In het kader van de Wpg is bijvoorbeeld ook eens per 4 jaar een externe audit verplicht en moeten elk jaar interne audits worden gehouden.

Dit beleid is een aanvulling (addendum) op het Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid specifiek voor de Wpg.

Doelstellingen van het privacybeleid

Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid van de gemeente beschrijft hoe we verantwoordelijk en binnen wettelijke kaders met persoonsgegevens omgaan. Voor de reikwijdte van dit addendum bestaat het wettelijk kader voor bescherming van persoonsgegevens uit de Wpg en de genoemde regelingen. De gemeente wil met dit addendum op het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid onder andere bereiken dat de boa's:

• Zich ten volle bewust zijn van de noodzaak om zorgvuldig en op rechtmatige wijze om te gaan met politiegegevens;

• De rechten van betrokkenen respecteren en werken volgens de vastgestelde procedures;

• Het vertrouwen van betrokkenen in de overheid niet beschamen;

• Gedrag vertonen dat past bij goed werknemerschap;

• De kans op financiële en imagoschade minimaliseren.

Beleid

Binnen gemeente Enschede worden politiegegevens verwerkt bij de strafrechtelijke handhaving in het kader van de openbare ruimte en in het kader van de Leerplichtwet.

Wpg kader

Het normenkader van de Wpg is grotendeels gelijkluidend aan dat van de AVG. Op hoofdlijnen geldt aanvullend nog het volgende:

• De boa's van de gemeente kunnen naast hun opsporingstaken ook bestuursrechtelijke toezichts- en handhavingstaken hebben. Zij krijgen dan bij het verwerken van persoonsgegevens te maken zowel met de AVG te maken als met de Wpg;

• In de verwerking van gegevens moet duidelijk zijn welke gegevens er worden verwerkt onder de AVG en welke onder de Wpg. De Wpg stelt andere eisen aan de verwerking van persoonsgegevens dan de AVG. Zo geldt onder andere de plicht tot delen met ieder andere opsporingsambtenaar die deze gegevens nodig heeft voor zijn werk.

De hierna genoemde verplichtingen uit de Wpg zijn veelal geborgd binnen onze applicaties:

• Er moet een scheiding worden aangebracht tussen gegevens die op feiten zijn gebaseerd en feiten die op een persoonlijk oordeel zijn gebaseerd;

• Er moet onderscheid worden gemaakt tussen betrokkenen, zoals verdachten, slachtoffers, derden en veroordeelden;

• Documentatie is vereist van de doelen van onderzoeken, verstrekking of doorgifte, afwijzing van verzoeken om inzage, inbreuk op de beveiliging, doorgifte buiten de EU met datum en tijd, ontvanger, redenen en doorgegeven gegevens en melding van gemeenschappelijke verwerkingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

• Er vindt logging plaats in geautomatiseerde systemen van de invoer van gegevens in systemen en op termijn ook van het verzamelen, wijzigen, raadplegen, verstrekken (o.a. in de vorm van doorgifte), combineren of vernietigen van politiegegevens.

• Er worden specifieke eisen gesteld aan de informatiebeveiliging uit het Bpg.

Er geldt met ingang van 2021 een verplichting tot het uitvoeren van een externe privacyaudits. De rapportage die hieruit voortvloeit moet worden verstrekt aan de AP. Als er tekortkomingen zijn geconstateerd moet 3 maanden na het uitvoeren van de audit een verbeterrapport worden opgesteld, waarop binnen een jaar een hercontrole plaatsvindt. De hercontrole geldt alleen voor die onderdelen van de wet waar de tekortkomingen geconstateerd worden. De resultaten van de hercontrole worden vastgelegd in een rapportage en eveneens verstrekt aan de AP, uiterlijk 1 jaar na het uitvoeren van de externe audit.

Register van verwerkingen

Net als de AVG verplicht de Wpg tot het bijhouden van een register van verwerkingen. Wel zijn er enkele verschillen die hierna met een (*) zijn aangeduid. Het register van verwerkingen in het kader van de Wpg moet het volgende bevatten:

• De naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken en de functionaris voor gegevensbescherming;

• De doelen van de verwerking;

• De categorieën van ontvangers aan wie politiegegevens zijn of zullen worden verstrekt, met inbegrip van ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

• Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;

• In voorkomend geval: het gebruik van profilering. (*)

• In voorkomend geval: de categorieën van doorgiften van politiegegevens aan een derde land of een internationale organisatie.

• Een aanwijzing van de rechtsgrondslag van de verwerking, met inbegrip van doorgiften, waarvoor de politiegegevens bedoeld zijn. (*)

• Zo mogelijk: de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens worden verwijderd of vernietigd.

• Zo mogelijk: een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging.

• De toekenning van de autorisaties. (*)

Informatiebeveiligingsbeleid

Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid is een richtinggevend en kaderstellend beleidsdocument. De gemeente vult het aan met beleid voor informatiebeveiliging op tactisch en operationeel niveau met specifieke (beleids-) documenten.

Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid geldt voor alle activiteiten van de gemeente. Ook voor de activiteiten die vallen onder de Wpg geldt dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten zijn genomen en geïmplementeerd, op basis van een risicoanalyse waaruit het risiconiveau blijkt met betrekking tot ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen moeten bovendien periodiek worden geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

FG en bevoegd functionaris

De Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Net als de AVG verplicht artikel 36 van de Wpg tot het aanstellen van de FG. Het is mogelijk dat meerdere organisaties samen één FG aanwijzen. De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke tijdig en naar behoren betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van politiegegevens.

De taken van de FG (artikel 36 van de Wet politiegegevens) met betrekking tot de Wpg kunnen als volgt worden samengevat. De FG voert periodiek controles uit op het naleven van de wettelijke verplichtingen die voortkomen uit de Wpg, waaronder de controle op:

• 1. het beleid voor de uitvoering van de Wpg;

• 2. de bewustwordingsverplichting;

• 3. het autorisatieproces met betrekking tot het vastleggen van politiegegevens;

• 4. de kwaliteit en waarborging van de juistheid van de nauwkeurigheid van politiegegevens;

• 5. het verwerken van politiegegevens;

• 6. de bewaartermijnen;

• 7. het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens;

• 8. de informatiebeveiliging en het uitvoeren van een risicoanalyse;

• 9. de gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;

• 10. het register voor verwerkingen;

• 11. de verplichtingen ten aanzien van de audit;

Daarnaast is het de taak van de FG om samen te werken met de Autoriteit Persoonsgegevens en op te treden als contactpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens inzake aangelegenheden in verband met de verwerking van persoonsgegevens en indien nodig overleg te plegen. De FG stelt jaarlijks een verslag op van zijn bevindingen en stelt het ter beschikking aan de verwerkingsverantwoordelijke.

De bevoegd functionaris

Het afdelingshoofd is (eind)verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak bevoegd functionaris. Het afdelingshoofd wordt inhoudelijk ondersteund door een kwaliteitsmedewerker en de functioneel applicatiebeheerder. Het afdelingshoofd is de ‘hoeder’ van de gegevens die onder artikel 9 Wpg worden verwerkt. Dat zijn gegevens die specifiek gericht zijn op onderzoek in verband met handhaving met betrekking tot bepaalde personen of concrete gebeurtenissen, zoals gegevens over overlastgevers.

Deze functionaris is beschreven in artikel 2:10, eerste lid, van het Besluit politiegegevens (Bpg). Het moet een persoon zijn met voldoende kennis en vaardigheden over dit type gegevens. Deze functionaris beslist bijvoorbeeld wie er toegang mag hebben tot deze gegevens en of ze verstrekt kunnen worden aan een samenwerkingspartner. Iedere artikel 9-verwerking dient een bevoegd functionaris (BF) te hebben. De bevoegd functionaris heeft onder andere de volgende taken:

• het doel van de artikel 9-verwerking omschrijven en vastleggen;

• het autoriseren van personen voor de betreffende verwerking;

• bepalen of gegevens voor andere doeleinden mogen worden gebruikt;

• zorgen dat voor alle gegevens de herkomst en wijze van verkrijgen wordt vastgelegd;

• bewaken dat gegevensrechtmatig worden verkregen en verwerkt.

Rechten van betrokkenen

De rechten van betrokkenen onder de AVG staan beschreven in het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid van de gemeente en in aanvullend specifiek beleid. Dat beleid voorziet ook in de verplichtingen die voortvloeien uit de Wpg. Op hoofdlijnen zijn de rechten op grond van de Wpg gelijkluidend aan die van de AVG. Op een aantal punten verschilt dit.

Betrokkenen kunnen de volgende verzoeken/bezwaren bij de gemeente doen:

• recht op informatie (Wpg art 24);

• recht op inzage (Wpg art 25);

• recht op rectificatie en/of aanvulling en/of vernietiging (Wpg art 28).

De gemeente kan het verzoek m.b.t. politiegegevens (Wpg) van de betrokkene afwijzen als:

• Het gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren.

• Dat nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen.

• De openbare veiligheid in het geding is.

• De rechten en vrijheden van derden worden geschonden.

• De nationale veiligheid in het geding is.

Een verzoek kan ook worden afgewezen als het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.

Bij een inzageverzoek op basis van de Wpg verstrekt de gemeente geen documenten, maar stelt de betrokkene in de gelegenheid om op inzage te komen. Hierbij mogen geen foto’s en of kopieën gemaakt worden van deze afschriften. In het besluit wordt opgenomen welke gegevens de Gemeente Helmond geregistreerd heeft (Wpg art 29 lid 5).

Het bewaren van politiegegevens

Politiegegevens worden niet langer bewaard dan de minimale tijd die nodig is, zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving, of voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt. Politiegegevens dienen na verwijdering nog maximaal vijf jaar worden bewaard. Daarna, of binnen deze periode van vijf jaar (afhankelijk van welke bewaartermijn geldt) dient definitieve vernietiging plaats te vinden. Indien van cultureel of historisch belang kan worden afgezien van vernietiging van de gegevens. Er wordt dan aan de bewaareisen als genoemd in de Archiefwet voldaan. Alle politiegegevens worden gelabeld in artikel 8, 9 en 13 informatie. Voor elk label is de bewaartermijn conform de wettelijke bepaling gedefinieerd, zodat geborgd wordt dat deze politiegegevens niet langer worden bewaard dan de minimale tijd die nodig is, zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving, of voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt. De gemeente borgt dit met automatisering en een eigen werkinstructie.

Het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens

De Wpg maakt een onderscheid tussen het ter beschikking stellen van politiegegevens en het verstrekken ervan. Het ter beschikking stellen van politiegegevens houdt in dat deze in principe worden gedeeld met eenieder die de gegevens nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Bij dit ‘need to know’-principe dient altijd een noodzakelijkheids-, proportionaliteits- en subsidiariteitsafweging te worden gemaakt. Het ter beschikking stellen voltrekt zich dus binnen het Wpg-domein.

Bij het verstrekken van politiegegevens gaat het om het delen van gegevens buiten het Wpg-domein. In dat geval moet zijn geborgd dat politiegegevens alleen worden verstrekt aan personen of instanties buiten het politiedomein, voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals deze in de Wpg en het Bpg zijn genoemd. Geborgd moet ook zijn dat wanneer gegevens verstrekt worden, er wordt voldaan aan de documentatieplicht en dat de verstrekking alleen plaatsvindt in overeenstemming met het bevoegd gezag indien dit vereist is in de wet. Het gaat dan bijvoorbeeld om verstrekkingen aan de burgemeester, een toezichthouder, een advocaat of een functionaris in het kader van de Wet Bibob.

Het melden van datalekken

Gemeente Enschede heeft een procedure datalekken vastgesteld. Deze procedure heeft betrekking op de afhandeling van datalekken op grond van zowel de AVG als de Wpg.

Bewustwording

Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is enerzijds een kwestie van het organiseren van een goede informatieveiligheid en het zorgvuldig inrichten van werkprocessen, anderzijds is het een zaak van bewustwording bij de boa's. Het bewustzijn wordt voortdurend aangescherpt, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en veilig en verantwoord gedrag wordt aangemoedigd.

Elke nieuwe medewerker moet daarom verplicht een Wpg training volgen. Daarvan wordt een notitie vastgelegd in het personeelsdossier. Boa's die al in dienst zijn en deze training nog niet hebben doorlopen, doorlopen deze training alsnog. Daarnaast is er in ieder geval jaarlijks aanvullend aandacht voor bewustwording rondom de omgang met politiegegevens. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een aanvullende training, een bijeenkomst over een specifiek Wpg-onderwerp of in de vorm van een toets. Ook van deelname aan deze initiatieven wordt een notitie in het personeelsdossier gemaakt.

Open communicatie

Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt. De gemeente creëert dat vertrouwen door inzichtelijk te maken, door middel van verschillende communicatiekanalen, op welke wijze zij persoonsgegevens verwerkt en beheert. Dit staat in de privacyverklaring die op de website is te vinden (www.enschede.nl/privacy).