Besluit aanwijzing archief-hotspots en actualisatie archief-hotspotmonitor 2023 Vlissingen

Registratienummer: 2334168

Het College van B&W van Vlissingen heeft op 14 november 2023 besloten:

• 1. Overeenkomstig het advies van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) met het Zeeuws Archief van 10 juli 2023, naast de eerder vastgestelde hotspots, de volgende archief-hotspot, aan te wijzen waarop artikel 5, eerste lid, sub e van het Archiefbesluit van toepassing is:

• * Artikel 12-status gemeente Vlissingen

• 2. Over deze aanwijzing in- en extern te communiceren in de vorm van een zogeheten hotspotmonitor.

Samenvatting

In het Archiefbesluit is in artikel 5, eerste lid, sub e geregeld, dat als aan bepaalde criteria wordt voldaan informatie, die normaliter na verloop van tijd voor vernietiging in aanmerking komt, toch vanuit cultuur-historisch perspectief bewaard kan worden. Deze zogeheten archief-hotspots moeten jaarlijks vastgesteld worden in een hotspotmonitor. Het college heeft in 2021 de coronacrisis als zodanig aangewezen en in 2022 de hotspotmonitor geactualiseerd met de volgende archief-hotspots:

• de marinierskazerne

• het Scheldekwartier

• het Nollebos

• hotel Britannia

• de oorlog in Oekraïne

Nu wijst het college de artikel 12-status van de gemeente Vlissingen aan als nieuwe archief-hotspot.

Toelichting:

Een gebeurtenis of een onderwerp kan als archief-hotspot worden aangewezen als er sprake is van:

• een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen de gemeente die veel maatschappelijke onrust veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• een gebeurtenis die of onderwerp dat binnen de gemeente belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over het onderwerp veel emoties losmaakt.

• een gebeurtenis die- of onderwerp dat aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente.

• een politieke kwestie waardoor de positie van het bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Een gebeurtenis of onderwerp kan dus zowel vanuit het perspectief van de gemeente als vanuit het perspectief van de samenleving als archief-hotspot worden aangewezen. Het kan gaan om zowel een positieve als negatieve beleving. Het aanwijzen gebeurt achteraf, maar kan ook gebeuren wanneer de gebeurtenis of het onderwerp actueel is.

Het gevolg van de aanwijzing van een gebeurtenis of onderwerp als archief-hotspot is dat de gemeente alle informatie hierover verzamelt en duurzaam bewaart. Ook als het gaat om informatie die normaal na verloop van tijd vernietigd zou moeten worden. Archief-hotspots die door de gemeente zijn aangewezen, zijn voor het Zeeuws Archief medebepalend voor zijn keuzes voor het verwerven van particuliere archieven.

Gemeenten worden ondersteund in het proces voor (jaarlijkse) vaststelling van archief-hotspots. Dit gaat volgens een overlegstructuur met het Zeeuws Archief, welke in 2020 is vastgesteld:

• 1. Het voorbereiden van de hotspotmonitor vindt plaats in het tactisch informatieoverleg (TIO).

• 2. Het TIO bespreekt jaarlijks de hotspotmonitor. Voor de bespreking hiervan kan het overleg worden uitgebreid met één of meerdere in- en/of externe deskundigen.

• 3. Het TIO stelt de hotspotmonitor op met een toelichting en biedt deze aan het strategisch informatieoverleg (SIO) aan.

• 4. Het SIO bespreekt de hotspotmonitor en adviseert hierover aan uw college.

• 5. Uw college stelt de archief-hotspots definitief vast, waarna deze worden gepubliceerd. Dit laatste is niet alleen van belang om verantwoording af te leggen over het selectiebeleid, maar biedt ook de mogelijkheid om de burger bij dit onderwerp te betrekken.

Het aanwijzen van archief-hotspots is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van informatie over belangrijke gebeurtenissen of onderwerpen.

Tijdens het SIO van 10 juli 2023 is de hotspotmonitor besproken. Het SIO adviseert u naast de bestaande archief-hotspots ook het volgende onderwerp vast te stellen:

• Artikel 12-status gemeente Vlissingen (de start van de hotspot zijn dossiernummers 127093 en 127622. In deze dossiers bevinden zich de moties van politieke partijen, de voorwaarden en gevolgen van de artikel 12-status, de aanvraag en de huidige financiële status van de gemeente Vlissingen).