Werkwijze rekenkameronderzoek rekenkamer Coevorden

Rekenkameronderzoek

De rekenkamer onderzoekt de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde bestuur van de gemeente en ondersteunt daarmee de raad in zijn controlerende en kaderstellende rol.

• Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering efficiënt verlopen?

• Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten behaald?

• Rechtmatigheid: is de uitvoering volgens de wettelijke kaders en regels?

De rekenkamer is onafhankelijk van de raad en het college. Zij bepaalt zelf welke onderzoeken zij uitvoert.

Processtappen rekenkameronderzoek

Hieronder staan de verschillende processtappen en de werkwijze bij een rekenkameronderzoek (artikel 10 Reglement van orde rekenkamer Coevorden 2023):

• 1. Onderwerpselectie

• 2. Onderzoeksopzet

• 3. Uitvoeren onderzoek

• 4. Startbijeenkomst

• 5. Interviews

• 6. Conceptrapport

• 7. Ambtelijk wederhoor

• 8. Bestuurlijk wederhoor

• 9. Eindrapport

• 10. Openbaar maken

• 11. Behandeling raad(scommissie)

• 12. Evaluatie onderzoeksproces

• 13. Uitvoeren aanbevelingen

• 14. Andere onderzoeksvormen

• 1. Onderwerpselectie

  De rekenkamer stelt een jaarplan op. Daarin staan de resultaten van een inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen. De rekenkamer kijkt zelf naar potentiële onderzoeksonderwerpen. Ook inventariseert zij mogelijke onderzoeksonderwerpen bij de fracties uit de gemeenteraad. Het college kan ook onderwerpen aangeven. Datzelfde geldt voor inwoners van de gemeente Coevorden.

  Een onderwerp voor onderzoek toetst de rekenkamer aan selectiecriteria. Daarna kiest de rekenkamer welk(e) onderzoek(en) zij uit zal voeren. Het gaat bij de selectie om:

  • de kwaliteit van het lokaal bestuur;

  • de controlerende rol van de raad;

  • openheid van het gemeentelijk handelen.

• Ook moet het onderwerp een financieel, bestuurlijk en maatschappelijk belang hebben. Daarnaast moet het onderwerp haalbaar zijn in de beschikbare tijd en passen in het budget van de rekenkamer. Daarnaast kijkt de rekenkamer naar de variatie in onderwerpen en de onderdelen van de gemeentelijke organisatie die betrokken zijn bij het onderwerp.

• 2. Onderzoeksopzet

  De rekenkamer werkt het onderzoek uit in een onderzoeksopzet. Hierin vermeldt de rekenkamer de aanleiding en de achtergronden van de onderzoeksvraag.

  In de onderzoeksopzet:

  • is het onderwerp afgebakend;

  • worden de doel- en probleemstelling uitgewerkt;

  • wordt een tijdsplanning en een indicatie van de benodigde onderzoekstijd gegeven;

  • beschrijft de rekenkamer op hoofdlijnen hoe zij het onderzoek zal uitvoeren.

• De rekenkamer geeft bij de meeste onderzoeken een extern onderzoeksbureau opdracht om het onderzoek uit te voeren. Soms voeren de leden van de rekenkamer zelf onderzoek uit.

  De rekenkamer stuurt de onderzoeksopzet ter informatie naar de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De public controller coördineert in afstemming met de secretaris van de rekenkamer het proces. De public controller informeert de gemeentelijke bestuursorganen en onderdelen van de organisatie over het onderzoek. Hij/zij vraagt daarbij medewerking aan het onderzoek te verlenen. Hieronder verstaat de rekenkamer: het meewerken aan interviews, het verstrekken van informatie en anderszins beantwoorden van vragen.

• 3. Uitvoeren onderzoek

  Het onderzoek start met een aankondiging daarvan bij iedereen die bestuurlijk en ambtelijk eindverantwoordelijk zijn voor het onderwerp. Zij krijgen de onderzoeksopzet ter informatie toegestuurd.

  De secretaris van de rekenkamer treedt op als vast contactpersoon voor de ambtelijke organisatie. De public controller is eerste aanspreekpunt voor de secretaris van de rekenkamer.

  De rekenkamer sluit met de onderzoeksbureaus die door haar worden ingehuurd een verwerkingsovereenkomst zoals bedoeld in de AVG. De rekenkamer verklaart de inkoopvoorwaarden van de gemeente Coevorden van overeenkomstige toepassing op haar overeenkomsten met onderzoeksbureaus.

• 4. Startbijeenkomst

  Om tot een goede afstemming te komen houdt de rekenkamer een startbijeenkomst. Daarvoor worden uitgenodigd:

  • de gemeentesecretaris;

  • de public controller;

  • direct betrokkenen uit de organisatie;

  • de portefeuillehouder;

  • een vertegenwoordiging van het onderzoeksbureau;

  • de voorzitter van de rekenkamer;

  • de secretaris van de rekenkamer.

• In deze bijeenkomst geeft de rekenkamer toelichting op het onderzoek en op de gevraagde medewerking van de verschillende betrokkenen. Als medewerking van andere partijen wenselijk is, zal de secretaris van de rekenkamer hen vragen medewerking te verlenen.

• 5. Interviews

  Tijdens de uitvoering houdt de rekenkamer interviews met vertegenwoordigers van de raad, het college, de organisatie en eventueel externe betrokkenen. In deze interviews kan betrokkenen gevraagd worden naar informatie die niet uit documenten blijkt. Het gaat dan bijvoorbeeld de praktische werkwijze, achtergronden en verhoudingen binnen de organisatie. Voor een vruchtbaar interview is een zorgvuldige voorbereiding belangrijk. De rekenkamer stuurt een week van tevoren de interviewthema’s aan de geïnterviewden. Bij een interview is ook een vertegenwoordiging van de rekenkamer aanwezig.

  Van het interview wordt een verslag gemaakt, dat voor goedkeuring aan de geïnterviewde wordt voorgelegd. De interviews met de rekenkamer en/of de onderzoekers zijn vertrouwelijk. In het onderzoeksrapport worden geen citaten opgenomen die op de persoon zijn te herleiden.

• 6. Conceptrapport

  De rekenkamer legt de bevindingen, de conceptconclusies en de aanbevelingen vast in een conceptrapport.

• 7. Ambtelijk wederhoor

  De rekenkamer stuurt het conceptrapport eerst voor wederhoor naar de ambtelijk eindverantwoordelijke(n) met het verzoek om, indien nodig, op de weergave van de feiten en bevindingen te reageren. Het doel van deze feitencheck is om overeenstemming te krijgen over de gerapporteerde bevindingen. Als het rapport een onvolledige of onjuiste weergave van de feiten bevat, vraagt de rekenkamer deze specifieke passage (met paragraafnummer en paginanummer) te melden. Ook vraagt de rekenkamer daarbij te vermelden wat dan wel een volledige en juiste weergave is. Daarvoor gebruikt de rekenkamer een formulier “Opmerkingen ambtelijk wederhoor”. De public controller coördineert dit proces binnen de organisatie.

  De rekenkamer neemt deze ambtelijke reactie niet op in de eindrapportage, maar betrekt deze wel bij het opstellen ervan. Voor het ambtelijke wederhoor zijn ten minste twee weken beschikbaar.

• 8. Bestuurlijk wederhoor

  De rekenkamer neemt in het conceptrapport ook conclusies en aanbevelingen op. De rekenkamer vraagt het college om te reageren op de conceptrapportage en zich daarbij te richten op de belangrijkste bestuurlijke punten. Voor het bestuurlijk wederhoor zijn ten minste drie weken beschikbaar.

  De reactie van het college neemt de rekenkamer op in het definitieve onderzoeksrapport dat zij aan de raad stuurt. Afhankelijk van de aard en inhoud van het onderzoek kan de rekenkamer het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor gelijktijdig uitvoeren.

  De public controller coördineert dit proces binnen de organisatie en het college.

• 9. Eindrapport

  De rekenkamer betrekt de reactie van het college bij de vaststelling van het definitieve rapport. De rekenkamer kan een nawoord in het eindrapport opnemen over de reactie van het college. Alle door de rekenkamer naar aanleiding van het bestuurlijk wederhoor nodig geachte wijzigingen worden expliciet in het definitieve rapport genoemd.

• 10. Openbaar maken

  De rekenkamer stuurt het eindrapport aan de gemeenteraad. Zij doet daarbij een voorstel aan de raad over de behandeling daarvan. Met de toezending van het rapport aan de gemeenteraad wordt het rapport openbaar. De rekenkamer publiceert het eindrapport op het onderdeel van de rekenkamer op de website van de gemeente Coevorden. Bij de publicatie informeert de rekenkamer, als zij dat relevant en/of noodzakelijk acht, ook de pers door toezending van het rapport en een begeleidend persbericht.

• 11. Behandeling raad(scommissie)

  Bij de behandeling in de raadscommissie licht de rekenkamer, indien gewenst, haar rapport toe en beantwoordt vragen van de raads- en commissieleden.

• 12. Evaluatie onderzoeksproces

  De rekenkamer evalueert binnen drie maanden na het publiceren van het rapport het onderzoeksproces. De rekenkamer houdt een evaluatiegesprek met de daarbij betrokken medewerkers uit de organisatie en het extern onderzoeksbureau dat is ingeschakeld. De rekenkamer kijkt daarbij terug op het proces en de inhoud van het onderzoek. Zij gaat na welke verbeteringen mogelijk zijn voor een volgend onderzoek.

• 13. Uitvoeren aanbevelingen

  Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad over hoe zij de overgenomen aanbevelingen heeft uitgevoerd en wat de resultaten en effecten hiervan zijn. Daarnaast rapporteert de griffier aan de raad over de aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht.

  De rekenkamer kan zo nodig een vervolgonderzoek starten om zelf vast te stellen wat de doorwerking en navolging van haar rapport is.

• 14. Andere onderzoeksvormen en rapportage

  De rekenkamer kan in afwijking van het voorgaande besluiten tot een andere vorm van rapportage, zoals een brief aan de gemeenteraad, een schriftelijke handreiking of een oriënterend onderzoek.

  De rekenkamer kan een verkort onderzoek uitvoeren in het geval zij zich nader wil oriënteren over de stand van zaken op specifieke beleidsterreinen. Het oriënterende karakter maakt het mogelijk dat niet de bovenomschreven procedures hoeven te worden gevolgd.

Aldus vastgesteld door de rekenkamer van de gemeente Coevorden op 18 oktober 2023.

Secretaris

J. Kok

Voorzitter

R.N. de Boer