Richtlijn Omgevingsdialoog

Participatie is een belangrijke pijler van de Omgevingswet. De richtlijn geeft aan in welke mate u de omgeving betrekt bij uw initiatief c.q. ruimtelijke ontwikkeling. De gemeente vindt het namelijk belangrijk dat inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners op tijd door u betrokken worden bij initiatieven of ruimtelijke ontwikkelingen in hun omgeving. Daardoor komen belangen, ideeën, zorgen en kansen eerder op tafel en worden initiatieven beter.

 

In de richtlijn beschrijven we de verschillende stappen die u ten aanzien van participatie zet. In het kort gaat het om de deze stappen:

  • 1.

    U neemt kennis van de spelregels die we ten aanzien van participatie gebruiken. We verwachten dat u in ieder participatietraject invulling geeft aan onze spelregels.

  • 2.

    U beoordeelt de impact van uw initiatief op de omgeving. Daarvoor gebruikt u de Impactscan. Ook beoordeelt u, of laat u beoordelen, of uw initiatief in het omgevingsplan past. Dit is één van de vragen uit de Impactscan. Uit de Impactscan volgt of uw initiatief valt in categorie A, categorie B, categorie C of categorie D. Bij iedere categorie hebben we specifieke verwachtingen ten aanzien van participatie.

  • 3.

    De gemeente toetst of u de Impactscan Impact (inclusief uw onderbouwing) goed hebt ingevuld en of daarmee de door u aangegeven categorie juist is. Vervolgens zijn er twee sporen mogelijk:

    • a.

      Uw initiatief past in het omgevingsplan. Afhankelijk van de uitkomst van de impactmeting, informeert u uw omgeving (categorie A) of maakt u een communicatie- en participatieaanpak (categorie B). Daarin geeft u invulling aan wat wij op het gebied van communicatie en participatie van u verwachten. Vervolgens voert u deze aanpak uit.

    • b.

      Uw initiatief past niet in het omgevingsplan (categorie B, C of D). U dient een adviesverzoek in. Daarin toetsen we nogmaals uw inschatting van de impact van uw initiatief en beoordelen we of we uw initiatief wenselijk en voorstelbaar vinden. U wacht ons principestandpunt af. Bij een positief principestandpunt is het aan u om ons te verzoeken de ruimtelijke procedure te starten. U maakt een communicatie- en participatieaanpak, waarin u invulling geeft aan wat wij op het gebied van communicatie en participatie verwachten. Eén van de instrumenten, waarvan we verwachten dat u die toepast vanaf categorie C, is de inzet van een planteam. Vanwege de impact van het initiatief wil de gemeente (bij initiatieven in de categorieën C en D) een actieve rol op het gebied van communicatie en participatie. Wij adviseren u over de te voeren aanpak. Vervolgens voert u de aanpak uit. In geval van categorie D is de gemeente deelnemer en belanghebbende in de uitvoering van de communicatie en participatieaanpak. In andere categorieën (B en C) volgen wij de aanpak daar waar mogelijk en sturen wij mogelijk bij.

  • 4.

    U dient voor uw initiatief de vergunningaanvraag of het verzoek tot een buitenplanse omgevingsplanactiviteit c.q. wijziging van het omgevingsplan in. Bij initiatieven in de categorie B, C of D dient u ook een participatieverslag in, waarin u uitlegt wat u aan communicatie en participatie hebt gedaan, welke belanghebbenden u betrokken heeft, wat zij hebben ingebracht, en wat u daarmee in de planvorming hebt gedaan. Het participatieverslag wegen we mee in de in de verdere procedure.

Spelregels van participatie in Tilburg

In Tilburg hanteren we een paar spelregels in het samenspel tussen gemeente, bewoners, initiatiefnemers en andere belanghebbenden. Deze spelregels zijn een afgeleide van het NEN-beoordelingskader voor participatie. We verwachten van initiatiefnemers dat zij – bij initiatieven met veel impact – in het participatieverslag uitleggen hoe zij invulling hebben gegeven aan deze spelregels. Daar toetsen we op.

 

  • Vroegtijdige participatie is ‘de norm’: de Omgevingswet zet in op het zo vroeg mogelijk inzichtelijk maken van ideeën, wensen, kansen en belangen, waardoor het initiatief beter wordt. Daarvoor is het belangrijk dat we bij initiatieven, die impact hebben op de omgeving, vroegtijdig participatie vormgeven.

  • Participatie is maatwerk: een participatieaanpak die altijd hetzelfde is, kan niet meer. Want de aard van de initiatieven, de impact van het initiatief, de ruimte voor participatie en de omgeving zijn altijd anders. Alle verschillende kleuren, geluiden, belangen en achtergronden horen tot uitdrukking te komen in een participatietraject. Hoewel de aanpak zelf altijd anders is, geven we de aanpak wel via steeds dezelfde methode vorm. Denk altijd na waarom (doel), waarover (kaders en mate van invloed voor participanten), wanneer, met wie (doelgroep) en hoe (passende instrumenten) de aanpak eruit kan zien. Dat legt u vast in een participatieplan.

  • Besteed extra aandacht aan het helder maken van rollen: maak in ieder traject duidelijk wie welke rol heeft: initiatiefnemer, gemeente(raad), belanghebbenden, evt. onafhankelijke experts. Vanaf niveau C stuurt de gemeente actief op ‘goede’ participatie, in lijn met deze spelregels, ook al blijft de eindverantwoordelijkheid voor de participatie bij de initiatiefnemer liggen.

  • Iedereen moet mee kunnen doen met participatie: als gemeente vinden we het belangrijk dat iedereen gelijkwaardig mee moet kunnen denken of doen. Het gaat daarbij naast al georganiseerde inwoners, ook inwoners die normaal gesproken niet zo snel van zich laten horen, mensen met een andere culturele achtergrond en/of mensen die de taal niet zo goed spreken, jongeren, bezoekers én toekomstige bewoners en woningzoekenden. Breng daarom de gewenste participanten vroegtijdig in beeld en span uzelf in om hen te bereiken. Dat kan o.a. door informatie over het initiatief beschikbaar, begrijpelijk (op B1 en waar mogelijk visueel) en behapbaar te maken. Kijk naar instrumenten die passen bij de doelgroep die u wil bereiken en betrekken. Tenslotte bieden we als gemeente planteams vanaf categorie C de gelegenheid om in de planvormingsfase onafhankelijke expertise of procesbegeleiding in te schakelen. Dat helpt hen om een onderbouwde mening over bepaalde initiatieven te kunnen ontwikkelen.

  • Participatie is motiveren en leren. in een participatietraject is het belangrijk dat teruggekoppeld en uitgelegd wordt wat met de inbreng van participanten is gedaan, en hoe de opbrengst een rol heeft gespeeld in de planvorming. Dat legt u bovendien vast in een participatieverslag – die wegen we als gemeente mee in de vergunningaanvraag en/of besluitvorming. Bovendien is het belangrijk om te leren van participatietrajecten. Daarom controleren we als gemeente hoe betrokkenen het participatietraject hebben ervaren wat betreft tijdigheid, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, ‘werkvormen’ en hoe de opbrengsten zich verhouden tot het vooraf beoogde doel. Op die manier leren we van de participatietrajecten die in onze gemeente worden uitgevoerd.

Impactscan

Een initiatief of een nieuwe ruimtelijke ontwikkeling heeft een impact op de omgeving. De impact kan heel klein zijn, bijvoorbeeld als u een dakkapel wilt plaatsen. Maar de impact kan ook heel groot zijn, bijvoorbeeld als u in de bebouwde kom een flatgebouw wilt realiseren en de openbare ruimte opnieuw wilt inrichten. Aan de hand van de Impactscan krijgt u inzicht in de impact van uw initiatief. We vragen u zich bij het invullen van de scan te verplaatsen in de omgeving. Daarbij hanteren we het volgende uitgangspunt: hoe groter en veelomvattender het initiatief, hoe meer impact het initiatief op de omgeving heeft en hoe intensiever u de omgeving bij uw initiatief betrekt. Het is daarom belangrijk dat de scan op tijd invult, zodat u ook in een vroege fase van uw initiatief inzicht hebt in de mate waarin u de omgeving moet betrekken.

 

De scan bestaat uit zes thema’s waarop het initiatief mogelijk impact heeft: het soort initiatief, verkeer, groen, beleving, hinder en het (ruimtelijke) proces. Deze zes thema’s staan centraal, omdat uit onze ervaringen met omgevingsdialogen en zienswijzen blijkt dat inwoners vaak een mening hebben over deze thema’s.

 

Aan ieder thema kent u een score tussen de 1 en 5 toe. Daarbij geldt: hoe hoger de score, hoe groter de impact of afwijking. U moet onderbouwen waarom u voor een bepaalde score hebt gekozen. De optelsom van de scores per thema deelt u door zes (het aantal thema’s). De uitkomst (eveneens een score tussen de 1 en 5) is de Impactscore. De impactscore bepaalt in welke categorie uw initiatief past.

 

De Impactscan geeft u daarmee een belangrijk inzicht in de impact van uw initiatief en dus de gewenste mate waarin u de omgeving betrekt. De gemeente beoordeelt uw berekening van de impactscore, inclusief uw onderbouwing daarbij. Op basis van onze eigen inschatting, stellen we de impactscore van uw initiatief bij.

Impactscan initiatief in procedure vergunningaanvraag

Zodra u van plan bent om met een initiatief aan de slag te gaan, kunt u de Impactscan invullen. In de Impactscan vragen we u echter ook om te beoordelen of uw initiatief in het omgevingsplan past. Het wel of niet passen van uw initiatief in het omgevingsplan bepaalt de procedure van uw vergunningaanvraag.

 

  • a.

    Uw initiatief past in het omgevingsplan. Afhankelijk van de uitkomst van de impactmeting, informeert u uw omgeving of maakt u een communicatie- en participatieaanpak. Daarin geeft u invulling aan wat wij op het gebied van communicatie en participatie van u verwachten. Vervolgens voert u deze aanpak uit. Vervolgens kunt u de vergunning aanvragen. De gespreksnotitie of uw participatieverslag wegen we mee in de vergunningaanvraag.

  • b.

    Uw initiatief past niet in het omgevingsplan. U dient een adviesverzoek in. Daarin toetsen we nogmaals uw inschatting van de impact van uw initiatief en beoordelen we of we uw initiatief wenselijk en voorstelbaar vinden. U wacht ons principestandpunt af. Bij een positief principestandpunt is het aan u om ons te verzoeken de ruimtelijke procedure te starten. U maakt een communicatie- en participatieaanpak, waarin u invulling geeft aan wat wij op het gebied van communicatie en participatie verwachten. Vanwege de impact van het initiatief wil de gemeente (bij initiatieven in de categorieën C en D) een actieve rol op het gebied van communicatie en participatie. Daarom sturen we de door u voorgestelde aanpak bij (categorie C) of maken we samen een communicatie en participatieaanpak (categorie D). Vervolgens voert u de (afgesproken) aanpak uit. Vervolgens kunt u uw vergunningaanvraag doen. Het participatieverslag wegen we mee in de vergunningaanvraag.

Toelichting thema’s Impactscan

Soort initiatief: Het eerste thema gaat over het ‘soort initiatief’ dat u gaat realiseren. Wat houdt het in? Gaat het om het plaatsen van een nieuwe erfafscheiding, de uitbreiding van uw woning of is het groter en gaat het bijvoorbeeld om de bouw van een appartementencomplex met meer dan 50 woningen of om de bouw van winkels/bedrijven. Hoe groter het initiatief, des te groter u de impact inschat. Dus: bij een erfafscheiding vult u 1 in en bij de bouw van een appartementencomplex vult u 5 in.

 

Verkeer: het tweede thema gaat over wat voor invloed het parkeren bij het initiatief heeft op de omgeving en de mate waarin er meer verkeer van en naar het gebied komt. Is het mogelijk om te parkeren op het eigen terrein of moet u kijken naar alternatieven vormen van parkeren en/of vervoer?

 

Groen: het derde thema vraagt u om na te denken wat het initiatief voor bijdrage levert aan het klimaat, maar zorgt ook voor een betere leefomgeving. Moeten er bomen gekapt worden en mag dit wel? Creëert u nieuw groen? Check onder andere de geldende bomenverordening van de gemeente, omdat er voor uw locatie mogelijk bijzondere eisen gelden.

 

Beleving: het vierde thema gaat over wat u daadwerkelijk ziet in de straat. Komt er hoogbouw waar nu geen hoogbouw is. Verandert het bouwplan het karakter van de straat of de buurt? Wat draagt de ontwikkeling bij aan de kwaliteit van het straatbeeld? Denk aan aspecten als wat draagt het bij aan de (sociale) veiligheid in de omgeving en draagt het bij aan een gezonde leefomgeving.

 

Gezondheid/hinder: dit thema gaat over de te verwachten effecten op (sociale) veiligheid, gezondheid en overlast qua geluid, privacy, luchtkwaliteit, schaduwwerking etc. Het gaat hierbij zowel over de te verwachten effecten tijdens als na de realisatie van uw initiatief. Overlast van het verkeer/parkeren beoordeelt u al bij het thema ‘verkeer’.

 

Proces: het zesde en laatste thema toetst of uw initiatief past binnen het omgevingsplan. Past het initiatief direct binnen het omgevingsplan, dan zit u op score 1. Of uw initiatief past binnen het omgevingsplan is na te vragen via het klantcontactcentrum.

 

We illustreren de toepassing van de scan aan de hand van twee voorbeelden.

 

Voorbeeld 1

U wilt uw woning aan de achterzijde gaan uitbreiden. Uit een eerste contact met de gemeente blijkt dat de uitbreiding past binnen het omgevingsplan en dat er een vergunningsplicht geldt. Hoe vult u de scan in?

  • 1.

    Soort initiatief; een uitbreiding van een woning heeft weinig impact. Uw score is 2

  • 2.

    Verkeer; u voegt geen woningen toe of u gaat de ruimte niet anders gebruiken dan voor wonen. Uw score is 1

  • 3.

    Groen; u hoeft geen boom te kappen. Wel moet u rekening houden met de verhouding verhard en onverhard terrein. Uw score is 2

  • 4.

    Beleving: u bouwt een eenlaagse uitbouw tot 3 m hoog. De buren hebben er zicht op, maar beperkt. Uw score is 1;

  • 5.

    Gezondheid/hinder: u kunt vanuit de uitbouw niet in de naastgelegen tuinen kijken. Uw score is 1;

  • 6.

    Procedure: uit navraag bij de gemeente blijkt dat de activiteit past binnen het omgevingsplan . Uw score is 1.

Uw totale score is 8. U deelt de score door 6 en komt afgerond uit op 1.

 

Voorbeeld 2

U bent eigenaar van een oud bedrijfspand in een woonwijk net buiten het centrum. Omdat er meerdere appartementengebouwen staan in de omgeving, wilt u het bedrijfspand slopen en hiervoor 50 appartementen terugbouwen voor alleenstaanden en 2-persoonshuishoudens. De appartementen zijn ongeveer 55 m2 groot en er komt een parkeerterrein achter waar net niet voldoende parkeerplek is, maar u gaat gebruik maken van deelauto’s. Het omgevingsplan biedt geen mogelijkheden om te bouwen. Hoe vult u de scan in?

  • 1.

    Soort initiatief; sloop van een bedrijfspand en bouw van 50 woningen. De score is 4. Het is een groot aantal woningen, maar aan de andere kant sloopt u een bedrijfspand dat niet meer passend is in de omgeving;

  • 2.

    Verkeer; u voegt 50 woningen toe die niet allemaal kunnen parkeren op het terrein. Mogelijk dat ze gaan parkeren in de omgeving. Er is veel verkeer dat van en naar het complex gaat. De score is 5

  • 3.

    Groen; Er staan nog twee bomen die gekapt moet worden. Voor de rest is het perceel bebouwd. U gaat nieuwe bomen plaatsen, maar niet meer dan 2. De score is 4.

  • 4.

    Beleving: 50 woningen betekent meerdere bouwlagen. Het uitzicht verandert voor de omgeving en er kan vermindering van zonlicht in de aangrenzende tuinen optreden. Er staan echter ook al appartementen in de buurt. De score is 4;

  • 5.

    Gezondheid/hinder: Vanuit de nieuwe woningen kijkt men in de tuinen in de omgeving. De score is 5;

  • 6.

    Procedure: uit navraag bij de gemeente blijkt dat u of een Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (BOPA) of een wijziging van het Omgevingsplan moet doorlopen. De score is 5.

De totale score is 27. U deelt de score door 6 en komt uit op 4,5. De score ligt dus tussen de 4 en de 5.

Categorie van uw initiatief en mate van participatie

Uit de Impactscan initiatief rolt de impactscore van uw initiatief. De impactscore bepaalt vervolgens in welke categorie (A, B, C of D) uw initiatief valt. Daarbij hanteren we het volgende uitgangspunt: hoe hoger de impact van uw initiatief, hoe intensiever u de omgeving bij uw initiatief betrekt.

 

Categorie A (impactscore van 1 of 2):

Er is geen óf zeer weinig impact op uw omgeving. Dit betekent dat we verwachten dat u de directe omgeving informeert over uw initiatief voordat u formeel een vergunningaanvraag indient. Wij verwachten dat u de omgeving tenminste schriftelijk informeert. U kunt de directe omgeving daarnaast het beste ook persoonlijk informeren. Dan weet de omgeving wat u van plan bent. En kunnen ze eventuele zorgen of kansen met u delen. Daar kunt u rekening mee houden bij de verdere uitwerking van het initiatief. U verwerkt de reactie van de directe omgeving in een gespreksnotitie. Die laat u vervolgens ondertekenen door de directe omgeving. Daarmee bevestigen zij dát zij zijn geïnformeerd over uw initiatief. Mocht een gesprekspartner het verslag/de notitie niet willen ondertekenen, vermeldt u dit.

 

Categorie B (impactscore van 3):

De impact op de omgeving is gemiddeld. Dit betekent dat we verwachten dat u de omgeving raadpleegt over uw initiatief. U vraagt de omgeving wat zij van uw plan vinden. Zodat de omgeving hun mening, tips, suggesties, zorgen, belangen of kansen kan meegeven. Die input neemt u mee in de uitwerking van het initiatief. Voordat u het gesprek met de omgeving gaat voeren, verwachten we dat u een communicatie- en participatieplan maakt. Daarin legt u uit waarom, waarover, wanneer, met wie en hoe u in gesprek gaat. De gemeente geeft feedback op uw communicatie- en participatieplan. De opbrengst van de participatie schrijft u op in een participatieverslag. Daarin legt u uit wat u aan communicatie en participatie hebt gedaan, welke belanghebbenden u betrokken heeft, wat dat heeft opgeleverd, en wat u daarmee in de planvorming hebt gedaan

 

raadplegen – raadplegen betekent dat u de inbreng van Tilburgers meeneemt in de verdere ontwikkeling van uw initiatief

 

Categorie C (impactscore 4- 5):

Er is aanzienlijke of grote impact op de omgeving. Dit betekent dat we verwachten dat de omgeving adviseert over uw initiatief. U motiveert waarom u een advies wel of niet overneemt. Dit koppelt u ook altijd terug aan de omgeving. Voordat u het gesprek met de omgeving gaat voeren, verwachten we dat u een communicatie- en participatieplan maakt. Daarin legt u uit waarom, waarover, wanneer, met wie en hoe u in gesprek gaat. Wij zien meerwaarde in de vorm van een gesprek waarbij u elkaar fysiek ontmoet. Wij hechten aan een proces waarbij een onafhankelijke partij de daadwerkelijke dialoog begeleid. Vanwege de aanzienlijke impact van het initiatief op de omgeving wil de gemeente (bij initiatieven in deze categorie) een actieve rol op het gebied van communicatie en participatie. Daarom sturen we de door u voorgestelde aanpak bij.

 

adviseren – adviseren betekent dat u laat zien wat u met het advies van Tilburgers hebt gedaan in de uitwerking van uw initiatief. U legt uit waarom u de inbreng wel of niet verwerkt

 

De opbrengst van de participatie beschrijft u in een participatieverslag. Daarin legt u vast wat u aan communicatie en participatie hebt gedaan, welke belanghebbenden u hebt betrokken, wat dat heeft opgeleverd, en wat u daarmee in de planvorming hebt gedaan.

 

Daarnaast heeft de gemeente veel ervaringen met instrumenten, vormen en methodieken die goed werken in participatietrajecten. Eén van de instrumenten, waarvan we verwachten dat u die toepast, is de inzet van een planteam. Een planteam is een qua omvang beperkte groep van belanghebbenden, die de initiatiefnemer op basis van de principes van het gekwalificeerd adviesrecht adviseren over zijn of haar initiatief. Het planteam adviseert (binnen vooraf vastgestelde kaders) in de verschillende fasen van het initiatief. Het planteam wordt eventueel begeleid door een onafhankelijke partij. We verwachten dat u in uw communicatie en participatieaanpak gebruik maakt van onder andere dit instrument. We bieden planteams de gelegenheid om in de planvormingsfase onafhankelijke expertise of procesbegeleiding in te schakelen. Wij hechten waarde aan een proces waarbij een onafhankelijke partij de daadwerkelijke dialoog begeleidt.

 

Categorie D (impactscore 4-5 én gelegen in een gebied waar de gemeente een actieve rol neemt in de gebiedsontwikkeling):

 

Er is aanzienlijke of grote impact op de omgeving. Dit betekent dat we verwachten dat de omgeving adviseert over uw initiatief. U motiveert waarom u een advies wel of niet overneemt. Dit koppelt u ook altijd terug aan de omgeving.

 

adviseren – adviseren betekent dat u laat zien wat u met het advies van Tilburgers hebt gedaan in de uitwerking van uw initiatief. U legt uit waarom u de inbreng wel of niet verwerkt

 

Bovendien ligt uw initiatief in een gebied waar de gemeente een actieve rol neemt in de gebiedsontwikkeling. Voorbeelden van deze gebieden zijn: de Spoorzone, Piushaven, het Kenniskwartier, Stappegoor, de binnenstad, het Museumkwartier, maar ook het Stadshart Noord en de dorpskernen Berkel-Enschot en Udenhout. Denk ook aan de (al dan niet aangewezen) beschermde dorps- en stadsgezichten. Vanwege de aanzienlijke of grote impact van het initiatief op de omgeving én vanwege de plek van uw initiatief, zal de gemeente een actieve rol nemen op het gebied van communicatie en participatie. Hoe weet u of uw initiatief binnen zo'n gebied valt? De hiervoor genoemde gebied vallen hier in ieder geval onder. In reactie op uw adviesverzoek, zullen wij aangeven of uw initiatief valt binnen categorie D.

 

In deze categorie geldt, dat we vooraf samen een communicatie- en participatieaanpak maken. Daarin beschrijven we waarom, waarover, wanneer, met wie en hoe we met de omgeving in gesprek gaan. Daarin neemt de gemeente de regie. Wij zien meerwaarde in de vorm van een gesprek waarbij u elkaar fysiek ontmoet. Ook hier hechten wij waarde aan een proces waarbij een onafhankelijke partij de daadwerkelijke dialoog begeleid.

 

Eén van de instrumenten, die we in ieder geval toepassen, is de inzet van een planteam. Een planteam is een qua omvang beperkte groep van belanghebbenden, die u op basis van de principes van het gekwalificeerd adviesrecht adviseren over uw initiatief. Het planteam adviseert (binnen vooraf vastgestelde kaders) in de verschillende fasen van het initiatief. Het planteam wordt eventueel begeleid door een onafhankelijke partij, We verwachten dat u in uw communicatie en participatieaanpak gebruik maakt van onder andere dit instrument. Ook hier geldt, dat planteams de gelegenheid bieden om in de planvormingsfase onafhankelijke expertise of procesbegeleiding in te schakelen.

 

De opbrengst van de participatie staat in een participatieverslag. Daarin leggen we vast wat we aan communicatie en participatie hebben gedaan, welke belanghebbenden we hebben betrokken, wat dat heeft opgeleverd, en wat we daarmee in de planvorming hebben gedaan.

Beoordeling participatie

Nadat u de participatie hebt uitgevoerd, maakt u een gespreksnotitie (categorie A) of een participatieverslag (categorie B, C of D). Dat participatieverslag wegen we mee in het te doorlopen proces. Aan de hand van het participatieverslag beoordelen we of de participatie voldoende heeft plaatsgevonden. Daarbij kijken we ook wat u in uw communicatie- en participatieaanpak hebt afgesproken te gaan doen. Mochten wij van mening zijn dat de participatie niet goed is verlopen, kunnen wij u vragen dit opnieuw te doen.

 

Bij het beoordelen van het participatieverslag gebruiken we het afwegingskader van het NEN. Daar zijn onze spelregels namelijk op gebaseerd. Het afwegingskader is opgebouwd aan de hand van verschillende criteria (zie schema hieronder). Die criteria hebben – als het goed is – ook een plek in uw communicatie en participatieaanpak. Uit het afwegingskader van het NEN blijkt dat het gesprek met de omgeving onvoldoende of voldoende gevoerd is. Onvoldoende betekent dat er mogelijk aanvullende gesprekken moeten worden gevoerd of zelfs dat het gesprek wellicht opnieuw gevoerd wordt.

 

 

Trekker en organisatie

Het is voor de betrokkenen voldoende duidelijk wie verantwoordelijk was voor het gesprek.

Representatie en inclusiviteit

De (beoogde) betrokkenen zijn de doelgroep. Afhankelijk van het project, zijn dit de direct betrokkenen zelf of een goede afspiegeling van de betrokkenen die benoemd zijn in de stakeholdersanalyse (onderdeel comm- / participatieplan.

Doel van het gesprek

Het doel van het gesprek is expliciet gemaakt en is behaald.

Invloed

Het gesprek heeft plaatsgevonden op het niveau dat volgt uit de score Impactscan Impact Initiatief en de kenmerken van het initiatief.

Kaders

De kaders voor het gesprek (waarop hebben we wel/geen invloed) zijn vooraf helder gesteld en zijn gecommuniceerd.

Transparantie

Het traject is duidelijk besproken met de betrokkenen in een zo vroeg mogelijk stadium.

Timing

Betrokkenen zijn zo vroeg mogelijk betrokken in het traject,

zodra het zinvol is en de resultaten gebruikt kunnen worden.

Toegang tot informatie

Betrokkenen hadden de beschikking over de juiste middelen om met succes het gesprek aan te kunnen gaan.

Terugkoppeling

De resultaten van het gesprek zijn verwerkt en teruggekoppeld aan de betrokkenen, met een onderbouwing van wel en niet verwerkte inbreng.

Evaluatie

Er heeft een evaluatie plaatsgevonden met de deelnemers aan het gesprek. In ieder geval na afronding van het gesprek en mogelijk ook tussentijds.

Vervolg

Het is voor de betrokkenen duidelijk hoe het vervolg van het traject eruitziet bij de totstandkoming van het initiatief.

Rollen gemeente

De gemeente heeft drie rollen ten aanzien van communicatie en participatie bij initiatieven. De rol die wij nemen, is afhankelijk van de categorie waarin uw initiatief valt:

 

Toetsende rol

De gemeente heeft primair een toetsende rol. We toetsen:

  • Uw inschatting (incl. uw onderbouwing) van de verwachte impact van uw initiatief op basis van de Impactscan Impact Initiatief. Indien wij van mening zijn dat uw initiatief een hogere impact heeft dan u zelf met de scan vaststelt, kunnen wij zo nodig een hogere score vaststellen. Bovendien toetsen we of uw initiatief binnen het omgevingsplan past of niet.

  • Hoe de omgeving is betrokken bij de uitwerking van het initiatief. Dat betekent dat we (vanaf niveau B) de uitvoering van uw communicatie en participatieaanpak volgen. Dat helpt ons in het beoordelen van uw participatieverslag.

  • Uw gespreksnotitie (categorie A) of uw participatieverslag (categorie B, C of D).

Begeleidende en adviserende rol

De gemeente heeft ook een begeleidende en adviserende rol. We begeleiden u in:

  • Het doorlopen van de ruimtelijke procedure

We adviseren u over:

  • Uw communicatie en participatieaanpak (categorie B). Onze wijkregisseurs, omgevingsmanagers en communicatie- en participatieadviseurs hebben een stappenplan om te komen tot een communicatie en participatieaanpak. Bovendien hebben zij veel kennis van de wijken en dorpen in de gemeente Tilburg. Zij weten goed wat er speelt en welke instrumenten u het beste kunt gebruiken om de omgeving te bereiken en te betrekken.

Samenwerkende en sturende rol

De gemeente heeft ook een sturende en/of samenwerkende rol. Die rol pakken we bij initiatieven van categorie C en D. Bij deze initiatieven is de gemeente vaak partner in de ontwikkeling, bijvoorbeeld bij de inrichting van de openbare ruimte of de verkeersinrichting. Bovendien zijn deze initiatieven complex en hebben ze veel impact. Daarom hechten we veel waarde aan een zorgvuldig communicatie en participatietraject.

  • Bij categorie C-initiatieven vragen we u een eerste concept voor een communicatie en participatie uit te werken. Vervolgens sturen wij daarop bij. Wij geven (onder andere) aan welke instrumenten u dient in te zetten (zoals het planteam). U past uw communicatie en participatieplan aan. Mogelijk stemmen we uw communicatie en participatieaanpak af met de portefeuillehouder, het college en/of de gemeenteraad.

  • Bij categorie D-initiatieven werken we vanaf het begin samen om een communicatie en participatieplan te maken. Daarbij geven we als gemeente onder andere aan welke instrumenten we in het participatietraject gaan inzetten (zoals het planteam). Als gemeente hebben we een laatste stem in het maken van de aanpak. Mogelijk stemmen we de communicatie en participatieaanpak af met de portefeuillehouder, het college en/of de gemeenteraad.

Naar boven