Mandaat tot vernietiging en vervanging RMC documenten

Het college van burgemeester en wethouders;

gelet op artikel 59a van de Gemeentewet

gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wetbestuursrecht;

Besluiten:

• 1) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden te mandateren om de informatie die door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden wordt verwerkt in het kader van het RMC Friesland-Noord en die valt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling op grond van de Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en Archiefregeling te vervangen of te vernietigen.

• 2) Dat deze vervanging of vernietiging plaatsvindt binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden.

• 3) Dat dit mandaat betrekking heeft op de informatie die door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden is verwerkt gedurende de periode dat de gemeente Terschelling is aangesloten bij het RMC Friesland-Noord.

Aldus besloten op 31 oktober 2023.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,

H.M. de Jong,

secretaris/directeur,

C.M. van de Pol,

burgemeester.

Toelichting

RMC Friesland-Noord is een samenwerkingsverband op grond van het Besluit regionale meld- en coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten (Stb. 2001, 650) waarvan de gemeente Leeuwarden de centrumgemeente en uitvoerder is. Op grond van de Archiefwet 1995 blijven B&W van de gemeente Terschelling echter bestuurlijk verantwoordelijk voor de eigen onderdelen van de informatie die in het kader van de RMC verwerkt worden. Op een groot deel van deze informatie is ook de AVG van toepassing. Vernietiging en vervanging uitgevoerd conform de regels van de Archiefwet 1995 worden vanuit het gezichtspunt van de AVG als rechtmatige verwerkingen beschouwd. Dit zijn beide verwerkingen waarover besluitvorming alleen kan plaatsvinden door of namens B&W van de gemeente Terschelling.

Het gaat hier om het uitvoeren van de artikelen 2a, 3 en 7 van de Archiefwet 1995 met bijhorende onderdelen uit het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Om het beheer van de betrokken gegevens door de gemeente Leeuwarden efficiënt te laten verlopen wordt B&W van de gemeente Leeuwarden met dit besluit gemandateerd om deze verwerkingen namens B&W van de gemeente Terschelling te mogen uitvoeren waarbij de interne regels en afspraken van de gemeente Leeuwarden van toepassing zijn. Het mandaat blijft minimaal gelden voor de periode dat de gemeente Terschelling is aangesloten bij het RMC Friesland-Noord.