Verordening Adviescommissie Participatie gemeenteraad Utrecht

De raad van de gemeente Utrecht,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de raad van 26 oktober 2023

gelet op de artikel 84 van de Gemeentewet,

besluit de volgende verordening Adviescommissie Participatie gemeenteraad Utrecht vast te stellen:

Artikel 1 Definities

Deze verordening verstaat onder:

• adviescommissie: de adviescommissie Participatie van de raad;

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• leden: de leden van de adviescommissie;

• plaatsvervangend lid: een door een lid van de adviescommissie aangewezen plaatsvervanger zijnde een ander raadslid of een commissielid als bedoeld in de Verordening op de raadscommissies, van dezelfde fractie;

• raad: de raad van de gemeente Utrecht;

• raadscommissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet;

• voorzitter: de voorzitter van de adviescommissie.

Artikel 2 Adviescommissie en samenstelling

• 1. Er is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld door de raad, genaamd de adviescommissie Participatie.

• 2. De adviescommissie bestaat uit ten minste vijf leden (waaronder mede begrepen de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter) en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad. Van elke in de raad vertegenwoordigde fracties kan maximaal één raadslid worden benoemd in de adviescommissie.

• 3. De leden worden door de raad benoemd. Benoembaar zijn leden van de raad. De raad benoemt de leden van de adviescommissie voor een periode gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 4. De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 5. Een lid van de adviescommissie kan zich in voorkomende gevallen laten vervangen door een plaatsvervangend lid.

• 6. Het secretariaat van de adviescommissie berust bij de griffie.

Artikel 3 Doelstelling en taken adviescommissie

• 1. Het doel van de adviescommissie is de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken.

• 2. De adviescommissie brengt advies uit respectievelijk kan advies uitbrengen aan de raad en haar raadscommissies over inhoud en proces van alle activiteiten die van belang zijn in het kader van de Participatie- en inspraakverordening gemeente Utrecht. Advisering door de adviescommissie kan onder meer toezien op:

  • a. De rol(len) van de gemeenteraad in participatie;

  • b. Hetgeen de raad nodig heeft om haar rol(len) in participatie te vervullen;

  • c. Principes, houdingen en gedrag van de raad en raadsleden in participatie;

  • d. Alle overige aan participatie gerelateerde onderwerpen waarvan de adviescommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de adviescommissie van meerwaarde is ter versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad.

Artikel 4 Vergaderingen

• 1. De adviescommissie stelt een plan vast en vergadert in beginsel overeenkomstig het vastgestelde plan of zo dikwijls als door de voorzitter nodig wordt geacht om een goede uitvoering te kunnen geven aan de taak van de adviescommissie zoals beschreven in artikel 2 van onderhavige verordening.

• 2. De vergaderingen van de adviescommissie zijn openbaar, tenzij sprake is van voorbereidende bijeenkomsten, intern beraad of zwaarwegende belangen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen zich daar tegen verzetten, zulks ter beoordeling van de adviescommissie.

• 3. De agenda en bijbehorende stukken worden voorafgaand aan een vergadering op de website van de gemeente Utrecht geplaatst.

• 4. De adviescommissie kan slechts vergaderen wanneer tenminste de voorzitter en minimaal drie leden en of plaatsvervangende leden (waaronder mede begrepen de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter) aanwezig zijn.

• 5. Wanneer niet het vereiste aantal leden en of plaatsvervangende leden aanwezig is voor het doorgaan van een vergadering, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden de aanhangige onderwerpen bespreken.

Artikel 5 Besluitvorming en advisering

• 1. De adviescommissie brengt haar adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad en/of (een) raadscommissie(s), een en ander afhankelijk van het onderwerp van het advies.

• 2. Raadsvoorstellen die door de adviescommissie van advies worden voorzien zullen via behandeling in (een van) de raadscommissie(s) ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

• 3. Indien de adviescommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt verwoord in het advies.

• 4. De adviescommissie kan besluiten nemen als de meerderheid van het aantal leden en of plaatsvervangende leden aanwezig is. De adviescommissie beslist bij meerderheid van stemmen van leden en plaatsvervangende leden. Wanneer niet het vereiste aantal leden en of plaatsvervangende leden voor besluitvorming aanwezig is of wanneer de stemmen staken, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden een besluit nemen.

Artikel 6 Bevoegdheden adviescommissie

• 1. De adviescommissie is bevoegd alle documenten die door of namens het college zijn vervaardigd in te zien als zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taken.

• 2. De adviescommissie is bevoegd schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de burgemeester, de wethouders en de ambtenaren van de gemeente Utrecht. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de adviescommissie de burgemeester, de wethouders en/of de ambtenaren ter vergadering uitnodigen.

• 3. De adviescommissie is bevoegd werkbezoeken af te leggen aan alle organisatieonderdelen van de gemeente.

• 4. De adviescommissie kan de Rekenkamer, externe deskundigen en overige derden ter vergadering uitnodigen:

  • a. voor het geven van toelichting, en/of

  • b. deel te nemen aan de beraadslagingen van de adviescommissie, en/of

  • c. om advies uit te brengen.

Artikel 7 Verslaglegging

• 1. Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt. Een verslag wordt door de adviescommissie in een volgende vergadering vastgesteld.

• 2. Vastgestelde verslagen worden door de griffie ter kennisname aan de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën verzonden.

Artikel 8 Uitleg, inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van onderhavige verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de adviescommissie op voorstel van de voorzitter.

• 2. Deze verordening treedt in werking op de dag van bekendmaking in het gemeenteblad.

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening adviescommissie Participatie gemeenteraad Utrecht”

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 november 2023.

De burgemeester,

Sharon A.M. Dijksma

De griffier,

Merel van Hall