Jaarverslag 2021 Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

Aan burgemeester en wethouders van Bergeijk

i.a.a. de gemeenteraad van Bergeijk

Datum: 20 oktober 2022

Onderwerp: Jaarverslag 2021 Commissie Bezwaarschriften

Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften over 2021. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzicht in de behandeling van bezwaarschriften die in 2021 zijn ontvangen door bestuursorganen van de gemeente Bergeijk. De commissie adviseert onafhankelijk en op basis van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012.

De Commissie Bezwaarschriften,

de voorzitter,

de heer mr. W.A.M. Waarma

De Commissie

De commissie werkt op roulerende basis, zodat bij elke hoorzitting de voorzitter, twee leden en een (plaatsvervangend) secretaris aanwezig is.

Werkwijze

Een belanghebbende kan bezwaar maken tegen een besluit. Bij ontvangst van een bezwaarschrift onderzoekt de behandelend ambtenaar op verzoek van de secretaris of het bezwaar kan worden weggenomen. Als dat niet het geval is, wordt het bezwaarschrift doorgaans op een hoorzitting behandeld. Daarna brengt de commissie een advies uit aan het bestuursorgaan.

Vergaderfrequentie

Gemiddeld komt de commissie één keer per maand bijeen voor 1 tot maximaal 3 hoorzittingen op een avond.

De Cijfers

Aantallen en onderwerpen

In 2021 zijn in totaal 31 bezwaarschriften bij de gemeente Bergeijk ontvangen en is de behandeling van 18 bezwaarschriften overgenomen uit 2020. In 2020 waren 52 bezwaarschriften ontvangen met daarbij 11 overgenomen bezwaarschriften uit 2019. Daarmee lijkt het aantal bezwaarschriften te zijn genormaliseerd naar het niveau van vóór 2020.

Zoals in de afgelopen jaren vormen omgevingsrechtelijke besluiten (waaronder de categorieën Vergunning en Handhaving) het vaakst aanleiding om bezwaar te maken. Onder overig vallen de categorieën Groen (2), Leerlingenvervoer (2) en Mandaat (1).

Inhoud adviezen en besluiten

Bij het gebruik van de termen ‘gegrond’ en ‘ongegrond’ gaat het om de vraag of het bezwaar doel treft. Dit hoeft niet altijd te leiden tot een andersluidend besluit, omdat geconstateerde gebreken kunnen worden hersteld bij de beslissing op bezwaar (verder: BOB).

Het bestuursorgaan kan gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie. De commissie wordt in de regel bij een contraire beslissing op bezwaar door het verwerend bestuursorgaan op de hoogte gebracht van dit feit. Mogelijke verschillen in aantallen bezwaarschriften en BOB zijn gelegen in het feit dat een advies voor het einde van een jaar wordt genomen en de BOB in het nieuwe jaar.

Algemene adviezen

Informeel afdoen

De commissie ziet veel zaken voorbij komen waarbij het juridisch geschil slechts een ondergeschikte rol speelt in het geschil tussen de partijen. De hoorzitting is in deze gevallen soms een te laat moment om het onderliggende (daadwerkelijke) conflict te kunnen oplossen.

De commissie hecht dan ook grote waarde aan de werkwijze waarbij het informeel oplossen direct na ontvangst van een bezwaarschrift wordt vooropgesteld. De commissie adviseert de bestuursorganen om te onderzoeken of deze werkwijze geoptimaliseerd kan worden binnen de organisatie.

Op dit moment wordt namelijk slechts de ambtenaar die betrokken is geweest bij het opstellen van het besluit ook betrokken bij de behandeling van het bezwaarschrift. De organisatie zou kunnen overwegen om een vier-ogenprincipe in te voeren. Hierbij neemt bijvoorbeeld een tweede ambtenaar, die niet inhoudelijk betrokken was bij het opstellen van het besluit, contact op met de bezwaarmaker direct na ontvangst van het bezwaar met als doel het informeel oplossen van het bezwaar.

Vooruitblik

Actualisering verordening

De Verordening van de Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk is vastgesteld in 2012. Deze verordening is op bepaalde onderdelen verouderd en toe aan vernieuwing of verscherping van de uitgangspunten.

In april 2022 heeft de Vereniging Nederlandse gemeenten een nieuwe Modelverordening voor de behandeling van bezwaarschriften opgesteld. Daarnaast heeft de Rekenkamercommissie van de gemeenteraad van Bergeijk begin 2022 aangekondigd een onderzoek uit te voeren naar onder andere de behandeling van bezwaarschriften.

De resultaten van dit onderzoek (op dit moment nog niet bekend) en de nieuwe modelverordening vormen goede uitgangspunten voor een geactualiseerde Verordening van de Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk. De verwachting is dat een gewijzigde verordening in 2023 kan worden vastgesteld.

Optimaliseren werkprocessen en communicatie

De commissie vindt het belangrijk om transparant en duidelijk te zijn in haar werkwijze, te meer nu zij onafhankelijk adviseur is van de bestuursorganen van de gemeente Bergeijk. Sinds 2021 is het secretariaat daarom bezig met het moderniseren en optimaliseren van de werkprocessen en moderniseren van de standaardbrieven.

De tekst in brieven wordt zoveel mogelijk in begrijpelijke taal geschreven (op B1- niveau), zonder dat dit ten koste gaat van de juridische kwaliteit. Bij de eerste brief die een partij ontvangt en de uitnodiging voor de hoorzitting wordt voor partijen zonder (juridisch) gemachtigde een infographic met uitleg gevoegd.

Daarnaast is de informatie over de commissie op www.bergeijk.nl uitgebreid en in begrijpelijke taal geschreven en wordt dit van tijd tot tijd geactualiseerd.