Gemeenteblad van Zoetermeer
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zoetermeer | Gemeenteblad 2023, 442972 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zoetermeer | Gemeenteblad 2023, 442972 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Besluit inrichting financiele organisatie en administratie
Dit besluit geeft aan hoe de inrichting van de financiële organisatie wordt vormgegeven en wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn van de financiële functies. Daarmee verstrekt het college het directieteam Zoetermeer (hierna: DT) regels en instructies hoe de financiële organisatie en administratie moet worden ingericht voor een optimaal functionerend ambtelijk apparaat.
In de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn bepalingen opgenomen over het financieel beleid en beheer. In aanvulling op de algemeen geformuleerde kaders in Gemeentewet en BBV is lokaal maatwerk mogelijk. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft ten aanzien van financiële kaderstelling en verantwoording. Deze aanvullende regels worden opgenomen in de financiële verordening. Deze verordening wordt ook wel de verordening 212 genoemd: een verwijzing naar het artikel in de Gemeentewet dat deze verordening verplicht stelt.
In deze verordening stelt de raad kaders ten aanzien van het financieel beleid en beheer en de hoofdlijnen voor de inrichting van de financiële organisatie. De raad geeft het college door middel van de verordening (hoofdstuk 5 Financiële organisatie en beheer) uitgangspunten mee om de financiële organisatie en administratie in te richten. Die nadere inrichting wordt verankerd
in het Besluit op de inrichting van de financiële organisatie en administratie (hierna: het besluit).
Er zijn twee aanleidingen om het Besluit op de inrichting van de financiële organisatie en administratie d.d. 15 november 2005 te herzien. Allereerst is op 12 juli 2021 de aangepaste Financiële verordening gemeente Zoetermeer 2021 (hierna: de verordening) door de raad vastgesteld (link verordening).
De tweede aanleiding om het besluit te herzien zijn enkele organisatieontwikkelingen, die hebben geleid tot een interne verschuiving van taken, bevoegd- en verantwoordelijkheden. Uitgangspunten zijn collectieve sturing door de directie en het MT Zoetermeer, integraal management, projectmatig werken en een adequate dienstverlening aan de burger. Verder is een afzonderlijke eenheid Concerncontrol ingericht. Deze organisatieontwikkelingen zijn ook een reden dat de Organisatieregeling Zoetermeer 2014 (link organisatieregeling) is uitgebracht.
Uiteindelijk worden het Besluit op de inrichting van de financiële organisatie en administratie en de Organisatieregeling vertaald in het mandaatbesluit (link mandaatregister).
De geschetste wijzigingen zijn verwerkt in het nieuwe besluit. Meer concreet gaat het om de volgende wijzigingen:
de organisatiemissie – en visie (link) zijn gewijzigd. Het gaat hierbij om de samenhangende visie, die aangeeft op welke wijze de gemeentelijke organisatie zich in de samenleving plaatst en hoe de organisatie wordt ingericht en geleid. Hiervan zijn voor het besluit met name de volgende pijlers van belang: resultaatgerichte, flexibele en lerende organisatie.
collectieve sturing door de directie en het MT, integraal management en een adequate dienstverlening aan de burger zijn hierbij de uitgangspunten. Dit vormt samen met de controlvisie het kader van waaruit de financiële functionarissen hun rollen vervullen en welke verwachtingen en verplichtingen men heeft ten opzichte van elkaar in de uitoefening van taken en verantwoordelijkheden;
De samenhang tussen de verschillende kaderstellende niveaus komt in het volgende schema tot uitdrukking.
Het besluit is als volgt opgebouwd.
In hoofdstuk 1 worden definities gegeven van de belangrijkste begrippen uit het besluit.
Hoofdstuk 2, 3 en 4 zijn een uitwerking van hoofdstuk 5 uit de financiële verordening. In dat hoofdstuk 5 staat vermeld dat het college verantwoordelijk is voor de (financiële) organisatie, voor een adequate opzet en werking van de (financiële) administratie, voor de beheersing en interne controle, voor een actuele en volledige registratie van bezittingen en voor interne regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding.
Hoofdstuk 2 geeft een uiteenzetting van de planning- & controlcyclus, die het college ter beschikking staat ter uitvoering van de door de raad vastgestelde kaders. In dit hoofdstuk worden ook de ambtelijke planning & controlinstrumenten weergegeven.
Hoofdstuk 3 beschrijft de indeling van de financiële organisatie met toewijzing van bijbehorende financiële taken, rekening houdend met een adequate scheiding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ook zijn in hoofdstuk 3 bepalingen over het budgethouderschap opgenomen.
Hoofdstuk 4 bevat bepalingen over de inwerkingtreding en de citeertitel.
BESLUIT OP DE INRICHTING VAN DE FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE
HOOFDSTUK 1 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN
Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
De systematische verzameling, vastlegging en verwerking van gegevens gericht op het verstrekken van informatie voor het besturen, doen functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie en het afleggen van verantwoording.
b. Administratieve organisatie
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van het bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorgingsproces voor de verantwoordelijke leiding.
c. Bedrijfsvoeringsysteem ( controlsysteem)
Het stelsel van bedrijfsprocessen (primaire en ondersteunende processen) binnen de gemeente om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren alsmede de sturing en beheersing daarvan.
Een budget is een kwantificering in € op basis van de productenraming, inclusief de projectbudgetten, die tot uitdrukking komt in het bedrag verbonden aan een of meer (sub)producten van de begroting van de gemeente Zoetermeer, die door het college wordt toegekend aan de (hoofd)budgethouder.
Degene aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van (investerings)budgetten dan wel aan wie het (onder)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten. Aan een (hoofd)budgethouder kan ook het (onder)mandaat zijn toegekend inkomsten te genereren voor de gemeente.
Dit onderdeel van de administratie omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot inzicht in:
Het beheren van financiële posities en geldstromen op een zodanige wijze dat de daaraan verbonden risico’s worden beperkt en de daarmee gepaard gaande kosten en opbrengsten worden geoptimaliseerd.
Artikel 2.1 Planning & control instrumentarium
Het instrumentarium voor het college ter uitvoering en beheersing van de door de raad vastgestelde begroting bestaat uit minimaal de volgende documenten:
productenraming1;
HOOFDSTUK 3 FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE
Artikel 3.1 Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor:
een eenduidige indeling van de financiële organisatie, met toewijzing van bijbehorende financiële functies, rekening houdend met een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
Artikel 3.2 Taken financiële organisatie
Voor het financieel beheer worden onderscheiden de taken: concerncontroller, projectcontroller, comptabele, betalingsfiatteur, (decentrale) kassier, budgethouder en prestatieverklaarder. Een functionaris kan meerdere taken toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.
Artikel 3.2.1 Concerncontroller
De concerncontroller is verantwoordelijk voor de inrichting en de toetsing van de werking van het bedrijfsvoeringsysteem. Deeltaken hiervan zijn:
adviseren van de directie, het MT Zoetermeer en het college over de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering. Doet in dit kader voorstellen voor het (doen) uitvoeren van periodiek doorlichtingsonderzoek (ex artikel 213a Gemeentewet) en zorgt voor de uitvoering van dat onderzoek.
De comptabele is verantwoordelijk voor de organisatie, de inrichting en het beheer van de financiële administratie, de geldmiddelen, het betalingsverkeer en het opstellen van de jaarrekening van de gemeente. Deeltaken hiervan zijn:
zorgen voor een zodanige (financiële) administratieve organisatie dat wordt voldaan aan de in- en externe informatiebehoefte, kwaliteitseisen en eisen van doelmatig beheer en dat alle maatregelen worden genomen voor een goede werking van de interne en externe controle, gericht op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de financiële administratie en de getrouwheid van de jaarrekening;
De comptabele zorgt jaarlijks voor een actueel digitaal overzicht van de factuurroutes en een digitale lijst met gemandateerde budgethouders en beoordeelt periodiek de autorisatiematrix vanuit het financieel pakket op juistheid en volledigheid. Via periodieke controles volgens het kwaliteitshandboek van de financiële administratie wordt gecontroleerd of de autorisaties actueel zijn en juist.
Artikel 3.4.1 Hoofdbudgethouder
Kan binnen de kaders van de mandaatregeling anderen aanwijzen als budgethouders, belast met het feitelijke beheer van met name aangewezen budgetten. Hierbij wordt tevens in de vervanging voorzien.
Zorgt voor een actueel overzicht van aangewezen budgethouders en vervangers. Verwachte materiële budgetoverschrijdingen worden door de hoofdbudgethouder direct aan directie gemeld. Vuistregel voor het bepalen van wat een materiële overschrijding is: € 250.000 of 10% van het budget. Kleinere overschrijdingen kunnen materieel zijn vanwege bijvoorbeeld politiek/bestuurlijke gevoeligheid. De melding omvat naast de verklaring voor wat er aan de hand is ook een analyse van mogelijke ambtelijke en/of bestuurlijke bijsturingsmogelijkheden.
Is verantwoordelijk voor het beheer van de toegewezen (investerings)budgetten. Zorgt ervoor dat de uitvoering ervan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Houdt zich aan de geldende begrotingsuitvoeringsregels, waarin onder andere is geregeld op welke wijze met mee- en tegenvallers moet worden omgegaan.
Bij het aangaan van verplichtingen volgt de budgethouder de geldende interne en externe (inkoop)regels. Bij de interne regels zijn hierbij in het bijzonder van belang: de spelregels inkoop- en aanbestedingsbeleid, interne leveringsregels, algemene inkoopvoorwaarden Zoetermeer en het beleid inhuur derden.
Verwachte materiële budgetoverschrijdingen worden direct aan de hoofdbudgethouder gemeld. Vuistregel voor het bepalen van wat een materiële overschrijding is: € 100.000 of 10% van het budget. Kleinere overschrijdingen kunnen materieel zijn vanwege bijvoorbeeld politiek/bestuurlijke gevoeligheid. De melding omvat naast de verklaring voor wat er aan de hand is ook een analyse van mogelijke ambtelijke en/of bestuurlijke bijsturingsmogelijkheden.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-442972.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.