Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van de gemeente Voorne aan Zee 2023

Het college van de gemeente Voorne aan Zee;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet ;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Voorne aan Zee 2023

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden in beginsel in het gemeentehuis gehouden en zijn niet openbaar.

Artikel 3. Quorum en verhindering

• 1. Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is. In geval de spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.

• 2. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda

• 1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken beschikbaar gesteld.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een correct verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6. Deelneming aan de vergadering

Op verzoek van de gemeentesecretaris kan een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering worden uitgenodigd teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• • 3. a) Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b) Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist de voorzitter.

  • c) Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het vastleggen van de besluiten.

• 2. Het college hanteert drie verschillende besluitenlijsten, te weten een openbare besluitenlijst, een niet-openbare besluitenlijst ex artikel 60 lid 3 van de Gemeentewet (toepassing artikel 55 Gemeentewet of openbaarheid in strijd met het openbaar belang).

• 3. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. de besluitvorming per onderwerp

• 4. Als een lid van het college daarom vraagt kan er een aantekening op zijn/haar naam worden gemaakt.

• 5. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.

Artikel 9. Parafenbesluit

• 1. Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt genomen doordat geen van de collegeleden heeft aangegeven het voorstel in een collegevergadering te willen bespreken en akkoord heeft gegeven op het voorstel.

• 2. Op de eerstvolgende collegevergadering wordt de lijst van genomen parafenbesluiten ter afhandeling geagendeerd. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van die collegevergadering.

Artikel 10. Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11. Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

• 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Hellevoetsluis 2019, Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Westvoorne 2014 en Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Brielle worden gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit reglement ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 10 januari 2023,

De burgemeester,

De secretaris,

Toelichting op het Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van de gemeente Voorne aan Zee 2023

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden. Vergaderingen van het college vinden in principe plaats in het gemeentehuis. Door in lid 3 de woorden ‘in beginsel’ op te nemen laat dit ruimte om collegevergaderingen ook buiten het gemeentehuis te kunnen laten plaatsvinden indien dat gewenst is.

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het Organisatiebesluit waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De secretaris en de burgemeester zullen al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5. en 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 7. Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist de voorzitter. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8 . Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris voor wat betreft de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke notitie/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. De besluitenlijst wordt op de bij de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

Artikel 9. Parafenbesluit

Dit artikel regelt het parafenbesluit. Het parafenbesluit is een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit en dus als een conform besluit wordt beschouwd. Parafenbesluiten zijn toegestaan mits voldaan wordt aan voorwaarden die zijn gesteld door de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (16 juli 2003 (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1).

Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Met dit artikel wordt de mogelijkheid van een parafenbesluit bekendgemaakt. Tevens wordt geregeld dat er pas sprake is van een besluit als alle collegeleden hebben aangegeven dat zij geen behoefte hebben aan bespreking van het voorstel in de vergadering en akkoord hebben gegeven op het voorstel.

Om onduidelijkheid te voorkomen over de vraag wanneer een besluit is genomen, is geregeld dat de parafenbesluiten worden geagendeerd op de eerstvolgende collegevergadering en ook op die datum worden geacht te zijn genomen.

Artikel 10. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.