Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee;

Overwegende:

• dat samenwerking op het eiland Voorne-Putten op het terrein van ICT en GEO-informatie vanuit oogpunt van continuïteit, efficiëntie, kwaliteit en doelmatigheid geboden is en dat Syntrophos daartoe in 2013 is opgericht;

• dat de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne op 1 januari 2023 zijn samengevoegd tot de nieuwe gemeente Voorne aan Zee;

• dat de Wet gemeenschappelijke regelingen op enkele onderdelen is gewijzigd;

• dat om voornoemde redenen de gemeenschappelijke regeling aanpassing behoeft;

• dat de colleges, na de mogelijkheid van het inbrengen van zienswijzen van hun Raden op de ontwerpregeling en na verkregen toestemming van hun Raden, kunnen beslissen tot de hiervoor bedoelde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling;

Gelet op:

Artikel 1 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;

Gezien:

De verkregen toestemming van de gemeenteraden van Nissewaard en Voorne aan Zee;

Besluiten:

De Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos te wijzigen als volgt:

Afdeling 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze Regeling en de daarop berustende besluiten wordt verstaan onder:

• a. Bedrijfsvoeringsorganisatie: De rechtspersoon als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de Wet en artikel 3 van de Regeling;

• b. Bestuur: Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de Wet;

• c. College: College van burgemeester en wethouders van een gemeente die de regeling mede getroffen heeft;

• d. Deelnemer: Het college van burgemeester en wethouders van een gemeente die de Regeling mede getroffen heeft;

• e. Directeur: Directeur van Syntrophos.

• f. Gemeenten: De gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee;

• g. Kadernota: Beleidsmatige en financiële kaders waarbinnen de begroting en meerjarenramingen worden opgesteld;

• h. Raden: De gemeenteraden van de Deelnemers;

• i. Regeling: Gemeenschappelijke regeling zoals bedoeld in artikel 1, lid 1 van de Wet, alsmede de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos;

• j. Syntrophos: Bedrijfsvoeringsorganisatie zoals bedoeld in artikel 8 lid 3 van de Wet;

• k. Wet: Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

Artikel 2 Belang

De regeling wordt getroffen ter ondersteuning en uitvoering van de taken van de deelnemers op het gebied van ICT, GEO-informatie en telefonie.

Artikel 3 Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 3.1 De naam van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is Syntrophos.

• 3.2 De Bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Spijkenisse (gemeente Nissewaard).

Artikel 4 Doelstelling

• 4.1 De Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft tot doel:

  Het realiseren en behouden van de reeds aanwezige benodigde informatievoorzieningen en het efficiënte en professionele beheer daarvan ten behoeve van de deelnemende gemeenten en de coördinatie van ICT- activiteiten in verband met de verdere ontwikkeling van de in de dienstverleningsovereenkomsten opgesomde activiteiten. Daarnaast kan de Bedrijfsvoeringsorganisatie met toestemming van het bestuur eveneens werkzaamheden verrichten op voormeld terrein ten behoeve van niet-deelnemende organisaties.

• 4.2 De invoering van de Regeling dient de volgende kwalitatieve doelstellingen te realiseren:

  • verminderen kwetsbaarheid;

  • vergroten slagkracht;

  • ontwikkelingen en landelijke vereisten beter het hoofd bieden;

  • beheersen van kosten(-stijgingen) en benodigde investeringen;

  • verbeteren van de dienstverlening.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden

• 5.1 In het kader van de doelstellingen heeft de Bedrijfsvoeringsorganisatie de volgende uitvoerende Verantwoordelijkheden:

  • a. Aanschaf, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van data en telefonie, hardware, software, netwerk infrastructuren, applicaties en GEO-informatie:

  • b. Uitvoering van de afspraken zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten, andere noodzakelijke documenten, alsmede wettelijke taken.

• 5.2 Het bestuur kan besluiten tot het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten met niet-deelnemers.

• 5.3 Aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie worden voor de realisatie van de in artikel 4 omschreven doelstelling alle bevoegdheden van regeling en bestuur gemandateerd, die nodig zijn voor de uitvoering van de in lid 1 genoemde verantwoordelijkheden.

• 5.4 Ondermandaat is toegestaan tenzij anders is aangegeven.

• 5.5 De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

Afdeling 2 Bestuur en voorzitter

In aanvulling op de Wet wordt het volgende vastgesteld betreffende het bestuur en de voorzitter van het bestuur.

Artikel 6 Samenstelling en zittingsduur

• 6.1 Een lid van het bestuur treedt af op de dag waarop het nieuw aangewezen lid van het bestuur in functie treedt.

• 6.2 Indien tussentijds binnen het bestuur een plaats vacant of beschikbaar komt, wijst de deelnemer, die het aangaat, in zijn eerstvolgende vergadering of als dit niet mogelijk is ten spoedigste daarna een nieuw lid aan.

• 6.3 Hij, die ter vervulling van een tussentijdse vacature, als lid van het bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

• 6.4 Een lid van het Bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mede aan de deelnemer die het aangaat. De desbetreffende deelnemer doet mededeling van het ontslag aan het bestuur. Het lid houdt zitting in het bestuur totdat in de opvolging is voorzien.

• 6.5 Voor ieder lid van het bestuur wordt tevens ten minste één plaatsvervangend lid aangewezen door de deelnemer, die het lid heeft aangewezen. Op plaatsvervangende leden zijn het tweede tot en met het vierde lid van dit artikel alsmede artikel 10, lid 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7 Stemming en besluitvorming

• 7.1 Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of tenminste één lid van het bestuur zulks onder opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt.

• 7.2 Het bestuur stelt een reglement van orde voor vergaderingen van het bestuur vast.

• 7.3 Anderen kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het bestuur bij te wonen.

• 7.4 Bij het nemen van besluiten door het bestuur brengen de leden voor de gemeenten die zij vertegenwoordigen ieder één stem uit. Het gewicht van de stemmen per lid is als volgt verdeeld:

  • Stem van het lid van de gemeente Nissewaard telt 1 keer

  • Stem van het lid van de gemeente Voorne aan Zee telt 1 keer

• 7.5 Van het bepaalde in het vierde lid zijn besluiten omtrent vaststelling en wijziging van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie uitgezonderd. Voor deze uitgezonderde onderwerpen geldt unanimiteit van stemmen.

• 7.6 Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is een voorstel verworpen.

Artikel 8 Bevoegdheden bestuur

• 8.1 Voor de vervulling van de in artikel 5 genoemde verantwoordelijkheden oefent het bestuur de bevoegdheden uit die bij of krachtens de Wet zijn toegekend aan de deelnemers.

• 8.2 Naast de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur, naast de bevoegdheden als opgenomen in de Wet, in elk geval belast met en bevoegd tot:

  • a. het vaststellen van de jaarlijkse kadernota van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • b. het vaststellen van bestuursrapportages;

  • c. het vaststellen van de benodigde verordeningen en nota’s ten behoeve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • d. de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 35, zesde lid, van de Wet juncto artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • e. het beheer van de inkomsten en uitgaven van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • f. het vaststellen van rechtspositionele regelingen ten behoeve van het personeel;

  • g. benoeming, schorsing en ontslag van het personeel van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • h. het doen van voorstellen tot toetreding alsmede voorbereiding voor besluitvorming in geval van uittreding.

• 8.3 Het bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 8.4 Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

• 8.5 Het bestuur kan machtiging, volmacht en mandaat verstrekken voor de daarvoor in aanmerking komende uitvoerende bevoegdheden.

Artikel 9 Informatie- en verantwoordingsplichten alsmede evaluatie

• 9.1 Een lid van het bestuur legt aan het College dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het bestuur gevoerde en te voeren beleid, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

• 9.2 Een lid van het bestuur verstrekt het College dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat College gevraagde inlichtingen, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

• 9.3 Het bestuur verstrekt door tussenkomst van de Colleges de Raden of de door een of meer leden van die Raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

• 9.4 Het bestuur geeft daarnaast aan de Colleges en, door tussenkomst van de Colleges, aan de Raden ongevraagd alle inlichtingen die de Colleges en de Raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

• 9.5 Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de Raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

• 9.6 Een lid van het bestuur kan door het College dat hem heeft aangewezen worden ontslagen.

• 9.7 Met uitzondering van besluiten tot wijzigen van deze Regeling, zijn besluiten van het bestuur niet vatbaar voor zienswijzen van de Raden.

• 9.8 Des verzocht worden door het bestuur aan de Raden van de deelnemers inlichtingen verstrekt over de (uitvoering van de) regeling.

• 9.9 Gelet op de aard van de regeling, hebben inwoners van de deelnemers geen participatiemogelijkheid ten aanzien van de regeling.

• 9.10 De deelnemers zullen het functioneren van de regeling evalueren middels de Planning & Control cyclus.

Artikel 10 Aanwijzing en ontslag van de voorzitter

• 10.1 Telkens na gemeenteraadsverkiezingen worden de leden van het bestuur door de Colleges aangewezen. In vervolg daarop wijst het bestuur, gehoord de Colleges, de voorzitter aan en bepaalt daarbij de periode van het voorzitterschap indien deze korter is dan de periode tot eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen.

• 10.2 Waarneming van het bestuur wordt binnen de colleges van de deelnemers opgelost.

• 10.3 Het bestuur beslist omtrent schorsing en ontslag van de voorzitter.

Artikel 11 Bevoegdheden van de voorzitter

De bevoegdheden van de voorzitter zijn opgenomen in het reglement van orde.

Artikel 12 Vertegenwoordiging door de voorzitter

Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding, waarbij de Bedrijfsvoeringsorganisatie is betrokken, wordt de Bedrijfsvoeringsorganisatie in dit rechtsgeding door een ander door het bestuur aan te wijzen lid van dit Bestuur vertegenwoordigd.

Artikel 13 Kwaliteitsborging

• 13.1 De Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de verantwoordelijkheden, zoals vermeld in artikel 5 van deze regeling.

• 13.2 De Bedrijfsvoeringsorganisatie en de deelnemers maken hierover afspraken op het gebied van diensten, producten en samenwerking, en hebben hierover structureel overleg.

Afdeling 3 Secretaris, directeur en personeel

Artikel 14 De secretaris

De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie fungeert als secretaris van het bestuur.

Artikel 15 Rechtspositie van het personeel

• 15.1 De Bedrijfsvoeringsorganisatie is lid van de Werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijkje organisaties (WSGO). Op het personeel is van toepassing de cao samenwerkende gemeentelijke organisaties (cao SGO).

• 15.2 De bevoegdheden ten aanzien van het personeel worden uitgeoefend door het bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 10, lid 5 en artikel 18, lid 2.

• 15.3 Het bestuur stelt, in aanvulling op de in lid 1. bedoelde cao, een Personeelshandboek vast.

Artikel 16 De directeur

• 16.1 De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt door het bestuur benoemd.

• 16.2 Het bestuur voorziet in een vervangingsregeling ten aanzien van de directeur.

• 16.3 De bevoegdheid tot schorsing of ontslag van de directeur berust bij het bestuur.

• 16.4 De Regelgeving & Organisatie Syntrophos inclusief de instructie aan de directeur wordt door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie vastgesteld.

Artikel 17 Taken en bevoegdheden directeur

• 17.1 De directeur is namens het bestuur belast met de integrale dagelijkse leiding over de organisatie en de procesvoering ten aanzien van de (geïntegreerde) voorbereiding en uitvoering van de verantwoordelijkheden, als bedoeld in artikel 5.

• 17.2 De directeur staat het bestuur en de voorzitter bij in de hun opgedragen taken en kan gemachtigd worden om namens hen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, bepaalde besluiten te nemen en om bepaalde stukken die namens het bestuur uitgaan namens het bestuur te ondertekenen.

Afdeling 4 Financiële bepalingen

Artikel 18 Financiële bijdragen

• 18.1 Het bestuur stelt een financiële verordening vast. Deze verordening bevat in ieder geval nadere regels betreffende de wijze en in welke mate de deelnemers financieel bijdragen aan de middelen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 18.2 Onderdeel van de in het vorige lid genoemde verordening is de financiële verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel wordt vastgesteld door het bestuur na instemming door de Colleges.

Artikel 19 Gemeentewet

In de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet wordt in ieder geval geregeld dat minimaal één keer per jaar aan de deelnemers de stand van zaken over de uitvoering van de begroting wordt gerapporteerd, zowel financieel als inhoudelijk.

Artikel 20 Financiële verantwoordelijkheid

• 20.1 De deelnemers dragen er zorg voor dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

• 20.2 Indien een deelnemer weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.

Artikel 21 Reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen worden geregeld staat beschreven in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos.

Afdeling 5 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 22 Toetreding

• 22.1 Toetreding tot de regeling vindt plaats bij daartoe strekkende eensluidende besluiten van de deelnemers alsmede het college van de potentieel deelnemende gemeente, na verkregen toestemming van de Raden en de raad van de potentieel deelnemende gemeente.

• 22.2 Het bestuur doet een voorstel aan de deelnemers tot toetreding en regelt daarbij de voorwaarden die aan de toetreding zijn verbonden.

• 22.3 Het bestuur stelt een toetredingssom vast voor toetreding en de bijdrage na de toetreding. De gevolgen van de toetreding worden in de Bijdrageverordening verwerkt.

• 22.4 De toetreding treedt in werking op een in overleg tussen het bestuur en de toetredende deelnemer(s) te bepalen tijdstip, dat niet ligt voor het tijdstip waarop de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen en bekendgemaakt.

• 22.5 Indien toetreding plaatsvindt door een orgaan, dat ingevolge de Wet tot toetreding bevoegd is, anders dan een college van burgemeester en wethouders, zijn de voorgaande leden van overeenkomstige toepassing. Indien een ander orgaan, dan een college van burgemeester en wethouders, toetreedt tot de regeling dient te worden bezien of dit leidt tot technische aanpassingen van de Regeling en de daarmee samenhangende regelingen en uitvoeringsbesluiten.

Artikel 23 Uittreding

• 23.1 Iedere deelnemers kan besluiten tot gehele of gedeeltelijke uittreding uit deze regeling, verder te noemen “uittreding”, na verkregen toestemming van de Raden en de raad van de potentieel uittredende gemeente.

• 23.2 Uittreding kan niet eerder plaats vinden dan zes jaar na het ontstaan van de omzetting in een Bedrijfsvoeringsorganisatie, dan wel zes jaar na toetreding tot de regeling. Bij het nemen van het besluit wordt artikel 1 van de Wet in acht genomen.

• 23.3 Alvorens een deelnemer tot een besluit tot uittreding komt, wordt over het voornemen daartoe overleg met de andere Colleges gevoerd.

• 23.4 In het voornemen als bedoeld in het derde lid worden de motieven gegeven op grond waarvan de deelnemer wenst uit te treden.

• 23.5 Het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt terstond ter kennis gebracht aan het bestuur.

• 23.6 De uittredende deelnemer betaalt de schade die de achterblijvende deelnemers als gevolg van de uittreding lijden. De uittredingssom wordt door een bindend advies vastgesteld door een commissie van drie onafhankelijke deskundigen die worden aangewezen door het bestuur. Het bestuur regelt de overige gevolgen van de uittreding. Het bindend advies bevat in elk geval de volgende elementen:

  • eventueel nog te verrekenen bedragen, uitgaande van de bestaande systematiek voor de berekening van de financiële bijdrage per deelnemer;

  • kosten in verband met mogelijk doorlopende verplichtingen;

  • frictiekosten die redelijkerwijs zijn toe te rekenen aan de uittreding, waarbij in beginsel als uitgangspunt geldt: mens volgt werk;

  • een mogelijke financiële afbouwregeling voor de uittredende deelnemer;

  • gevolgen voor huisvesting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • het vermogen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 23.7 Een uittredende deelnemer kan geen recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 23.8 Van elk definitief besluit tot uittreding wordt terstond kennis gegeven aan de overige Colleges en hun Raden en Gedeputeerde Staten.

• 23.9 De gehele procedure voor gedeeltelijke en gehele uittreding staat beschreven in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos.

Artikel 24 Wijziging

• 24.1 Een voorstel aan de deelnemers tot wijziging van deze regeling kan worden gedaan door het bestuur of door tenminste één van de deelnemers.

• 24.2 De deelnemers dienen met eensluidende besluiten unaniem in te stemmen met een besluit tot wijziging van deze regeling met inachtneming van artikel 1 van de Wet.

• 24.3 De wijziging van de Regeling treedt niet eerder in werking dan nadat deze door de Bedrijfsvoeringsorganisatie bekend is gemaakt.

Artikel 25 Opheffing

• 25.1 Onder opheffing wordt verstaan het gelijktijdig uittreden van alle deelnemers.

• 25.2 De regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende gelijkluidende besluiten van alle deelnemers met inachtneming van artikel 1 van de Wet.

• 25.3 Het bestuur stelt, de Raden van de deelnemers gehoord, binnen zes maanden na de in lid 1 genoemde besluiten, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen.

• 25.4 De Bedrijfsvoeringsorganisatie blijft, zo nodig, na het tijdstip van de beëindiging in functie totdat de liquidatie is afgerond.

Afdeling 6 Archiefbescheiden

Artikel 26 Archief

Het archiefbescheiden wordt geregeld in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos.

Afdeling 7 Geschillen en klachten

Artikel 27 Geschillenregeling

• 27.1 In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet geldt eerst de in dit artikel beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

• 27.2 Indien een geschil ontstaat treden het bestuur en het College van de betreffende Gemeente(n) terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

• 27.3 Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit aan het bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen.

• 27.4 Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen in overleg teneinde te trachten tot een oplossing te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk van de partijen vrij om het geschil overeenkomstig artikel 28 van de Wet voor te leggen aan Gedeputeerde Staten.

• 27.5 De kosten van de adviescommissie worden in gelijke delen door de conflicterende partijen gedragen.

Afdeling 8 Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 28 Duur regeling

• 28.1 Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 28.2 Het College van de gemeente Nissewaard zendt de Regeling naar Gedeputeerde Staten.

• 28.3 Het College bedoeld in het vorige lid draagt tevens zorg voor bekendmaking van de Regeling overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van de Wet.

• 28.4 Het tweede en derde lid van dit artikel zijn van toepassing op besluiten tot wijziging en opheffing van deze regeling alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding.

• 28.5 De deelnemers nemen de regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de Wet.

Artikel 29 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze Regeling of de Wet niet voorziet, beslist het Bestuur.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Deze Regeling treedt in werking op 1 oktober 2023

Artikel 31 Citeertitel

De regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos” of “GR Syntrophos”.

Opgemaakt in tweevoud en aldus vastgesteld op 13 september 2023.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard

de wnd. gemeentesecretaris,

S. Elseman

de burgemeester,

mr. F. van Oosten

Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorne aan Zee

de gemeentesecretaris,

R. Heintjes MCM

de burgemeester,

Dr. J.P. Rehwinkel