Protocol geheimhouding gemeente Harlingen 2023

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Harlingen

 

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

 

gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de

Wet open overheid;

 

overwegende dat

 

  • –

    het wenselijk is om in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd;

  • –

    openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;

  • –

    zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

  • –

    bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

  • –

    opleggen van geheimhouding gebeurt met in achtneming van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

  • –

    ambtenaren, collegeleden en raadsleden er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden;

  • –

    informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Wet open overheid;

  • –

    informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen niet openbaar worden gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid;

 

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

  • 1.

    In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

  • 2.

    Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

  • 3.

    De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

  • 1.

    De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

  • 2.

    De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

  • 3.

    Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

  • 4.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen.

  • 5.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

  • 6.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

  • 7.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.

  • 8.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

  • 1.

    In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

  • 2.

    Informatie van het college, de burgemeester en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

  • 3.

    Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 1:2.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

  • 1.

    Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

  • 2.

    Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering of in de notulen van het geheime gedeelte van de collegevergadering.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester of Commissie

  • 1.

    De raad, het college, de burgemeester of commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

  • 2.

    De raad, het college, de burgemeester of commissie legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 lid 1 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document “geheim” vermeld.

  • 3.

    Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het besluit van:

    • a.

      de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

    • b.

      onder verwijzing naar artikel 87 juncto 88 lid 2 Gemeentewet;

    • c.

      de termijn (horizonbepaling);

    • d.

      welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

  • 4.

    Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

  • 5.

    Bij besluit tot geheimhouding voor onbepaalde tijd vindt na tien (10) jaar een heroverweging van de geheimhouding plaats.

  • 6.

    Als het college, de burgemeester of commissie geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college, de burgemeester of de commissie de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).

 

Noot

Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad

  • 1.

    Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

     

    a.………;

  • 2.

    De geheimhouding op te leggen tot ………..

Formulering collegebesluit, doorgeleiding naar raad

  • 1.

    Op grond van artikel 87 juncto artikel 88 lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten

    aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

     

    a.………;

  • 2.

    De geheimhouding op te leggen tot ………..

Formulering raadsvoorstel

  • 1.

    Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

     

    a.………;

  • 2.

    De geheimhouding op te leggen tot ………..

Artikel 2:4 Publicatie geheime raadsinformatie

  • 1.

    Geheime raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is voorzien van een slot en alleen toegankelijk na inlog voor raadsleden, de griffier en griffiemedewerkers, het college, de secretaris, de adjunct directeur, bestuursadviseur en het bestuurssecretariaat.

  • 2.

    Uitgangspunt bij geheime raadsinformatie is dat raadsleden toegang hebben tot geheime informatie.

  • 3.

    Het is in uitzonderlijke gevallen toegestaan om geheime raadsinformatie niet op het raadsinformatiesysteem te plaatsen maar fysiek ter inzage te leggen bij de griffier.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

  • 1.

    Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.

  • 2.

    Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken.

  • 3.

    Raads- en duo commissieleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.

  • 4.

    Indien in beslotenheid wordt vergaderd over een overigens openbaar stuk mogen duo commissieleden hierbij aanwezig zijn.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

  • 1.

    Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.

  • 2.

    Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raadsleden zelf en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).

  • 3.

    Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en een opname lokaal wordt gemaakt.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

  • 1.

    Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

  • 2.

    Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raadsleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

  • 3.

    Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft.

  • 4.

    Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen ten aanzien van wat in deze vergadering is behandeld en ten aanzien van de inhoud van alle schriftelijke en mondelinge informatie die in deze vergadering is behandeld.”

  • 5.

    Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

  • 6.

    Gelet op artikel 23 lid 5 van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft. Een opname van deze besloten vergadering wordt lokaal gemaakt.

  • Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raad, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raad vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van de raad inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 3:4 Collegevergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert achter gesloten deuren.

  • 2.

    De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 60 of 87 van de Gemeentewet.

  • 3.

    Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

  • 4.

    Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

  • 1.

    Gelet op artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de geheimhouding op te heffen.

  • 2.

    In afwijking van het eerste lid geldt dat, gelet op artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in afwijking van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet voortduurt totdat de raad haar opheft.

Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen

  • 1.

    De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

  • 2.

    De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.

  • 3.

    Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

  • 1.

    De secretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en raadsstukken.

  • 2.

    Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

  • 3.

    De secretaris controleert jaarlijks de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier z.s.m. de openbare stukken. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing geheimhouding.

Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 5.1 Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de Auditcommissie, Agendacommissie, Vertrouwenscommissie, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 5.2 Voorstel presidium

Het presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Naar boven