Subsidieregeling publieksevenementen Den Haag 2023

Toelichting

De ambities van de gemeente om de betekenis van publieksevenementen voor de stad te vergroten zijn vastgelegd in het beleidskader “Publieksevenementen Den Haag 2024 - 2026 (RIS316059). Vanuit programma 11 Economie is voor de periode 2024 - 2026 in totaal € 1.950.000,- beschikbaar om organisatoren van publieksevenementen in staat te stellen een bijdrage te leveren aan deze ambities. Een deel van dit budget wordt gereserveerd voor evenementen die in aanmerking komen voor meerjarige financiële ondersteuning en nationale vieringen (Intocht Sinterklaas), waarvoor (sponsor)overeenkomsten worden opgesteld (RIS316059). Op de overige (grootschalige en kleinschalige) publieksevenementen is deze subsidieregeling van toepassing.

Het doel van de Subsidieregeling Publieksevenementen Den Haag 2023 is het ondersteunen en bevorderen van publieksevenementen in Den Haag die economische spin-off voor de lokale economie opleveren en bijdragen aan het imago van Den Haag als aantrekkelijke stad voor bewoners en bezoekers.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag,

gelet op artikel 5 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020,

vast te stellen de navolgende Subsidieregeling publieksevenementen Den Haag 2023:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

- ASV:	Algemene subsidieverordening Den Haag 2020;
- Awb:	Algemene wet bestuursrecht;
- digitale toegankelijkheid:	digitale toegankelijkheid van een website of app ten behoeve van een publieksevenement volgens de Richtlijnen voor Toegankelijkheid van Webcontent 2.1;
- economische spin-off:	bestedingen van bezoekers aan een publieksevenement bij in Den Haag gevestigde bedrijven en instellingen;
- fysieke toegankelijkheid:	fysieke toegankelijkheid van een publieksevenement waar mensen met een beperking zonder hulp van anderen kunnen komen en alle relevante voorzieningen kunnen gebruiken;
- gewenst imago:	imago van Den Haag als Stad aan Zee en Den Haag Popstad;
- grootschalig publieksevenement:	publieksevenement in Den Haag met minimaal 25.000 bezoekers;
- internationale aantrekkingskracht:	bezoekers aan een publieksevenement zijn afkomstig uit het buitenland;
- kleinschalig publieksevenement:	publieksevenement in Den Haag met minimaal 2.500 en maximaal 24.999 bezoekers;
- lokale aantrekkingskracht:	bezoekers aan een publieksevenement zijn afkomstig uit Den Haag;
- nationale aantrekkingskracht:	bezoekers aan een publieksevenement zijn afkomstig uit Nederland en vallen niet onder de begripsomschrijving van lokale of regionale aantrekkingskracht;
- publieksevenement:	voor een breed publiek toegankelijke verrichting van vermaak van tijdelijke aard die meestal vergunningsplichtig is op grond van de Algemene plaatselijke verordening van de gemeente Den Haag;
- regionale aantrekkingskracht:	bezoekers aan een publieksevenement zijn afkomstig uit de regio binnen een straal van 60 minuten reistijd vanaf het centrum van Den Haag, waaronder Amsterdam, Haarlem, Rotterdam, Breda en Utrecht;
- sociale toegankelijkheid:	alle niet fysieke en digitale zaken zoals de wijze van dienstverlening, bejegening, beeldvorming, bewustwording of collectieve belangenbehartiging die bepalen of iemand zich ergens welkom voelt en volwaardig en gelijkwaardig kan deelnemen.

Artikel 1:2 Toepassingsbereik

Deze subsidieregeling is van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college voor de in artikel 1:4 bedoelde activiteiten.

Artikel 1:3 Doel van de subsidie

• 1. Het doel van de subsidieregeling is het ondersteunen en bevorderen van grootschalige en kleinschalige publieksevenementen die economische spin-off opleveren en bijdragen aan een gevarieerd kwalitatief aanbod verspreid over het jaar en door de stad.

• 2. Het achterliggende maatschappelijke doel is dat publieksevenementen toegankelijk zijn voor een breed publiek, het imago van de stad verbeteren en wonen en werken in de stad aantrekkelijker maken.

Artikel 1:4 Activiteiten

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor het organiseren van een publieksevenement dat voor een breed publiek toegankelijk is en bijdraagt aan het in artikel 1:3 genoemde doel.

Artikel 1:5 Doelgroep

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt aan rechtspersonen.

Artikel 1:6 Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de redelijkerwijs gemaakte kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van het college direct zijn verbonden met en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een activiteit als bedoeld in artikel 1:4.

• 2. Voor subsidie in aanmerking komt de BTW over de gesubsidieerde kosten voor zover die BTW niet teruggevorderd of anderszins in mindering kan worden gebracht.

• 3. Niet voor subsidie in aanmerking komen:

  a. de kosten die naar het oordeel van het college niet in verhouding staan tot de activiteiten;

  b. de kosten voor overhead die meer bedragen dan 15% van de kosten van de totale subsidiabele activiteiten;

  c. de eventuele restwaarde van specifiek voor de subsidiabele activiteiten aangeschafte apparatuur;

  d. de kosten die eerder door het college op basis van deze subsidieregeling of anderszins zijn gesubsidieerd;

  e. vooraf opgenomen posten voor onvoorziene kosten.

Artikel 1:7 Hoogte van de subsidie

• 1. Een subsidie voor een publieksevenement bedraagt maximaal 30% van de subsidiabele kosten in de begroting met een maximum van:

  a. € 150.000,- per aanvrager voor gratis toegankelijke grootschalige publieksevenementen;

  b. € 50.000,- per aanvrager voor grootschalige publieksevenementen waarvoor een entreeprijs moet worden betaald;

  c. € 20.000,- per aanvrager voor gratis toegankelijke kleinschalige publieksevenementen;

  d. € 10.000,- per aanvrager voor kleinschalige publieksevenementen waarvoor een entreeprijs moet worden betaald.

Artikel 1:8 Subsidieplafond

• 1. Het subsidieplafond bedraagt € 850.000,- per kalenderjaar met deelplafonds voor:

  a. grootschalige publieksevenementen van € 600.000,- per kalenderjaar;

  b. kleinschalige publieksevenementen van € 250.000,- per kalenderjaar.

• 2. Het college kan de hoogte van het subsidieplafond en de deelplafonds bij afzonderlijk besluit wijzigen.

Artikel 1:9 Wijze van verdeling grootschalige publieksevenementen

• 1. Honorering van aanvragen voor grootschalige publieksevenementen die in aanmerking komen voor subsidie en die niet worden geweigerd, geschiedt in volgorde van de door het college aangebrachte rangschikking totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

• 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende criteria en tot het daarbij vermelde maximumaantal:

  a. het publieksevenement heeft economische spin-off, dit blijkt uit:

  1º het aantal autonome bezoekers dat volgens de onderbouwing een bezoek brengt aan het publieksevenement:

  - 150.000 of meer bezoekers: 5 punten;

  - 100.000 tot en met 149.999 bezoekers: 4 punten;

  - 75.000 tot en met 99.999 bezoekers: 3 punten;

  - 50.000 tot en met 74.999 bezoekers: 2 punten;

  - 25.000 tot en met 49.999 bezoekers: 1 punt.

  2º de herkomst van de bezoekers die volgens de onderbouwing een bezoek brengen aan het publieksevenement:

  - het publieksevenement heeft internationale of nationale aantrekkingskracht, meer dan 25% van de bezoekers is uit het buitenland of van buiten de regio afkomstig: 3 punten;

  - het publieksevenement heeft regionale aantrekkingskracht, meer dan 25% van de bezoekers is uit de regio afkomstig: 2 punten;

  - het publieksevenement heeft met name lokale aantrekkingskracht, meer dan 75% van de bezoekers is uit Den Haag afkomstig: 1 punt.

  3º de mate waarin het publieksevenement aanzet tot overnachtingen of een bezoek aan andere plekken in Den Haag:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  b. het publieksevenement is professioneel georganiseerd en heeft aandacht voor kwaliteit, dit blijkt uit:

  1º de professionaliteit van de organisatie, de kwaliteit van het inhoudelijk plan en een deugdelijke begroting:

  - het evenement scoort goed: 6 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 4 punten;

  - het evenement scoort matig: 2 punten;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de kwaliteit van het evenement door de aansluiting bij het kwaliteitstoerisme, een kwalitatieve uitstraling passend bij Den Haag of de mate waarin aandacht is voor publieksbeleving door een bijzondere locatie, aankleding of communicatiestrategie:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  c. het publieksevenement is toegankelijk voor een breed publiek, dit blijkt uit:

  1º de fysieke toegankelijkheid:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de sociale toegankelijkheid:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  3º de digitale toegankelijkheid

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  d. het publieksevenement draagt bij aan duurzaamheid, dit blijkt uit:

  1º de mate waarin er aandacht is voor een circulaire economie, zoals de beperking van afval, afvalscheiding, het gebruik van herbruikbare materialen en aandacht voor duurzame consumptiegoederen, dus geen plastic, rietjes, ballonnen en flyers en aandacht voor duurzame voeding, zoals het aanbod van vegetarisch en vegan voedsel:

  - het evenement scoort goed: 3 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de mate waarin er aandacht is voor CO2-uitstoot en watergebruik, zoals het gebruik van duurzame energiebronnen en waterbesparing:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  3º de mate waarin er aandacht is voor duurzame mobiliteit, zoals duurzame verkeers- en vervoersstromen:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  e. het publieksevenement levert zichtbaar een bijdrage aan het imago van Den Haag als aantrekkelijke stad voor bewoners en bezoekers, dit blijkt uit:

  1º de verbinding met de stad en het gewenste imago van Den Haag als Stad aan Zee en Popstad, zoals de locatie aan zee, een inhoudelijk thema gerelateerd aan zee en de verbinding tussen binnenstad en kust of het aanbod van Haagse artiesten in de programmering, de samenwerking met Haagse popinstellingen, de versterking van de popinfrastructuur en het stimuleren van het nachtleven:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º het verwachte positieve mediabereik van het publieksevenement dat lokaal, regionaal, nationaal of internationaal kan zijn:

  - het evenement scoort goed: 3 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  f. de organisator werkt samen met de stad, dit blijkt uit de samenwerking met Haagse ondernemers en instellingen in de stad, zoals toeleveranciers en partners alsmede aanvullende aan het publieksevenement gerelateerde activiteiten en arrangementen:

  - het evenement scoort goed: 5 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  g. het publieksevenement draagt bij aan vernieuwing, dit blijkt uit het inhoudelijk concept en het onderscheidend vermogen van het publieksevenement:

  - het evenement scoort goed: 5 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

• 3. Als het subsidieplafond wordt overschreden als gevolg van aanvragen die bij de beoordeling gelijk zijn gerangschikt, stelt het college de onderlinge rangschikking van die aanvragen vast door middel van loting.

Artikel 1:10 Wijze van verdeling kleinschalige publieksevenementen

• 1. Honorering van aanvragen voor kleinschalige publieksevenementen die in aanmerking komen voor subsidie en die niet worden geweigerd, geschiedt in volgorde van de door het college aangebrachte rangschikking totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

• 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende criteria en tot het daarbij vermelde maximumaantal:

  a. het publieksevenement heeft economische spin-off, dit blijkt uit:

  1º het aantal autonome bezoekers dat volgens de onderbouwing een bezoek brengt aan het publieksevenement:

  - 20.000 tot en met 24.999 bezoekers: 5 punten;

  - 15.000 tot en met 19.999 bezoekers: 4 punten;

  - 10.000 tot en met 14.999 bezoekers: 3 punten;

  - 5.000 tot en met 9.999 bezoekers: 2 punten;

  - 2.500 tot en met 4.999 bezoekers: 1 punt.

  2º de herkomst van de bezoekers die volgens de onderbouwing een bezoek brengen aan het publieksevenement:

  - het publieksevenement heeft internationale of nationale aantrekkingskracht, meer dan 25% van de bezoekers is uit het buitenland of van buiten de regio afkomstig: 3 punten;

  - het publieksevenement heeft regionale aantrekkingskracht, meer dan 25% van de bezoekers is uit de regio afkomstig: 2 punten;

  - het publieksevenement heeft met name lokale aantrekkingskracht, meer dan 75% van de bezoekers is uit Den Haag afkomstig: 1 punt.

  3º de mate waarin het publieksevenement aanzet tot overnachtingen of een bezoek aan andere plekken in Den Haag:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  b. het publieksevenement is professioneel georganiseerd en heeft aandacht voor kwaliteit, dit blijkt uit:

  1º de professionaliteit van de organisatie, de kwaliteit van het inhoudelijk plan en een deugdelijke begroting:

  - het evenement scoort goed: 6 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 4 punten;

  - het evenement scoort matig: 2 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de kwaliteit van het evenement door de aansluiting bij het kwaliteitstoerisme, een kwalitatieve uitstraling passend bij Den Haag of de mate waarin aandacht is voor publieksbeleving door een bijzondere locatie, aankleding of communicatiestrategie:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  c. het publieksevenement is toegankelijk voor een breed publiek, dit blijkt uit:

  1º de fysieke toegankelijkheid:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de sociale toegankelijkheid:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  3º de digitale toegankelijkheid

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  d. het publieksevenement heeft aandacht voor duurzaamheid, dit blijkt uit:

  1º de mate waarin er aandacht is voor een circulaire economie, zoals de beperking van afval, afvalscheiding, het gebruik van herbruikbare materialen en de aandacht voor duurzame consumptiegoederen, dus geen plastic, rietjes, ballonnen en flyers en aandacht voor voeding, zoals vegetarisch en vegan voedsel:

  - het evenement scoort goed: 3 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º de mate waarin er aandacht is voor CO2-uitstoot en watergebruik, zoals het gebruik van duurzame energiebronnen en waterbesparing:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  3º de mate waarin er aandacht is voor duurzame mobiliteit, zoals duurzame verkeers- en vervoersstromen:

  - het evenement scoort goed: 2 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  e. het publieksevenement levert zichtbaar een bijdrage aan het imago van Den Haag als aantrekkelijke stad voor bewoners en bezoekers, dit blijkt uit:

  1º de verbinding met de stad en het gewenste imago van Den Haag als Stad aan Zee en Popstad, zoals de locatie aan zee, een inhoudelijk thema gerelateerd aan zee en de verbinding tussen binnenstad en kust of het aanbod van Haagse artiesten in de programmering, de samenwerking met Haagse popinstellingen, de versterking van de popinfrastructuur en het stimuleren van het nachtleven:

  - het evenement scoort goed: 4 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  2º het verwachte positieve mediabereik van het publieksevenement dat lokaal, regionaal, nationaal of internationaal kan zijn:

  - het evenement scoort goed: 3 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 2 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  f. de organisator werkt samen met de stad, dit blijkt uit de samenwerking met Haagse ondernemers en instellingen in de stad, zoals toeleveranciers en partners alsmede aanvullende aan het

  publieksevenement gerelateerde activiteiten en arrangementen:

  - het evenement scoort goed: 5 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  g. het publieksevenement draagt bij aan vernieuwing, dit blijkt uit het inhoudelijk concept en het onderscheidend vermogen van het publieksevenement:

  - het evenement scoort goed: 5 punten;

  - het evenement scoort voldoende: 3 punten;

  - het evenement scoort matig: 1 punt;

  - het evenement scoort onvoldoende of in de aanvraag staat hierover geen informatie: 0 punten.

  h. het publieksevenement vindt plaats in de binnenstad, Scheveningen, Kijkduin, het CID, de Binckhorst of Den Haag Zuidwest:

  - het evenement vindt plaats in meerdere gebieden: 2 punten;

  - het evenement vindt plaats in één van de genoemde gebieden: 1 punt;

  - het evenement vindt niet plaats in één van de gebieden: o punten.

• 3. Als het subsidieplafond wordt overschreden als gevolg van aanvragen die bij de beoordeling gelijk zijn gerangschikt, stelt het college de onderlinge rangschikking van die aanvragen vast door middel van loting.

Hoofdstuk 2 Aanvraag subsidie en termijnen

Artikel 2:1 Aanvraag subsidie

• 1. Onverminderd artikel 8, tweede en derde lid, van de ASV legt de aanvrager de volgende gegevens over:

  a. een projectplan waarin wordt ingegaan op de inhoudelijke aspecten en de programmering van het publieksevenement en op de inhoudelijke criteria waarop wordt getoetst;

  b. een uitgewerkt marketing- en promotieplan voor het publieksevenement;

  c. een transparante en kostenefficiënte begroting waaruit blijkt welke opbrengsten en uitgaven het publieksevenement met zich meebrengt, hoeveel subsidie van derden ontvangen wordt, welke financiële noodzaak er voor een subsidieaanvraag is en wat de verhouding is tussen de gevraagde subsidie en de totale begroting;

  d. een evaluatie van het publieksevenement of sfeerbeelden van het publieksevenement van het afgelopen jaar indien dat aan de orde is;

  e. een kopie van de oprichtingsstatuten, een kopie van de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en een kopie van een actueel rekeningafschrift, waarop te zien is op welke naam en adres het bankrekeningnummer staat indien niet eerder subsidie op grond van deze subsidieregeling is aangevraagd.

• 2. De aanvrager maakt voor de aanvraag gebruik van het door het college voor deze regeling vastgestelde aanvraagformulier.

Artikel 2:2 Aanvraagtermijn

• 1. In afwijking van artikel 9, eerste lid, van de ASV wordt een aanvraag om subsidie voor een grootschalig publieksevenement dat plaatsvindt in maart van het volgende kalenderjaar tot en met februari in het daaropvolgende kalenderjaar uiterlijk 31 augustus ingediend.

• 2. In afwijking van artikel 9, eerste lid, van de ASV wordt een aanvraag om subsidie voor een kleinschalig publieksevenement ingediend:

  a. uiterlijk 31 augustus voor publieksevenementen die plaatsvinden in januari tot en met juni van het volgende kalenderjaar.

  b. uiterlijk 28 februari voor publieksevenementen die plaatsvinden in juli tot en met december in hetzelfde kalenderjaar.

• 3. In afwijking van het eerste lid en het tweede lid, onder a, wordt de aanvraag over het kalenderjaar 2024 uiterlijk 22 oktober 2023 ingediend.

Artikel 2:3 Beslistermijn

• 1. Het college beslist, in afwijking van artikel 10, tweede lid, van de ASV, binnen 10 weken na de laatste dag van de periode waarin aanvragen voor kleinschalige publieksevenementen, als bedoeld in artikel 2:2, tweede lid, kunnen worden ingediend.

• 2. In afwijking van het eerste lid beslist het college uiterlijk 31 januari 2024 op aanvragen voor kleinschalige publieksevenementen die plaatsvinden in de eerste helft van het kalenderjaar 2024.

• 3. Het college beslist, in afwijking van artikel 10, eerste lid, van de ASV, uiterlijk 31 januari 2024 op aanvragen voor grootschalige publieksevenementen die plaatsvinden in kalenderjaar 2024.

Hoofdstuk 3 Verplichtingen en betaling

Artikel 3:1 Verplichtingen

Onverminderd de artikelen 12 en 13 van de ASV, gelden voor de subsidieontvanger de volgende verplichtingen:

• a. de subsidieontvanger zorgt ervoor dat het evenemententerrein in de openbare ruimte na afloop van het evenement schoon en schadevrij wordt achtergelaten;

  b. in alle opsommingen van partners, sponsoren en subsidiegevers wordt de gemeente Den Haag als partner vermeld;

  c. de gemeente Den Haag ontvangt op verzoek toegangskaarten voor de eventuele betaalde onderdelen van het publieksevenement;

  d. de subsidieontvanger werkt mee indien de gemeente Den Haag een onderzoek uitvoert naar de economische spin-off van publieksevenementen.

Artikel 3:2 Kostensoorten

Subsidie die bij de beschikking tot verlening is verdeeld over verschillende kostensoorten, mag van de ene kostensoort naar de andere kostensoort worden overgeheveld.

Artikel 3:3 Bevoorschotting

Bevoorschotting vindt plaats op de volgende wijze:

• a. bij subsidies van € 10.000,- of minder: 100% van de verleende subsidie in één keer;

  b. bij subsidies van meer dan € 10.000,-: 90% van de verleende subsidie in één keer.

Hoofdstuk 4 Eindverantwoording en vaststelling van verlening vooraf

Artikel 4:1 Indieningstermijn aanvraag tot vaststelling

In afwijking van artikel 17, eerste lid, van de ASV dient de subsidieaanvrager bij subsidies tot en met € 10.000,- de aanvraag tot vaststelling uiterlijk 12 weken na afloop van het publieksevenement in.

Artikel 4:2 Wijze van verantwoorden

• 1. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  a. een voor openbaarmaking geschikt inhoudelijk verslag conform artikel 17, vierde lid van de ASV;

  b. een voor openbaarmaking geschikt financieel verslag conform artikel 17, vijfde lid van de ASV, indien het gaat om een subsidie van meer dan € 10.000,-;

  c. een verklaring dat de verantwoording juist en volledig is. Hiervoor wordt een bestuursverklaring of directieverklaring ingediend volgens het door burgemeester en wethouders vastgestelde model.

• 2. Het inhoudelijke verslag bevat in ieder geval:

  a. een bondige beschrijving van de uitvoering van het publieksevenement.

  b. een toelichting op eventuele afwijkingen ten opzichte van het ingediende projectplan.

• 3. Het financieel verslag bevat in ieder geval:

  a. een overzicht van de uitgaven en inkomsten die vergelijkbaar aansluiten bij de posten van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting. Bij afwijkingen groter dan 10% op hoofdposten van de begroting geeft de aanvrager hierop een toelichting.

  b. een financieel overzicht van de niet verrekenbare BTW.

Artikel 4:3 Aanvullende eindverantwoording

In afwijking van artikel 18, eerste lid, onderdeel a, van de ASV, hoeft bij de aanvraag tot vaststelling geen assurance-rapport over het inhoudelijke verslag te worden bijgevoegd wanneer de verleende subsidie meer bedraagt dan € 100.000,-.

Artikel 4:4 Termijn vaststelling subsidie

Het college stelt, in afwijking van artikel 20, eerste lid, van de ASV, de subsidie voor kleinschalige publieksevenementen vast binnen 12 weken na ontvangst van de volledige aanvraag tot subsidievaststelling.

Hoofdstuk 5 Overige bepalingen

Artikel 5:1 Hardheidsclausule

Het college kan een of meer artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing ervan gelet op het belang van het doel van deze regeling leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 5:2 Evaluatie

Het college evalueert deze subsidieregeling eens in de vijf jaar. Daarnaast komt het college een jaar na ingang van het evenementenbeleid 2024 - 2026 (RIS316059) met een tussenrapportage over de gevolgen van deze subsidieregeling voor de gratis toegankelijke evenementen, waarin duidelijk wordt welke invloed de nieuwe subsidieregels en -plafonds hebben gehad op het aanbod aan en de levensvatbaarheid van gratis evenementen in de Den Haag (conform de aangenomen motie ‘Tussenevaluatie voor gratis evenementen’ (RIS316514).

Artikel 5:3 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst en vervalt op een door het college te bepalen tijdstip.

Artikel 5:4 Citeertitel

Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Publieksevenementen Den Haag 2023.

Den Haag, 19 september 2023

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de locoburgemeester,

Robert van Asten