Mandaatbesluit gemeente Staphorst

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Staphorst, ieder voor zoveel het zijn bevoegdheden betreft,

gelet op het bepaalde in artikel 75 en 105 van de Gemeentewet, afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften,

overwegende dat het uit het oogpunt van doelmatig bestuur wenselijk is om bevoegdheden tot het nemen van besluiten en de ondertekening van stukken te mandateren, voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen volmacht te verlenen alsmede machtiging te verstrekken voor het verrichten van feitelijke handelingen,

BESLUITEN:

vast te stellen het navolgende:

Mandaatbesluit gemeente Staphorst

Afdeling I Verlening van mandaat

Artikel 1 Ambtelijk mandaat

• 1. Het verlenen van mandaat door het college of de burgemeester aan anderen, die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het betreffende bestuursorgaan, om, namens en onder die verantwoordelijkheid de bevoegdheden uit te oefenen zoals die zijn vermeld in de bij dit besluit behorende lijst.

• 2. Bij aanduidingen van een functie, team of groep medewerkers in de kolom ondermandaat op de in lid 1 bedoelde mandaatlijst word(t)en de medewerk(st)er(s) belast met de uitoefening van het betreffende werkveld bedoeld.

Artikel 2 Verlening

• 1. Bij de uitoefening van de bevoegdheden, zoals bedoeld in dit besluit, worden de daarbij in de lijst genoemde bijzondere bepalingen in acht genomen.

• 2. De in de bij dit besluit behorende lijst genoemde bevoegdheden worden gemandateerd aan de personen die werkzaam zijn in de hierbij genoemde functies.

• 3. Verlening van ondermandaat is mogelijk indien en voor zover dat als zodanig in de bij het besluit behorende lijst is aangegeven.

• 4. Onverminderd hetgeen is bepaald in lid 1, neemt de gemandateerde of ondergemandateerde bij de uitoefening van de bevoegdheden het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht.

Artikel 3 Algemene uitzonderingen

Het mandaat heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, geen betrekking op besluiten:

• a) die leiden tot (gewijzigde) vaststelling van het algemeen beleid;

• b) tot het vaststellen van beleidsregels;

• c) op bezwaarschriften;

• d) tot het instellen van bezwaar of beroep en het voeren van rechtsgedingen;

• e) tot het toepassen van bestuursdwang of het opleggen van dwangsommen met uitzondering van de met name genoemde daartoe strekkende beslissingen in de mandateringslijsten;

• f) tot het opleggen van sancties of disciplinaire maatregelen aan medewerkers van de gemeente Staphorst;

• g) die precedentwerking zullen oproepen;

• h) die een weigering van een gevraagde vergunning of ontheffing inhouden of anderszins tot een afwijzing van het aangevraagde leidt met uitzondering van de met name genoemde afwijzende beslissingen in de mandateringslijsten;

• i) die niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties hebben;

• j) die door het managementteam en/of het bestuursorgaan (incidenteel) zijn uitgesloten;

• k) waar de mandataris/gemachtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht.

Artikel 4 Vervanging

• 1. Bij afwezigheid van een portefeuillehouder wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door de bestuurder die overeenkomstig de ter zake door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde regeling is aangewezen als zijn vervanger.

• 2. Vervanging van functionarissen aan wie (onder) mandaat is verleend vindt in alle gevallen plaats op de wijze zoals dat in de gemeente Staphorst gebruikelijk is.

Afdeling II Toepassing van het mandaat

Artikel 5 Portefeuille- of afdelingsoverstijgende onderwerpen

• 1. Indien het onderwerp van mandaat meerdere afdelingen en/of portefeuilles betreft, dient voorafgaande aan het besluit overeenstemming te bestaan tussen betrokkenen over de wijze van afdoening.

• 2. Bij het ontbreken van voornoemde overeenstemming legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan respectievelijk aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 6 Eisen aan het bij mandaat genomen besluit

• 1. Alle krachtens mandaat genomen besluiten dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

• 2. De genomen besluiten dienen te zijn voorzien van de beweegredenen die tot het besluit hebben geleid tenzij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daaraan geen behoefte bestaat.

• 3. Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 4. Indien tegen een besluit welke krachtens mandaat is genomen bezwaar kan worden gemaakt of beroep kan worden ingesteld wordt daarvan bij de bekendmaking en bij de mededeling van het besluit melding gemaakt op de wijze zoals dat in de gemeente Staphorst gebruikelijk is.

Artikel 7 Rapportage

Het bestuursorgaan wordt op diens verzoek in kennisgesteld van de besluiten die bij mandaat zijn genomen.

Artikel 8 Ondertekening

In geval van bevoegdheden uitgeoefend namens burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken in de wij-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend:

“Burgemeester en Wethouders van Staphorst,

namens dezen,”

gevolgd door de functie-aanduiding van de (onder) gemandateerde en zijn handtekening en naam,

In geval van bevoegdheden uitgeoefend namens de burgemeester worden uitgaande stukken in de ik-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend:

“Burgemeester van Staphorst,

namens deze,”

gevolgd door de functie-aanduiding van de (onder) gemandateerde en zijn handtekening en naam.

In het geval dat het mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening (ondertekeningsmandaat) worden uitgaande stukken als voornoemd geredigeerd en als volgt ondertekend:

“Overeenkomstig hun/zijn besluit besluit d.d.…”

gevolgd door de functie-aanduiding van de tekeningsbevoegde en zijn handtekening en naam.

In geval van bevoegdheden krachtens ondermandaat worden uitgaande stukken conform bovenstaande van toepassing zijnde redactie ondertekend gevolgd door “voor deze”.

In geval de bevoegdheid is gemandateerd om namens het bestuursorgaan kennisgevingen en dergelijke te publiceren, dient, voor zover van toepassing, in de ondertekening van de kennisgeving enkel het betrokken bestuursorgaan vermeld te worden.

In geval de bevoegdheid is gemandateerd om namens het bestuursorgaan overeenkomsten etc. aan te gaan, houdt deze bevoegdheid tevens in het voor de gemeente in plaats van de burgemeester ondertekenen van stukken.

Afdeling III Volmacht en machtiging

Artikel 9 Toepasselijkheid

• 1. De gemandateerde is eveneens ge(vol)machtigd tot het verrichten van de met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen.

• 2. Op volmacht en machtiging is dit besluit voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Afdeling IV Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 10 Wijziging wet- en overige regelgeving

De in dit besluit opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten en overige regelgevingen zijn gewijzigd.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 1. Dit mandaatbesluit (algemeen deel) en de mandaatlijst per afdeling treden in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

• 2. Na de inwerkingtreding van het Mandaatbesluit gemeente Staphorst (algemeen deel) vervalt het Mandaatbesluit, vastgesteld 12 juni 2006.

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als “Mandaatbesluit gemeente Staphorst”.

Toelichting op het Mandaatbesluit Gemeente Staphorst

Mandaat

We spreken over het verlenen van mandaat als een bestuursorgaan een ander machtigt om in zijn naam en onder zijn juridische verantwoordelijkheid de aan het bestuursorgaan toekomende bevoegdheid uit te oefenen. Hierbij blijft de mandaatgever niet alleen bevoegd om zelf te beslissen, maar hij blijft ook volledig verantwoordelijk voor alles wat de gemandateerde heeft gedaan of nagelaten binnen de grenzen van het verleende mandaat. In een enkel geval blijft het bestuursorgaan zelfs ook verantwoordelijk voor activiteiten verricht buiten de grenzen van het mandaat. Dit dient dan per geval te worden beoordeeld. Bij mandaatverlening is geen wettelijke grondslag nodig omdat er geen verschuiving van bevoegd- en verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan naar de gemandateerde plaatsvindt.

De volgende soorten mandaten zijn te onderscheiden:

• 1. Beslissingsmandaat

  Bij beslissingsmandaat wordt de beslissing geheel overgelaten aan de gemandateerde.

• 2. Ondertekeningsmandaat

  Bij ondertekeningsmandaat gaat de verleende machtiging niet verder dan tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Strikt genomen valt de ondertekeningsmandaat, wanneer we kijken naar de begripsbepaling in art. 10:1 Awb (mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen), niet onder deze definiëring. Bij de ondertekeningsmandaat wordt immers geen besluit genomen. De Awb heeft voor deze figuur in artikel 10.11 een aparte bepaling opgenomen.

Mandaatverlening

Wanneer mandaat niet wettelijk is uitgesloten en de aard van de bevoegdheid mandatering van de bevoegdheid niet in de weg staat dan is de mandaatverlening geïmpliceerd in de aan het bestuursorgaan toekomende bestuursrechtelijke bevoegdheid. In het tweede lid van art. 10:3 Awb wordt aangegeven in welke gevallen de aard van de bevoegdheid zich in ieder geval tegen mandaatverlening zal verzetten. Daarnaast zal in elke situatie moeten worden beoordeeld of een bepaald mandaat zich wel verdraagt met de wettelijke regeling.

De beslissing om een ander te machtigen om een bevoegdheid uit te oefenen is een op (publiekrechtelijk) rechtsgevolg gerichte rechtshandeling. Dat betekent dat als zo’n beslissing door een bestuursorgaan wordt genomen en op schrift wordt gesteld, we te maken hebben met een besluit in de zin van de Awb. Dat besluit strekt ertoe dat de gemandateerde zich tegenover de burger kan gedragen als vertegenwoordiger van de mandaatgever en dat zijn handelingen in principe tegenover de burger tot binding van de mandaatgever leidt.

Ingevolge art. 10:5 Awb wordt bij het verlenen van een algemeen mandaat de eis gesteld dat dit schriftelijk geschiedt. Dit impliceert dat ook de beëindiging van dit mandaat schriftelijk zal moeten plaatsvinden. Overige mandaatverleningen kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden gesteld. Het behoeft geen argumentatie dat het op schrift gestelde mandaat de voorkeur geniet.

Naast de eis van schriftelijkheid dient een krachtens mandaat genomen besluit te vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (art. 10:10 Awb).

Het verlenen van mandaat, als publiekrechtelijke rechtshandeling, zal draagkrachtig gemotiveerd moeten zijn. Wanneer er geen enkele noodzaak voor mandatering is, of wanneer er mandaat wordt verleend aan ambtenaren wier werkkring door redelijk oordelende mensen niet in verband kan worden gebracht met de gemandateerde bevoegdheden, zal de mandaatverlening rechtens onjuist kunnen worden geoordeeld. Daarnaast kan, wanneer namens een bestuursorgaan door een ambtenaar een beslissing wordt genomen terwijl hij niet kan aantonen dat hem de bevoegdheid is gemandateerd, de rechter achteraf constateren dat de beslissing onbevoegd is genomen.

Ondermandaat

De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Ondermandaat houdt in dat aan de gemandateerde de bevoegdheid wordt gegeven om zelf een ander aan te wijzen die met de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid wordt belast. Bij ondermandaat gelden alle bepalingen die voor mandaat van toepassing zijn. Omdat de mandaatgever ten volle verantwoordelijk blijft, zal voor ondermandaat wel de eis gelden dat mandaatverlening door een gemandateerde enkel kan plaatsvinden met instemming van de mandaatgever. Die eis blijkt ook uit art. 10:9 Awb waarin is bepaald dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.

Schakelbepaling volmacht en machtiging

Artikel 10:12 Awb bepaalt dat de regels van de afdeling 10.1.1. van overeenkomstige toepassing zijn op het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtigingen tot het verrichten van feitelijke handelingen. Mandaat kan worden gezien als de publiekrechtelijke tegenhanger van de privaatrechtelijke volmacht. Mandaat, volmacht en machtiging hebben allen betrekking op vertegenwoordiging. In de praktijk wordt vaak geen expliciet onderscheid gemaakt tussen deze bevoegdheden. Met de schakelbepaling wordt voorkomen dat onnodig verschillende regelgeving geldt voor voornoemde soorten aan vertegenwoordiging.

Artikelsgewijze toelichting mandaatregeling

Artikel 1

Het overdragen van bevoegdheden van het college aan leden van het college heeft een uitdrukkelijke grondslag in artikel 168 Gemeentewet. Indien een bevoegdheid wordt gemandateerd aan een of meer wethouders blijft de verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid berusten bij het college.

Artikel 2

Bij een algemeen mandaat wordt ter wille van de duidelijkheid van de bevoegdheidsverdeling de eis gesteld dat de bevoegdheid om krachtens mandaat te besluiten uit een schriftelijk stuk blijkt. Op deze wijze zijn degenen die betrokken zijn bij besluiten van een bestuursorgaan in staat na te gaan of mandaat is verleend.

Mandaat kan enerzijds worden verleend aan een met name genoemd persoon dan wel aan een bepaalde functie. Om praktische redenen is in het mandaatbesluit voor de laatste benadering gekozen. In dit besluit wordt de bevoegdheid rechtstreeks gemandateerd aan de afdelingsmanagers. Ingevolge art. 10:8 Awb bestaat de mogelijkheid tot het verlenen van ondermandaat. Op ondermandaat zijn dezelfde bepalingen van toepassing. Voor het ondermandaat is de toestemming van de oorspronkelijke mandaatgever noodzakelijk.

Artikel 3

Mandaat is in principe in alle gevallen mogelijk met uitzondering van de gevallen zoals genoemd in het tweede lid van artikel 10:3 Awb. Dit artikel regelt (niet limitatief) de gevallen waarbij mandaat niet is toegestaan. In aanvulling hierop zijn in dit artikel bevoegdheden weergegeven die niet in aanmerking komen voor mandatering. Daarnaast is de uitzondering met betrekking tot politiek gevoelige zaken niet langer opgenomen. Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is dit criterium voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Artikel 4

Binnen de Gemeente Staphorst wordt bij afwezigheid van een gemandateerde deze op de, binnen de gemeente, gebruikelijke wijze vervangen.

Artikel 5

Op grond van art. 10:6 Awb kan de mandaatgever per geval of in het algemeen instructies geven voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De artikelen 5 en 6 zijn daarvan een uitwerking. Ingevolge artikel 5 lid 2 blijft voor de mandataris de mogelijkheid bestaan om, indien gewenst of als noodzakelijk ervaren, de (verdere) besluitvorming aan het college van burgemeester en wethouders voor te leggen.

Artikel 6

Een algemeen mandaat is een besluit dat overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:42 Awb bekendgemaakt moet worden. Het bestuursorgaan moet zorgen voor een geschikte wijze van bekendmaking. Het bijhouden van een algemeen toegankelijk register, waarin alle mandaatverleningen door een bepaald bestuursorgaan te vinden zijn, kan onder omstandigheden als een goede vorm van bekendmaking gelden.

Weliswaar wordt bij dit besluit de mogelijkheid geboden om de beweegredenen die tot het besluit hebben geleid achterwege te laten, echter hiertoe kan niet te snel worden overgegaan. Immers, een besluit kan voor de aanvrager positief zijn maar ditzelfde besluit zou negatieve gevolgen kunnen hebben voor bijvoorbeeld derdebelanghebbenden.

Artikel 10:9 Awb regelt de mogelijkheid tot ondermandaat. Op ondermandaat zijn de artikelen van afdeling 10.1.1 Awb van overeenkomstige toepassing. Blijkens artikel 10:10 Awb wordt in een krachtens (onder)mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Ingeval van ondermandaat wordt in het besluit in ieder geval de oorspronkelijke mandaatgever vermeld. Niet noodzakelijk is dat iedere tussenschakel wordt genoemd.

Artikel 7

Ingevolge hetzelfde artikel 10: 6 Awb kan de mandaatgever de gemandateerde verzoeken om inlichtingen omtrent de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De mandaatgever blijft immers verantwoordelijk voor de activiteiten die de gemandateerde namens hem verricht.

Artikel 8

Dit artikel is een uitwerking van art. 10:11 Awb waarin is geregeld dat een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend. Uit het besluit moet blijken dat het besluit door het bestuursorgaan is genomen.

Artikel 9

Op volmacht en machtiging zijn de artikelen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.