Mandaatstatuut gemeente Pekela 2022 (inclusief volmacht en machtiging)

Het college van burgemeester en wethouders van Pekela, onderscheidenlijk de burgemeester van Pekela, ieder voor zover het haar of zijn bevoegdheden betreft;

overwegende dat het uit een oogpunt van het bewerkstelligen van een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de wettelijke verplichtingen van de gemeente gewenst is taken en bevoegdheden te mandateren;

gelet op onder andere artikel 160 en 171 van de gemeentewet, artikel 3:60 van het Burgerlijk Wetboek en de afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten:

taken en bevoegdheden krachtens mandaat, volmacht en machtiging te verlenen, overeenkomstig de in dit besluit vastgestelde voorschriften en beperkingen en volgens de bij dit besluit gevoegde mandaat-, volmacht- en machtigingslijsten, verder te noemen ‘mandaatlijsten’;

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit statuut wordt verstaan onder:

• 1. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

• 2. mandaatgever: het bestuursorgaan dat mandaat verleent.

• 3. gemandateerde: degene die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om namens hem / haar besluiten te nemen.

• 4. ondermandaat: een door een gemandateerde verleend mandaat.

• 5. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pekela.

• 6. de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Pekela.

• 7. de Algemeen Directeur: de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Pekela.

• 8. manager: een teamleider Sociaal, Fysiek of Dienstverlening binnen de gemeente Pekela.

• 9. ondertekeningmandaat: de bevoegdheid tot het in naam van een bestuursorgaan ondertekenen van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen.

• 10. volmacht: het namens een bestuursorgaan verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling.

• 11. machtiging: het namens een bestuursorgaan verrichten van een handeling die noch een besluit noch een privaatrechtelijke handeling is.

Artikel 2. Algemeen

• 1. De burgemeester, het college van burgemeester en wethouders verlenen daar waar dat in het kader van de bedrijfsvoering wenselijk of noodzakelijk wordt geacht, mandaat aan

  • a. de Algemeen Directeur, (zie besluit 23 december 2020)

  • b. medewerkers die een bij wet geregelde bevoegdheid uitoefenen;

  • c. overige, niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever werkzame personen.

• 2. De heffings- en invorderingsambtenaar verleent mandaat aan gemeenteambtenaren en aan overige, niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever werkzame personen, daar waar dat in het kader van de bedrijfsvoering wenselijk wordt geacht.

• 3. Verleende mandaten worden opgenomen in de bij dit besluit behorende mandaatlijsten.

• 4. De gemandateerde is bevoegd om namens het bestuursorgaan besluiten te nemen zoals die zijn vermeld in voornoemde mandaatlijsten, met in achtneming van de daarbij vermelde voorwaarden, beperkingen en bijzonderheden.

• 5. Mandaat aan niet-ondergeschikten dient met instemming van de gemandateerde plaats te vinden.

• 6.

• a. Bij projectmatig werken wordt bij het vaststellen van projectvoorstellen tevens een besluit genomen over mandatering van bevoegdheden aan de projectleider die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project.

• b. Een in een projectopdracht verleende bevoegdheid aan de projectleider gaat in voorkomend geval voor een in de mandaatlijsten verleend mandaat.

• c. De verleende mandaten vervallen automatisch bij het einde van het project.

Artikel 3 Algemeen mandaat aan de algemeen directeur

De Algemeen Directeur mandateert de aan hem verleende bevoegdheden door naar de managers zoals aangegeven in de mandaatlijsten.

Artikel 4 Ondermandaat

De managers zijn bevoegd de aan hen gemandateerde bevoegdheden door te mandateren:

• 1. binnen de hiërarchische kolom van het team, tenzij dit in de mandaatlijsten anders is bepaald,

• 2. aan derden onder de voorwaarde dat deze gemeld worden aan het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 5. Vervanging gemandateerde

• 1. Vervanging bij afwezigheid vindt in eerste instantie plaats binnen de hiërarchische kolom van het team.

• 2. De managers vervangen elkaar.

Artikel 6. Afstemming overige regelgeving

De gemandateerde dient zich ervan te hebben vergewist dat het in mandaat te nemen besluit overeenstemt met hetgeen daarover is geregeld in andere van toepassing zijnde (wettelijke) regelingen van rijk, provincie en de gemeente Pekela.

Artikel 7. Budgettaire beperking

Voor de gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hiervoor een toereikend bedrag in de begroting moet zijn opgenomen. De gemandateerde dient zich bij zijn handelen tevens te houden aan het bepaalde in de Budgethoudersregeling.

Artikel 8. Beperking bevoegdheid tot mandaat

Mandatering vindt niet plaats wanneer:

• 1. de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 10.1.1) de mandaatverlening verbiedt;

• 2. het aantal te nemen besluiten gering is;

• 3. het situaties betreft waarvoor geen beleidslijn is geformuleerd dan wel anderszins het beleid ter discussie staat;

• 4. het onderwerpen betreft die vermeld staan op de bij dit statuut behorende negatieve lijst (bijlage).

Artikel 9. Besluit door mandaatgever

• 1. Onverminderd de verlening van mandaat blijft de mandaatgever bevoegd zelf de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.

• 2. De gemandateerde laat de mandaatgever in ieder geval zelf een besluit nemen indien:

  • a. de omvang van de financiële risico’s daartoe aanleiding geeft;

  • b. uit het nemen van een besluit belangrijke financiële, juridische, organisatorische, politieke, bestuurlijke en / of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;

  • c. het een brief of verzoek betreft waarbij het nemen van een besluit dan wel ondertekening van het besluit door het bestuursorgaan zelf, nadrukkelijk door de ontvanger gewenst lijkt en het voor de hand ligt dit te honoreren.

Artikel 10. Uitvoering

Waar in de mandaatlijsten de uitvoering van bepaalde regelingen wordt opgedragen, wordt deze opgedragen in de ruimste zin des woords voor zover niet in strijd met enig wettelijke of gemeentelijke bepaling of expliciete aanwijzing in de mandaatlijst. Onder uitvoering van een regeling wordt daarom mede verstaan:

• a. het nemen van besluiten;

• b. het ondertekenen van besluiten;

• c. het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen;

• d. het voeren van correspondentie in het kader van de uitoefening van de opgedragen bevoegdheden;

• e. het verstrekken van informatie;

• f. het voeren van verweer e.d. in de bezwarenprocedure.

Artikel 12. Nadere instructies

De mandaatgever heeft in alle gevallen de bevoegdheid om over het mandaat nadere instructies te geven.

Artikel 13. Vervallen van mandaat

De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat vervalt door een daartoe strekkend besluit van de mandaatgever.

Artikel 14. Volmacht bij privaatrechtelijke rechtshandelingen

Met betrekking tot het geven van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn de regels inzake dit mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15. Machtiging - feitelijk handelen

Met betrekking tot het geven van een machtiging voor het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijk rechtshandeling zijn, zijn de regels inzake dit mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16. Redactie en ondertekening

In de desbetreffende ondertekening dient de mandaatverhouding als volgt tot uiting te worden gebracht:

Namens ‘het betreffende bestuursorgaan’ van Pekela,

(handtekening (onder)gemandateerde)

naam (onder)gemandateerde,

functie van (onder)gemandateerde

Artikel 17. Afhandelen standaard correspondentie

Standaard correspondentie voortvloeiende uit het takenpakket van de medewerker mag door deze medewerker zelf worden afgehandeld en ondertekend voor zover deze correspondentie geen (rechts)gevolgen heeft of kan hebben voor de gemeente.

De (direct) leidinggevende van de desbetreffende medewerker kan deze bevoegdheid beperken.

Artikel 18. Bekendmaking, registratie en ter inzagelegging

Het mandaatstatuut en de daarbij behorende mandaatlijsten worden na vaststelling bekendgemaakt door middel van publicatie van de zakelijke inhoud in het Elektronische Gemeenteblad van de gemeente Pekela

Het Mandaatstatuut en de bijbehorende mandaatlijsten worden centraal geregistreerd en liggen voor een ieder tijdens kantooruren ter inzage (op de op de website van de gemeente).

Aan de medewerkers binnen de gemeente, worden het Mandaatstatuut en de bijbehorende lijsten bekendgemaakt via het intranet.

Artikel 19. Actualiseren

Het Mandaatstatuut zelf als ook de bijbehorende mandaatlijsten worden elk jaar opnieuw beoordeeld op actualiteit, functionaliteit en efficiëntie en waar nodig aangepast. Eventuele wijzigingen zullen overeenkomstig het vorige artikel worden bekendgemaakt.

Artikel 20. Inwerkingtreding mandaatstatuut

Dit mandaatstatuut en de daarbij behorende mandaatlijsten treden per 1 maart 2022 met terugwerkende kracht in werking.

Het mandaatstatuut Pekela 2021 wordt per 1 maart 2022 ingetrokken

Artikel 21 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaatstatuut Pekela 2022.

Vastgesteld op 1 maart 2022

Gemeente Pekela:

Het college van burgemeester en wethouders,

burgemeester, secretaris,

J. Kuin J. van der Woude

Bijlage Mandaatstatuut Pekela 2022 – Bijlage

Negatieve lijst, uitwerking volgens art. 8 lid 5 van het mandaatstatuut.

De colleges en de burgemeesters willen in alle gevallen beslissingen over de volgende onderwerpen aan zich houden:

Het starten van onderzoeken op basis van de wet Bibob;

Het nemen van besluiten op WOB verzoeken;

Het aanvragen van Europese-, rijks- dan wel provinciale subsidies t.b.v. de gemeente;

Het verrichten van privaatrechtelijke handelingen met een voorzienbaar financieel gevolg groter of gelijk aan de openbare aanbestedingsnorm voor werken, leveringen of diensten; **

Het aantrekken van lang geld (leningen met een looptijd langer dan 1 jaar) t.b.v. de gemeente;

Het besluiten op procedures waarbij zienswijzen zijn ingediend;

Het vaststellen van project- en programmavoorstellen, voorlopige en definitieve ontwerpen bij actieve grondpolitiek / PPS constructies, exploitatieopzetten en kredietverzoeken aan de raad;

Beslissen op aanvragen subsidies betrekking hebbende op vrij besteedbare budgetten (vaak kleine bedragen).

Toelichting:

Ad.1 Als er een informatieonderzoek op basis van de wet Bibob gevraagd wordt is er sprake van een vraag aan de gemeente die dusdanig risicovol is dat het college deze bevoegdheid niet aan een uitvoerend ambtenaar wil mandateren.

Ad.2. Een informatievraag op basis van de Wet Openbaarheid Bestuur houdt in de meeste gevallen in dat er naar politiek gevoelige informatie wordt gevraagd, waarbij het college zelf de vinger aan de pols wil houden. Routine aanvragen die duidelijk om een andere reden, b.v. procedure / leges voordelen, een WOB stempel meegekregen hebben, kunnen rustig in mandaat worden afgedaan. Daar is deze regel niet voor bedoeld, ze ontberen de politieke gevoeligheid.

Ad.3. Aan Europese-, rijks- en provinciale subsidies hangen meestal uitgebreide uitvoerings- en verantwoordingsvoorschriften, waar bij het niet correct uitvoeren grote financiële risico’s worden gelopen. Door deze besluiten zelf te nemen wordt het college altijd tijdig geïnformeerd bij het ontstaan van het risico.

Ad.4. Afwijken van Europese normen is nooit toegestaan, zodra de openbaarheid in het geding is moet het college altijd in staat worden gesteld om bij afwijking van de regels zelf de afwegingen te maken. ** Dit punt zal aangepast moeten worden op basis van het nog nieuw vast te stellen beleid i.v.m. nieuwe wetgeving.

Ad.5. De grenzen van de bevoegdheden van de treasurer zijn vastgelegd in het door raad/college vastgestelde treasurystatuut, kasgeld grenzen vallen onder provinciaal toezicht. Door het invoeren van deze regel voor het herfinancieren van kort geldleningen wordt het college altijd tijdig geïnformeerd bij de wat grotere financiële acties.