Tweede wijzigingsbesluit regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024

Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

gelet op artikel 4, tweede lid, van de Verordening Amsterdamse culturele infrastructuur, Hoofdlijnen en Kunstenplan,

besluit:

Artikel I Wijziging regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024

De regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024 wordt als volgt gewijzigd:

• a. In artikel 1.6, tweede lid, onder c, wordt ‘zijn behandeld;’ vervangen door ‘zijn behandeld, waardoor een tweede aanvraag voor hetzelfde project wel is toegestaan;’.

• b. In artikel 4.5, derde lid, wordt ‘ten hoogste 6 weken’ vervangen door ‘ten hoogste acht weken’.

Artikel II. Aanvulling van de toelichting bij de regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024

De toelichting bij de regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024 wordt als volgt gewijzigd:

• a. Aan de toelichting wordt het volgende toegevoegd:

  Verplichte onderdelen

  Een subsidieaanvraag bestaat uit de volgende onderdelen:

  • a. Een volledig ingevuld online aanvraagformulier.

• b. Een beschrijving van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Uit de beschrijving moet duidelijk worden:

  • wat de doelstelling van het project is,

  • wat de artistieke-inhoudelijke uitgangspunten van het project zijn,

  • waar, wanneer, hoe en met wie het project wordt uitgevoerd en wie het beoogde publiek en/of de beoogde deelnemers zijn.

Belangrijk is dat de gemaakte keuzes ook worden toegelicht en gemotiveerd.

De basis van deze beschrijving is een projectplan van maximaal 15 pagina’s. Daarnaast ben je welkom om je plan te ondersteunen met (audio)visueel materiaal, maar houdt de omvang beperkt. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je plan toe te lichten in een filmpje. Daarnaast ontvangen we graag aanvullende documentatie die betrekking heeft op de (artistieke) uitwerking van het project. Denk bijvoorbeeld aan schetsontwerpen, composities, scenario’s, video- en geluidsmateriaal, intentieverklaringen et cetera. Indien voor de aanvraag relevant kun je ook beknopt (audio)visueel materiaal van recent werk meesturen.

Voor een stipendium wordt een plan van max. 10 pagina’s ingediend. Centraal daarin staat de wijze waarop je de ‘vrije ruimte’ wil invullen die het stipendium biedt en de artistieke ontwikkeling en versteviging van de beroepspraktijk en zichtbaarheid die je daarbij beoogt. Daarnaast bevat de aanvraag voor een stipendium een digitaal portfolio met (audio/visueel) materiaal van de belangrijkste werken, met nadruk op de afgelopen 4 jaar. Ook is een bewijs van inschrijving in de gemeente Amsterdam dat niet ouder is dan twee maanden, verplicht.

• c. Een realistische, sluitende begroting met dekkingsplan. Geef hierbij een overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven en geef een toelichting per begrotingspost. Let daarbij op het volgende:

  • In de begroting is het opnemen van een honorarium voor presenterende en producerende kunstenaars verplicht.

  • Ook moeten bedragen die bij andere partijen zijn aangevraagd voor een subsidie, sponsoring of vergoeding voor hetzelfde project worden opgenomen. Vermeldt hierbij ook de status van zo’n aanvraag.

  • De kosten voor overhead mogen maximaal 10 % van de totale begroting bedragen. Onder overhead verstaan we alle kosten die niet direct aan het primaire proces van het project toe te rekenen zijn, zoals kantoorhuisvesting, administratie, ICT, en kosten voor algemene en zakelijke leiding. Wanneer in een aanvraag meer dan 10 % van de totale kosten voor overhead wordt opgevoerd, moet worden uitgelegd wat de reden is en waarom het opgevoerde bedrag redelijk is. Wanneer de overhead te hoog is, houden we hiermee bij het bepalen van de subsidiehoogte rekening.

  • De bij het AFK aangevraagde subsidie kan slechts deels gebruikt worden voor aanschafkosten van middelen die de duur of functie van het project overstijgen, zoals apparatuur, hulpmiddelen (gereedschap) en software (licenties). Het AFK draagt bij aan maximaal 1/3 van de aanschafkosten. In de begroting moeten de volledige aanschafkosten worden opgenomen. In de toelichting van deze kostenpost breng je in beeld hoeveel het AFK hieraan bijdraagt. Uitgezonderd hiervan zijn muziekinstrumenten, hier draagt het AFK in het geheel niet aan bij.

• d. Cv’s van de belangrijkste artistieke en organisatorische betrokkenen.

• e. Als de aanvraag wordt gedaan door een rechtspersoon: een uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel dat niet ouder is dan twee maanden. Hieruit moet blijken dat de contactpersoon van de aanvraag tekenbevoegd moet zijn, óf er moet een schriftelijk akkoord van het tekenbevoegde bestuur aan de aanvraag worden toegevoegd.

• f. De aanvraag voor een project in categorie II of voor een kunstwerk in de openbare ruimte (categorie III) bevat tevens een communicatie- en marketingplan waaruit duidelijk wordt hoe je de beoogde doelgroepen wil bereiken en welke eventuele bijzondere marketinginspanningen je verricht die bijdragen aan de zichtbaarheid van je project in de stad.

• g. De aanvraag voor een kunstwerk in de openbare ruimte (categorie III) voor een subsidiebedrag van meer dan € 10.000 bevat naast het projectplan een positief advies van het Stadscuratorium Amsterdam (SCA) op het ontwerp. Een positief advies van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit volstaat in het geval van een in (nieuw)bouw geïntegreerd project eveneens.

Zorg ervoor dat het projectplan goed en overtuigend is uitgewerkt, zodat wij het plan goed kunnen beoordelen. Geef alle informatie waarvan je denkt dat het belangrijk is voor de beoordeling.

Beslistermijn

Besluiten over aanvragen worden genomen binnen dertien weken na ontvangst van de complete aanvraag. Het AFK kan deze beslistermijn met acht weken verlengen. Aanvragers krijgen in dat geval voor het aflopen van de termijn van dertien weken bericht.

MIJN EERSTE AANVRAAG

Als je nog niet eerder een subsidie van het AFK hebt gehad, kun je gebruik maken van ‘Mijn Eerste Aanvraag’, waarmee je jouw aanvraag mondeling kunt toelichten in een gesprek met medewerkers van het AFK. Je dient je aanvraag vooraf op de gebruikelijke manier in, inclusief alle verplichte bijlagen. Als de subsidieaanvraag wordt afgewezen, mag je eenmalig voor een tweede keer op dezelfde wijze een aanvraag indienen voor hetzelfde project. Een project dat wordt ingediend als ‘Mijn Eerste Aanvraag’ omvat maximaal € 5.000 subsidie van het AFK. De eerste publieke presentatie van het project moet minimaal één maand na het gesprek met het AFK plaatsvinden.

Voor ‘Mijn Eerste Aanvraag’ is er maandelijks een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Op www.afk.nl is meer informatie te vinden over onder andere data en tijdstippen. Je kunt je via de website aanmelden voor ‘Mijn Eerste Aanvraag’.

Besluiten over ‘Mijn Eerste Aanvraag’ worden binnen een week na de datum van het gesprek genomen. Het AFK kan deze beslistermijn met een week verlengen. Aanvragers krijgen in dat geval bericht. Bij een toekenning als ‘Mijn Eerste Aanvraag’ ontvangt de aanvrager een voorschot van 100%.

BEOORDELING VAN DE AANVRAAG

Het AFK kan een aanvraag ter advisering voorleggen aan één of meer adviseurs. Aan de adviseur(s) wordt een oordeel gevraagd over de mate waarin een aanvraag voldoet aan de beoordelingscriteria.

Bij de beoordeling staat de aanvraag en de daarbij aangeleverde informatie centraal. Deze moet het vertrouwen geven dat de voorgenomen activiteiten tot stand komen. In dat kader wordt ook gekeken naar het verleden, ofwel de staat van dienst van de aanvrager. De kwaliteit van eerdere activiteiten die door de aanvrager zijn uitgevoerd kan immers een indicatie zijn voor de toekomst. Dit wordt bekeken aan de hand van onder meer eigen waarneming van het AFK en zijn adviseurs (bij bezoeken aan eerdere projecten) en de resultaten van projecten die eerder door het AFK werden ondersteund. Voor zover mogelijk wordt ook gekeken of er sprake is van een ontwikkeling, positief dan wel negatief.

Een goede beoordeling op een of meer van de afzonderlijke criteria betekent niet dat de subsidie wordt toegekend. Het totaalbeeld van de gemotiveerde en onderbouwde beoordelingen is bepalend voor het besluit.

Basiscriteria categorie I, II en III

Artistiek belang

Het artistiek belang wordt getoetst aan de hand van de volgende punten:

• Artistieke eigenheid: is het idee prikkelend, verrassend, en/of onderscheidend? En is er sprake van een overtuigende artistieke vertaling van het idee? Het gaat hier om de samenhang tussen de artistieke uitgangspunten en de wijze waarop deze tot uitdrukking komen in het beoogde werk.

• Artistieke betekenis voor het beoogde publiek: is er overtuigend onderbouwd wat de aanvrager met het project wil bereiken bij het beoogde publiek? Sluit het artistieke plan daarop aan, is het naar verwachting betekenisvol voor het beoogde publiek?

• Artistieke bijdrage aan de stad: hoe verhoudt het project zich blijkens de aanvraag tot ander (vergelijkbaar) aanbod en initiatieven in Amsterdam? In hoeverre maakt de aanvraag overtuigend duidelijk wat het belang van het project voor de stad is en waarin het project zich onderscheidt en van toegevoegde waarde is voor het cultuuraanbod in de stad?

Uitvoerbaarheid

De uitvoerbaarheid wordt getoetst aan de hand van de volgende punten:

• Organisatorische haalbaarheid: is het plan realistisch en uitvoerbaar wat betreft werkwijze, organisatie, expertise en omvang? Wordt er waar zinvol samengewerkt met passende partners? Is er een realistisch plan voor de presentatie van het project?

• Realistische begroting en dekkingsplan: is de begroting (kosten en inkomsten) realistisch en passend bij het plan? Is de begroting sluitend, goed onderbouwd en biedt deze voldoende basis om de voorgenomen activiteiten uit te voeren en het beoogde publiek te bereiken? Is er sprake van een passende financieringsmix?

Aanvullend criterium voor categorie II en categorie III

Belang voor de stad

Het belang voor de stad wordt getoetst aan de hand van de volgende punten:

• Zichtbaarheid: is het beoogde publieksbereik helder geformuleerd, en in omvang en samenstelling passend? Is het communicatie- en marketingplan realistisch en passend om het beoogde publiek te bereiken? Is het (resultaat van het) project naast het presentatiemoment nog breder zichtbaar in de stad, door bijvoorbeeld bijzondere PR en marketing, randprogrammering en/of samenwerkingspartners?

• Spreiding: in hoeverre draagt het project bij aan de spreiding van het aanbod en publieksbereik in de stad? Het AFK let hierbij in de eerste plaats op de mate waarin activiteiten en publieksbereik buiten stadsdeel Centrum wordt gerealiseerd. Ook de haalbaarheid van deze voornemens speelt daarbij een rol, in het licht van onder meer de ervaring van de aanvrager en de keuze voor eventuele samenwerkingspartners.

• Diversiteit & inclusie: draagt het project bij aan een divers en inclusief kunstenveld in artistieke zin (bijvoorbeeld door het thema, de vorm, de makers) en/of in publieksbereik? Het gaat hier om een bijdrage aan de toegankelijkheid van de culturele sector en/of de representatie van de verschillende achtergronden en verhalen in de stad (zoals bedoeld in de Code Diversiteit & Inclusie). Zijn de voornemens die de aanvrager formuleert realistisch en passend bij de aanvrager en diens ervaring? Realiteitszin kan bijvoorbeeld ook blijken uit relevante samenwerkingspartners.

Criteria categorie IV

Artistieke signatuur

Hierbij wordt de artistieke signatuur van de kunstenaar of bemiddelaar en de kwaliteit van diens eerdere werk (op basis van het portfolio) beoordeeld.

Bijdrage aan de artistieke beroepspraktijk

Hierbij wordt de motivatie en het plan voor ontwikkeling, onderzoek of experiment beoordeeld. Is het helder wat de aanvrager wil doen, is er een realistisch einddoel geformuleerd en is de noodzaak voor het beoogde plan voldoende onderbouwd? Is er sprake van een overtuigende verbinding tussen het plan en de bredere artistieke ontwikkeling van de aanvrager? Draagt het voorgestelde plan bij aan de versterking van de (artistieke) beroepspraktijk en de zichtbaarheid van de kunstenaar op de lange termijn?

HOOGTE VAN DE SUBSIDIE

De hoogte van het aangevraagde bedrag moet goed worden onderbouwd. Dit geldt ook voor stipendia, ondanks dat daar enkel voor een vast bedrag kan worden aangevraagd. Bij het bepalen van de uiteindelijke hoogte van de subsidie houdt het AFK -ook bij stipendia- rekening met meerdere aspecten:

• Er moet sprake zijn van een redelijke verhouding tussen de plannen en de kosten die daarvoor zijn begroot. De gevraagde subsidie moet ook in verhouding staan tot het totale budget dat het AFK voor deze regeling beschikbaar heeft. Het AFK staat namelijk voor een eerlijke verdeling van middelen over de stadsdelen, disciplines, individuele aanvragers en organisaties. In de overwegingen wordt ook betrokken of en hoe de aanvrager samenwerkt met andere Amsterdamse instellingen bijvoorbeeld op het gebied van publieksbereik, communicatie en inkoop.

• Het kan voorkomen dat aan bepaalde onderdelen van het plan wel subsidie wordt toegekend, en aan andere onderdelen in het geheel niet.

• Bij het bepalen van de hoogte van het bedrag speelt ook de verhouding tussen het bij het AFK gevraagde subsidiebedrag en het aandeel activiteiten en publieksbereik dat in Amsterdam zal worden gerealiseerd een rol.

• Wanneer in een aanvraag meer dan 10% van de totale kosten voor overhead wordt opgevoerd, moet worden uitgelegd wat de reden is en waarom het gevraagde bedrag redelijk is. Wanneer de overhead te hoog is, houden we hiermee bij het bepalen van de subsidiehoogte rekening.

• Bij de bepaling van de subsidiehoogte wordt meegewogen dat de subsidie slechts deels mag worden gebruikt voor dekking van aanschafkosten voor middelen met project overstijgende gebruiksduur en functie. Maximaal 1/3 deel van deze kosten mag worden gedekt met de verkregen subsidie.

WEIGERINGSGRONDEN

Hieronder lichten we de belangrijkste redenen toe om een aanvraag af te wijzen, de zogenaamde ‘weigeringsgronden’.

Een aanvraag dient te passen binnen de doelstelling van de regeling, ook dienen de activiteiten en de aanvrager zelf op basis van de regeling voor subsidie in aanmerking te komen. Ook moet een aanvraag tijdig worden ingediend. Is de eerste publieke presentatie van het project binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag, of starten de activiteiten in het geval van een beeldend kunstwerk in de openbare ruimte of een stipendium binnen deze dertien weken, of vindt de eerste publieke presentatie van ‘Mijn Eerste Aanvraag’ plaats binnen één maand na de datum van het gesprek met het AFK dan wordt de aanvraag geweigerd.

Het gevraagde subsidiebedrag mag niet lager dan € 2.500 zijn, en het mag bij de eerste en tweede categorie ook niet meer dan 75% van de totale projectkosten bedragen. Voor een beeldend kunstwerk in de openbare ruimte is dit 50%.

Subsidie wordt geweigerd als de aanvraag voor hetzelfde project eerder is ingediend en afgewezen binnen deze regeling. Hierbij gaat het om dezelfde activiteiten, dus bijvoorbeeld niet om een festival met een jaarlijkse editie dat elk jaar opnieuw aanvraagt.

Een aanvrager is verplicht om over een voorgaand project verantwoording af te leggen die aan de voorwaarden van het AFK voldoet. Voordat een nieuwe subsidie wordt verleend moet een voorgaand subsidietraject volgens de gestelde voorwaarden zijn afgerond.

Een project dient op enigerlei wijze beschikbaar of openbaar toegankelijk te zijn voor publiek: het AFK vindt het belangrijk dat werk van kunstenaars gezien wordt. Het AFK verdeelt financiële middelen van de stad Amsterdam. Daarom is een voorwaarde dat de activiteiten ten minste gedeeltelijk in de stad plaatsvinden. Wanneer er sprake is van online activiteiten of publicaties, wordt bij deze afweging op andere Amsterdamse aspecten en betrokkenheid gelet, zoals de mate waarin het project en maakproces zijn ingebed in een Amsterdamse context, de mate waarin Amsterdamse makers/ kunstenaars zijn betrokken en de vraag of er inhoudelijk (bijvoorbeeld thematisch) sprake is van een Amsterdams belang.

Het AFK hecht veel waarde aan een veilige en eerlijke culturele ondernemerspraktijk en aan goed bestuur en toezicht. Van aanvragers wordt verwacht dat zij de Governance Code Cultuur volgen en de waarden uit de Fair Practice Code onderschrijven. Als een aanvrager niet voldoet aan de voor de desbetreffende organisatie gebruikelijke normen met betrekking tot goed bestuur, adequaat toezicht, en een veilige werkomgeving kan dit een reden zijn tot afwijzing.

Wisselwerking met andere subsidies van het AFK

Als het AFK de kosten voor een activiteit al subsidieert, kan daarvoor niet nogmaals subsidie worden verstrekt. Deze weigeringsgrond geldt voor alle vormen van aanvragen. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om aan te tonen dat de kosten waarvoor wordt aangevraagd nog niet op andere wijze door het AFK zijn gesubsidieerd.

Subsidies voor (losse) producties, presentaties, uitvoeringen, tentoonstellingen en andere activiteiten van individuele kunstenaars bij en samenwerkingsprojecten met organisaties die een meerjarige subsidie ontvangen in het kader van het Amsterdamse Kunstenplan 2021-2024 (via het AFK of de Amsterdam-bis), zijn alleen onder voorwaarden mogelijk:

• De projectaanvraag kan in dit geval alleen de inzet en kosten betreffen van de organisatie of kunstenaar die géén financiering in het kader van het Kunstenplan ontvangt;

• Deze kosten mogen bovendien niet al via het Kunstenplan zijn ondersteund;

• Van belang is dat de begroting inzichtelijk maakt wat de bijdragen en kosten van alle partners zijn, en voor welke kosten de aanvrager concreet bij het AFK aanvraagt;

• De aanvrager moet inzichtelijk maken dat de kosten waarvoor wordt aangevraagd niet op andere wijze door het AFK zijn gesubsidieerd;

• Het AFK draagt ook niet bij aan kosten die redelijkerwijs met de vier- of tweejarige subsidie kunnen worden gedekt, zoals huur, overhead, personeel dat in dienst is bij de samenwerkingspartner die deel uitmaakt van het Kunstenplan;

• Het AFK verwacht dat er bij samenwerkingsprojecten met een meerjarig ondersteunde organisatie sprake is van draagvlak en steun vanuit die organisatie voor het project. Dit kan blijken uit een redelijke financiële bijdrage van de meerjarig ondersteunde organisatie of organisatorische inzet (inspanningsverplichting).

• Huurkosten kunnen alleen tot de kosten van de aanvragende organisatie of kunstenaar worden gerekend als daar publieksinkomsten (recettes en/of uitkoopsommen) tegenover staan.

Het AFK staat voor een eerlijke verdeling van middelen over de stadsdelen, individuele aanvragers en organisaties. Door niet nogmaals bij te dragen aan activiteiten en kosten al die worden gesubsidieerd, dragen we tevens bij aan de veelzijdigheid en samenhang binnen het culturele aanbod.

VOORSCHOTTEN

Het AFK verstrekt een voorschot van 90% van het verleende subsidiebedrag. Voor aanvragen die als ‘Mijn Eerste Aanvraag’ worden behandeld, wordt een 100% voorschot verstrekt. Voorschotten worden automatisch uitbetaald binnen vier weken na het toekenningsbesluit. Als je liever nog geen voorschot direct na toekenning wilt maar dit zelf op een later moment wilt aanvragen dan kun je dit aangeven in het aanvraagformulier.

VERPLICHTINGEN EN VERANTWOORDING

Alle veranderingen die belangrijk zijn in relatie tot de aanvraag en toekenning moet je als aanvrager aan het AFK doorgeven via het digitale platform Mijn AFK. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als bepaalde activiteiten niet doorgaan, als er wijzigingen in de organisatie of in de artistieke en organisatorische uitvoerenden zijn of als er aanzienlijke veranderingen zijn in de financiering van de activiteiten.

Ook kunnen in het subsidiebesluit verplichtingen zijn opgenomen waarbij specifieke zaken gemeld of aangevuld moeten worden. Als achteraf blijkt dat wezenlijke veranderingen niet zijn gemeld, kan het AFK de subsidie lager vaststellen of intrekken. Dit is geheel voor risico van de aanvrager.

Binnen drie maanden na afloop van het project moet je als aanvrager een inhoudelijke en een financiële verantwoording indienen. Hiervoor dien je de richtlijnen voor een verantwoording te gebruiken die op de website van het AFK beschikbaar zijn. De financiële verantwoording laat zien hoe de subsidie is gebruikt en besteed. Belangrijke verschillen tussen verantwoording en begroting worden toegelicht. Bij de verantwoording laat je zien dat het project heeft plaatsgevonden volgens de aanvraag of volgens de door het AFK geaccepteerde wijzigingen.

Als de totale subsidie van het AFK voor een project € 25.000 of meer bedraagt, of als het project een minimale projectgrootte heeft van € 125.000, moet de financiële verantwoording worden voorzien van een samenstellingsverklaring conform de richtlijnen voor verantwoording die op de website van het AFK te vinden zijn.

Op basis van de verantwoording stelt het AFK de subsidie vast. In principe is de hoogte van de vaststelling gelijk aan het bedrag dat is toegekend. Maar als er bijvoorbeeld minder activiteiten zijn uitgevoerd of de kwaliteit tekortschiet, dan kan het AFK de subsidie lager vaststellen. Het AFK beslist binnen dertien weken over de vaststelling.

Deze termijn kan met acht weken worden verlengd. De aanvrager krijgt daarvan bericht. Het dan nog niet uitbetaalde bedrag wordt automatisch overgemaakt.

Artikel III Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang de dag na bekendmaking.

Artikel IV Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Tweede wijzigingsbesluit regeling projectsubsidies professionele kunst 2021-2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 29 augustus 2023.

De burgemeester

Femke Halsema

De gemeentesecretaris

Peter Teesink

Toelichting

Artikel I, onder a: In artikel 1.6, tweede lid, onder c, wordt ‘zijn behandeld;’ vervangen door ‘zijn behandeld, waardoor een tweede aanvraag voor hetzelfde project wel is toegestaan;’ omdat de weigeringsgronden niet helder genoeg waren waar het nieuwe aanvragers betreft die na een afwijzing een nieuwe subsidieaanvraag kunnen indienen met een verbeterd plan op basis van feedback van het AFK. Deze voorziening stond al in de regeling maar vereist verduidelijking in de weigeringsgronden.

Artikel I, onder b: In artikel 4.5, derde lid, wordt ‘ten hoogste 6 weken’ vervangen door ‘ten hoogste acht weken’, omdat op dit punt een discrepantie bestond tussen de regeling en de toelichting.

Artikel II, onder a: De toelichting wordt uitgebreid, omdat in het vorige wijzigingsbesluit de aanvullende tekst per abuis niet was meegenomen.