Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2020

Het college van burgemeester en wethouders van De Bilt;

Gelet op artikel 10:1 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 103, 160 en artikel 212 van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen:

Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2020.

Datum inwerkingtreding: met terugwerkende kracht tot 01-01-2020

1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling:

• 1. Gemeentesecretaris: de persoon conform artikel 100 van de Gemeentewet, tevens de algemeen directeur en de hoofdbudgethouder;

• 2. Directie: De gemeentesecretaris samen met de overige directeuren;

• 3. Kwartiermaker: de leidinggevende van een eenheid, team of gebied (verder: kwartier) met een hiërarchische bevoegdheid over de werknemers binnen dat kwartier;

• 4. Hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• 5. Budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• 6. Besteller: degene die uit hoofde van zijn functie bevoegd is om financiële verplichtingen aan te gaan;

• 7. Codeur: degene die bevoegd is om financiële verplichtingen en facturen in de financiële administratie te registreren en te voorzien van een boekingscombinatie;

• 8. Boekingscombinatie: de combinatie van een kostendrager, kostensoort en taak zoals gehanteerd in het financiële systeem;

• 9. Financiële verplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente De Bilt tot het doen van een uitgave;

• 10. Verplichting; een inkooporder geregistreerd in de financiële administratie;

• 11. Taakveld: eenheden waarin het programma (als bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)) of de eenheden in overzichten en bedragen in het programma(plan) zijn onderverdeeld;

• 12. Budget: de middelen die beschikbaar zijn gesteld om een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken te realiseren;

• 13. Krediet: de middelen die beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren;

• 14. Beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de taakveld.

2. Budgettoekenning

Artikel 2 Toekenning en samenstelling

• 1. Budget wordt ter beschikking gesteld door het college aan de hoofdbudgethouder na:

  • a. vaststelling van de programmabegroting door de raad;

  • b. vaststelling van wijzigingen op de programmabegroting door de raad.

• 2. Het ter beschikking gestelde budget wordt zodanig gespecificeerd dat per kostendrager tenminste de kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

3. Aanwijzing, bevoegdheid en verantwoordelijkheid budgethouders, bestellers en codeurs

Artikel 3 Aanwijzing, bevoegdheid en verantwoordelijkheden (hoofd) budgethouders

• 1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor het budgetbeheer van alle budgetten uit de programmabegroting, met uitzondering van de budgetten van de griffier, deze vallen rechtstreeks onder de bevoegdheid van de raad. De hoofdbudgethouder is ambtelijk eindverantwoordelijk voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen, binnen de kaders van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het college over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.

• 2. De budgethouders worden aangewezen door de directie.

• 3. Toekenning van de functie van budgethouder wordt in een register (budgethouderslijst) bijgehouden dat onderdeel uitmaakt van de geautomatiseerde financiële administratie.

• 4. De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

  • d. het aanwijzen van één of meer codeurs;

  • e. het tijdig, juist en volledig laten aanmaken van een verplichting bij het aangaan van een financiële verplichting ten laste van de eigen budgetten;

  • f. een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

  • g. het laten controleren van de factuur en het laten vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

  • h. Het afleggen van verantwoording aan de directie over het beheer van de hem ter beschikking gestelde budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar.

• 5. Een budgethouder is bevoegd tot het goedkeuren en betaalbaar stellen van facturen, indien door een ander dan de budgethouder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.

• 6. De functie van budgethouder is principieel niet verenigbaar met de functie van codeur van hetzelfde budget, de registrerende functie en met rollen in het betaalproces.

Artikel 4 Aanwijzing, bevoegdheid en verantwoordelijkheden besteller

• 1. Elke medewerker kan besteller zijn en een besteller is bevoegd een financiële verplichting aan te gaan ten laste van specifieke budgetten om de daarbij behorende doelen, producten, taken en prestaties te realiseren of de geraamde baten te realiseren mits:

  • a. goedgekeurd door de budgethouder;

  • b. conform de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente De Bilt en

  • c. vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het mandaatbesluit van de gemeente De Bilt en de uitwerking in deze regeling wordt voldaan.

• 2. De besteller laat iedere opdracht groter dan € 5.000 (exclusief BTW) die hij of zij verstrekt vastleggen in de verplichtingenadministratie door de codeur.

• 3. De besteller verstrekt geen opdracht als er geen budget beschikbaar is, tenzij hiervoor vooraf specifiek toestemming is gegeven door het college op basis van een collegebesluit.

Artikel 5 Aanwijzing, bevoegdheid en verantwoordelijkheden codeur

• 1. De codeur wordt aangewezen door de budgethouder;

• 2. De codeur is verantwoordelijk voor de juiste en correcte afhandeling van de door de besteller aangegane financiële verplichting, zo:

  • a. Bewaakt de codeur de termijnen en bewaakt hij de levering;

  • b. Stelt de codeur vast dat de uitvoering conform de overeenkomst heeft plaatsgevonden en bevestigt dit in een prestatieverklaring;

  • c. Stelt de codeur vast dat de factuur in overeenstemming is met de overeenkomst en onderneemt actie naar de leverancier indien dat niet het geval is;

• 3. De codeur registreert de verplichting en/of de factuur na levering, op het juiste budget.

• 4. De codeur biedt de factuur ter goedkeuring aan bij de budgethouder.

4. Planning, rapportage en verantwoording

Artikel 6 Planning, rapportage en verantwoording

• 1. De budgethouder legt middels de planning & control cyclus verantwoording af over het toegewezen budget, zowel inhoudelijk als financieel, op de daarvoor vastgestelde werkwijze.

5. Overige bepalingen

Artikel 7 Vervanging budgethouders

• 1. Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

  • a. Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

  • b. Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als tweede keus;

• 2. Een budgethouder kan niet tegelijkertijd optreden als codeur van de aan hem toegewezen budgetten.

6. Slotbepaling

Artikel 8 Slotbepaling

• 1. Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2020.

• 2. Op de in het lid a genoemde datum wordt de “Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2018” ingetrokken.

• 3. De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2020”.