Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Maassluis

De bestuursorganen, zijnde de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Vlaardingen en Maassluis, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen in het algemeen en op artikel 8, lid 3 van die wet in het bijzonder en de Archiefwet 1995;

overwegende dat het wenselijk is dat de gemeente Maassluis, gelet op het bepaalde in artikel 3 van de Archiefwet 1995, samenwerkt met de gemeente Vlaardingen inzake het beheer van het archief van de gemeente Maassluis;

dat het de voorkeur verdient bevoegdheden van ambtenaren van de gemeente Maassluis te doen uitoefenen door ambtenaren van de gemeente Vlaardingen;

BESLUITEN:

Een gemeenschappelijke regeling aan te gaan welke zal worden geregeerd door de volgende bepalingen;

BEPALINGEN:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995

• b. de regeling: deze gemeenschappelijke regeling

• c. de gemeenten: de aan deze regeling deelnemende gemeenten

• d. gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland

Artikel 2 Doel van de regeling

De regeling wordt getroffen ter uitoefening van bepaalde bevoegdheden ingevolge de wet en heeft tot doel samenwerking tussen de gemeenten Vlaardingen en Maassluis inzake het effectieve en efficiënte beheer van het archief van de gemeente Maassluis.

Artikel 3 Duur en deelneming

Deze regeling is aangegaan voor onbepaalde tijd.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden van de deelnemers

Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente Maassluis aangewezen de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief Vlaardingen, gevestigd Plein Emaus 5 te Vlaardingen, naast het depot in het stadhuis van Maassluis, gevestigd Koningshoek 93050 te Maassluis.

Artikel 5

• 1. Het gemeentebestuur van Maassluis draagt zorg voor het navolgende:

  • a. benoeming van de stadsarchivaris van Vlaardingen tot gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de wet, van Maassluis;

  • b. het vaststellen van een archiefverordening, als bedoeld in artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet;

  • c. het overbrengen van de archieven van de gemeente Maassluis tot circa 1935, naar het Vlaardingse Stadsarchief;

  • d. het bij de directeur van het Nationaal Archief te ’s-Gravenhage indienen van een verzoek om de zich aldaar bevindende archieven betreffende de gemeente Maassluis in bewaring te geven aan het Stadsarchief Vlaardingen;

  • e. het in staat stellen van het Stadsarchief Vlaardingen om, voor zover deze situatie zich voordoet, particuliere archieven betreffende de gemeente Maassluis op dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, op te nemen en te beheren.

Artikel 6

Het gemeentebestuur van Vlaardingen draagt zorg voor het navolgende:

• I Algemeen

  • a. het, overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de wet bepaalde, bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente Maassluis.

  • b. het, met inachtneming van het daartoe bij of krachtens de wet bepaalde, beschikbaar stellen van de overgebrachte archieven in de studiezalen van het Vlaardingse Stadsarchief;

• II Bijzonder

  • c. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Maassluis, microficheren of fotokopiëren en nader ontsluiten van het Bevolkingsregister, de Registers van de Burgerlijke Stand en de Doop-, Trouw- en Begraafregisters van de gemeente Maassluis en andere frequent geraadpleegde archieven of archiefbestanddelen;

  • d. het één maal per jaar en verder op verzoek van het gemeentebestuur van Maassluis inspecteren van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Maassluis;

  • e. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Maassluis, conserveren en restaureren van de overgebrachte archieven;

  • f. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Maassluis, schonen en inventariserenvan de overgebrachte archieven.

Ter uitvoering van de in dit artikel onder II Bijzonder c, d, e en f genoemde werkzaamheden, stelt de stadsarchivaris van Vlaardingen jaarlijks, in overleg met het gemeentebestuur van Maassluis, een uitvoeringsprogramma op. Het in artikel 7, derde lid, genoemde budget is daarbij richtinggevend.

Artikel 7 Financiën

• 1. De gemeente Maassluis betaalt voor beheer en beschikbaarstelling van de overgebrachte archieven, de gemeente Maassluis betreffende, aan de gemeente Vlaardingen een geïndexeerd tarief van € 60,-- per strekkende meter per jaar voorzover deze berusten in de archiefbewaarplaats te Vlaardingen.

• 2. De gemeente Maassluis stelt aan de gemeente Vlaardingen een geïndexeerd budget van € 450,-- per jaar beschikbaar, zodat het Stadsarchief Vlaardingen in voorkomende gevallen materiaal betreffende de gemeente Maassluis kan acquireren.

• 3. Het zorgdragen door de gemeente Vlaardingen voor de taken als hiervoor genoemd in artikel 6, onderdeel II Bijzonder onder c, d, e en f geschiedt tegen vergoeding door de gemeente Maassluis aan de gemeente Vlaardingen, van de reëel daarvoor gemaakte uren verhoogd met de eventuele reiskosten.

• Voor dit doel stelt de gemeente Maassluis aan de gemeente Vlaardingen een geïndexeerd budget van € 9.000,-- per jaar beschikbaar.

• 4. De gemeente Maassluis verbindt zich om voor 1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 oktober van ieder kalenderjaar bij wijze van voorschot een vierde van het in dit artikel onder lid 1 genoemde jaarbedrag aan de gemeente Vlaardingen te voldoen.

• 5. Zo spoedig mogelijk na het verstrijken van een kalenderjaar zendt de gemeente Vlaardingen aan de gemeente Maassluis een eindafrekening van de werkelijk verschuldigde vergoeding, onder verrekening van de betaalde voorschotten.

Artikel 8 Informatie

Vóór 1 mei van elk jaar, gedurende de looptijd van deze regeling, wordt het gemeentebestuur van Maassluis door het gemeentebestuur van Vlaardingen geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.

Artikel 9 Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

• 1. Deze regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten worden opgeheven, waarbij een opzegtermijn van tenminste twee jaar in acht moet worden genomen, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. Een voorstel tot wijziging kan door elk der deelnemende gemeenten afzonderlijk worden gedaan.

• 2. De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de vereiste besluiten in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid van de Wet Gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.

• 3. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de raden van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het zijn eigen verantwoordelijkheid betreft.

• 4. Uittreding van een gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe strekkend besluit van de raad van de betreffende gemeente.

• 5. Het voornemen tot uittreding moet tijdig voorafgaand aan het daartoe strekkende besluit als bedoeld in het vierde lid, door middel van een aangetekend schrijven bekend worden gemaakt aan de andere gemeente.

• 6. Wanneer de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling, respectievelijk wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot uittreding, zal in onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit voortvloeiende kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten verdeeld moeten worden.

Artikel 10 Toezending en publicatie

• 1. Het gemeentebestuur van Vlaardingen zendt deze regeling en besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

• 2. De besturen van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand, volgend op die waarin goedkeuring van de regeling door Gedeputeerde Staten is ontvangen en de regeling in de registers als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen is opgenomen.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Maassluis.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Maassluis in de openbare vergadering van 30 september 2003

De griffier,

De voorzitter,

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis in de vergadering van 2 september 2003

De secretaris,

De burgemeester

Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Maassluis op 2 oktober 2003

De burgemeester,

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Vlaardingen in de openbare vergadering van 1 oktober 2003

De griffier,

De voorzitter,

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen in de vergadering van ……

De secretaris,

De burgemeester

Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Vlaardingen op 28 november 2003

De burgemeester,