Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Voorst 2023

De raad van de gemeente Voorst;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 april 2023 (287035);

gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Voorst 2023.

Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording

Artikel 1. Programma-indeling

  • 1.

    De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

  • 2.

    De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

  • 3.

    De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening worden van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 3. Kaders begroting

Het college presenteert de raad jaarlijks een "Prioriteitennota", waarin voor de komende vier jaar de beleidsprioriteiten worden aangegeven. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1.

    De raad autoriseert met de vaststelling van de begroting de baten en de lasten per programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en het overzicht overhead.

  • 2.

    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

  • 1.

    De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met de vaststelling van de financiële positie geautoriseerd.

  • 2.

    Het college informeert de raad als ze verwacht, dat:

  • 1.

    de lasten van een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden,

  • 2.

    de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of

  • 3.

    de baten van een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

  • 4.

    Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad als bedoeld in artikel 5, doet het college, in geval van lid 3, voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad in de eerste helft van een jaar door middel van een tussentijdse rapportage (voortgangsbericht) over de actuele ontwikkelingen binnen het lopende begrotingsjaar en de structurele ontwikkelingen, blijkend uit de jaarrekening van het jaar daarvoor. Overigens geeft het college hierbij de "Autonome ontwikkelingen" in het komende begrotingsjaar weer.

  • 2.

    Het college informeert de raad in de tweede helft van een jaar door middel van een tussentijdse rapportage (bestuursrapportage) over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste acht maanden van het lopende begrotingsjaar.

  • 3.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting en geschiedt overigens op overeenkomstige wijze als die van de begroting.

  • 4.

    De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde ramingen.

Artikel 6. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel tot wijzing van de begroting.

Hoofdstuk 2. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    De gemeenteraad stelt jaarlijks de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens vast in het controleprotocol.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders geven in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

  • 1.

    Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

  • 1.

    Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2.

    De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

  • 3.

    Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • 5.

    Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1.

    Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaren een "Activanota" aan. De raad stelt deze nota vast.

  • 2.

    Voor de waardering en afschrijving van activa worden de methodieken en termijnen gehanteerd, als vermeld in de Activanota.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad eens in de vier jaren een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen.

Artikel 13. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor de bepaling van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

  • 2.

    Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

  • 3.

    Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 salarissen en sociale lasten en 3.5.1 ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 salarissen en sociale lasten en 3.5.1 ingeleend personeel.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

Het college past bij economische activiteiten de gedragsregels als bedoeld in hoofdstuk 4b (Overheden en overheidsbedrijven) van de Mededingingswet toe, tenzij het activiteiten betreft die de gemeenteraad heeft aangewezen als activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang.

Artikel 15. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffingen, de afvalstoffenheffing, de leges, de marktgelden en de lijkbezorgingsrechten.

Artikel 16. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college neemt bij de uitzetting en de aantrekking van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor de aan te trekken financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

  • 2.

    Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de meerjarenprogrammabegroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen het beleidskader, de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van de financiële consequenties in de programmabegroting weer. Tevens doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, riolering en gebouwen.

Artikel 18. Grondbeleid

Het college biedt de raad ten minste eens in de 4 jaren een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • b.

    de organisatie, het financieel beheer en de risicobeheersing;

  • c.

    de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    de sturing en beheersing van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;

  • b.

    de verstrekking van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    de verschaffing van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor de te maken kostencalculaties;

  • d.

    de verschaffing van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    de verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

  • f.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen en

  • h.

    het beleid en de interne regels om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21. Interne controle

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 22. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening gemeente Voorst 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Voorst 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 12 juni 2023.

de raad

Dini Vriezekolk-Groenewold, griffier

Paula Jorritsma-Verkade, burgemeester

Naar boven