Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Oirschot 2023

Het college van burgemeester en wethouders

Collegevoorstel 22.I002170

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

b e s l u i t

• I. Vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Oirschot 2023;

• II. In te trekken het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, zoals vastgesteld op 24 november 2009.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1) Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2) Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de wethouders.

• 3) Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van verhindering of ontstentenis.

• 4) Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, brengt zo spoedig mogelijk de secretaris hiervan op de hoogte.

• 5) Als de secretaris verhinderd is, wordt diegene vervangen door een door het college aan te wijzen locosecretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1) Het college vergadert in beginsel eenmaal per week op dinsdagochtend en daarnaast zo vaak als de voorzitter of een wethouder dit nodig acht.

• 2) Indien een collegelid een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die indien mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3) De vergaderingen zijn in beginsel besloten, tenzij het college anders beslist.

Artikel 3 Verhindering

• 1) Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, brengt hij de secretaris hiervan op de hoogte.

• 2) Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, brengt hij de voorzitter hiervan op de hoogte, en degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1) De secretaris stelt voor elke vergadering de agenda samen.

• 2) Een voorstel wordt op de agenda geplaatst als de secretaris oordeelt dat een voorstel gelet op de kwaliteit, volledigheid en de gevolgde procedure, gereed is voor behandeling in het college.

• 3) De agenda wordt op vrijdag voorafgaand aan de collegevergadering door of namens de secretaris digitaal verzonden aan de leden van het college.

• 4) Het college stelt bij aanvang de agenda vast.

• 5) Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering niet mogelijk is, maar waarvan als gevolg van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van de urgentie uiterlijk 24 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris. De secretaris beslist over de agendering.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen dat binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1) Voor een geldige besluitvorming is vereist dat tenminste de helft van de leden van het college deelneemt aan de besluitvorming.

• 2) Indien het quorum, als bedoeld in het eerste lid van artikel, niet wordt gehaald, belegt de burgemeester opnieuw een vergadering. Indien het vereiste quorum dan weer niet gehaald wordt, dan is de (loco)burgemeester samen met de (loco)secretaris bevoegd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die aan het college worden voorgelegd.

• 3) Paraafstukken waarvan alle leden door middel van accordering te kennen hebben gegeven dat zij daarmee instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval besloten conform het voorstel, tenzij een van de leden van het college tijdens de vergadering alsnog het besluit ter bespreking opvoert.

• 4) Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 5) Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

• 6) Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitenlijst

• 1) De secretaris draagt zorg voor het opstellen van de besluitenlijst.

• 2) De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;

  • b. de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. de formulering van de door het college genomen besluiten;

  • d. besluiten die buiten de vergadering om zijn genomen.

• 3) Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daar expliciet om vraagt.

• 4) De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en daarna zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad, behoudens in die gevallen dat de aard en de inhoud van een besluit zich daartegen verzet.

Artikel 9 Besluiten buiten de vergadering om

• 1) Een besluit dat, schriftelijk of digitaal, buiten de vergadering wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

• 2) Besluiten, als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen op de besluitenlijst.

• 3) Besluiten, als bedoeld in dit artikel, worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals bedoeld in artikel 8.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de vergadering van 11 juli 2023.

Burgemeester en wethouders van gemeente Oirschot,

Carlo van Esch

locosecretaris

Judith Keijzers-Verschelling

burgemeester