Verordening op de raadscommissies gemeente Vught 2023

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. voorzitter: voorzitter van een raadscommissies of diens plaatsvervanger;

• b. agendacommissie: agendacommissie van de raad;

• c. commissiegriffier: griffier van een commissie of diens plaatsvervanger;

• d. portefeuillehouder: een lid van het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor een specifiek onderwerp;

• e. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2: Instelling raadscommissies

• 1. De raad kan bij aanvang van elke raadsperiode, en tussentijds, één of meer raadscommissies instellen en opheffen. De op het moment van inwerkingtreding van deze verordening reeds bestaande raadscommissies worden geacht raadscommissies in de zin van deze verordening te zijn;

• 2. Bij de instelling bepaalt de raad wat de onderwerpen zijn waarover een raadscommissie adviseert;

• 3. De raad kan tussentijds wijziging aanbrengen in de onderwerpen waarover een raadscommissie adviseert.

Artikel 3: Taken

Een raadscommissie:

• 1. Brengt advies uit aan de raad over raadsvoorstellen;

• 2. Kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder 1;

• 3. Verzamelt informatie en wisselt politieke standpunten uit;

• 4. Voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 4: Samenstelling

• 1. Alle raads- en burgerleden zijn lid van alle in artikel 2 genoemde commissies;

• 2. Elke raadsfractie kan met één en maximaal twee leden meedoen aan de beraadslaging.

Artikel 5: Commissievoorzitter

• 1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit hun midden benoemd. De voorzitter heeft geen stem in de vergadering;

• 2. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van deze verordening;

• 3. De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan;

• 4. De voorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen altijd ontslag nemen. Zij doen hiervan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat direct in;

• 5. De zittingsperiode van de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 6: De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie ten minste een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier;

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen;

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of indien noodzakelijk door een door de commissie aangewezen bij de gemeente Vught werkzame ambtenaar;

• 4. De commissiegriffier kan, indien hij of zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslaging als bedoeld in deze verordening deelnemen.

Artikel 7: De agendacommissie

• 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit de voorzitters van de reguliere raadscommissies. De griffier verzorgt de ambtelijke ondersteuning van de agendacommissie;

• 2. De agendacommissie is een orgaan van intern beraad en heeft de volgende taken:

  • a. de onderlinge afstemming van de voorlopige commissie agenda's, en andere bijeenkomsten van de raad, en de afstemming van deze agenda’s op de voorlopige raadsagenda;

  • b. het uitbrengen van een voorstel aan de raad voor het vergaderschema van het volgende kalenderjaar;

• 3. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar;

• 4. Onder zorg van de griffie wordt een actie- en besluitenlijst opgesteld.

Hoofdstuk 3: Vergaderingen

Paragraaf 3.1: Voorbereiding

Artikel 8: Vergaderfrequentie

• 1. De dagen en de tijdstippen waarop een raadscommissie vergadert, wordt vastgesteld door de agendacommissie op basis van het vergaderschema dat jaarlijks door de agendacommissie wordt vastgesteld;

• 2. De vergaderingen vinden in de regel plaats op een donderdag, vangen aan om 20.00 uur en worden gehouden in het raadhuis. De eindtijd van de raadscommissie is om 23.00 uur of zoveel later als de behandeling van het agendapunt dat vóór 23.00 uur is gestart, vergt;

• 3. De aanvangstijd onder 2 kan vervroegd worden. De agendacommissie besluit hiertoe;

• 4. In geval de agenda nog niet is afgewerkt wordt de vergadering voortgezet op de eerstvolgende dinsdag, tenzij de agendacommissie anders beslist;

• 5. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter of de agendacommissie het nodig vindt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

Artikel 9: Oproep en agenda

• 1. De agendacommissie stelt de voorlopige agenda van de vergadering vast;

• 2. De commissiegriffier zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een elektronische oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken;

• 3. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie of de voorzitter tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen;

• 4. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. Voor het afvoeren of toevoegen van een onderwerp is unanimiteit vereist;

• 5. Wanneer een raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereidt acht, kan hij aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. De agendacommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 10: Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het gemeentelijk informatieblad en digitaal door plaatsing op de gemeentelijke website en sociale media;

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend digitaal plaatsvinden door plaatsing op de gemeentelijke website en sociale media;

• 3. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd, locatie en agenda;

  • b. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 13.

Paragraaf 3.2: Vergadering

Artikel 11: Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen;

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12: Opening vergadering; quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is;

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de agendacommissie opnieuw een vergadering, die ten minste 24 uur na de vergadering die geen doorgang kon vinden wordt gehouden;

• 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.

Artikel 13: Inspreken

• 1. Iedereen kan in de vergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Inspreken gebeurt voor aanvang van de beraadslaging over het betreffende agendapunt;

• 2. Het woord kan niet gevoerd worden over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, maakt gebruik van het formulier op de website van de gemeenteraad (www.vught.nl/gemeenteraad) óf meldt dit tot ten minste vijf minuten voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Inspreker vermeldt daarbij zijn naam, namens wie hij spreekt en het onderwerp waarover inspreker het woord wil voeren;

• 4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelden. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering;

• 5. Elke spreker krijgt maximaal vier minuten het woord per geagendeerd onderwerp. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd;

• 6. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter dit heeft verleend;

• 7. De commissieleden kunnen de inspreker na het inspreken een korte, een verhelderende vraag stellen. Er vindt geen discussie plaats.

Artikel 14: Mededelingen college en commissieleden

Zowel college- als commissieleden krijgen in de commissievergadering ruimte voor het doen van korte en bondige mededelingen.

Artikel 15: Spreekregels

• 1. Een ieder spreekt vanaf zijn plaats en richt zich tot de voorzitter;

• 2. Een lid van de raad voert het woord na het van de voorzitter verkregen te hebben;

• 3. De sprekersvolgorde start per vergadering in een raadscyclus met dezelfde fractie. De volgorde rouleert per raadscyclus en is gebaseerd op fractiegrootte conform de uitslag van de laatste gemeenteraadsverkiezingen.

Artikel 16: Beraadslagingen

• 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist;

• 2. Technische vragen over een raadsvoorstel van het college worden in de aanloop naar de vergadering of in de periode na de vergadering gesteld aan de behandelend ambtenaar via de griffie. Indien technische vragen in de vergadering worden gesteld, dan kan de voorzitter in het belang van de vergaderorde, het commissielid voor de beantwoording verwijzen naar de behandelend ambtenaar via de griffie;

• 3. De samenstelling van de raadsfractie mag tijdens de vergadering verschillend zijn, zo lang die per agendapunt maar niet uit meer dan twee personen bestaat;

• 4. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten;

• 5. Een lid mag in de eerste termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel;

• 6. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 17: Spreektijd

Voor de eerste termijn geldt een maximale spreektijd van 4 minuten per fractie en de leden van het college. De agendacommissie kan een afwijkend voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

Artikel 18: Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1. De raadscommissie kan in bijzondere gevallen bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige raadsleden, burgerleden, collegeleden, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging;

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 19: Advies commissie

• 1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist;

• 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht. Het advies kan luiden ‘hamerstuk’, ‘bespreekstuk’ of ‘niet plaatsen op de raadsagenda’. Voor het advies ‘niet plaatsen op de raadsagenda’ en ‘hamerstuk’ is unanimiteit vereist;

• 3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. De voorzitter concludeert na beraadslaging en benoemt eventuele openstaande discussiepunten.

Artikel 20: Handhaving orde; schorsing

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

  • b. een lid hem interrumpeert. Tijdens de eerste termijn mag elke fractie interrumperen om een verhelderende vraag te stellen. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog mag afronden;

• 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk hinderlijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen;

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten;

• 4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter het lid verwijderen. Bij herhaling van gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 21: Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht;

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 22: Resumé van de vergadering

• 1. De commissiegriffier draagt zorg dat van de openbare vergadering een beeldregistratie wordt gemaakt, die kan dienen als beeldverslag van de vergadering;

• 2. De commissiegriffier draagt zorg voor een digitaal resumé van de vergadering in het raadsinformatiesysteem;

• 3. Het resumé bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de commissieleden, de insprekers (met vermelding van het agendapunt waarbij ze hebben ingesproken);

  • b. een aantekening van commissieleden van wie bericht van verhindering is ontvangen;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt de vermelding van het commissie advies zoals vermeld onder artikel 19.2 onder vermelding van het advies per fractie.

• 4. De beeldregistratie en het resumé zijn digitaal beschikbaar via de gemeentelijke website.

Hoofdstuk 4: Besloten vergadering

Artikel 23: Toepassing verordening op besloten vergaderingen

• 1. Indien tot een besloten vergadering wordt besloten dan kunnen aanwezige raadsleden, burgerleden, vertegenwoordigers van het college, de ambtelijke ondersteuning, de commissiegriffier en de griffie, die besloten vergadering bijwonen voor zover de raadscommissie niet anders beslist;

• 2. Van rechtswege geldt dat in een besloten vergadering op hetgeen besproken geheimhouding rust;

• 3. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 24: Resumé besloten vergadering

• 1. De commissiegriffier draagt zorg dat van een besloten vergadering een niet openbare beeldregistratie wordt gemaakt, die kan dienen als beeldverslag van de vergadering;

• 2. De commissiegriffier draagt zorg voor een niet openbaar digitaal resumé van de vergadering in het raadsinformatiesysteem;

• 3. Het resumé bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de commissieleden en andere aanwezigen conform art 23 lid 1;

  • b. een aantekening van commissieleden van wie bericht van verhindering is ontvangen;

  • c. het besluit dat is genomen ten aanzien van het al dan niet opheffen van de geheimhouding op hetgeen besproken.

Artikel 25: Opheffing geheimhouding

• 1. Voor afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op hetgeen besproken en het resumé van de besloten vergadering;

• 2. Geheimhouding op aangereikte stukken aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, als bedoeld in art. 88 lid 5, kan alleen opgeheven worden door de raad conform art. 89 lid 4.

Hoofdstuk 5: Toehoorders en pers

Artikel 26: Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen;

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden;

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd:

  • a. wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken;

  • b. toehoorders die bij herhaling de orde van de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 27: Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen of die van de griffie. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Hoofdstuk 6: Slotbepalingen

Artikel 28: Intrekking oude verordening

De verordening “Reglement van orde raadscommissies Vught 2019” wordt ingetrokken.

Artikel 29: Datum inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking;

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de raadscommissies gemeente Vught 2023”.