Verordening gemeenschappelijke rekenkamer BUCH 2023

De raad van de gemeente Bergen NH:

 

Gelet op o.a. artikel 81a (personele unie) en 149 van de Gemeentewet;

 

Gelet op het advies van de BUCH-raadswerkgroep financiële aspecten d.d. 19 april 2023;

 

Gelet op het advies van de auditcommissie d.d. 1 juni 2023;

 

b e s l u i t:

 

  • –

    Vast te stellen de volgende Verordening:

Verordening gemeenschappelijke rekenkamer BUCH 2023

 

HOOFDSTUK 1 - ALGEMEEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Deelnemende gemeenten: gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, ieder voor zover dezelfde verordening is vastgesteld;

  • b.

    Gemeenteraad: dit betreft de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;

  • c.

    Rekenkamer: de organisatie als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet;

  • d.

    Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

  • e.

    Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

  • f.

    Rechtmatigheid: het voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving;

  • g.

    Samenwerkingsovereenkomst: de samenwerkingsovereenkomst betreffende de gemeenschappelijke rekenkamer BUCH 2023.

  • h.

    Voorzitter: voorzitter van de rekenkamer BUCH

HOOFDSTUK 2 - TAAK, SAMENSTELLING EN BEVOEGDHEDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REKENKAMER

Artikel 2 Taak van de gemeenschappelijke rekenkamer

  • 1.

    Er is een gemeenschappelijke rekenkamer.

  • 2.

    Deze rekenkamer voert onderzoek uit naar:

    • a.

      de doeltreffendheid (maatschappelijke effecten) van het gemeentelijke beleid;

    • b.

      de doelmatigheid van het gemeentelijke beleid, van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie;

    • c.

      de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur;

    • d.

      De rekenkamer kan gebruik maken van de bevoegdheden en taken zoals bedoeld in de artikelen 184 en 184a Gemeentewet.

  • 3.

    De rekenkamer voert onderzoeken uit (in welke vorm dan ook) die in planning en tijdsbeslag worden afgestemd met het onderzochte orgaan/instelling. Deze onderzoeken kunnen BUCH- breed zijn of op een of meerdere BUCH gemeenten betrekking hebben.

  • 4.

    Het onderzochte orgaan krijgt voldoende de tijd en gelegenheid (zie artikel 12 lid 3 en 4) om te reageren op bevindingen en voorlopige conclusies in de rapporten (in welke vorm dan ook) van de rekenkamer.

Artikel 3 Klankbordgroep gezamenlijke rekenkamer

  • 1.

    Er is een klankbordgroep voor de rekenkamer BUCH. De klankbordgroep bestaat uit twee of drie raads- of commissieleden per deelnemende gemeente en wordt ondersteund door een of meer griffiers of griffiemedewerkers van de deelnemende gemeenten. Deze klankbord groep heet in de BUCH-gemeenten: BUCH-raadswerkgroep financiële aspecten.

  • 2.

    De klankbordgroep is de gesprekspartner voor de rekenkamer en overlegt minimaal twee keer per jaar met de leden van de rekenkamer over onder meer lopende en komende onderzoeken, over mogelijke onderzoeksonderwerpen en onderzoeksopzetten.

  • 3.

    Daarnaast is de klankbordgroep belast met de werving en selectie van de leden (inclusief de voorzitter) van de rekenkamer, voorbereiding van de (her)benoeming, het voorbereiden van het tijdelijk op non-actief stellen en het ontslag van de leden van de rekenkamer alsmede het voorbereiden en uitvoeren van de (tussen)evaluatie van de samenwerking, zulks ter ondersteuning en advisering van de raden van de deelnemende gemeenten. Ook het jaarplan en het jaarverslag van de Rekenkamer BUCH worden met de klankbordgroep besproken.

  • 4.

    De klankbordgroep kan voorts zowel door de raden als de rekenkamer worden ingeschakeld voor ondersteuning bij overige zaken die de rekenkamer betreffen.

Artikel 4 Benoeming en samenstelling gemeenschappelijke rekenkamer

  • 1.

    De rekenkamer bestaat uit vier externe leden, onder wie een voorzitter. De leden en de voorzitter worden door de gemeenteraden gezamenlijk benoemd.

  • 2.

    Op de voorzitter en de leden zijn de artikelen 81e, 81f en 81h van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    De rechtspositieregeling van de penvoerende gemeente is niet van toepassing op de externe leden en secretariële ondersteuning van de Rekenkamer.

  • 4.

    De voorzitter en de leden worden benoemd voor een periode van zes jaar.

  • 5.

    De leden en de voorzitter kunnen voor één periode worden herbenoemd.

  • 6.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamer, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de secretariële ondersteuning.

  • 7.

    Ook bewaakt de voorzitter het budget van de rekenkamer en fungeert de voorzitter als centraal aanspreekpunt voor de algemene gang van zaken rond de rekenkamer.

Artikel 5 Eed of belofte

  • 1.

    Ten aanzien van de voorzitter en leden is artikel 81g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 2.

    Er kan worden volstaan met het afleggen van de eed of de belofte in de raad van de penvoerende gemeente zoals genoemd in artikel 2 van de samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 6 Einde van het lidmaatschap

  • 1.

    De gemeenteraden ontslaan de voorzitter en de leden of stellen hen op non-actief overeenkomstig hetgeen daarover in lid 2 van dit artikel is bepaald, met dien verstande dat de bevoegdheden conform de Gemeentewet door de gemeenteraden gezamenlijk kunnen of worden uitgeoefend.

  • 2.

    Het lidmaatschap van de voorzitter en de leden eindigt:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap/voorzitterschap van de rekenkamer;

    • c.

      wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

    • d.

      indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

    • e.

      indien het lid naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen;

    • f.

      bij het einde van de benoemingstermijn, behoudens herbenoeming.

  • 3.

    De leden kunnen door de gemeenteraden worden ontslagen wanneer zij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat zijn hun functie naar behoren te vervullen.

  • 4.

    Tevens kan een lid ontslagen worden wanneer hij niet functioneert zoals op grond van het functieprofiel leden Rekenkamer BUCH mag worden verwacht.

HOOFDSTUK 3 - FINANCIËLE ASPECTEN

Artikel 7 Budget

  • 1.

    Het budget van de rekenkamer bedraagt € 0,75 per inwoner per jaar. Dit bedrag wordt ieder jaar geïndexeerd op 1 januari op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de mei-circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar en jaarlijks aangepast aan het aantal inwoners per 1 januari van het betreffende jaar.

  • 2.

    Besteding van het aldus beschikbaar gestelde budget vindt gerekend over de gehele periode van zes jaar op zodanige wijze plaats dat het door iedere gemeente beschikbaar gestelde budget voor onderzoeken ten behoeve van die gemeente wordt aangewend.

  • 3.

    Ten laste van het in lid 1 bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

    • a.

      de vergoedingen aan de voorzitter en leden;

    • b.

      de vergoeding van de secretaris/secretariële ondersteuning van de rekenkamer;

    • c.

      eventuele kosten voor onderzoek en/of externe deskundigen;

    • d.

      de kosten van de werving en selectie van de leden;

    • e.

      eventuele overige uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

  • 4.

    De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Deze verantwoording wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11 van deze verordening.

  • 5.

    De rekenkamer is bevoegd binnen het aan haar beschikbaar gestelde budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

  • 6.

    Reservevorming van het budget is niet mogelijk. Bij een groot en duur onderzoek kan de rekenkamer via de P&C-cyclus om extra budget verzoeken of om een transitorium (overlopende post in de boekhouding).

Artikel 8 Vergoeding voor werkzaamheden van de voorzitter en de externe leden van rekenkamer

  • 1.

    De leden van de rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden van € 425, -. Voor de voorzitter is deze vergoeding vastgesteld op € 500,00.

  • 2.

    De in het vorige lid genoemde bedragen worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de nominale stijging van het loon- en prijsindexcijfer van het CBS.

  • 3.

    De reiskostenregeling van de Werkorganisatie BUCH is van toepassing.

Artikel 9 Verantwoording

De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Voor wat betreft de inzet van de financiële middelen geldt een streven van 70% voor onderzoekskosten en van 30% voor andere kosten. Het jaarverslag en het jaarplan van de rekenkamer worden besproken met de BUCH-raadswerkgroep financiële aspecten (de klankbordgroep rekenkamer BUCH).

Artikel 10 Openbaarheid/geheimhouding

  • 1.

    De rekenkamer vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn en/of waar geheimhouding op rust.

  • 2.

    Om de onderzoeken van de rekenkamer naar behoren te kunnen uitvoeren zijn de stukken die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamer ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamer en de door de rekenkamer aangewezen onderzoekers en deskundigen, e.e.a. met inachtneming van de Wet Open Overheid.

  • 3.

    Geheime/vertrouwelijke informatie zoals bedoeld in lid 2 kan de rekenkamer delen met de raad, na afstemming met de griffiers en gemeentesecretarissen over de te volgen procedure hierin zodat de geheimhouding geborgd blijft.

HOOFDSTUK 4 - WERKWIJZE VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REKENKAMER

Artikel 11 Onderzoeksopdracht

  • 1.

    Jaarlijks voor 1 november biedt de rekenkamer een jaarplan met begroting voor het volgende jaar ter kennisgeving aan, aan de gemeenteraden, nadat deze voor wat betreft planning en tijdsbesteding zijn afgestemd met de betreffende organen/instellingen. In het jaarplan is in ieder geval opgenomen welke onderzoeken de rekenkamer overweegt op te pakken, voorzien van een evenwichtige verdeling van te plegen onderzoeken in de deelnemende gemeenten.

  • 2.

    De volgende criteria worden door de rekenkamer gehanteerd bij de selectie van de te onderzoeken onderwerpen:

    • a.

      Het moet te maken hebben met doelmatigheid of doeltreffendheid van het beleid, en de rechtmatigheid van het gemeentebestuur en de bij wet genoemde instellingen;

    • b.

      er moet sprake zijn van een substantieel belang;

    • c.

      het moet door de gemeente(n) te beïnvloeden beleid betreffen;

    • d.

      in de opvolgende onderzoeken dient sprake zijn van een evenwichtige spreiding over gemeentelijke beleidsterreinen.

  • 3.

    Ten behoeve van het in het eerste lid genoemde jaarplan worden de gemeenteraden tijdig in de gelegenheid gesteld tot het doen van suggesties t.b.v. onderzoeken. Hiervoor treedt de rekenkamer in overleg met de in artikel 3 genoemde klankbordgroep.

  • 4.

    Gemotiveerde verzoeken tot het verrichten van een onderzoek kunnen worden gedaan door de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten zowel gezamenlijk als afzonderlijk als door inwoners van de deelnemende gemeenten.

  • 5.

    De rekenkamer informeert de gemeenteraden over wat er met het verzoek wordt gedaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

  • 6.

    Voordat met een onderzoek wordt gestart stelt de rekenkamer een onderzoeksopzet op, die ter kennisname wordt voorgelegd aan de betreffende raden. De raden kunnen, op advies van de in artikel 3 genoemde Klankbordgroep zienswijzen indienen.

  • 7.

    In de onderzoeksopzet wordt in ieder geval opgenomen:

    • a.

      de afbakening van het onderzoeksterrein;

    • b.

      de formulering van de onderzoeksvraagstelling;

    • c.

      de eventuele randvoorwaarden bij de uitvoering van het onderzoek;

    • d.

      de planning van het onderzoek;

    • e.

      de begroting.

  • 8.

    De rekenkamer beslist welke onderwerpen worden onderzocht en op welke wijze.

  • 9.

    De rekenkamer is bevoegd bij de gemeentelijke bestuursorganen van de vier BUCH-gemeenten, de Werkorganisatie BUCH en bij de bij wet genoemde instellingen, de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek.

  • 10.

    De gemeentelijke bestuursorganen van de vier BUCH-gemeente, de Werkorganisatie BUCH dan wel de bij wet genoemde instellingen, verstrekken desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht.

  • 11.

    De rekenkamer kan met in achtneming van het beschikbare budget zich laten bijstaan door deskundigen en/of onderzoekbureaus inhuren.

Artikel 12 Uitvoering van het onderzoek en rapportage, hoor- en wederhoor

  • 1.

    De rekenkamer is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

  • 2.

    De rekenkamer kan de raad of de verzoeker tot het verrichten van een onderzoek tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek.

  • 3.

    De rekenkamer stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste 10 werkdagen bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport (in welke vorm dan ook) aan de rekenkamer kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in elk geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest.

  • 4.

    De rekenkamer stelt daarna het bestuur van de gemeente(n) waarop het onderzoek betrekking heeft in de gelegenheid om binnen een door de rekenkamer te stellen termijn, die tenminste 15 werkdagen bedraagt, hun zienswijze op het onderzoeksrapport (in welke vorm dan ook) aan de rekenkamer kenbaar te maken.

  • 5.

    Na vaststelling door de rekenkamer worden het onderzoeksrapport, de nota met conclusies en aanbevelingen, de zienswijze van betrokkenen en de reactie van de rekenkamer op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college(s) van burgemeester en wethouders en de overige betrokkenen, aan de betrokken gemeenteraden aangeboden.

Artikel 13 Behandeling rapporten

De betreffende gemeenteraden bepalen op welke wijze zij de rapporten (van welke vorm dan ook) behandelen en bespreken.

Artikel 14 Monitoring aanbevelingen

  • 1.

    De gemeenteraad beslist welke aanbevelingen van de rekenkamer worden overgenomen. De aanbevelingen worden integraal afgewogen waarbij rekening gehouden wordt met o.a. capaciteit en middelen e.d. die gemoeid zijn met de uitvoering van de aanbevelingen en hoe deze zich verhouden tot (wettelijke en politieke) prioriteringen en belangen.

  • 2.

    Het college stuurt jaarlijks aan de raad een overzicht van de door de raad overgenomen aanbevelingen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan die overgenomen aanbevelingen vervolg is gegeven.

HOOFDSTUK 5 - SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Voorziening en verdere uitwerking

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, treedt een vertegenwoordiging van de gemeenteraden in overleg en neemt terzake een besluit.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 2023.

  • 2.

    De Verordening rekenkamercommmissie BUCH 2018 wordt ingetrokken.

  • 3.

    Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening rekenkamer BUCH 2023”.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Bergen NH in de openbare raadsvergadering van 6 juli 2023 .

mr. J.G.S. (Janne) Pijnenborg

raadsgriffier

L. Hj. (Lars) Voskuil

burgemeester

Naar boven