Beleidsregels reserves subsidie gemeente Goes

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Goes;

overwegende:

• dat het op grond van de Algemene subsidieverordening Goes bevoegd is subsidie te verstrekken;

• dat het de gevraagde subsidie op grond van artikel 7 van deze subsidieverordening kan weigeren als deze beschikt over voldoende eigen middelen;

• dat het bevoegd is beleidsregels vast te stellen op grond van artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht waarin het aangeeft hoe het met de bevoegdheid omgaat;

• dat het wenselijk is beleidsregels vast te stellen over reserves ten laste van subsidie;

gelet op de geldende Algemene subsidieverordening van de gemeente Goes;

besluit: vast te stellen de navolgende Beleidsregels reserves subsidie gemeente Goes;

Artikel 1. Definities

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

• a. bestemmingsreserve: specifieke reserve om toekomstige uitgaven voor bepaalde doelen te dekken;

• b. college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Goes;

• c. egalisatiereserve: uit het exploitatieoverschot gevormde reserve die is bedoeld om in de toekomst exploitatietekorten op te vangen. Deze reserve kan ook worden aanduid als algemene reserve;

• d. exploitatiebegroting: het overzicht van de verwachte opbrengsten en kosten in de periode waarvoor subsidie wordt gevraagd.

Artikel 2. Toepassing

Deze regels zijn van toepassing op subsidieaanvragen die op grond van de Algemene subsidieverordening Goes zijn ingediend bij het college.

Artikel 3. Egalisatiereserve

• 1. Subsidieontvanger mag een egalisatiereserve vormen. Als de subsidieontvanger deze niet of niet volledig in de balans heeft vermeld, worden alle vrij te besteden gelden, zoals geld in kas, op een betaalrekening en een spaarrekening aangemerkt als de aanwezige egalisatiereserve als bedoeld in deze beleidsregels.

• 2. De egalisatiereserve is zichtbaar op de balans in de jaarrekening van de subsidieontvanger.

• 3. Subsidie kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd als de totale egalisatiereserve meer bedraagt dan 15% van het totaalbedrag van de exploitatiebegroting voor het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd. Dit met een toegestaan drempelbedrag van €5.000. Als de egalisatiereserve meer bedraagt dan het drempelbedrag van €5.000, dan vindt de berekening van het toegestane percentage van 15% plaats, waarin het drempelbedrag meetelt en dus wordt meegenomen.

Artikel 4. Bestemmingsreserve

• 1. Voor het vormen van een bestemmingsreserve moet schriftelijk vooraf toestemming van het college worden gevraagd. Deze toestemming geldt voor het opgegeven doel, overeenkomstig het bestedingsplan en de aangegeven duur.

• 2. In de subsidieaanvraag moet voor elke bestemmingsreserve waarvoor subsidie wordt aangevraagd te worden aangegeven:

  • a. het doel;

  • b. een onderbouwing van de gewenste maximale omvang;

  • c. een bestedingsplan;

  • d. de verwachte duur/looptijd.

• 3. De opgebouwde bestemmingsreserve is zichtbaar op de balans van de jaarrekening.

• 4. De subsidieontvanger verantwoordt de onttrekkingen uit de jaarlijkse exploitatie en de toevoegingen aan de bestemmingsreserve op de balans, jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening met toelichting.

• 5. Voor andere aanwendingen van gelden uit de bestemmingsreserve dan het doel waarvoor die is ingesteld, is vooraf schriftelijke toestemming vereist van het college.

Toelichting

Hieronder worden voorbeelden gegeven die duidelijk maken hoe de beleidsregels worden uitgelegd en toegepast.

Exploitatiebegroting

Hieronder volgt een voorbeeld van een fictieve exploitatiebegroting van een muziekvereniging met 250 leden die een eigen ruimte huurt en zelf een bar exploiteert. De exploitatiebegroting bevat alle vooraf geschatte uitgaven en inkomsten. Onderaan de streep moeten deze gelijk zijn. Het bedrag van €40.000 is in dit voorbeeld het bedrag van de exploitatiebegroting wat in de aanvraag om subsidie moet worden ingevuld.

De activiteiten zijn de wekelijkse repetitie en de jaarlijkse uitvoeringen. De bestemmingsreserve is voor de vervanging van instrumenten en uniformen waarmee het college heeft ingestemd. Hiervoor wordt jaarlijks een bedrag van €3.000 uit de exploitatie gehaald en opgeteld bij de bestemmingsreserve. De bedoeling is om na elke 10 jaar instrumenten en de uniformen te kunnen vervangen. Dit bedrag is geschat op €30.000.

Exploitatiebegroting
Uitgaven		Inkomsten
Huur	17.000	Contributie (250 leden)	25.000
Inkoop bar	4.000	Verkoop bar	7.000
Verzekeringen	1.000	Subsidie gemeente	8.000
Activiteiten	12.000
Administratiekosten	3.000
Afschrijving	3.000
Totaal	40.000	Totaal	40.000

Jaarrekening

Na afloop van het kalenderjaar wordt op basis van de werkelijke uitgaven en inkomsten op dezelfde wijze de jaarrekening opgemaakt. Onderdeel van de jaarrekening is de balans.

Balans

De balans geeft de situatie weer van alle bezittingen en schulden op 31 december als de jaarrekening formeel wordt opgesteld. In deze situatie zijn de bezittingen de muziekinstrumenten en de kostuums. Dit geldt ook voor de voorraad van de bar, de nog te ontvangen gelden en het geld op de bankrekening. De schulden bedragen €15.000. Het totale vermogen is €17.000. Hiervan is €6.000 de egalisatiereserve. Als we kijken naar de toets aan deze beleidsregels dan zien we een exploitatiebegroting van €40.000. Het bedrag van de egalisatiereserve is hoger dan het drempelbedrag van €5.000. Dus kijken we naar het percentage. Dit komt uit op een percentage van 15%. Er wordt dus voldaan aan de beleidsregels.

Balans
Bezittingen		Schulden
Muziekinstrumenten	20.000	Egalisatiereserve	6.000
Kostuums	10.000	Bestemmingsreserve	11.000
Voorraad	500
Nog te ontvangen (debiteuren)	500	Nog te betalen (crediteuren)	5.000
Banksaldo	1.000	Overige schulden	10.000
Totaal	32.000	Totaal	32.000

Voorbeelden van de subsidieberekening en bestemmingsreserve

Stichting A vraag een subsidie aan van €10.000. Uit de jaarrekening blijkt dat ze op een betaalrekening een tegoed hebben van €4.000. De subsidie kan worden verleend omdat het banksaldo minder bedraagt dan het drempelbedrag van €5.000.

Stichting B vraagt een subsidie aan van €20.000. De totale uitgaven en inkomsten van het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd, bedragen in totaal €30.000. Dit is dus het bedrag van de totale exploitatie. Uit de balans blijkt niet dat er een egalisatiereserve is. De stichting beschikt over een bankrekening met een tegoed van €2.000 en een spaarrekening met €2.000. Er is dus op grond van deze beleidsregels een egalisatiereserve van in totaal €4.000. Dit is lager dan het toegestane drempelbedrag van €5.000. De subsidie kan worden verleend.

Stichting C vraagt een subsidie aan van €40.000. De totale uitgaven en inkomsten voor het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd, bedragen in totaal €60.000. Dit bedrag is dus de totale exploitatie. Uit de balans blijkt dat er een egalisatiereserve is van €14.000. Dit is meer dan het toegestane drempelbedrag van €5.000. Vervolgens wordt het percentage beoordeeld. De €14.000 is 23,33% ten opzichte van exploitatiebegroting van €60.000. De subsidie kan niet volledig worden verleend. Toegestaan is 15% van de totale exploitatiebegroting, wat een bedrag is van €9.000. De egalisatiereserve is dus €5.000 te hoog. De €5.000 wordt daarom afgetrokken van de gevraagde subsidie van €40.000. Er kan dus een subsidiebedrag van €35.000 worden verleend.

Stichting D maakt voor activiteiten gebruik van een eigen pand. Iedere 6 jaar wordt dit pand geschilderd. De kosten bedragen €30.000. De stichting overlegt de rekening van de laatste schilderbeurt van het pand en vraagt hiervoor een bestemmingsreserve aan. Toestemming wordt verleend. Ieder jaar kan er €5.000 uit de exploitatie op de bestemmingsreserve overgeboekt worden (doteren) zodat er na 6 jaar een bedrag is van €30.000 om het schildersbedrijf te kunnen betalen.