Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss 2023 (artikel 213 Gemeentewet)

De raad van de gemeente Oss;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 mei 2023;

gelet op het advies van de rekeningcommissie van 8 juni 2023;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss 2023 (artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• controleprotocol: het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2. De raad stelt, voorafgaand aan de aanwijzing van de accountant, de periode van benoeming vast.

• 3. De raad stelt, voorafgaand aan de door het college voor te bereiden aanbesteding van de accountantscontrole, het programma van eisen vast waaraan de jaarlijkse accountantscontrole dient te voldoen.

• 4. Voor de aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningcriteria vast en per criterium de bijbehorende weging.

• 5. Het college biedt de raad(scommissie) jaarlijks een actueel controleprotocol en normenkader aan als kader voor de uitvoering van de accountantscontrole.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks uiterlijk 4 weken voor de raadsbehandeling voor aan de raad.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college meteen aan de raad en de accountant.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente er aan zijn gehouden om de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze, na toepassing van hoor en wederhoor, schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. De controleverklaring en het concept van het verslag van bevindingen worden, na toepassing van hoor en wederhoor, bij de raadsgriffier ter inzage gelegd voor de raad en worden gelijktijdig door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiging vanuit de raad.

• 4. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen rapporteert de accountant zijn bevindingen van bestuurlijk belang over uitgevoerde tussentijdse controles, na toepassing van hoor en wederhoor, aan het college en de raad.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening wordt kortweg aangehaald als “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss 2023 (artikel 213 Gemeentewet)”.

Artikel 9. Inwerkingtreding en intrekking oude regelingen

• 1. Deze verordening treedt in werking per 1-1-2023

• 2. De “Controleverordening gemeente Oss 2015”, vastgesteld bij raadsbesluit van 12 februari 2015 , wordt gelijktijdig ingetrokken.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 6 juli 2023

De gemeenteraad voornoemd,

Mede namens de voorzitter,

De griffier,

Drs. P.H.A. van den Akker