Raadsbesluit houdende de eerste wijziging van de Financiele verordening gemeente Veenendaal

De raad van de gemeente Veenendaal;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 april 2023, nr. 2088994

Overwegende dat

De financiële verordening van de gemeente aanpassing behoeft aan de huidige wet en regelgeving;

Gelet op

Artikel 212 van de Gemeentewet;

Besluit

Vast te stellen de Verordening tot eerste wijziging van de Financiële verordening gemeente Veenendaal (1e wijziging Financiële verordening Veenendaal)

Artikel I Wijziging verordening

De Financiële verordening gemeente Veenendaal wordt als volgt gewijzigd.

• A. in artikel 1 worden toegevoegd leden k en l:

  k. Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

  l. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• B. onder de titel van hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording wordt een paragraaf ingevoegd: Paragraaf 2.1 Begroting en verantwoording.

• C. artikel 6 wordt als volgt gewijzigd:

  • a. in lid 5 wordt de zin ‘Bij investeringen … de gemeente’ verwijderd;

  • b. na lid 5 wordt een nieuw lid 6 ingevoegd:

    • 6. Voor verschuivingen tussen de jaarschijven van beschikbaar gestelde investeringsbudgetten, langer dan 2 jaar geleden, van meer dan € 25.000 aan lasten van een investeringsbudget, wordt aan de raad goedkeuring gevraagd bij de vaststelling van de jaarrekening.

• D. na artikel 8 wordt een paragraaf ingevoegd: Paragraaf 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording.

• E. Na de titel van paragraaf 2.2 worden vier nieuwe artikelen ingevoegd:

  Artikel 8a. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  • 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens zoals jaarlijks wordt bepaald bij de vaststelling van het normenkader rechtmatigheid.

  • 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

• Artikel 8b. Voorwaardencriterium

  • 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

  • 2. De eisen, genoemd lid 1, zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 3. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan die uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving bestaat waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

  • 4. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

• Artikel 8c. Begrotingscriterium

  • 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

  • 3. Iedere afwijking van de begroting wordt als onrechtmatig beschouwd tenzij een van de volgende situaties zich voordoet:

    • a. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

    • b. er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

    • c. de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

  • 4. In afwijking van lid 3 wordt bij investeringsprojecten de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde investeringsbudget. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het investeringsbudget, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• Artikel 8d. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2. Het college draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• F. Na de titel van Hoofdstuk 4. Paragrafen wordt een nieuw artikel 16.a ingevoegd:

  Artikel 16a. Bedrijfsvoering

  Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

  • a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • b. de kosten van inhuur derden;

  • c. de huisvestingskosten;

  • d. de automatiseringskosten;

  • e. de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant;

  • f. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, bedoeld in artikel 8a, overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

  • g. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

  • h. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen; en

  • i. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel II Overgangsrecht

De verordening zoals die gold voor de inwerkingtreding van deze verordening blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel III Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel IV Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: 1e wijziging Financiële verordening Veenendaal

Vastgesteld in de openbare vergadering van 22 juni 2023

de heer P. van Vugt

griffier

de heer K.J.G. Kats

voorzitter

Toelichting op gewijzigde artikelen

Artikel 1. begripsbepaling

De begrippen Overheidsbedrijf en Rechtmatigheidsverantwoording worden ingevoegd omdat deze verdere toelichting behoeven.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten

Vijfde lid

In de praktijk wordt de raad geïnformeerd over de schuldpositie in de P&C Producten.

Zesde lid

In het zesde lid worden afspraken tussen college en de raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vastgelegd, conform het advies van de commissie BBV.

Artikel 8a. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording

Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.

Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:

- begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;

- voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;

- misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Eerste lid

In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid.

Tweede lid

In het tweede lid stelt de raad vast dat de verantwoordingsgrens, waarboven het college moet rapporteren aan de raad, jaarlijks wordt bepaald bij de vaststelling van het normenkader rechtmatigheid. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Derde lid

Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).

Artikel 8b. Voorwaardencriterium

Eerste lid

In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.

Tweede lid

Artikel 8b geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeenteraad moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan de raad moet worden aangeboden.

Artikel 8c. Begrotingscriterium

Eerste lid

Artikel 8c gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.

Tweede lid

De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het derde lid.

Artikel 8d Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Eerste lid

Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.

Tweede lid

Aan het college wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16a. Bedrijfsvoering

In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van de raad voor deze paragraaf gedefinieerd.

Onder f

In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:

- Burgemeester en wethouders geven in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

- Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten burgemeester en wethouders hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.

- Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen raad en college over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

De raad kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 8a. Het college moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.