Budgethouderregeling Gooise Meren 2023

Inleiding

De budgethouderregeling vloeit voort uit de Financiële verordening, meer specifiek hoofdstuk 6, en moet in samenhang met de mandaatregeling gezien worden. In de Financiële verordening is onder meer opgenomen dat het bestuur van de gemeente waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig als ook doeltreffend verloopt én dat het bestuur interne regels kan opstellen voor de financiële organisatie. De mandaatregeling regelt de bevoegdheid om een besluit te nemen, de budgethouderregeling regelt de wijze waarop (deel)budgethouders hun financiële bevoegdheid mogen uitoefenen.

De budgethouderregeling geeft de financiële taken en bevoegdheden weer van de gemeentesecretaris, de directeur, de managers, de projectleiders, de concerncontroller en de griffier, die samenhangen met het budgethouderschap. In deze regeling is tevens vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten. Inkoop door een budgethouder vindt plaats binnen de gestelde kaders. Contracten worden afgesloten, inkooporders worden aangemaakt en leiden tot verplichtingen en betalingen alleen in geval hiervoor toereikend budget beschikbaar is. Het bestuur houdt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.

Met deze regeling is er helderheid over verantwoordelijkheden en bevoegdheden van budgethouders, bestellers en prestatieverklaarders.

In onderstaande regeling komen de volgende artikelen terug:

• 1. Budgethouder

• 2. Vervanging

• 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden (deel)budgethouder

• 4. Incidentele budgetten

• 5. Inkomsten

• 6. Opvangen tegenvallers en budgetuitwisseling

• 7. Verantwoording

• 8. Overige verplichtingen van de (deel)budgethouder

• 9. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden besteller

• 10. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden prestatieverklaarder

• 11. Informatieverstrekking

• 12. Inwerkingtreding

Artikel 1 Budgethouder

• 1. Een budgethouder is de door het college aangewezen medewerker die verantwoordelijk is voor de realisatie van de inkomsten en uitgaven binnen de toegewezen budgetten, met betrekking tot bijvoorbeeld overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en/of verlening van diensten.

• 2. Budgethouderschap is de financiële bevoegdheid met de daaraan verbonden financiële verplichtingen die wordt uitgeoefend binnen de door de raad en college vastgestelde begroting en financiële kaders en conform de in dit besluit aan het doen van uitgaven gestelde voorwaarden. Tevens wordt onder budgethouderschap verstaan het beheersen en bewaken van de inzet van middelen; zowel personeel als financieel, binnen het budget.

• 3. Onder budget wordt verstaan een deel van de begroting, bestaande uit de baten en lasten (verder aangeduid als inkomsten en uitgaven) die beschikbaar zijn gesteld voor het realiseren van de doelstellingen. Op de inzet van investeringskredieten en voorzieningen is dit artikel onverkort van toepassing.

• 4. Als budgethouder wordt aangewezen de gemeentesecretaris, de directeur, de managers, de concerncontroller en de griffier.

• 5. De budgethouders kunnen deelbudgethouders aanwijzen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in het financieel pakket, waarin is opgenomen voor welke budgetten en tot welke hoogte per budget de aangewezen deelbudgethouders verantwoordelijk zijn. De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de budgetuitgaven en de budgetinkomsten voor zover het gaat om de aangewezen budgetten. Als het bedrag hoger is dan het deelbudget-bedrag, is de budgethouder verantwoordelijk.

• 6. De (deel)budgethouder wijst prestatieverklaarder(s) aan. De rollen (deel)budgethouder en de rol van prestatieverklaarder kunnen nimmer door één en dezelfde persoon vervuld worden.

• 7. De (deel)budgethouder wijst een besteller(s) aan. De rol van budgethouder en besteller kunnen nimmer door één en dezelfde persoon vervuld worden. De rol van besteller kan worden vervuld door de rol van deelbudgethouder, mits de inkooporder wordt goedgekeurd door de budgethouder.

• 8. De rol van de besteller en prestatieverklaarder kunnen nimmer door één en dezelfde persoon worden vervuld.

• 9. Als besteller, (deel)budgethouder of prestatieverklaarder kunnen externe medewerkers van de gemeente aangewezen worden. Een externe medewerker werkt in het kader van het vier ogen principe altijd onder de verantwoordelijkheid van een interne medewerker.

• 10. De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van fiatteur, alsmede met de registrerende functie.

Artikel 2 Vervanging

Binnen de functiegroep kan horizontaal worden vervangen. Verticaal kan alleen vervangen worden indien de vervanger in hiërarchie een hogere functie bekleedt. De rollen (deel)budgethouder en prestatieverklaarder kunnen ook bij tijdelijke vervanging niet door één en dezelfde persoon vervuld worden.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden (deel)budgethouder

De (deel)budgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen onder de navolgende voorwaarden:

• 1. Effectiviteit: De verplichting dient tot het realiseren van het beleid, de doelstellingen, producten en/of de algemene ondersteuningsactiviteiten, die behoren bij de toegewezen budgetten;

• 2. Doelmatigheid: De betreffende inzet van middelen is doelmatig;

• 3. Rechtmatigheid: De uitoefening van de budgetbevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de opgedragen taken met inachtneming van:

  • a) het ter zake geldende recht;

  • b) de vigerende mandaatregeling;

  • c) de regels inzake inkoop en aanbesteden van de gemeente;

  • d) de geldende beleids- en uitvoeringsregels;

  • e) de eisen aan interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende;

• 4. Begrensde bevoegdheid: Het college respectievelijk de budgethouders kunnen ieder voor het naast lagere niveau nadere richtlijnen geven over de invulling van respectievelijk het budgethouderschap dan wel het deelbudgethouderschap, onder meer voor wat betreft maximaal aan te gane verplichtingen;

• 5. Budgetplafond: De verplichting leidt niet tot een overschrijding van betreffend budget. Indien geen budgetten op productniveau aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, mogen géén verplichtingen aangegaan of betalingen worden verricht, zonder dat het college van B&W of gemeenteraad daar toestemming voor heeft verleend.

Artikel 4 Incidentele budgetten

Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

Artikel 5 Inkomsten

• 1. De (deel)budgethouder is bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen ten behoeve van de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

• 2. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de inkomsten, welke tot zijn budget behoren. Wanneer invorderingsmaatregelen noodzakelijk zijn, worden deze door de afdeling financiën en belastingen genomen; ingeval van terugvordering of verhaal inzake maatwerkvoorzieningen sociaal domein ligt de invordering bij de desbetreffende afdeling.

Artikel 6 Opvangen tegenvallers en budgetuitwisseling

• 1. Tegenvallers op specifieke uitgaven/inkomsten dienen binnen het desbetreffende product te worden opgevangen.

• 2. Tegenvallers op specifieke uitgaven/inkomsten op budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet dienen door de (deel)budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden opgevangen.

• 3. Budgetuitwisseling tussen programma’s mag niet zelfstandig door de (deel)budgethouder worden uitgevoerd. Wel kan dit, via het college, aan de raad worden verzocht. Eventuele consequenties voor de doelstelling dienen daarbij expliciet vermeld te worden. Dit leidt tot een begrotingswijziging.

• 4. Budgetuitwisseling binnen een product mag door een (deel)budgethouder zelfstandig worden uitgevoerd, onder de voorwaarde dat deze uitwisseling geen negatieve gevolgen heeft voor de realisatie van de doelstellingen. Dit leidt tot een administratieve begrotingswijziging.

Artikel 7 Verantwoording

De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor:

• 1. het op de hoogte zijn van de stand van het nog beschikbare investerings- en/of exploitatiebudget, met inbegrip van de reeds aangegane verplichtingen;

• 2. het tijdig signaleren van dreigende onder- en/of overschrijdingen van zijn budgetten/kredieten, zowel lasten als baten;

• 3. het periodiek afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, conform de vigerende P&C-cyclus aan het college;

• 4. het onverwijld in kennis stellen van het college van ontwikkelingen binnen het budget, waarvan zij redelijkerwijs moeten aannemen dat kennisneming door het college van belang is;

• 5. het voldoen aan de informatieplicht als in voorgaande leden van dit artikel geformuleerd geldt tevens ten opzichte van de control en auditfunctie, als omschreven in hoofdstuk 6 van de Financiële verordening Gooise Meren.

Artikel 8 Overige verplichtingen van de (deel)budgethouder

• 1. Onverlet het gestelde in artikel 7 verstrekken de (deel)budgethouders op verzoek en binnen de gestelde termijn aan de afdeling Financiën & Belastingen, de concerncontroller en andere functionarissen belast met de interne control- en auditfunctie alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de financiële administratie, de budget- en kredietbewaking, de interne controle en de (jaar-)verslaglegging nodig hebben.

• 2. In de uitzonderingssituatie dat niet kan worden voldaan aan het gestelde in artikel 7 stelt de budgethouder in overleg met de concerncontroller zodanige organisatorische maatregelen vast dat aan de verplichtingen voortvloeiende uit artikel 7 als mede het eerste lid van dit artikel wordt voldaan.

• 3. De (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, outputnormen, kengetallen en overige indicatoren die inzicht verschaffen in de doelmatigheid en effectiviteit van de inzet van middelen.

• 4. Onverlet het gestelde in artikel 7 zijn (deel)budgethouders verplicht nacalculaties (verantwoording), analyses en outputmetingen te leveren ten behoeve van de jaarverslaggeving.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden besteller

De besteller verricht de administratieve handeling die hoort bij het bestellen van goederen of diensten (de inkoop). De besteller verricht daarmee handelingen die horen onder de verantwoordelijkheid van een (deel)budgethouder. De besteller moet zich hierbij houden aan de inkoopvoorwaarden en aanbestedingsregels. De besteller draagt zorg voor de volledigheid van alle gegevens van de crediteur en het op de juiste plek opslaan van de offerte en bij meervoudige uitvraag alle offertes. Indien de rol van besteller wordt uitgevoerd door een deelbudgethouder gaat de inkooporder worden goedgekeurd door de budgethouder.

Artikel 10 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden prestatieverklaarder

De prestatieverklaarder controleert de facturen en documenten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit en bedrag. Tevens wordt gecontroleerd of de gefactureerde diensten en/of goederen conform de offerte/verstrekte opdracht (verplichting) geleverd is. Indien de prestatieverklaarder dit niet direct zelf kan constateren kan dat worden getoetst door navraag c.q. bewijs (zoals urenstaat, termijnstaat, foto van product, etc.) van hetgeen geleverd is. Bij gebleken juistheid en volledigheid geeft hij zijn akkoord door toevoeging in het systeem.

Artikel 11 Administratie

De verantwoordelijke voor de financiële administratie draagt zorg voor een adequate registratie van de uitgaven en inkomsten binnen de budgetten. (deel)Budgethouders dienen op elk moment inzicht te kunnen verkrijgen in de actuele stand van het budget waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze budgethouderregeling treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking. Iedere voorgaande budgethouderregeling van de gemeente Gooise Meren en haar rechtsvoorgangers komt per gelijke datum te vervallen.

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gooise Meren op 7 maart 2023.