Gemeenteblad van Pijnacker-Nootdorp
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Pijnacker-Nootdorp | Gemeenteblad 2023, 308971 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 (hierna genoemd inkoopbeleid) is een beleidsdocument dat primair geschreven is voor de eigen organisatie en gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het geeft (potentiële) leveranciers ook inzicht in wat de Gemeente belangrijk vindt bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten1. Daarom wordt dit document ter informatie ook op de website van de Gemeente gepubliceerd.
Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de Gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen.
De gemeentelijke doelstellingen zijn leidend geweest bij het opstellen van dit inkoopbeleid. Uitgangspunten zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De Gemeente wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
- A.
- B.
- C.
- D.
- E.
- F.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, maatschappelijk verantwoorde, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Bij inkoop binnen een publieke organisatie zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen (2014/27/EG) en de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van toepassing. In de Aanbestedingswet zijn de regels van de Europese richtlijnen geïmplementeerd en daarnaast bevat de wet regels voor aanbestedingen die niet onder de werking van de Europese richtlijnen vallen. De verplichting tot het houden van een (Europese) aanbesteding is afhankelijk van het soort opdracht en de raming van de waarde ervan. Het college van burgemeester en wethouders moet aantonen dat ze de regels heeft nageleefd. Zij geeft een rechtmatigheidsverantwoording af voor de jaarrekening.
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
A. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
- •
- •
- •
- •
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
- •
- •
B. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
- •
- •
- •
C. Algemene beginselen van gegevensbeschermingsrecht.
De Gemeente neemt bij haar inkopen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in acht:
- •
- •
Bij opdrachtnemers die verwerkingsverantwoordelijke zijn in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG wordt beoordeeld of de opdrachtnemer door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen persoonsgegevens op een zodanige manier verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is en dat die persoonsgegevens onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijken van inkoopprocedures is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het daartoe door het College gemandateerde Gemeentelijk Management Team (GMT) en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Dit betreft alleen de inkoopprocedures die onder de Europese drempelbedragen vallen. Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk.
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.
Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbesteding kent de gemeente Pijnacker-Nootdorp een klachtenprocedure. Indien een ondernemer een klacht wil indienen, dan kan dit via de website via het digitale formulier ‘Klachtenmeldpunt Aanbesteden’. In de aanbestedingsstukken is hierover een paragraaf opgenomen.
4. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten
4.1 Integriteit en voorkomen van fraude en misbruik
- A.
- B.
- C.
Een gedeelte van de producten en diensten die de Gemeente inkoopt, wordt geleverd aan inwoners waarvan een deel kwetsbaar is. Om de belangen van deze kwetsbare inwoners te beschermen is een goede dienstverlening binnen het sociaal domein cruciaal. Dit kan alleen als er geen fraude en misbruik wordt gepleegd. Het proces van inkoop en contracteren binnen de Gemeente wordt dan ook zo ingericht dat het risico op fraude en misbruik wordt geminimaliseerd en dat daarnaast de rechtmatigheid goed in het oog wordt gehouden.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt er naar gestreefd om zo duurzaam mogelijk met mens, milieu en omgeving om te gaan. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen.
In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
- •
- •
- •
- •
Thema’s die extra aandacht krijgen zijn:
- 1.
Bij duurzaam inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu, bijvoorbeeld door het creëren van natuurlijke waarden. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, schone lucht, gezondheid en welzijn.
- 2.
- 3.
Social return on Investment is het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil middels SROI de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren.
Per inkoop wordt door de vakafdelingen, in overleg met Team Inkoop, een afweging gemaakt of bovengenoemde thema’s toegepast kunnen worden bij aanbestedingen vanaf het drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
Het is van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse en dient ertoe de mogelijkheden in de markt te verkennen.
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
5.3 Stimuleren lokale economie, MKB
Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. Met lokale inkoop draagt de gemeente bij aan het behoud van bedrijvigheid en werkgelegenheid en kunnen bijvoorbeeld logistieke voordelen ontstaan.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse procedure en/of een meervoudig onderhandse procedure volgens de Aanbestedingswet 2012 is toegestaan, kan de Gemeente extra rekening houden met het stimuleren van de lokale economie, waaronder het lokale MKB. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.
De Gemeente stimuleert de lokale economie (waaronder het lokale MKB) door:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De Gemeente heeft op haar website een Ondernemersregister geopend waar lokale ondernemers zich bekend kunnen maken aan de Gemeente. Voorafgaand aan een aanbesteding raadpleegt de Gemeente dit register om partijen uit te nodigen bij onderhandse aanbestedingen. In gevallen waar een meervoudige onderhandse aanbesteding is toegestaan nodigt de Gemeente minstens één (1) lokale ondernemer uit het Ondernemersregister uit, mits deze aan de vooraf gestelde objectieve criteria voldoet.
‘Lokale ondernemer’ wordt als volgt gedefinieerd: een ondernemer die een hoofd- of nevenvestiging heeft en als zodanig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, in de gemeente Pijnacker-Nootdorp of in één van de volgende postcodegebieden: 2493, 2496, 2497, 2498, 2616, 2628, 2629, 2631, 2632, 2641, 2642, 2643, 2645, 2651, 2716, 2718, 2719 en 3046.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
5.5 Inhuur externe(n) (tijdelijk personeel)
Bij uitvragen van inhuur van externen, biedt de Gemeente alle mogelijke partijen – dus ook het (lokale) MKB en de ZZP-ers – de gelegenheid mee te dingen, door, waar mogelijk, gebruik te maken van de digitale marktplaats inhuur personeel op www.flextender.nl. Inhuur via Flextender betreft altijd een inspanningsverplichting en vindt te allen tijde plaats via het team P&O van afdeling Bedrijfsvoering (BDV).
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Denk hierbij aan Inkoopkracht Zuid-Holland-West, Omgevingsdienst Haaglanden, Metropoolregio (MRDH), Netwerk Waterketen Delfland (NAD), H10 (Inkoopbureau voor jeugdhulp).
5.7 Digitaal aanbesteden via TenderNed
De Gemeente is verplicht om digitaal aan te besteden bij Europese aanbestedingen en maakt hiervoor gebruik van het online platform TenderNed. Dit houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de Gemeente en inschrijvers digitaal plaatsvindt. Door het volledig digitaal doorlopen van het aanbestedingsproces wordt er bespaard op de kosten en worden de administratieve lasten voor ondernemers en de Gemeente verlicht. Met uitzondering van de enkelvoudige onderhandse aanbestedingen maakt de Gemeente voor alle procedures altijd gebruik van TenderNed.
6. Organisatorische uitgangspunten
Team Inkoop van de afdeling Bedrijfsvoering werkt volgens de inkooporganisatievorm van centrale inkoop en heeft naast het uitvoeren van inkoopopdrachten een coördinerende, controlerende en adviserende rol. Deze rollen worden hieronder in paragraaf 6.1 en 6.2 beschreven.
Inkoopopdrachten moeten worden uitgevoerd door Team Inkoop. Dit betreft alle inkoopopdrachten met een totale opdrachtwaarde hoger dan € 70.000,- voor Leveringen en Diensten en hoger dan € 200.000,- voor Werken. Inkoopopdrachten lager dan voornoemde bedragen vormen een uitzondering. Deze inkoopopdrachten vallen onder enkelvoudig onderhandse aanbestedingen en worden door de vakafdelingen zelf uitgevoerd. Zie de tabel hieronder.
* Europees drempelbedrag voor Diensten en Leveringen is in 2023 vastgesteld op € 215.0000,- en voor Werken op € 5.382.000,-. Deze bedragen worden elke 2 jaar door de Europese Commissie vastgesteld.
De (complexe) wet- en regelgeving over inkoop en aanbesteden en (strenge) controle op naleving hiervan maakt dat er vraag is naar specifieke kennis op het gebied van inkoop en aanbesteden. De vakafdelingen kunnen voor deze specifieke kennis terecht bij de inkoopadviseurs. Op deze manier kan de rechtmatigheid beter worden geborgd en ontstaat er meer grip op de inkoopstromen.
Alle inkoopbehoeften vanaf € 25.000,- worden verplicht gemeld bij Team Inkoop in het daarvoor beschikbaar gestelde digitale Zaaksysteem. Dit biedt de mogelijkheid om met de vakafdeling in gesprek te gaan over de betreffende inkoopbehoefte. Op deze manier wordt er meer grip gekregen op enkelvoudige opdrachten en wordt er vroegtijdig gesignaleerd of de grenzen van het eigen inkoopbeleid en de Aanbestedingswet 2012 niet worden overschreden.
De inkoopadviseurs zijn daardoor altijd betrokken bij de start van het inkooptraject als het gaat om meervoudig onderhandse aanbestedingen, nationale aanbestedingen en Europese aanbestedingen. Zij voeren deze aanbestedingen ook uit, maar nemen geen deel aan het beoordelingsteam van de door hen begeleide aanbestedingsprocedures. Vakafdelingen met een inkoopbehoefte zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke specificaties, het opstellen van (kwalitatieve) gunningscriteria en voor de beoordeling van de inhoudelijke aspecten van de offertes.
De verantwoordelijkheid voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen ligt bij de vakafdelingen. Zij zetten deze opdrachten zelfstandig in de markt. De inkoopadviseurs kunnen daarbij altijd geraadpleegd worden.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject en daarna volgen specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Zie onderstaand plaatje.
Team Inkoop heeft een coördinerende rol in de aanbestedingsfase van het inkoopproces (Specificeren tot en met Contracteren) en zorgt in overleg met de vakafdeling voor de juiste beschrijving in de aanbesteding.
De inkoopadviseurs hebben een adviserende en controlerende rol in de volgende fases van het inkooptraject: Voortraject, Bestellen, Bewaken en Nazorg. Deze advisering omvat onder andere het meekijken en adviseren in het voortraject en op eventuele afwijkingsbesluiten, het bewaken en controleren van rechtmatigheid middels bevindingen uit de Spendcontrole en de VIC (verbijzonderde interne controle) en het controleren en adviseren op contractverlengingen en prijsaanpassingen.
6.3 Raming en financiële budget - Raamovereenkomsten
Elke inkoopactiviteit start met het opstellen van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de totale opdrachtwaarde en inventarisatie van het beschikbare budget. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
De raming van de waarde van een opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht, maar voor de waardebepaling moet dan nog steeds gekeken worden naar gelijksoortige opdrachten in de afgelopen vier jaar. Ook eventueel ontvangen opbrengsten van derden dienen meegenomen te worden in de raming. De raming is altijd exclusief BTW.
Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen, dan dient de waarde van alle percelen bij elkaar te worden opgeteld voor de opdrachtraming. Een opdracht mag niet opgeknipt worden in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen.
De raming is ook de basis voor de keuze van de te volgen aanbestedingsprocedure om de rechtmatigheid van de opdrachtverlening te waarborgen. Voorafgaand en gedurende de te volgen aanbestedingsprocedure dient er overeenstemming te zijn tussen de behoeftesteller en de financieel adviseur met betrekking tot het beschikbare budget.
Wanneer er vaker zaken gedaan worden met eenzelfde leverancier gaat Team Inkoop bij de vakafdeling na of een enkelvoudige opdracht daadwerkelijk past bij de inkoopbehoefte. Het afsluiten van een raamovereenkomst kan dan voordelen bieden in plaats van het telkens verstrekken van enkelvoudige opdrachten.
Een raamovereenkomst bestaat uit gemaakte afspraken tussen de gemeente en één of meerdere leveranciers om gedurende een te bepalen looptijd, tegen vooraf overeengekomen voorwaarden en tarieven, bepaalde producten en diensten te leveren.
In tegenstelling tot een overheidsopdracht is een raamovereenkomst niet gericht op directe opdrachtverstrekking voor de levering van een product of dienst, maar gericht op het vastleggen van voorwaarden voor mogelijk, toekomstig te verstrekken overheidsopdrachten. Het is van belang om goed te kijken of de aard en afname geschikt is om een raamovereenkomst aan te gaan.
6.4 Bepalen van de inkoopprocedure
Het is van belang per opdracht te onderzoeken welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Aan de hand van de waarde van de opdracht zal de Gemeente bij onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren.
* Europees drempelbedrag voor Diensten en Leveringen is in 2023 vastgesteld op € 215.0000,- en voor Werken op € 5.382.000,-. Deze bedragen worden elke 2 jaar door de Europese Commissie vastgesteld.
Enkelvoudig onderhandse aanbesteding
Er wordt aan één ondernemer een offerte aangevraagd.
Meervoudig onderhandse aanbesteding
Aan ten minste drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers wordt een offerte gevraagd. Voor deze procedure wordt altijd gebruik gemaakt van TenderNed.
De Gemeente maakt voor Diensten en Leveringen in principe geen gebruik van de nationale procedure, maar van de meervoudig onderhandse procedure of de Europese procedure.
Indien de wens bestaat om een openbare procedure te doorlopen onder het Europese drempelbedrag, kan er in specifieke situaties gekozen worden voor de nationale procedure.
Voor deze procedure wordt wettelijk verplicht gebruik gemaakt van TenderNed.
Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Voor deze procedure wordt wettelijk verplicht gebruik gemaakt van TenderNed.
6.6 Sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten)
Sociale en andere specifieke diensten zijn bijvoorbeeld diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en enkele juridische diensten. Een limitatieve lijst met CPV-codes2 voor SAS-diensten is toegevoegd in Bijlage 1.
Voor deze uitzonderingscategorie hanteert de Gemeente op basis van de geraamde opdrachtsommen de volgende procedures:
(Alle bedragen zijn exclusief BTW)
Bij alle bovenstaande procedures geldt dat beoordeling of een dienst daadwerkelijk een SAS-dienst is, voorgelegd moet worden aan team Inkoop. Niet alles wat binnen het sociaal domein valt, is namelijk een SAS-dienst.
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure (verlicht regime). Deze vereenvoudigde procedure is alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 750.000,- overschrijdt.
Alle relevante documenten van een inkoop- of aanbestedingstraject moeten geregistreerd worden in de daarvoor beschikbare applicaties, zodat bij een controle achteraf (spendanalyse, VIC, rechtmatigheidscontrole) voor elke verstrekte opdracht aangetoond kan worden op welke wijze de overheidsuitgaven tot stand zijn gekomen.
Dit betreft ten minste offerteaanvragen, offertes, inschrijvingen, gunnings-/opdrachtbrieven, afwijzingsbrieven, gunningsadvies en (raam)overeenkomsten.
|
Diensten vantehuis voor patiënten met psychische stoornissen. |
||
|
Maatschappelijke dienstverlening waarbijonderdak wordt verschaft. |
||
|
Maatschappelijke dienstverlening waarbijgeen onderdak wordt verschaft. |
||
|
Opleiding en simulatie met lucht- en ruimtevaartuigen en raketten. |
||
|
Opleiding en simulatie met militaire elektronische systemen. |
||
|
Productie van films en video's voorreclame, propaganda en informatie |
||
|
11. Gevangenis- en aanverwante diensten, diensten voor openbare orde en reddingsdiensten |
||
|
Diensten verleend door extraterritoriale organisaties en instanties |
||
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-308971.html