Verordening raadscommissie Westerwolde 2023

De raad van de gemeente Westerwolde;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet

gelet op de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur;

gelet op het besluit van 13 december 2022, houdende vaststelling van het tijdstip van inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur artikel I de onderdelen B, C, D, H, J, M, N, O, P, Q, R en S

BESLUIT:

de navolgende VERORDENING RAADSCOMMISSIE WESTERWOLDE 2023 vast te stellen.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: de raadsadviseur of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid of plaatsvervangend lid van de raadscommissie;

• commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Instelling en taak van de raadscommissie

• 1. De raad stelt een raadscommissie in.

• 2. De raadscommissie (verder: commissie) vergadert ter voorbereiding van een besluitvormende vergadering van de raad. Zij brengt een advies uit aan de raad of een voorstel aan de raad als bespreekstuk dan wel hamerstuk in de raadsvergadering wordt behandeld.

• 3. Buiten het kader van de voorbereiding van een besluitvormende vergadering vergadert de commissie over onderwerpen die de raad aangaan wanneer daartoe aanleiding bestaat. De commissie kan over deze onderwerpen een advies uitbrengen aan de raad.

• 4. De commissie voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 3. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Per fractie mag het aantal personen dat aan de beraadslagingen deelneemt, niet meer bedragen dan het aantal gekozen raadsleden van die fractie.

• 2. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Het niet-raadslid dient tijdens de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de betreffende politieke partij, waar de fractie uit voortgekomen is, te zijn geplaatst. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. De raad benoemt op voordracht van de fracties voor de raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie.

• 5. Het aantal te benoemen niet-raadsleden tot lid dan wel plaatsvervangend lid van de commissie, bedraagt per fractie maximaal één persoon meer dan de fractie aan raadsleden telt.

• 6. De raad benoemt de commissievoorzitter en zijn vervanger(s).

Artikel 4. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 3, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 5. De ondersteuning van de commissie

• 1. De commissiegriffier dan wel zijn vervanger is aanwezig in de vergaderingen.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door de griffier dan wel een, door de griffier aangewezen, op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

• 3. Zowel de commissiegriffier, zijn vervanger en/of de griffier kunnen op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 6. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 7, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 7. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een digitale oproep, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de commissievergadering, een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden in het digitale raadsinformatiesysteem en op de website van de gemeente geplaatst.

• Als na het verzenden van de digitale oproep stukken in het digitale raadsinformatiesysteem en op de website worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en in de aangewezen lokale bladen en langs elektronische weg via de website van de gemeente en de social media-kanalen van de gemeente.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier dan wel zijn vervanger door ondertekening vastgesteld.

Artikel 11. Vergadertijd, opening van de vergadering en quorum

• 1. De vergaderingen vinden in de regel eens per vier weken plaats op een woensdag van 20:00 tot 23:00 uur.

• 2. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 3. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 4. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Verslag

• 1. De commissiegriffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor verslagen van de vergaderingen.

• 2. Een verslag bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, dan wel zijn vervanger, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c. er wordt een zakelijke samenvatting gemaakt;

  • d. een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

  • e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 15 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. De leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders, de commissiegriffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot wijziging aan de commissie te doen, indien het concept-verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering waarin het verslag wordt behandeld, bij de commissiegriffier te worden ingediend.

• 5. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en de commissiegriffier, dan wel zijn vervanger.

• 6. Elektronische verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 7. Van elke vergadering wordt een audio/video-opname gemaakt, die zo spoedig mogelijk na de vergadering op de gemeentelijke website wordt geplaatst en langs deze weg minimaal twee jaar oproepbaar is.

• 8. Indien een lid van de raadscommissie daarom verzoekt kan een deel van de audio-opname woordelijk worden uitgewerkt.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Spreekrecht burgers over geagendeerde onderwerpen

• 1. Na het vaststellen van de agenda kunnen burgers in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2. Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b. over personen, persoonlijke aangelegenheden of gedragingen van personen.

• 3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit één dag voor 12:00 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier dan wel diens vervanger onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 4. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissie-voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend en voorafgaande aan de eerste termijn. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6. Voor het einde van de 1e termijn stelt de commissievoorzitter de burger nogmaals in staat het woord te voeren.

• 7. Per inspreker wordt in principe een maximum spreektijd van vijf minuten gehanteerd.

• 8. De commissie kan op verzoek van de commissievoorzitter dan wel een commissielid besluiten de burger in staat te stellen mee te praten over het voorstel.

• 9. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 17. Spreekrecht burgers over niet geagendeerde onderwerpen

• 1. Na het vaststellen van de agenda is er de mogelijkheid voor burgers om in te spreken over onderwerpen, die niet op de commissieagenda staan. Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b. over personen, persoonlijke aangelegenheden of gedragingen van personen;

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk één dag voor 12:00 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier.

• 3. Per inspreker wordt een maximum spreektijd van vijf minuten gehanteerd.

• 4. De voorzitter stelt de leden van de commissie in de gelegenheid om, in één spreekronde, verduidelijkende vragen aan de burger te stellen.

Artikel 18. Spreekrecht voor commissieleden

• 1. Na spreekrecht voor burgers is er spreekrecht voor commissieleden, voor het stellen van vragen aan het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Het lid van de commissie dat van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit, onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vraag, uiterlijk één dag voor de vergadering voor 12.00 uur aan de commissiegriffier. De vragen worden doorgestuurd naar het college. Zo nodig wordt de betreffende portefeuillehouder uitgenodigd voor de commissievergadering. Indien men na deze uiterste datum toch een vraag wil stellen, dient dit zo urgent te zijn, dat deze vraag in deze tussenliggende tijd in het nieuws is geweest. De raadscommissie beslist of de vraag wordt toegelaten.

• 3. Per fractie wordt in principe een maximumspreektijd van vijf minuten gehanteerd.

• 4. Er is geen ruimte voor discussie wel kunnen verduidelijkende vragen worden gesteld door de indiener van de vraag.

• 5. Een lid van de commissie kan op basis van artikel 20 van deze verordening verzoeken het onderwerp van de vraag/vragen op de agenda te plaatsen.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 23. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties

• 1. Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

• 2. Bezoekers en insprekers worden erop geattendeerd dat van de openbare commissievergaderingen geluids- en (beeld)registraties worden gemaakt, live worden uitgezonden en op de website geplaatst.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 28 juni 2023 maar in ieder geval nadat deze is bekendgemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de raadscommissie Westerwolde 2023 zoals vastgesteld in de raadsvergadering 2 november 2022.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Westerwolde 2023.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 juni 2023

De raadsgriffier

Patrick Dave Nap

de voorzitter

Jaap Velema