Verordening op de Rekenkamer gemeente Nieuwkoop 2023

PARAGRAAF 1, BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Rekenkamer: de rekenkamer die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering daarvan;

• b. Doelmatigheid of efficiëntie: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

• c. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de gewenste maatschappelijke effecten te bereiken;

• d. Rechtmatigheid: de lasten, de baten en balansmutaties die in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelgeving waaronder de gemeentelijke verordeningen;

• e. Klankbordgroep: een afvaardiging van de gemeenteraad die is opgericht om, alvorens de directeur van de rekenkamer de onderzoeksagenda vaststelt, mee in overleg te treden.

PARAGRAAF 2, DE TAAK, SAMENSTELLING EN HET LIDMAATSCHAP VAN DE REKENKAMER

Artikel 2 Rekenkamer

De raad stelt een gemeentelijke rekenkamer in als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet.

Artikel 3 Klankbordgroep

• 1. Er is een klankbordgroep voor de rekenkamer.

• 2. Maximaal één raadslid of fractieassistent per fractie kan zitting nemen in de klankbordgroep. De klankbordgroep bestaat uit tenminste drie raadsleden en/of fractieassistenten.

Artikel 4 Taak van de rekenkamer

De rekenkamer voert onderzoek uit naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid.

Artikel 5 Samenstelling rekenkamer

• 1. De rekenkamer heeft één lid, tevens directeur.

• 2. Aan de gemeentelijke rekenkamer wordt leiding gegeven door de directeur rekenkamer, die door de raad van buiten de kring van zijn leden wordt benoemd voor een periode van zes kalenderjaren. De raad benoemt ook een plaatsvervangend lid als plaatsvervangend directeur.

• 3. De directeur draagt zorg voor het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.

• 4. De directeur rekenkamer is niet ondergeschikt aan de raad, het college van burgemeester en wethouders of enig andere gemeentelijk gezag.

• 5. De directeur gemeentelijke rekenkamer is geen ambtenaar in de zin van het ambtenarenreglement voor zover dit ondergeschiktheid impliceert.

Artikel 6 Verboden handelingen

• 1. Het is de directeur of plaatsvervangend directeur verboden de handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet.

• 2. De directeur of de plaatsvervangend directeur niet werkzaam bij een bedrijf dat opdrachten uitvoert in opdracht van de gemeente of bij een door de gemeente gesubsidieerde instelling, dan wel heeft geen andere (neven)betrekkingen die de onafhankelijke positie ten aanzien van de gemeente zouden kunnen schaden.

• 3. De directeur en plaatsvervangend directeur overleggen aan de raad elk half jaar een lijst met daarin opgenomen de nevenfuncties die zij op dat moment vervullen.

• 4. De raad kan, gehoord de directeur of plaatsvervangend directeur, een directeur of plaatsvervangend directeur die heeft gehandeld in strijd met het bepaalde in dit artikel van zijn functie ontslaan.

PARAGRAAF 3, DE WERKWIJZE VAN DE REKENKAMER

Artikel 7 Onderwerpen voor en beslissing tot uitvoeren van onderzoek

• 1. De directeur van de rekenkamer kiest zelf de onderwerpen voor onderzoek, formuleert de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2. De onderwerpen van onderzoek worden jaarlijks vóór 1 november als onderzoeksprogramma ter kennisname aan de raad voorgelegd.

• 3. De directeur van de rekenkamer overlegt jaarlijks, voorafgaand aan het vaststellen van het onderzoeksprogramma, met de klankbordgroep.

• 4. De in lid 1 bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamer rechtstreeks ter kennisneming voorgelegd aan de gemeenteraad.

• 5. Bij de selectie van onderwerpen dient de rekenkamer de volgende criteria te hanteren:

  • a. moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van beleid;

  • b. er moet sprake zijn van een substantieel belang;

  • c. het moet het door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen;

  • d. er moet sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken;

  • e. de resultaten moeten communiceerbaar zijn naar de bevolking.

Artikel 8 Onderzoeksopdracht en bevoegdheden

• 1. De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is een en ander van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht.

• 2. De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is een en ander van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degenen die de administratie in opdracht van die derde voert. Tevens verstrekken de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht:

  • a. openbare lichamen, gemeenschappelijke organen en bedrijfsvoeringsorganisaties, ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in deze regeling;

  • b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente samen met een of meer andere gemeenten, een of meer provincies of de Staat meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt en naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, waarin de eerstgenoemde naamloze en besloten vennootschappen middellijk of onmiddellijk meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houden, over de jaren dat de gemeente het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

  • c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft;

  • d. rechtspersonen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen waaraan de gemeente of een of meer derden voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten laste van de gemeentebegroting, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft;

  • e. rechtspersonen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen die goederen en diensten leveren die betrekking hebben op de uitvoering van een publieke taak waarvan de betaling ten laste van de gemeentebegroting komt en waarbij de gemeente zich het recht heeft voorbehouden bij de betreffende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon controles uit te voeren ten aanzien van de geleverde goederen of diensten, over de jaren waarin de betaling ten laste komt van de gemeenbegroting.

• 3. De rekenkamer maakt bij het onderzoek ten aanzien van de in het tweede lid genoemde instellingen zoveel mogelijk gebruik van door anderen verrichte controles.

• 4. De rekenkamer is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.

• 5. De rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het vierde lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen, waaronder een onderzoek naar het gevoerde beleid van de instelling, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a. De rekenkamer stelt de raad, het college en indien een onderzoek wordt ingesteld naar het gevoerde beleid van een instelling als bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, de rekenkamers van de deelnemende gemeenten en provincies aan deze instelling van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis.

• 6. Indien de rekenkamer voornemens is onderzoek in te stellen bij een in het tweede lid, onderdeel c genoemde instelling, stelt zij, onverminderd het vijfde lid, de colleges van de andere deelnemende gemeenten, de gedeputeerde staten van de deelnemende provincies, het dagelijks bestuur van de deelnemende waterschappen of Onze Minister die het aangaat in het geval van deelneming van de Staat van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis.

Artikel 9 Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1. De rekenkamer is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2. De rekenkamer beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3. De rekenkamer onderzoekt in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. De rekenkamer kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 4. De rekenkamer stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de rekenkamer kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamer bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. De personen en instellingen genoemd in artikel 8 lid 2 worden in ieder geval als betrokkenen aangemerkt.

• 5. Na de ambtelijke hoor en wederhoor ten aanzien van de feiten zoals bedoeld in het vorige lid formuleert de rekenkamer haar conclusies en aanbevelingen in een nota.

• 6. De rekenkamer stelt het college in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het onderzoek en de nota aan de rekenkamer kenbaar te maken.

• 7. Na vaststelling door de rekenkamer worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden. Hierbij worden de ambtelijke en bestuurlijke reacties gevoegd. De raad bespreekt de onderzoeksresultaten op basis van het rapport en de nota met conclusies en aanbevelingen. De raad stelt de eindconclusies en aanbevelingen vast.

PARAGRAAF 4, VERPLICHTING VAN COLLEGE TOT RAPPORTAGE

Artikel 10 Verplichting van college tot rapportage

Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane aanbevelingen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven.

PARAGRAAF 5, DE ONDERSTEUNING VAN DE REKENKAMER

Artikel 11 Secretaris

• 1. De rekenkamer heeft een secretaris.

• 2. De plaatsvervangend rekenkamerdirecteur treedt op als secretaris.

Artikel 12 Onderzoeksmedewerkers

• 1. De rekenkamer is bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in paragraaf 6 (tijdelijk) onderzoeksmedewerkers aan te stellen.

• 2. Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de rekenkamer hun daartoe de bevoegdheid toekent, alle informatie verzamelen die de rekenkamer in het belang van het onderzoek nodig acht; zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamer.

• 3. De rekenkamer is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 13 externe deskundigen in te schakelen. Het hiervoor in lid 2 gestelde is op de externe deskundigen dienovereenkomstig van toepassing.

PARAGRAAF 6, DE KOSTEN EN EVALUATIE VAN DE REKENKAMER

Artikel 13 Budget

• 1. De raad stelt jaarlijks bij de begroting een bedrag beschikbaar aan de rekenkamer.

• 2. De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 3. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden gebracht:

  • a. de kosten van de directeur en plaatsvervangend directeur rekenkamer;

  • b. de kosten van onderzoeksmedewerkers;

  • c. de kosten van externe deskundigen die mogelijk door de rekenkamer zijn ingeschakeld;

  • d. de mogelijke overige uitgaven die de rekenkamer nodig oordeelt voor de uitvoering van haar taak.

Artikel 14 Evaluatie

De raad evalueert het functioneren van de rekenkamer iedere drie jaar. Bij de evaluatie toetst de raad aan de volgende criteria:

• a. keuze van de onderzoeksonderwerpen en het onderzoeksplan;

• b. kwaliteit van het onderzoek (zoals leereffecten voor raad en college);

• c. communicatie en competenties van de directeur;

• d. functioneren van de klankbordgroep;

• e. hoogte van het beschikbare onderzoeksbudget;

PARAGRAAF 7, SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Citeertitel; inwerkingtreding

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Rekenkamer gemeente Nieuwkoop 2023”

• 2. Deze verordening treedt in werking op 23 juni 2023 en werkt terug tot 1 januari 2023.

Artikel 16 Intrekking

De Verordening Rekenkamer gemeente Nieuwkoop 2009 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 22 juni 2023, nummer 2023-043.

Edzard van Holthe

griffier