Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland

De raad van de gemeente Zwartewaterland, voor zover het hun bevoegdheden betreft;

Overwegende, dat:

• openbaarheid een groot goed en regel is in het openbaar bestuur;

• beslotenheid en geheimhouding per definitie gevoelige onderwerpen betreffen;

• het daarom belangrijk is dat voor een ieder duidelijk is hoe in dergelijke gevallen te handelen;

• het daarom wenselijk is om hierover politiek-bestuurlijke afspraken te maken en deze vast te leggen in een protocol;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 12 april 2022;

Gelet op het bepaalde in artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, artikel 272 Wetboek van strafrecht, artikel 23, 24, 54, 60 en, 82, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid en het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Zwartewaterland;

Besluit vast te stellen het:

Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland

Hoofdstuk 1: Algemeen

Artikel 1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de vergaderingen van de raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1 de gronden op basis waarvan de geheimhouding kan worden opgelegd;

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Dit is een algemene regel;

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de stafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht;

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen. en in artikel 82 de regels voor besloten commissievergaderingen (hierna: besloten informatiecommissie);

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen;

• 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 het opleggen van een verplichting tot geheimhouding, in artikel 88 het verstrekken van geheime informatie van een orgaan naar een ander orgaan, en in artikel 89 de omgang met en openbaarmaking van geheime informatie.

Hoofdstuk 2 - Geheimhouding van informatie van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad of informatiecommissie

Artikel 3 Geheim en vertrouwelijk

Het college en de burgemeester gebruiken voor alle informatie die zij aan de raad of de besloten informatiecommissie onder geheimhouding overleggen, altijd de term ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gebruikt.

Artikel 4 Gronden voor geheimhouding

Het college, de burgemeester, de informatiecommissie of de raad leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is (zo volgt uit art. 87 Gemeentewet), of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. Geheimhouding wordt opgelegd met vermelding in het besluit van:

• a. De grondslag in de Gemeentewet en de gronden uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• b. Horizonbepaling: het college, de burgemeester, de informatiecommissie en de raad vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waaronder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden.

• c. Welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

• In de toelichting op het besluit wordt de motivatie voor de geheimhouding van het besluit gemotiveerd, en wordt uitgelegd wat de consequentie is als geen geheimhouding wordt opgelegd.

Artikel 5 Hoofddocument openbaar

Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.

Artikel 6 Herkenbaarheid geheime informatie

Iedere pagina met geheime informatie wordt door de burgemeester, het college, de informatiecommissie en de raad (elk voor zover zij geheimhouding opleggen) voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.

Artikel 7 Inzien raadsstukken door de raad

• 1. Geheime informatiecommissie- en raadsstukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie (en indien afkomstig van het college:, het college en de secretaris) na inlog in het raadsinformatiesysteem.

• 2. Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie.

Hoofdstuk 3 – Informatie en besluitenlijsten van de collegevergadering

Artikel 8 Geheime besluitenlijst van het college

• 1. In beginsel zijn alle besluitenlijsten van het college openbaar.

• 2. Slechts in bepaalde gevallen – zoals omschreven in artikel 60 Gemeentewet – legt het college geheimhouding op een besluit op.

• 3. De besluitenlijst met geheime besluiten van collegevergaderingen is tot vier weken na publicatie via het raadsinformatiesysteem inzichtelijk voor raadsleden en burgerraadsleden na inlog in het raadsinformatiesysteem. Raadsleden respecteren de geheimhouding en doen geen mededeling over deze besluiten. Het respecteren van de geheimhouding betekent onder meer dat het opslaan, afdrukken of op andere wijze (mondeling) delen of vermenigvuldigen van de geheime besluitenlijst niet is toegestaan. De griffie draagt zorg voor het publiceren en verwijderen van de geheime besluitenlijst.

Artikel 9 Inzien informatie door de raad

• 1. Informatie van het college (veelal collegestukken) kan (gedeeltelijk) openbaar, onder embargo, niet openbaar op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid of geheim op grond van artikel 87 of 88 Gemeentewet zijn. Uit artikel 60 lid 3 Gemeentewet volgt dat collegebesluiten openbaar zijn, tenzij geheimhouding geldt of openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

• 2. Raadsleden kunnen informatie onder embargo van het college ontvangen. Dit embargo duurt zo kort mogelijk, en in de regel niet langer dan twee weken. Raadsleden respecteren dit embargo en doen geen mededeling over de stukken totdat het embargo is vervallen.

• 3. Iedere pagina met informatie onder embargo wordt voorzien van de aanduiding ‘onder embargo tot [datum]’.

• 4. Raadsleden en burgerraadsleden die niet-openbare informatie willen inzien, kunnen hiertoe een verzoek doen bij de griffie.

• 5. Het college wordt in dat geval eerst in de gelegenheid gesteld om te bepalen of het college de informatie alsnog onder geheimhouding wil delen met de raad. Wanneer dit het geval is wordt tijdens de eerstvolgende collegevergadering geheimhouding opgelegd, zoals beschreven in artikel 87 en 88, tweede lid, Gemeentewet.

• 6. Informatie die na het bepaalde in het vijfde lid niet openbaar is, worden volledig zichtbaar in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en is alleen na inlog in het raadsinformatiesysteem toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie, het college en de secretaris en de ambtelijke organisatie. Raadsleden respecteren de niet openbaarheid en doen geen mededeling over de niet openbare informatie.

• 7. Iedere pagina met informatie die niet openbaar is, wordt voorzien van de aanduiding ‘niet openbaar’.

• 8. Raadsleden en burgerraadsleden hebben alleen toegang tot geheime informatie van het college wanneer het college deze informatie onder geheimhouding met de raad deelt.

Hoofdstuk 4 Vergaderen in beslotenheid door de gemeenteraad en informatiecommissie

Artikel 10 Openbare aankondiging en opening

Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud openbaar wordt. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.

Artikel 11 Sluiten van deuren

• 1. Als de deuren na een verzoek als bedoeld in art. 23 lid 2 Gemeentewet worden gesloten, besluit de raad of de informatiecommissie of er naast raadsleden en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld betrokken ambtenaren en burgerraadsleden).

• 2. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt gestopt.

• 3. Voor een besloten vergadering worden aparte presentielijsten gebruikt. Er is een presentielijst waarop de raadsleden tekenen en een presentielijst voor eventuele overige aanwezigen en derden.

• 4. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.

Artikel 12 Opleggen van geheimhouding

• 1. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad respectievelijk de informatiecommissie ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld”. Daarbij wordt ook benoemd welke grond(en) van artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is.

• 2. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffie.

Artikel 13 Verslag

• 1. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een apart audioverslag en besluitenlijst gemaakt. Het verslag wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

• 2. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld.

• 3. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

• 4. Het vastgestelde verslag wordt door de (commissie)voorzitter en de (commissie)griffier ondertekend.

Artikel 14 Overleg in raadsfracties

• 1. Overleg tussen raadsfractiegenoten en burgerraadsleden over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering.

• 2. Allen die aanwezig zijn geweest kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering.

• 3. Steunfractieleden mogen geen kennisnemen van geheime stukken en geheime verslagen, en kunnen geen gesprekken in de fractie over geheime informatie bijwonen.

Hoofdstuk 5 Register en publicatie

Artikel 15 Register

• 1. De secretaris legt een register aan van alle informatie en besluiten waar het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, met uitzondering van de informatie die aan de raad is verstrekt.

• 2. De griffie legt een register aan van alle informatie waar de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd en die onder geheimhouding aan de raad zijn verstrekt.

• 3. De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen van de raad of de informatiecommissie die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op de informatie geheimhouding is opgelegd.

• 4. De genoemde registers bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de college- of raadsvergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en indien aanwezig de horizonbepaling.

• 5. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het college wordt gedaan. De griffie bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd dan wel waarbij informatie onder geheimhouding is verstrekt en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad of de informatiecommissie wordt gedaan. Daarnaast kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 16 Publicatie openbaar geworden stukken

• 1. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door het college of de burgemeester is aangenomen plaatst de secretaris het besluit alsnog op de besluitenlijst van de datum waarop het besluit is genomen. Onderliggende stukken worden voorafgaand aan verstrekking eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

• 2. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door de raad of de informatiecommissie is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende informatie openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit. Voordat de informatie voor een ieder openbaar wordt gemaakt, wordt deze eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

Artikel 17 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze regeling kan aangehaald worden als ‘Protocol geheimhouding college en gemeenteraad gemeente Zwartewaterland’.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van 22 juni 2023.

de griffier,

ing. H.W. Schotanus - Schutte

de voorzitter,

ing. E.J. Bilder