Gemeenteblad van Geertruidenberg
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Geertruidenberg | Gemeenteblad 2023, 283858 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Geertruidenberg | Gemeenteblad 2023, 283858 | ander besluit van algemene strekking |
Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023
Het college van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg;
- het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet;
- de Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2022;
- de Organisatieregeling gemeente Geertruidenberg 2016;
- afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en het algemeen mandaatbesluit 2023 gemeente Geertruidenberg;
- de budgethoudersregeling 2014
- het directieteam van de gemeente Geertruidenberg als bedoeld in artikel 13 van de Organisatieregeling;
- het college op 29 juli 2014 de Budgethoudersregeling gemeente Geertruidenberg 2014 heeft vastgesteld, welke op 1 augustus 2014 in werking is getreden;
- het college op 11 april 2017 het Aanwijzingsbesluit 2016 heeft vastgesteld, welke op 11 april 2017 in werking is getreden;
- het college op 19 december 2017 de aanvullende bepalingen vaststellen aanwijzingsbesluit 2016-2017 heeft vastgesteld, welke op 1 januari 2016 van toepassing zijn verklaard;
- er regelingen en notities zijn ingetrokken en nieuwe regelingen en notities in werking zijn getreden, waardoor de huidige budgethoudersregeling geactualiseerd dient te worden;
- het college minder uitvoerend bezig hoeft te zijn, waardoor de werklast van de bestuurders wordt verlicht;
- ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
- de deskundigheid van het ambtelijk apparaat zo optimaal kan worden benut.
- het gelet op de hierboven staande overwegingen wenselijk is een nieuw besluit te nemen voor de vastlegging van budgetverantwoordelijkheden ;
de Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023 vast te stellen.
Waar in dit besluit “hij” staat geschreven wordt ook “zij” bedoeld. In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:
Medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn van de gemeente Geertruidenberg, anders dan bestuurders en leidinggevenden. Dit kunnen ook speciaal aangewezen functionarissen zijn voor de uitoefening van een taak. Deze laatste personen verkeren niet in een ondergeschikte positie tegenover de algemeen directeur, adjunct-directeur, clustermanager of medewerkers maar handelen in opdracht van de gemeente.
Begroting: de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie; ze wijst financiële middelen toe aan programma’s (opgaven) en autoriseert de besteding van die middelen. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is de begroting onderverdeeld in programma’s, paragrafen, overzicht baten en lasten, financiële positie en overzicht baten en lasten per taakveld.
Budget: Een door het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld productbudget voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgestelde programma (opgave) en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteit of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen.
Budgetbevoegdheid: volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens het college ingevolge artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet. De bevoegdheid van de aangewezen hoofdbudgethouder en budgethouders aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie ingevolge artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet middels artikel 13, 14 en 15 van deze regeling volmacht is verstrekt om namens het college te besluiten tot het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken en verstrekken van subsidie en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. De hoofdbudgethouder en de budgethouders zijn op grond van de Algemeen mandaatbesluit van Geertruidenberg, onderhavige Budgethoudersregeling en de aanwijzing als (hoofd)budgethouderschap bevoegd de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten. Zij hebben hiervoor geen aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig van het ter zake bevoegd bestuursorgaan.
Programmabegroting: In de programmabegroting worden doelen, maatschappelijke effecten, producten en diensten per programma vastgelegd die we als gemeente leveren én de middelen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording(BBV) onderverdeeld in programma’s, paragrafen, overzicht baten en lasten, financiële positie en overzicht baten en lasten per taakveld.
Door vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Daarnaast kan door middel van een specifiek raadsbesluit met een begrotingswijziging budget worden toegekend.
De Hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting, inclusief de wijzigingen gedurende het lopende boekjaar.
De budgethouder is verantwoordelijk voor:
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:
Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan. Budgetverschuivingen kunnen alleen plaatsvinden wanneer de in de begroting vastgestelde doelstellingen en prestaties niet in het gedrang komen. Indien er sprake is van een dergelijke situatie dan geldt:
De (hoofd) budgethouder of budgetbeheerder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:
De hoofdbudgethouder is onder de in artikel 11 gestelde randvoorwaarden bevoegd tot het aangaan, verlengen, buitenrechtelijk ontbinden en het opzeggen van een overeenkomsten (financiële verplichtingen en het doen van uitgaven) tot een maximumbedrag van €150.000 (totale opdrachtwaarde en exclusief BTW).
De budgethouder is onder de in artikel 11 gestelde randvoorwaarden bevoegd tot het aangaan, verlengen, buitenrechtelijk ontbinden en het opzeggen van een overeenkomsten van (financiële verplichtingen en het doen van uitgaven) tot een maximumbedrag van € 100.000 (totale opdrachtwaarde en exclusief BTW) onder de artikel 11 gestelde randvoorwaarden.
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorzien, beslist het college van burgemeester en wethouders
Toelichting Budgethoudersregeling gemeente Geertruidenberg 2023
In de Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2022 stellen we de kaders voor het financieel beleid. In artikel 18 van deze verordening verwoorden we spelregels zodat we voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording. In het mandaatbesluit worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling 2023 is een verdere uitwerking hiervan.
Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de programmabegroting of in een wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar stelt. Het college heeft als taak, binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten per programma, de door de raad vastgestelde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de in de begroting vastgestelde indicatoren. Het college stelt in de productenraming vast hoe de middelen, binnen het taal van de lasten en baten per programma, worden ingezet over de producten om de gewenste effecten te kunnen behalen. Het college kan de productenraming budgetneutraal binnen een programma wijzigen. De budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheersing van de kosten.
Met de Budgethoudersregeling heeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap, zoals het aangaan en vastleggen van verplichtingen, hoe om te gaan met mee- en tegenvallers, inhuur van derden, etc. In deze regeling is ook vastgelegd hoe budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.
De budgethouders moeten naast deze regeling rekening houden met alle overige regelingen betrekking hebbende op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen, de administratieve organisatie en specifieke beleidslijnen, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De budgethoudersregeling beoogt dus de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen binnen de gemeente Geertruidenberg. Deze budgethoudersregeling richt zich op de uitvoering van de programmaonderdelen en de daarbij behorende activiteiten en prestaties en heeft als doel het budgethouderschap duidelijk te regelen.
Deze regeling is niet allesomvattend. Het uitgangspunt is om kort en bondig de regels weer te geven. Zaken die daarvan een afgeleide zijn, worden in deze regeling niet uitgewerkt. We stellen bijvoorbeeld vast dat budgethouders moeten rapporteren, maar de manier waarop is niet in deze regeling opgenomen.
In deze budgethoudersregeling spelen verschillende partijen een rol. Hieronder worden zij kort toegelicht.
Schematisch wordt hieronder samengevat tot welke bedragen medewerkers in de budgethoudersregeling bevoegd zijn.
Voor de gehanteerde begrippen in deze verordening gelden de definities van de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), het Besluit begroting en verantwoording Provincies, Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincie en Gemeenten en de Organisatieregeling Geertruidenberg. Overige begrippen uit deze verordening zijn in dit artikel gedefinieerd.
College van burgemeester en wethouders
Het college voert, binnen het kader van de door de raad vastgestelde programmabegroting, het beleid uit. Het college heeft de bevoegdheid binnen de bedragen die per programma door de raad in de programmabegroting beschikbaar gesteld zijn, de productenraming vast te stellen. Het college kan gedurende het jaar de productenraming wijzigen. Als dit leidt tot een aanpassing van de programmabegroting, kan dit alleen als de raad ook de programmabegroting wijzigt.
Op grond van artikel 160, lid 1 onder d van de Gemeentewet is het college bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Dit betekent onder meer dat het college overeenkomsten kan sluiten, zoals bij het aankopen van grond, sluiten van een contract, verlenen van een opdracht tot onderzoek of aanschaffen van een product. Het college is om diezelfde reden ook bevoegd privaatrechtelijke tarieven vast te stellen. Het gaat hierbij om gemeentelijke diensten die niet op basis van een verordening worden geleverd.
Het college kan, in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling, bevoegdheden mandateren aan functionarissen in de organisatie. De verleende mandaten worden schriftelijk vastgelegd. Het college kan deze mandaten op elk moment intrekken. Omdat het hier een mandaat betreft, blijft het college ten opzichte van de
raad verantwoordelijk voor het gevoerde beleid, ook als (een deel van) de uitvoering ambtelijk heeft plaatsgevonden.
Op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heeft de burgemeester een bijzondere taak. Hij/zij is namelijk degene die de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt. Dat betekent dat de burgemeester degene is die overeenkomsten, offertes en contracten namens de gemeente mag ondertekenen. Anderen in de organisatie kunnen alleen tekenen als zij hiervoor een volmacht van de burgemeester hebben. In het kader van de mandaatregeling is degene die bevoegd is om namens het college een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten ook direct bevoegd deze namens de burgemeester te ondertekenen.
Artikel 2. Vaststelling budget
Het budgetrecht is de bevoegdheid van de raad om financiële middelen beschikbaar te stellen. Via raadsbesluiten machtigt de raad het college om uitgaven te doen en inkomsten te verwerven. Het budgetrecht is een belangrijk instrument om politieke invloed uit te oefenen. De raad kan sturen, door meer of minder geld aan een bepaald doel toe te wijzen. In de Gemeentewet (art 189 t/m 195) staat dat de raad erop moet toezien dat de begroting in evenwicht is, of dat dit evenwicht de eerstvolgende jaren wordt gerealiseerd. Het college moet de raad daarvoor een ontwerpbegroting aanbieden. De begroting wordt door de raad vastgesteld en kan tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar door de raad worden gewijzigd. In de financiële verordening kunnen raad en college aanvullende afspraken maken over de invulling van het budgetrecht van de raad.
Artikel 3 t/m 5 Aanwijzing hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder
De budgethoudersregeling voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in de lijn van de organisatie. Het college verleent op basis van deze regeling een volmacht aan de hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder tot het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Op basis van deze volmacht treden zij op als hoofdbudgethouder, budgethouder of budgetbeheerder voor de aan hen toegewezen budgetten in de begroting. De hoofdbudgethouder benoemd vervangende budgethouders en budgetbeheerder bij afwezigheid en de adjunct-directeur als vervangende hoofdbudgethouder.
Binnen de organisatie wordt gewerkt met projecten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op eenzelfde wijze vormgegeven als van reguliere budgetten.
Artikel 6 Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg, lid 1
Het DT stelt het aanwijzingsbesluit vast. Dit kan periodiek plaatvinden bij grotere aantallen wijzigingen. Tussentijdse wijzigingen en nieuwe aanwijzingen met betrekking tot budgetten/het budgethouderschap worden separaat vastgesteld middels de formats in bijlage 1 en 2. Veranderingen in personen (namen) wordt niet separaat vastgesteld. Veranderingen met grote impact, zoals wijzigingen in taken of bevoegdheden, worden wel tussentijds vastgesteld door het DT door middel van een geactualiseerd aanwijzingsbesluit.
Artikel 6 Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg, lid 2
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de verwerking van het aanwijzingsbesluit in het financieel systeem. Ook tussentijdse wijzigingen, zoals het toevoegen van nieuwe medewerkers of het verwijderen van medewerkers die de organisatie verlaten, worden door de applicatiebeheerder verwerkt. Dit gebeurt op aanwijzing van de bevoegde hoofdbudgethouder. De budgethouder draagt zorg voor de aanlevering van de correcte informatie ten behoeve van de gegevensverwerking in het financieel systeem en is te allen tijde verantwoordelijk voor de juiste onderbouwing door middel van een DT- of collegebesluit.
Artikel 7 en 8 Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder en budgethouder
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve inzet van aan hem/haar toegewezen middelen. Kernbegrippen zijn hierbij:
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatige besteding. Dit betekent concreet het volgende:
Artikel 9 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder (prestatieverklaarder)
De budgetbeheerder is in zijn/haar budgetbeheer verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatige besteding hiervan. Dit betekent concreet het volgende:
Artikel 10 Grenzen aan budgetverantwoordelijkheid, lid 1
Lid 1 van dit artikel borgt het vier-ogen principe en maakt het niet mogelijk om zowel budgethouder als budgetbeheerder te zijn van één budget. Wel is het mogelijk om van het een bepaald budget budgethouder te zijn en voor een ander budget aangewezen te worden als budgetbeheerder.
Artikel 10 Grenzen aan budgetverantwoordelijkheid, lid 3
Lid 3 van dit artikel sluit uit dat bepaalde medewerkers als budgethouder en budgetbeheerder aangemerkt kunnen worden.
Artikel 11 Randvoorwaarden, lid 5
In dit artikel worden de bevoegdheden van de (hoofd) budgethouder en budgetbeheerder met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten en verschuiving van budgetten geregeld. Deze bevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die onder andere direct af te leiden zijn van het budgetrecht van de gemeenteraad en andere lokale regelgeving. Budgettair neutraal verschuiven betekent dat door het verschuiven niet meer of minder middelen worden ingezet.
Middels de artikelen XIII, XIV en XV verkrijgen de (hoofd)budgethouder en de budgetbeheerder van het college de volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (overeenkomsten).
Het sluiten van een overeenkomst, is een rechtshandeling die is gericht op een rechtsgevolg (bijvoorbeeld het creëren van rechten en plichten). Deze rechtsgevolgen kunnen een behoorlijke juridische en financiële consequenties met zich meebrengen. Daarom is deze bevoegdheid onderworpen aan de in deze artikel opgenomen beperkingen.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een taakveld of kostenplaats in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuivingen zijn de kostensoorten:
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelastingen niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen of diensten.
Het college behoudt zich het recht voor om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
Artikel 12 Handelen conform lokale regelgeving
Dit artikel beschrijft de geldende wet- en regelgeving waaraan de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder in elk geval moet voldoen. Naast de budgethoudersregeling zijn er andere aanvullende interne regels waarmee rekening gehouden moet worden bij het aangaan van verplichtingen. De in dit artikel genoemde opsomming is indicatief en niet limitatief.
Voor wat betreft de Algemeen mandaatregeling dient expliciet rekening gehouden te worden met artikel 4 (grenzen aan mandaat) van de Algemeen mandaatregeling.
Artikel 13 t/m 14 Bevoegdheden hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder
Middels de artikelen 13 en 14 verkrijgen de (hoofd)budgethouder en de budgetbeheerder van het college de volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (overeenkomsten).
Deze artikelen beschrijven tot welk bedragen de (hoofd) budgethouder of budgetbewaarder overeenkomsten kunnen aangaan.
Artikel 15 Taken (hoofd) budgethouder en budgetbeheerder, lid 2 t/m 5
Dit artikel beschrijft de belangrijkste taken van de uitoefening van de verleende bevoegdheid. In het eerste lid benoemen we het verband met de Financiële verordening. Hierin staat omschreven dat de (hoofd) budgethouder verantwoordelijk is voor de bewaking en het beheer van de aan hem toegewezen budgetten. Het is de verantwoordelijkheid van de (hoofd) budgethouder om zicht te houden op de mogelijke (onder) uitputting van zijn budgetten en tijdige rapportage hiervan.
We maken voor elke financiële verplichting >€2.000 een verplichting aan in het financieel systeem. Dit zorgt voor een beter inzicht in de budgetten en daardoor een betere beheersing hiervan.
Het college van burgemeester en wethouders is te allen tijde bevoegd om te besluiten in gevallen waarin deze regeling niet voorziet.
Artikel 17 Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en overgangsrecht
Dit artikel beschrijft wanneer de budgethoudersregeling in werking treedt.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-283858.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.