Regeling briefadres gemeente Sittard-Geleen 2023

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen,

gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP), de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP), artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht, de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016;

overwegende dat het gewenst is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot de registratie van briefadressen in de basisregistratie personen (BRP), om deze op een rechtmatige manier toe te kennen en te voorkomen dat personen niet zijn geregistreerd als ingezetene in de BRP;

besluit vast te stellen:

Regeling briefadres gemeente Sittard-Geleen 2023

Artikel 1 Redenen briefadres

Redenen voor een briefadres zijn:

• 1. het ontbreken van een woonadres;

• 2. verblijf in een instelling:

  • a. voor opvang van mannen of vrouwen (waaronder mede bedoeld blijf-van-mijn-lijfhuizen);

  • b. als bedoeld in artikel 2.40, lid 3 en 4 van de Wet BRP;

• 3. verblijf op een adres waarvan het opnemen van dat woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is (artikel 2.41 van de Wet BRP);

• 4. het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij inzet of voortzetting van hulpverlening noodzakelijk is, onder voorwaarden dat:

  • a. er sprake is van één of meer sociaal-maatschappelijke problemen;

  • b. de maatwerkoplossing er op gericht is om de persoon de kans te geven zijn leven ‘weer op de rit’ te krijgen, en

  • c. de persoon instemt met of al voldoet aan de voorwaarden van het hulpverleningstraject.

• 5. Expats/kennismigranten die, ten tijde van eerste of her-inschrijving in Nederland, verblijven op een adres waar inschrijving niet mogelijk is. Zij kunnen een briefadres toegewezen krijgen op het adres van hun werkgever.

• 6. Het is niet mogelijk om in de BRP met een briefadres geregistreerd te worden als een van de redenen genoemd in de leden 1 t/m 5 ontbreekt.

Artikel 2 Voorwaarden

• 1. De aangifte van adreswijziging wordt gedaan in de gemeente waar het briefadres wordt gekozen.

• 2. De aangever is verplicht om bij de aangifte van adreswijziging waarbij een briefadres wordt gekozen de in het derde lid genoemde stukken te overleggen.

• 3. Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval verstaan:

  • a. een geldig identiteitsbewijs van degene die aangifte doet van adreswijziging en daarbij kiest voor een briefadres;

  • b. de schriftelijke verklaring van de aangever met reden voor de keuze van een briefadres en de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is;

  • c. een geldig identiteitsbewijs of een kopie ervan en een schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever;

  • d. een ingevulde en ondertekende vragenlijst briefadres, wanneer een briefadres wordt gekozen op grond van artikel 1, eerste en tweede lid.

• 4. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 1 derde lid is een verklaring van de burgemeester noodzakelijk waaruit blijkt dat opname van een woonadres niet wenselijk is.

• 5. Wanneer het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 1, lid 5, wordt gebruik gemaakt van een verklaring van instemming van de briefadresgever, zijnde de werkgever.

Artikel 3 Herstel van verzuim bij aangifte adreswijziging waarbij een briefadres wordt gekozen

• 1. De aangifte is volledig indien alle benodigde gegevens, zoals bedoeld in artikel 2 het derde en vierde lid, zijn ingeleverd.

• 2. Als één of meer gegevens ontbreken, wordt de aangever in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen.

• 3. Indien de aangifte niet binnen de, in het vorige lid bepaalde termijn kan worden aangevuld, dan kan, op verzoek van de aangever, de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen.

• 4. Als de aangifte niet binnen veertien dagen na aangifte aangevuld wordt of uitstel gevraagd wordt, wordt de aangifte buiten behandeling gesteld.

Artikel 4 Briefadres op een adres van de gemeente

• 1. Het college van burgemeester en wethouders registreert van een persoon ambtshalve een briefadres in de BRP indien het woonadres ontbreekt, er geen aangifte van adreswijziging wordt gedaan waarbij een briefadres wordt gekozen en betrokkene voldoet aan de criteria voor inschrijving als ingezetene in de BRP.

• 2. Als er geen schriftelijke verklaring van instemming van een briefadresgever kan worden verkregen, kent het college een briefadres toe op een adres van de gemeente.

Artikel 5 Monitoring briefadres

• 1. In de situatie als bedoeld in artikel 1 wordt een briefadresinschrijving na de duur van maximaal zes maanden opnieuw beoordeeld door het college van burgemeester en wethouders.

• 2. De beoordeling van de briefadresinschrijving wordt gedaan met inachtneming van de artikelen 1 en 6.

• 3. Onverminderd hetgeen is bepaald in het eerste en tweede lid, is diegene op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.

Artikel 6 Verplichtingen briefadresgever en briefadresnemer

• 1. Zowel de briefadresgever als de briefadresnemer zijn verplicht om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de beoordeling en registratie van het briefadres.

• 2. Betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.

• 3. Aan degene die niet voldoet aan verplichting als bedoeld in eerste lid kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.

Artikel 7 Hardheidsclausule

Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling. Van onbillijkheid kan sprake zijn als in een specifieke situatie het strikt vasthouden aan de regeling als onredelijk kan worden aangemerkt of als er onevenredige schade zou ontstaan.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het gemeenteblad waarin zij wordt gepubliceerd.

• 2. De “regeling briefadres Sittard-Geleen 2015” wordt bij de inwerkingtreding van deze regeling ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling briefadres gemeente Sittard-Geleen 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 juni 2023.

de secretaris,

J. A. M. Heesen

de burgemeester,

mr. J.Th.C.M. Verheijen

Toelichting op de regeling briefadres

De wet BRP heeft als belangrijkste uitgangspunt om de burger in te schrijven op een woonadres. Pas als dat woonadres ontbreekt wordt gekeken naar het gebruik van een briefadres als inschrijfadres.

De modelregeling briefadres heeft als doel om briefadressen in de BRP mogelijk te maken voor burgers zonder woonadres en voor kwetsbare burgers en daarnaast het misbruik van briefadressen in de BRP tegen te gaan.

De modelregeling is niet bedoeld om op basis van deze regeling personen niet in te schrijven in de BRP. Immers, iedereen die rechtmatig in Nederland verblijft, moet in beginsel ingeschreven worden in de BRP als ingezetene. Indien de gemeente inschrijving toch weigert, doet zij dat slechts op basis van de wet BRP.

Gemeenten zijn verplicht om ambtshalve een briefadres in de BRP te registreren. Wanneer iemand niet beschikt over een woonadres en er geen verwachting is dat hij zelf een briefadresaangifte zal doen, vanwege uiteenlopende redenen, of hij doet wel aangifte maar er is geen briefadresgever, dan is de gemeente verplicht voor die burger ambtshalve een briefadres te registreren. Zie verder artikel 2.23 wet BRP.

Daar waar in de regeling gesproken wordt over aangifte van adreswijziging wordt ook een aangifte van verblijf en adres bedoeld, tenzij dit nadrukkelijk anders bepaald is. Het is de burger toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 wet BRP.

Hieronder volgt de artikelsgewijze toelichting op de modelregeling briefadres.

Toelichting bij artikel 1, lid 1

Er is sprake van ontbreken van een woonadres bij:

• a. dak- of thuisloosheid;

• b. korte overbrugging tussen twee woonadressen;

• c. de uitoefening van een ambulant beroep;

• d. kort verblijf in het buitenland voor minder dan acht maanden gedurende een jaar;

• e. korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland én beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;

• f. een langdurig vermiste persoon;

• g. verblijf in een tijdelijk onderkomen zonder vaste stand- of ligplaats;

• h. een recente ontruiming van de woning op het adres waarop betrokkene in de BRP is ingeschreven

Toelichting artikel 1, lid 2, onder a:

• Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen.

• In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Toelichting artikel 1, lid 2 onder b:

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling als bedoeld in artikel 2.40 wet BRP, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Toelichting artikel 1, lid 3:

Als de burgemeester van oordeel is dat het om veiligheidseisen gewenst is een persoon niet op het woonadres in te schrijven, kan inschrijving op een briefadres plaatsvinden. Deze verklaring zal veelal bij de afdeling burgerzaken terecht komen via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 1, lid 4:

Dit artikel biedt extra mogelijkheden voor toepassing van de menselijk maat. Onder 'de menselijke maat’ wordt in dit verband verstaan, recht doen aan de belangen van burgers bij de totstandkoming en uitvoering van beleid.

Indien degene die aangifte doet van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, één of meer sociaal-maatschappelijke problemen heeft, zullen de gegevens van de aanvrager gedeeld worden met het Multi Disciplinair Team (MDT). In het MDT kunnen bijvoorbeeld Burgerzaken, Werk & Inkomen, het Leger des Heils, Maatschappelijke Opvang en de GGD zijn vertegenwoordigd. Bij sociaal-maatschappelijke problematiek kan gedacht worden aan psychische problematiek gecombineerd met problemen zoals schulden, dakloosheid en werkloosheid.

De bedoeling is dat het MDT oplossingen vindt voor inwoners die niet op grond van bestaande regels ingeschreven kunnen worden op een (brief)adres en daardoor in een schrijnende (financieel en maatschappelijk) situatie verkeren. Indien degene die aangifte doet van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, dit traject al heeft doorlopen en al in een hulpverleningstraject zit, kan er ook maatwerk geleverd worden zonder bespreking in het MDT.

Toelichting artikel 2, lid 1:

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Toelichting artikel 2, lid 2,3 en 5:

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke aangifte, waarbij briefadres wordt gekozen, dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur van het briefadres te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen.

Toelichting artikel 2, lid 4:

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij de afdeling burgerzaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 3:

Ontbreekt bij de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.

Als de aangifte buiten behandeling wordt gesteld is er geen brondocument op grond waarvan de aangever op een adres ingeschreven kan worden en is er sprake van een situatie als bedoeld in artikel 2.23 van de wet. De uitwerking daarvan is in deze regeling beschreven in artikel 4.

Toelichting bij artikel 4:

De gemeente moet voorzien in een briefadres wanneer alle andere opties voor de ingezetene, die geen woonadres heeft, niet mogelijk zijn. Daarmee wordt voorkomen dat personen die wel rechtmatig in Nederland verblijven, van inschrijving op een adres in de BRP worden uitgesloten.

Omdat de gemeente dan zelf briefadresgever is, zal de gemeente een van haar eigen adressen of die van een aangewezen instelling moeten inzetten als briefadres. Voor de inschrijving op een adres van een aangewezen instelling is toestemming vereist van die instelling. Als een verklaring van instemming niet kan worden verkregen vindt inschrijving plaats op een adres van de gemeente.

In het geval een briefadres toegekend wordt op een adres van de gemeente, wordt dit als bedoeld in artikel 5, gemonitord. De in de dit artikel genoemde termijn van 6 maanden is het signaal om of contact te hebben met betrokkene of als het contact niet mogelijk is, een onderzoek te starten op basis van de circulaire adresonderzoek BRP van 1 november 2018 van het ministerie van BZK. Als het resultaat van dat adresonderzoek is dat er geen nieuw adres bekend is, dan besluit het college tot opname van vertrekgegevens naar een onbekend land met toepassing van artikel 2.22 van de wet, waardoor de gegevens van betrokkene verhuizen naar het Register van Niet-Ingezetenen. Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als bekendmaking van het besluit niet kan plaatsvinden door toezending of uitreiking zal bekendmaking op een andere geschikte wijze moeten plaatsvinden, dit kan via publicatie in een huis-aan-huisblad, dagblad of het gemeenteblad op www.overheid.nl.

Toelichting artikel 5:

Om te voorkomen dat een ingeschrevene ten onrechte ingeschreven blijft met een briefadres als deze een woonadres heeft, vindt regelmatig een herbeoordeling op het geregistreerde briefadres plaats. Hiertoe wordt in de gemeente een administratie bijgehouden en worden aan de hand hiervan controles uitgevoerd.

Een periode van zes maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na zes maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo er op toe te zien dat hij/zij niet op het briefadres blijft ingeschreven terwijl hij inmiddels een woonadres heeft.

Toelichting artikel 5 lid 3

De wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen binnen de daarvoor in artikel 2.39 lid 2 van de wet BRP gestelde termijn van vier weken voorafgaand aan en vijf dagen ná de daadwerkelijke verhuizing. Hij mag hier niet mee wachten totdat de eerder bepaalde of afgesproken termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een ander briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling en die de wet stelt.

Toelichting artikel 6

Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de bijhouding van het briefadres in de BRP. In het geval er een aangifte is, bestaat die verplichting op grond van artikel 2.45 wet BRP, als een aangifte ontbreekt bestaat de verplichting op grond van artikel 2.47 wet BRP.

Als geen aangifte wordt gedaan, of als betrokkene niet voldoet aan de verplichting om inlichtingen te verstrekken of desgevraagd in persoon te verschijnen kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.

Toelichting artikel 7

Door het opnemen van het maatwerkartikel (art 1, lid 4) is de noodzaak van een hardheidsclausule kleiner geworden. Het maatwerkartikel ziet toe op de situatie van het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij hulpverlening noodzakelijk is in geval van sociaal-maatschappelijke problemen.

Ook andere bijzondere situaties kunnen zich voordoen, waarbij strikte toepassing van deze regeling tot onbillijkheid kan leiden. Ook in deze uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling. Het is goed om als gemeentelijk dienstverlener nooit de menselijke maat uit het oog te verliezen. Het belang daarvan kan zo groot zijn dat de gemeente in zeer bijzondere gevallen voorbij kan gaan aan de bepalingen van deze beleidsregeling.